KOC3402 ASAS STRATEGI KOMUNIKASI

KULIAH MINGGU 4 dan 5 PENGENALAN KEPADA KONSEP STRATEGI KOMUNIKASI LECTURE WEEK 4 and 5: INTRODUCTION TO THE CONCEPTS OF COMMUNICATION STRATEGIES

Selasa (Tuesday), 1 Oktober 2013 (Minggu / Week 4) Selasa (Tuesday), 8 Oktober 2013 (Minggu / Week 5)

The main focus of the course: Application of COMMUNICATION STRATEGIES during Communication in different contexts

What is meant by Communication? Apakah yang dimaksudkan dengan Komunikasi?

What is meant by Communication? Apakah yang dimaksudkan dengan Komunikasi?

the act of communicating; exchange of ideas, conveyance of information, etc - melakukan komunikasi; bertukar idea, menyampaikan informasi dll
(The New International Websters Comprehensive Dictionary of the English Language 1999:265)

Takrifan Komunikasi (Definition of Communication)

Exchange of Ideas (bertukar idea) to give or receive in return for something else memberi dan menerima sebagai balasan untuk sesuatu benda lain
Cassell Popular English Dictionary (1995:281)

the amount of ideas exchanged signify communication whether a person is knowledgeable or not whether a person wants to communicate or otherwise depending on the nature of the ideas

Takrifan Komunikasi (Definition of Communication)

communication is the process of transmitting; a giving, or giving and receiving of information, signals, or messages by talks, gestures, writing, etc. - komunikasi adalah proses penyampaian; memberi dan menerima informasi, signal atau mesej melalui perbualan, perbuatan, penulisan dll
Ruben, B. (1992) Communication and Human Behavior:1

Takrifan Komunikasi (Definition of Communication)

a system of sending and receiving messages, as by telephone, telegraph, radio, television, etc - suatu sistem penyampaian dan penerimaan mesej (maklumat) melalui telefon, telegraf, radio, televisyen dll
Ruben, B. (1992) Communication and Human Behavior:1

Takrifan Komunikasi (Definition of Communication)

communication using technology is more complex in nature as compared to communication by means of face-to-face, communication using technology may require the application of strategic form of communication in order to get the messages across effectively

- komunikasi menggunakan teknologi adalah lebih

komplek (sukar) berbanding komunikasi secara bersemuka; komunikasi menggunakan teknologi memerlukan aplikasi komunikasi secara strategik untuk menyampaikan mesej secara berkesan
Ruben, B. (1992:22) Communication and Human Behavior:1

Takrifan Komunikasi (Definition of Communication)

Human communication is the process through which individuals in relationships, groups, organizations, and societies respond to and create messages to relate to the environment and to one another

- Komunikasi kemanusiaan adalah proses di mana

individu dalam perhubungan, kumpulan, organisasi dan masyarakat bertindak ke atas dan membentuk mesej (maklumat) untuk disesuaikan dengan persekitaran dan di antara satu sama lain
Ruben, B. (1992) Communication and Human Behavior (14)

5 STEPS TO EFFECTIVE COMMUNICATION (strategi dalam berkomunikasi) 1. Communicate Clearly Berkomunikasi Dengan Jelas 2. Build Rapport (Membina Kemesraan) 3. Active Listening (Mendengar Secara Aktif) 4. Show Empathy (Menunjukkan Empati) 5. Be Professional When Using Technology During Communication (Phone) Berkomunikasi Secara Profesional Dalam Menggunakan Teknologi (Telefon) Semasa Berkomunikasi
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

1. Communicate Clearly Berkomunikasi Dengan Jelas You can have brilliant ideas, but if you cant get them across, your ideas wont get you anywhere
Lee Iacocca, former CEO of Chrysler

Anda mungkin mempunyai idea yang amat baik, tetapi idea anda tidak bererti sekiranya anda tidak dapat mengkomunikasikan idea anda dengan efektif

1. Communicate Clearly Berkomunikasi Dengan Jelas The Mehrabians Rule:

7% of Communication are in words 38% of Communication are in Tone of Voice 55% of Communication are in Body Language
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

2. Build Rapport (Membina Kemesraan)

1. Be natural (berkomunikasi secara natural) 2. Mean what you say to people (berpegang kepada apa yang dikatakan) 3. Use a positive body posture during communication (amalkan penampilan gerak badan yang positif semasa berkomunikasi) 4. Smile (senyum) 5. Call someone by their name (panggil seseorang dengan nama mereka)
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

3. Active Listening (Mendengar Secara Aktif)

1. We listen at 125-250 words-per-minute Kita mendengar pada kadar 125-250 psm 2. We think at 1000-3000 words-per-minute Kita memikir pada kadar 1000-3000 psm 3. 75% of the time we are distracted, preoccupied or forgetful 4. 20% of the time we remember what we hear 5. Less than 2% of people have had formal education in listening Kurang dari 2% masyarakat pernah mengikuti kursus mendengar secara formal
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

