Balanced Scorecard

Luis Villarroel G.

Mapa de la Presentacin
Introduccin a los conceptos y procesos BSC

Preparacin para el proceso

Mapeo de la Estrategia

Workshop # 1

Definicin de Indicadores y Metas

Inventario y Priorizacin de Iniciativas

Plan de Implementacin

Venta Interna Patrocinio

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Introduccin a los Conceptos y Procesos BSC. Mdulo 1

Estrategia (definicin) Balanced Scorecard (definicin) Perspectivas del Balanced Scorecard Alineacin de la Organizacin (Causa - Efecto)

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Introduccin a los Conceptos y Procesos BSC.

Terminologa del BSC Objetivos y Beneficios del BSC Modelo de Construccin de un BSC Cronograma Tpico Proyecto BSC

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Una Organizacin Orientada a la Estrategia

Liderazgo Ejecutivo para movilizar el cambio Transformar la estrategia en un proceso continuo

Transformar la estrategia en acciones operacionales

ESTRATEGIA

Alinear la organizacin para crear sinergias

Transformar la estrategia en una tarea de todos

La Estrategia est en el Centro del Proceso Gestin moderna de empresas

familiares

Balanced Scorecard

Definicin:
En el ms alto nivel conceptual, el Balanced Scorecard es un modelo de gestin que ayuda a las organizaciones a traducir su estrategia en objetivos operacionales que direccionan el comportamiento y desempeo

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Cuatro Perspectivas de Negocio

Qu objetivos financieros debemos alcanzar para satisfacer a nuestros accionistas?

PERSPECTIVA FINACIERA
Objetivos RENTABILIDAD CRECIMIENTO VALOR DUEOS Indicadores Metas Iniciativas

Qu necesidades del cliente debemos satisfacer para lograr nuestros objetivos financieros?

PERSPECTIVA CLIENTES
Objetivos IMAGEN SERVICIO PRECIO/COSTO Indicadores Metas Iniciativas

En qu procesos internos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros clientes?

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS

Objetivos TIEMPOS CALIDAD PRODUCTIVIDAD Indicadores Metas Iniciativas

Cmo debe aprender e innovar nuestra organizacin para alcanzar nuestras metas?

PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

Objetivos APRENDIZAJE INTAGIBLES Indicadores Metas Iniciativas

Gestin moderna de empresas INTEGRACION familiares

#1
CORPORATE SCORECARD (Agenda Estratgica Compartida) Temas
1. 2. 3. 4. 5. 6. Deleitar al cliente Reduccin de Costos Calidad Eficiencia Operativa

CORPORATIVO
LINEAS DE NEGOCIOS
UEN A&B XXX XXX XXX UEN Hotel UEN Casino

#3
UNIDADES DE APOYO

Indicadores
XXX XXX XXX XXX XXX

Crecimiento Financiero

XXX
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Recursos Humanos Marketing Informtica Abastecimiento

Integracin de Procesos XXX

#4 #2

ALINEACIN DE LA ORGANIZACION

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Relaciones Causa - Efecto

Dotar a nuestra gente (Aprendizaje y Crecimiento)
Para construir las capacidades estratgicas (Procesos
internos)

Necesarias para proveer beneficios nicos a los clientes

(Perspectiva clientes)

Para conducir al xito financiero (Perspectiva financiera) Y CUMPLIR LA MISIN

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Terminologa del Balanced Scorecard

Objetivos: Declaracin de qu la estrategia debe cumplir
y es crtico para su xito.

Indicadores: Cmo ser medido y rastreado el xito en

el cumplimiento de la estrategia. necesaria.

Metas: El nivel de desempeo o tasa de mejora

Iniciativa: Programas de accin claves requeridos para

alcanzar los objetivos.

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Objetivos y Beneficios del BSC

Objetivos Traducir la estrategia en trminos operacionales. Garantizar que los componentes de la estrategia objetivos, indicadores, iniciativas estn correlacionados y alineados entre s. Comunicar la estrategia a toda la organizacin. Crear la base de un proceso de gerenciamiento estratgico integrado, continuo y eficiente.

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Objetivos y Beneficios del BSC

Beneficios Aclarar la visin. Ganar consenso y priorizar. Alinear la organizacin. Planeacin estratgica integrada. Orientar el proceso de distribucin de capital y recursos. Mejorar la eficiencia del equipo de gerenciamiento. Integrar los sistemas y herramientas de gerenciamiento.

