NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS ELABORACION DE CARTAS COMERCIALES NTC 3393

IVAN RODRIGUEZ RIAO MARTHA LILIAM VELANDIA MORALES ANDRES FABIAN CAICEDO GARCIA
YOBANA MARIA ZAMBRANO INSTRUCTORA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ADMINISTRACION DOCUMENTAL SEPTIEMBRE DE 2009

INTRODUCCION Las Normas Tcnicas Colombianas, tienen como objetivo principal crear herramientas que faciliten la gestin documental en las empresas oficiales privadas, con el fin de simplificar y organizar la presentacin y el manejo de sus comunicaciones. Las Normas deben verse como guas flexibles que permitan su adaptacin a las necesidades y caractersticas de cada empresa y a su vez, contribuyan a la disminucin de tiempos y costos con buena calidad. La NTC 3393, fue ratificada por el Consejo Directivo el 21 de Agosto de 1996. Esta norma esta sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que corresponda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

 QUE ES UNA CARTA?

Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona enva a otra para comunicarse con ella. QUE ES UNA CARTA COMERCIAL? Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personal naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. ( R.A.E.)

DEFINICIONES Acrnimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razn social. Anexo: documento o elemento que acompaa la carta. Apostrofe: Signo ortogrfico ( ) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican un milln. Asunto: Sntesis del contenido de la carta. Copia: Fiel reproduccin de un documento Datos del remitente: Razn social, logotipo, ciudad, direccin, apartado, telfono, fax, telex y direccin electrnica y NIT de quien enva la comunicacin

Despedida: Palabra o frase final de cortesa.

Destinatario: Persona o grupo a quien se le dirige la comunicacin. Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. Espacio: Distancia horizontal de escritura. Estilo: Orden en la distribucin de las diferentes lneas que conformen la carta. Fecha: Lugar de origen del documento, da, mes y ao de envi.

Interlnea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln.
Lneas especiales: Anexos e Identificacin del transcriptor. Logotipo: Smbolo que identifica a una empresa. Membrete: Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. Modelo: Esquema de distribucin de zonas, que le permite a la empresa la diagramacin de su papelera.

 Nmero o referencia: Identificacin consecutiva del documento Razn social: nombre que identifica a una empresa. Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante. Rengln: (lnea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: lnea de cortesa. Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACION Para un cumplimiento total y efectivo de esta norma se establecen dos (2) Modelos para la diagramacin de la primera hoja y dos Estilos. -Modelos Modelo 1 : Consta de tres zonas. En las zonas 1 y 2 se resaltan los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo. Modelo 2 : Tiene solo dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 la dejamos para la misma funcin del Modelo 1.

-Estilos
Bloque Extremo: Todas la lneas parten de el margen izquierdo. Bloque: Las lneas de numero, fecha, asunto, firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. REQUISITOS -Mrgenes Superior Inferior Lat. Izquierda Lat. Derecha Entre Entre Entre Entre 3 y 4 cm 2 y 3 cm 3 y 4 cm 2 y 3 cm

-Zonas

Zona 1: Destinada para la impresin de la razn social de la empresa (Sigla o acrnimo, logotipo y NIT). Para esta zona necesitamos de 14 cm horizontales y entre 3 a 4 cm verticales, desde cada borde correspondiente. Zona 2: Espacio solamente para la impresin de direccin, apartado, direccin electrnica, fax, telfono y otras menciones segn disposiciones legales. Lo estipulado para esta zona encontramos entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente la puede abarcar toda.
Zona 3: Espacio que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha del recibo del documento.

PARTES DE LA CARTA

Numero (Referencia) La numeracin es consecutiva segn lo establece el Cdigo de Comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas del margen superior. Fecha Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo. Se escribe a 2 a 3 interlineas del Numero. Datos del destinatario Se dirige que forma personalizada, es decir a un funcionario especifico. Estos datos se escriben de 4 a 6 interlineas. Hay que recordar que estos datos pueden ocupar hasta ocho lineas.

Organizacin de los Datos del Destinatario -Titulo Acadmico - Nombre del destinatario - Cargo - Empresa - Direccin o Apartado - Nombre de la ciudad - Pas (Si la carta va al exterior) Asunto (lnea opcional) En si, es la sntesis del tema de la carta, expresada en mximo cuatro (4) palabras, la inicial en mayscula y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.

 Saludo o vocativo En damas el saluda se acostumbra el nombre y en caballeros el apellido. Se escribe a 3 interlineas cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay.
Texto Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes. En primera persona del plural (nosotros), ya que se representa un grupo empresarial. En lo posible tratar un solo tema en la carta, sin errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable. Se escribe de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario, si no hay asunto. Si lo hay a 3 interlineas.

 Paginas subsiguientes Se utilizan hoja en blanco que contengan impreso solo el logotipo o la razn social. El primer prrafo se escribe a 2 y 4 interlineas del encabezado. La ultima pagina debe contener por lo menos un prrafo, antes de la despedida. Despedida Es la expresin de cortesa que se escribe a 2 interlineas del texto, en cualquiera de los dos estilos. Remitente Este se escribe a 4 y 6 interlineas de la despedida, en mayscula sostenida o con mayscula inicial. Queda recordar que si utiliza estilo Bloque extremo parten del margen izquierdo y si es estilo Bloque parten del centro de la hoja hacia el margen derecha.