3. Active Listening (Mendengar Secara Aktif)

3 Types of Listening: 1. Passive Listening (Mendengar Secara Pasif) 2. Selective Listening (Memilih Apa Yang Hendak Didengar) 3. Active Listening *** (Mendengar Secara Aktif)
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

3. Active Listening (Mendengar Secara Aktif) Strategies of Active Listening: 1. Show empathy and acknowledge feelings Menunjukkan emosi dan perasaan 2. Asking for clarifications Meminta penjelasan 3. Provide non-evaluative feedback (Paraphrase) Memberikan maklumbalas yang positif 4. Summarize (merumuskan apa yang didengar) 5. Use short replies (memberikan maklumbalas ringkas) 6. Do not interrupt (jangan menyampuk)
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

4. Show Empathy (Menunjukkan Simpati) Sympathy the act of imagining and interpreting the thoughts, experiences of others from our own lens
mengandaikan dan menterjemahkan pemikiran, pengalaman seseorang dari sudut pandangan individu

Empathy the act of feeling what others feel in a certain situation or experience merasai apa yang dirasakan oleh seseorang dalam sesuatu situasi atau pengalaman
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

5. Be Professional When Using Technology During Communication (Phone) Berkomunikasi Secara Profesional Dalam Menggunakan Teknologi (Telefon) Semasa Berkomunikasi
1. Give an enthusiastic greeting Menjawab panggilan telefon dengan ceria 2. Ease the caller into holding Usah biarkan pemanggil menunggu lama
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

Be Professional When Using Technology During Communication (Phone)

3. Address someone by their name Memanggil seseorang dengan nama 4. Use the right and appropriate tone of voice Menggunakan intonasi suara dengan betul 5. Communicate clearly Berkomunikasi dengan jelas
VADS Workshop Slides Presentation (2008: 8-27)

TYPES OF COMMUNICATION 1. Human Communication komunikasi kemanusiaan - intrapersonal communication (kendiri) - interpersonal communication (interpersonal) - intercultural communication (antara budaya)
2. Group Communication komunikasi dalam kumpulan - small group communication (2 10 people) komunikasi kumpulan kecil - large group communication (11-30 people) komunikasi kumpulan besar - mass group communication (more than 30, less than 200 people) komunikasi kumpulan massa - mass communication via media (millions of people) komunikasi massa melalui media

Types of Communication (sambungan) 3. Organizational Communication komunikasi keorganisasian - employers/management to workers/staff dari pengurusan kepada pekerja - from workers/staff to employers/management dari pekerja kepada pengurusan - among peers/subordinates di kalangan rakan sekerja - communication via technology (email, phones etc) komunikasi melalui teknologi (email)
4. Animal Communication komunikasi bersama haiwan - by means of sounds (berpandukan kepada bunyi) - by means of gestures (berpandukan kepada pergerakan badan) - by means of reinforcement (pemberian makanan)

Types of Communication (sambungan) 5. Machine Communication komunikasi melalui mesin - from humans to machines (e.g., computers, fax machines, photocopies etc) dari manusia kepada mesin (contoh: komputer, mesin faks, mesin cetak dll) - from machine to machine (robotics, CAD, CAM, industrial productions) dari mesin kepada mesin (robotics, CAD, CAM, pengeluaran industri)

Types of Communication (sambungan)

6. Mediated Communication - communication by means of media komunikasi dengan menggunakan media - 3 categories of media: * electronic media (media elektronik) (radio, television, film) * print media (media cetak) (newspaper, magazines, books etc) - note: radio, television and filem categorized as BROADCASTING

APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN STRATEGI? (What is meant by Strategy?)

strategy comes from the Greek word strategia, meaning generalship. strategi berasal dari berkataan Greek strategia yang bermaksud ketua dalam ketenteraan. In the military, strategy often refers to manuevering troops into position before the enemy is actually engaged. dalam ketenteraan, strategi sering merujuk kepada menempatkan pasukan tentera pada sesuatu posisi sebelum melakukan serangan ke atas pasukan musuh
Cassell Popular English Dictionary (1995:813)

Definisi Strategi (definition of Strategy)

the art or science of war, esp. the art of directing military movements so as to secure the most advantageous positions and combinations of forces
Popular English Dictionary (1995:813)

seni atau sains peperangan, kaedah mengatur pergerakan ketenteraan untuk memperolehi kedudukan yang terbaik dan kombinasi kekuatan

Definisi Strategi (definition of Strategy) a long term plan aimed at achieving a specific goal
Cassell Popular English Dictionary (1995:813)

rancangan jangka masa panjang bertujuan untuk mencapai tujuan yang khusus (spesifik) strategy would sometimes require to think outside of the sphere/box Gilchrist 2003:21 strategi sering kali memerlukan pemikiran dilakukan di luar kotak/spera pemikiran