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Modelo de Construccin de un BSC

Paso 1
Definir el Rumbo/Destino Estratgico

Paso 3
Construir las relaciones estratgicas

Paso 5
Seleccionar iniciativas prioritarias

Paso 2
Identificar los temas claves que direccionan la estrategia

Paso 4
Determinar indicadores y metas

Paso 6
Planear la implementacin

Generalmente de 8 de a 12 Semanas Gestin moderna empresas

familiares

Cronograma Proyecto BSC

Semana 1
PASO 1 Definir Destino Estratgico PASO 2 Identificar Temas claves PASO 3 Mapeo Estratgico PASO 4 Indicadores y metas PASO 5 Identificar Iniciativas PASO 6 Planear Implementacin

10 11 12

Workshop 1
Workshop 2

Workshop 3
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Mdulo 2: Preparacin para el Proceso

Equipos en el proceso de desarrollo del BSC

Equipo de desarrollo (Core team). Equipo de lderes (Leadership team). Sub equipos (Fuentes)

Desarrollo Del BSC

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BSC Integrador de las mejores prcticas de Gerenciamiento

ROI Perspectiva Financiera EVA

Perspectiva Clientes

CRM

TQM

Procesos Internos

REINGENIERIA

ADM del CAMBIO

Aprendizaje y Crecimiento

ESTRATEGIA RRHH

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Reunin inicial
Objetivo
Llegar a un consenso y compromiso de lderes con relacin al BSC.

Resultados

Mostrar a los participantes los beneficios del BSC. Destacar los productos del proyecto. Definir el cronograma del proyecto. Describir responsabilidades y compromisos. Cronograma de entrevistas. Definir equipos ( en el caso de que an no existan).

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Mapeo de la estrategia Mdulo 3

Los participantes deben comprender las relaciones entre:
Destino Estratgico Temas Estratgicos Objetivos A B

Estrategia
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Mapeo estratgico
Entrevistas La mayor parte de la informacin definida y documentada en los pasos 1 3 es recolectada en las entrevistas. Los miembros del equipo de desarrollo, renen, analizan y sintetizan toda la documentacin estratgica necesaria y organizan y facilitan las entrevistas estructuradas junto con los lderes. Son fuentes de informacin para el mapeo estratgico.

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Mapeo estratgico Sntesis de las entrevistas ejecutivas

2

1
Tomar notas de entrevistas

Definir/confirmar destino y temas

Identificar temas

Desarrollar borrador del mapa estratgico

El objetivo de las entrevistas es entender el concepto que tiene cada ejecutivo, sobre la estrategia de la organizacin

5 Preparar presentacin del Workshop 1

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Destino estratgico
El destino estratgico dice relacin a cmo ser vista nuestra organizacin en 3 a 5 aos ms. Nosotros no definimos el destino estratgico, lo que hacemos es validad y clarificar la visin existente de la organizacin. Entre los mtodos para identificar el destino estratgico encontramos: Desempeo pasado de la organizacin Tendencias del sector Benchmarking competitivo

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Temas estratgicos
Son articuladores de la estrategia. Ayudan a la organizacin a concentrarse en llegar al destino estratgico. Pueden atravesar la organizacin a travs de las cuatro perspectivas del negocio. Forman un flujo de vinculados alrededor de un foco estratgico en la organizacin.

Algunos temas estratgicos comunes son: Liderazgo en producto e innovacin. Gestin / acercamiento con el cliente. Excelencia operacional Consideracin: Cada tema debe tener un impacto directo en los objetivos financieros
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Objetivos estratgicos
El paso 3 del proceso de BSC incluye el desarrollo de objetivos para cada tema estratgico definido y para cada perspectiva. Caractersticas de buenos objetivos: Deben contar la historia de la estrategia. Deben ser expresados en acciones Ser establecidos en nmeros gerenciables, considerando;
Tamao del negocio. Alcance definido en la estrategia. La lnea de productos de la organizacin. Segmento de clientes Consideraciones globales frente a las domsticas.
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Workshop # 1 Mdulo 4
Propsito / importancia.
Quin/Qu: Presentacin del primer borrador del mapa estratgico por el Core team al Leadership team. Porqu: Es crtico para el xito de la construccin del BSC que el Leadership team comprenda y compre en forma completa el BSC y su impacto sobre el negocio. Cundo: Al trmino del paso 3 del proceso de construccin del BSC.
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Definir indicadores estratgicos Mdulo 5

