COACHING EN GESTIN DE PROYECTOS

Para ejecutores del FINCYT

Eddi Rodas Cano Karina Montes Edith Villalobos Luis Rosaperez

Marzo, 2009

I. INTRODUCCIN

Objetivo del Coaching

Fortalecer la capacidad de gestin de los ejecutores del FINCYT, mediante la implementacin de un proceso de coaching en gestin de proyectos basado en las herramientas y procesos que promueve el PMI (Project Management Institute) referidos a la Gestin de Alcance, Gestin de Tiempo y Gestin de Costos.

Producto Esperado
Plan de Gestin que define con claridad los productos entregables de cada proyecto, establece un cronograma y flujo de desembolsos realista, dentro del presupuesto asignado.

Componentes del Coaching

Componente Objetivo Taller de Proporcionar las herramientas y tcnicas para Capacitacin Terico disear un Plan de Gestin del Proyecto basado en Prctico el PMI Asistencia Tcnica Insitu Asistencia Tcnica a distancia Evaluacin de los entregables

Brindar al ejecutor asistencia personalizada en la aplicacin de las herramientas y tcnicas del PMI durante la elaboracin de su plan de gestin Brindar informacin y materiales complementarios as como absolver inquietudes y dudas que surjan del proceso Verificar el logro del objetivo y producto esperado del coaching

Cronograma del Taller

N
1 2

Sesiones Grupales
Introduccin a la Gerencia de Proyectos segn el PMI - Gestin del Alcance Taller: Elaboracin del Entregable E1 - La EDT en WBS Chart Pro

Fecha
Lunes 16 marzo 8:00-10:00 Mircoles 18 marzo 8:00-10:00 Viernes 20 marzo 8:00-10:00 Lunes 23 marzo 8:00-10:00 Mircoles 25 marzo 8:00-10:00 Viernes 27 marzo 8:00-10:00 Lunes 30 marzo 8:00-10:00 Mircoles 01 abril 8:00-10:00 Viernes 03 abril 8:00-10:00 Lunes 06 abril 8:00-12:00

3 4
5 6 7 8 9 10

Gestin de Tiempos Taller: Elaboracin del Entregable E2 El Cronograma en MS Project

Gestin de Costos Presentacin y sustentacin del Primer y Segundo Entregable E1 y E2 Taller: Elaboracin del Entregable E3 - Presupuesto con tcnica Bottom Up Plan de Gestin y Sistema de Seguimiento y Control Taller: Elaboracin de Entregable Final Plan de Gestin y Sistema de Seguimiento y Control Presentacin y sustentacin de Entregable Final - EF

Cronograma de Sesiones Insitu

N 1 Sesin de Asistencia Tcnica por ejecutor Asistencia en el diseo de la EDT del Proyecto Asistencia en el diseo del Cronograma del Proyecto con ruta crtica Asistencia en el diseo del Presupuesto y el Plan de Gestin del Proyecto Fecha * Del 16 al 21 marzo Del 23 al 28 marzo Del 30 marzo al 04 abril

2
3

* Cada ejecutor establece sus das y horarios con el equipo del coaching

Condiciones para participar en el Coaching

Compromiso de participar en todo el proceso (80% asistencia como mnimo a sesiones grupales y 100% a sesiones Insitu). Compromiso de presentar en forma oportuna los entregables, los cuales sern implementados y monitoreados por el FINCYT.

II. CONCEPTOS BSICOS

 Qu es el PMI? Qu es el PMBOK?

Qu es el PMI?
Project Management Institute PMI es una organizacin sin fines de lucro. Fundada en 1969 cuenta con ms de 200,000 profesionales de diferentes especialidades, en 125 pases. En Lima se cuenta con el Captulo Lima Per, fundado en 1999 El lema del PMI es Hacer la gestin de proyectos una herramienta obtener resultados de negocios

Qu es el PMBOK?
Guide to The Project

Management Body of Knowledge (PMBOK)

es un documento desarrollado por el PMI y utilizado a nivel mundial como el estndar en la prctica de gestin de proyectos.

Por qu es importante el PMBOK?