 Lneas especiales Entre estas lneas especiales encontramos: - Anexos: Detallan y soportan el texto, enunciando y clarificando en numero de hojas. Se escribe a 2 interlineas del remitente. -Copia: Se escribe la palabra copia, sin abreviar y seguida de dos puntos. A 2 interlineas del firmante o de la lnea de anexos si la hay. Aqu se relacionan colocando el tratamiento, nombre, cargo y empresa. - Identificacin del transcriptor: Se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable que realizo la trascripcin. Se escribe a 2 interlineas del firmante o del ultimo rengln escrito.

ASPECTOS GENERALES

Uso de maysculas y minsculas Las palabras escritas en maysculas sostenida no se dividen y es conveniente tildar sus vocales. El uso de las maysculas es concreto y no se debe exagerar su uso. En minscula se escriben los das, meses, puntos cardinales y las estaciones del ao. Se debe distinguir entre el nombre y el termino genrico. Ejemplo:
Banco de la Republica Gerente General Gracias a su banco, nuestra Habr reunin de gerentes

 Divisin silbica y divisin mecanogrfica Para determinar la divisin silbica o mecanogrfica, se emplea es guin (-), siendo uno solo, seguido de la letra donde se parte la palabra.
- Para la divisin silbica: Es incorrecto separar un silaba y no poner el guin correspondiente y no se debe colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra. -Para la divisin mecanogrfica: No dividir nombres propios ni apellidos, como tampoco dividir palabras en el primer y ultimo rengln de la pagina. No dividir palabras que contengan x intermedia y si se hace no dejarla como extremo en el lugar de la particin.

 Escritura de nmeros Para escribir un numero con su respectivo smbolo de unidad de medida, separados por un especio en blanco. Luego del smbolo no debe escribirse signo de puntuacin, sino que se deja un especio separando el smbolo del signo. Ej: 1 m , 1 g , 1 cm . Grupos de tres cifras, separa con un espacio hacia la izquierda. Ej: 23 456 m Nmeros que representan ao no se separan con punto, ni con espacio. Ej: Ao 1996 Si se escribe la fecha completa, se coloca en orden de da, mes y ao. Ej: Se celebrara el 12 de febrero de 1997.

Para abreviar fechas, con el orden ao, mes, da, se hace as:
- 2000-04-28 - 96-11-01

En las normas, los nmeros no se separan con puntos ni con espacios. Ej: Norma Tcnica Colombiana 3393 Para representar dinero los decimales se separan con comas, las unidades de mil con puntos y las de milln con apostrofo. Para expresar cantidades en letras, hay que tener en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe en una sola palabra, y del treinta y uno en adelante en tres palabras.

Para documentos legales los nmeros se escriben en cifras y en letras.

Los nmeros de telfono se separan en grupo y con espacios; el indicativo entre parntesis. Los nmeros de cedula se separan con puntos, y si la poblacin no es una capital, entre parntesis aadimos el nombre del departamento. Ej: C.C. 32.397.330 de Medelln C.C. 19.825.367 de Honda (Tolima)

 Transcripcin textual de documentos Para destacarla se deja una sangra de 4 espacios tanto a derecha como a izquierda, tambin se coloca entre comillas y puntos suspensivos indicando que hay texto que no es necesario incluir. Denominaciones femeninas Estos ttulos y cargos se escriben en su respectivo genero como lo establece la Real Academia Espaola.

Ej:
Alcaldesa Ministra Abogada Arquitecta

Presidenta

Sicloga

 Abreviaturas
En este tipo de documento comercial es inaceptable el uso de las abreviaturas, a excepcin de las que forman parte de su razn social de la empresa. Ej: Rojas Hermanos S.A.

Carta de un solo prrafo

Para darle esttica a esta opcin de carta, se dejan 3 interlineas entre el margen superior y el numero; otras 3 entre el numero y la fecha. Un mximo de 6 interlineas para los datos del destinatario. El prrafo se escribe a interlineacin de 1,5 a 2 entre renglones y el doble de lo elegido para la despedida. Las lneas especiales pueden estar a 3 interlineas.

 Visto bueno
Se ubica contra el margen izquierdo, de 4 a 6 interlineas del cargo del firmante.

Plegado de la carta
Para un doblez convencional, se lleva el borde inferior a 3 o 4 cm arriba de la mitad y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo. Se inserta en el sobre de manera que al sacarla quede en posicin de lectura.

 Recomendaciones -El tipo y tamao de la letra debe facilitar la lectura del texto. - La cinta que se utiliza para la impresin del documento debe garantizar y mantener nitidez al documento. - El uso de resaltador, notas al margen y subrayados afectan la preservacin y conservacin del documento. - El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento.

Muchas Gracias