Revisar y validar el mapa estratgico

Revisar indicadores propuestos

Definir nuevos indicadores

Iniciar discusin metas

Plan para desarrollar indicadores

Preparacin, insumos equipo desarrollo

Mapa estratgico revisado Inventario de indicadores ya existentes

Productos 90 % mapa estratgico completo 80 % indicadores completos Plan para desarrollar indicadores Cronograma Workshop 3

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Propsito de los indicadores estratgicos

1. Motivacin organizacional
Los indicadores funcionan como una herramienta para conducir hacia el comportamiento deseado. Los indicadores dan a los individuos el direccionamiento que requieren para alcanzar la estrategia organizacional. La gente responde sobre aquello que es comunicado, no sobre lo que es esperado.

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Propsito de los indicadores estratgicos

2. Evaluacin de la estrategia y aprendizaje estratgico
La administracin utiliza indicadores estratgicos para comprobar el progreso de la organizacin en el cumplimiento de sus objetivos estratgicos.. Los indicadores muestran la relacin entre objetivos y son una prueba constante sobre la validez de la estrategia.

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Criterios para la seleccin de indicadores estratgicos

Comunicacin estratgica. Repetible y confiable Frecuencia de actualizacin tiles para fijar metas Utilidad para establecer responsabilidades.

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Dos tipos de indicadores estratgicos

Indicadores de resultados Propsito
Foco en el resultado del desempeo al final de un perodo de actividad

Indicadores de tendencias Propsito

Mide procesos intermedios, actividades y comportamientos.

Ejemplos
Ventas a fin de ao Ratio de costo de ventas ROI

Ejemplos
Horas pasadas con clientes. Mezcla de ingresos Satisfaccin del cliente

Fortalezas
Generalmente objetivos y fcilmente capturados

Fortalezas
Naturaleza ms predictiva Permite a la organizacin ajustar su
comportamiento hacia el desempeo.

Consideraciones
stos indicadores reflejan los xitos del pasado, no las decisiones y actividades actuales

Consideraciones
Se basan en hiptesis de Causa-efecto.

A menudo difcil de obtener

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Plantilla de Medicin
Objetivo Estratgico: Nombre del objetivo Indicador: Nombre del Indicador Intencin del Indicador : Describe la medida y la lgica detrs de su seleccin como indicador de progreso versus su objetivo estratgico Frecuencia Actualizacin Identifica frecuencia Unidad de Medicin

Definicin del indicador /frmula: Frmula detallada de clculo para el valor numrico del indicador Notas / Premisas Clarifica trminos en la frmula segn necesidad Remarca premisas claves que subyacen en la frmula Prximos pasos

La informacin de medicin est: Disponible actualmente Disponible con cambios menores

Elementos de datos y fuentes: Los elementos de datos requeridos para calcular este indicador y los sistemas fuente, bases de datos, documentos, etc.

Fuentes y mtodo de fijacin de metas: identificar el informe, documento, sistema o individuo del cual se obtendr la informacin Responsabilidad en la fijacin de metas: Persona Responsabilidad de alcanzar la meta: Persona Responsabilidad de Disponibilidad del informe / seguimiento: indicador: Fecha Persona Meta: Fecha

Meta

20011 Real

Lista las metas numricas por ao para los componentes de la frmula si es relevante. Gestin moderna de empresas familiares

20012 Proyect

2013

2014

Definicin de metas
Revisar y validar mapa estratgico

Revisar indicadores propuestos

Definir nuevos indicadores

Iniciar discusin de metas

Plan para desarrollar metas

Preparacin, insumos equipo desarrollo

Mapa estratgico revisado Inventario de metas existentes para los indicadores ya definidos Propuesta de indicadores desarrollados con lderes.

Productos
90 % Mapa estratgico completo Metas definidas en indicadores disponibles Plan para fijar metas en indicadores con programa de accin

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Propsito de las Metas

Metas
Establecen / comunican el nivel de desempeo esperado para la organizacin. Posibilita que los individuos comprendan cul es su contribucin a la estrategia general de la organizacin. Enfocan a la organizacin hacia la mejora.