Definisi Strategi (definition of Strategy)

communication strategy is a combination between methods, actions, targets and final outcome (effect) which have been assumed appropriate with the intentions of using the identified communication strategies
Agus Rusmana (2008) definisi ini diperolehi dari Zaliha Idris

strategi komunikasi merupakan gabungan daripada kaedah, pelaku, sasaran dan capaian akhir (effect) yang ditentukan sesuai dengan tujuan dari penggunaan strategi komunikasi tersebut

Definisi Strategi (definition of Strategy)

A good communication strategy allows you to exercise better control over your work and to frame the issues in a perspective other than research to exercise
Unauthored: refer to http://www.idrc.ca/uploads/userS/11606746331Sheet01_CommStrategy.pdf definisi ini diperolehi dari Zaliha Idris

strategi komunikasi yang baik membolehkan seseorang mengawal tugas dengan lebih berkesan dengan memberi fokus kepada isu dalam perspektif selain dari kajian yang akan dilaksanakan

Definisi Strategi (definition of Strategy)

A communications strategy removes doubt, emphasizes planning, and involves all the project participants in raising the visibility of the research
Unauthored: refer to http://www.idrc.ca/uploads/userS/11606746331Sheet01_CommStrategy.pdf definisi ini diperolehi dari Zaliha Idris

strategi komunikasi menghilangkan keraguan, memberi fokus kepada perancangan dan melibatkan kesemua yang terlibat dalam projek dalam meningkatkan kejelasan mengenai kajian tersebut

Definisi Strategi (definition of Strategy)

Communication strategy articulates, explains and promotes a vision and a set of welldefined goals, creates a consistent, unified voice that links diverse activities and goals in a way that appeals to your partners or stakeholders
Unauthored: refer to http://www.unescap.org/stat/disability/census-ws/Session5Media.pdf definisi ini diperolehi dari Zaliha Idris

strategi komunikasi membincangkan, menerangkan and mempromosi visi serta matlamat yang jelas, mewujudkan suara yang konsisten yang menyatukan aktiviti dan matlamat yang pelbagai melalui kaedah yang dipersetujui oleh rakan atau pihak yang berkepentingan

Definisi Strategi (definition of Strategy)

Communication strategy differs from tactics, or the concrete steps and techniques used in implementation of communication goals. Tactics should be chosen based on a preexisting strategy
Unauthored: refer to http://www.unescap.org/stat/disability/censusws/Session5-Media.pdf definisi ini diperolehi dari Zaliha Idris

strategi komunikasi adalah berlainan daripada taktik, atau langkah dan teknik yang kukuh dalam melaksanakan matlamat komunikasi. Taktik seharusnya dipilih berdasarkan strategi sedia ada

Definisi Strategi (definition of Strategy)

According to Tarone's interactional definition, the central function of communication strategies is the negotiation of meaning
Faerch & Kasper (1984) definisi ini diberikan oleh Zaliha Idris

takrifan strategi komunikasi secara interaktif yang diketengahkan oleh Tarone, fungsi utama strategi komunikasi adalah persetujuan ke atas maksud

Definisi Strategi (definition of Strategy)

According to the psycholinguistic definition suggested by Faerch and Kasper (1984), communication strategies are related to individual language users' experience of communicative problems and the solutions (cooperative or noncooperative) they pursue
Faerch & Kasper (1984:45-63) definisi ini diberikan oleh Zaliha Idris

takrifan strategi komunikasi berbentuk psikolinguistik yang diketengahkan oleh Faerch dan Kasper (1984): strategi komunikasi adalah berkaitan dengan pengalaman berhubung dengan masalah semasa berkomunikasi serta jawapan/huraian yang cuba diperolehi oleh penggunaan bahasa secara individu

Perbezaan di antara Strategi dan Perancangan (Difference between Strategy and Plan) strategy is the ability to get something done within a short period of time with effective results/quality
Gilchrist 1994:32

strategi adalah kebolehan melakukan sesuatu perbuatan/perkara dengan masa yang singkat dan dengan keputusan/kualiti yang baik
Gilchrist 1994:32

Perbezaan di antara Strategi dan Perancangan (Difference between Strategy and Plan) Plans are action steps arranged to be followed in a specific manner in order to achieve a certain objective. Very often, plans are executed first before strategies are applied.
Gilchrist 1994:32

Perancangan adalah atur langkah yang telah disusun untuk diikuti dalam mencapai sesuatu objektif. Lazimnya, perancangan dilakukan dahulu sebelum strategi diaplikasikan
Gilchrist 1994:32

good strategy begins with divergent thinking, which questions basic prestrategi yang baik dimulakan dengan pemikiran bertentangan yang mempertikaikan pandangan asasmises

good planning, by contrast is above all an exercise in convergent thinking which picks among the given choices the most effective way perancangan yang baik sebaliknya, adalah suatu tindakan dalam pemikiran bersepadu yang memilih pilihan yang diberikan secara efektif
Rees Morrison (2006), online at: http://lawdepartmentmanagement.typepad.com/law_department _management/2006/05/the_difference__1.html

TAMAT KULIAH MINGGU 4 & 5 Dr. Mohd Nizam Osman October 2013