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Criterios para la definicin de metas

Al establecer metas:
Fijar slo una meta por indicador

Asegurarse de que son cuantificables

Asegurarse que comuniquen claramente el desempeo esperado. Asegurarse que tengan relacin con el objetivo, tema y destinos estratgicos.
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Mtodo para el establecimiento de metas

Mtodos tpicos incluyen:
Derivada de una meta global

Benchmark de los lderes del sector

Mejora basada en el desempeo histrico

Establecer una base y definir metas por encima de la base

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Relaciones de causa efecto entre metas

Puntos Claves:
Las metas deben ser definidas como un conjunto abarcador. Busque inconsistencias.

Asegurarse de coordinar y alinear las metas con otras Unidades de Negocio.

En caso de dudas, examine las estrategia y gap de desempeo inicialmente definidos Se debe comenzar estableciendo metas en la perspectiva financiera.
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Priorizacin de las iniciativas y plan de implementacin. Mdulo 7

Revisar iniciativas existentes
Alinear/ racionalizar iniciativas por objetivos

Propuesta de nuevas iniciativas

Iniciar plan de implementacin

Preparacin, insumos equipo desarrollo

Inventario de iniciativas Propuesta de nuevas iniciativas.

Mapeo inicial de iniciativas por temas

Productos 90 % indicadores definidos 80 % iniciativas definidas Plan para racionalizacin de iniciativas establecido Planeacin para implementacin

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Propsito de las iniciativas Una iniciativa estratgica cerrar el diferencial (gap) de desempeo de un objetivo.
Ejemplo Objetivo
Aumentar la capacidad de venta cruzada

Indicador
Facturacin trimestral de ventas cruzadas

Meta
$ 5M

Iniciativa
Distribucin on-line de escenarios de pedidos de ventas cruzadas para todos los representantes de venta en el 2004 $ Meta

GAP
Lo que la estrategia debe alcanzar y lo que es crtico para el xito Cmo el xito para alcanzar la estrategia ser medido y rastreado El nivel de desempeo o tasa de crecimiento necesita basarse en un diferencial identificado Gestin moderna de empresas familiares Real

Los objetivos, indicadores, metas e iniciativas trabajan en conjunto para alcanzar el destino estratgico.

Los objetivos articulan los componentes de la estrategia. Los indicadores y las metas acompaan el progreso con

relacin al alcance de la estrategia adems de comunicar cual es la dimensin del cambio. Las iniciativas ayudan a aproximar la diferencia entre el desempeo actual y el desempeo deseado. Las iniciativas son, generalmente, proyectos relacionados con los diferenciales de desempeo o desafos estratgicos.

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Identificacin, priorizacin y alineacin de iniciativas.

Proyectos de calidad Proyectos de desarrollo

Proyectos de marketing

Proyectos corporativos

1 Identificar iniciativas 2 Filtrar iniciativas por impacto estratgico

Resultado: Lista breve de iniciativas Gestin moderna de empresas estratgicas alineadas familiares

Proceso para priorizar iniciativas

Al priorizar iniciativas para vincularlas a la estrategia 1. Crear criterios de importancia/puntuacin para distinguir las iniciativas estratgicas de las no estratgicas. 2. Separar y clasificar las iniciativas estratgicas de las no estratgicas. 3. Crear un formato comn de Plantilla para revisar las iniciativas y priorizarlas. (VAN, ROI, TIR) 4. Priorizar las iniciativas con el equipo de liderazgo.
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Beneficio del proceso de inventario , mapeo y priorizacin de iniciativas del BSC

Asocia recursos escasos a la estrategia.

Asegura alineacin entre iniciativas y estrategia. Clarifica responsabilidades. Potencial para relacionar el proceso de
presupuestacin con el proceso de planeacin estratgica.
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Plan de implementacin Mdulo 8

Operando el Balanced Scorecard. Plan de accin para nuevos indicadores. Ajuste de metas para cada indicador del BSC. Proceso de reportes y revisin del BSC y programacin de la reuniones de prctica del BSC con el equipo de lderes.
Lo ideal es que stas actividades se realicen dentro de 60 das de diseado el BSC. (Revisin del equipo de lderes y desarrollo coordinando reuniones estratgicas)
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Crear una organizacin orientada a la estrategia. (tareas por desarrollar)

Completar la racionalizacin y priorizacin de las

iniciativas. Desarrollar un plan de comunicacin. Desarrollar un plan de desdoblamiento del BSC. Correlacionar el BSC con el ciclo de planificacin estratgica y con el proceso de gerenciamiento de resultados. Desarrollar programas de incentivos vinculado a los objetivos, indicadores y metas del BSC.
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