Provee metodologa. Documenta las lecciones aprendidas. Permite una definicin clara de lo que se puede hacer, sobre lo que se desea. Proporciona elementos de medicin y toma de decisiones informadas. Muestra resultados del proyecto de manera objetiva.

Qu es un Proyecto?

Qu es un Producto o Entregable?
Cul es la relacin entre proyecto

y producto?
Qu es una Operacin?

Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal, llevado a cabo en forma gradual, para crear un producto, servicio o resultado nico

Ejemplos de Proyectos
Disear un nuevo vehculo Desarrollar un nuevo sistema de informacin Construir una escuela o un hospital Construir un sistema de abastecimiento de agua Inventar un nuevo proceso tecnolgico Cambiar de estructura una organizacin

Qu es un Producto o Entregable?
Cualquier producto tangible, intangible , servicio o resultado medible y verificable, como: Un nuevo automvil que es un producto Un sistema de iluminacin que nos da la capacidad de brindar un servicio Un estudio de pre factibilidad, que es un resultado o salida de un proceso

Relacin Proyecto - Producto

PROYECTO
PRODUCTO

Ciclo de Vida de un PIP

Proyecto
Inicio
Idea
APROBADO APROBADO

Producto
Fin
INVERSIN
POST INVERSIN

PRE INVERSIN

PERFIL

PRE FACTIBILIDAD

AUTORIZADO

AUTORIZADO

FACTIBILIDAD EXPEDIENTE TECNICO EJECUCIN OPERACIN MANTENIMIETO

Qu es una operacin?
Son actividades continuas y repetitivas que se realizan para poner en funcionamiento determinado producto o servicio

Ejemplos de Operaciones:
La exportacin del Gas de Camisea Brindar servicio de alumbrado pblico Abastecimiento de agua potable a un distrito Poner en funcionamiento un nuevo Sistema Informtico Transporte masivo de personas por tren bala

Qu es la Gestin de Proyectos?

Qu es la Gestin de Proyectos?
Es la aplicacin de herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos y lograr sus objetivos. (Gua PMBOK)

En qu consiste Gestionar Proyectos?

En qu consiste Gestionar Proyectos?

Identificar los requisitos Establecer objetivos claros y alcanzables Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos Adaptar las especificaciones, los planes, y el enfoque a las distintas expectativas y preocupaciones de los diferentes interesados. (Gua PMBOK)

Qu es un proceso de gestin de proyectos segn el PMI?

Qu es un Proceso de Gestin de Proyectos?

Conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener una cantidad especfica de productos y resultados (salidas) que forman parte del proyecto

Entrada

Proceso

Salida

Grupos de procesos de la gestin de proyectos PMBOK

Iniciacin
Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control Cierre Definen y autorizan un proyecto Definen y refinan los objetivos y preparan el plan de gestin del proyecto Integra a personas y otros recursos para ejecutar plan de gestin del proyecto Mide, supervisa y controla regularmente el avance del proyecto y los cambios Formalizan la aceptacin del producto, servicio o resultado y terminan proyecto

Grupos de Procesos de Gestin de Proyectos (PMBOK)

Lmites del Proyecto

Entradas

Producto

Que son las reas de conocimiento segn el PMI?

reas de Conocimientos de la Gestin de Proyectos (PMBOK)

Conjunto de procesos, herramientas y tcnicas relacionadas a un rea especfica de la gestin de proyectos. Segn el PMI las reas de conocimientos de la Gestin de Proyectos son 09.

reas de Conocimiento de la Gestin de Proyectos

Mapeo de los Procesos de la Gestin de Proyectos

Grupo de Procesos Iniciacin Gestin de la Integracin Gestin del Alcance Gestin del Tiempo Gestin de Costos Gestin de Calidad Gestin de RRHH Gestin de las Comunicaciones Gestin de Riesgos Gestin de Adquisiciones Grupo de Procesos Planeacin Grupo de Procesos Ejecucin Grupo de Procesos Seguimiento y Control Grupo de Procesos Cierre

x x x x x x x x x

x x x x

x x x x

x x x x x x

Que es un Plan de Gestin segn el PMI?

Plan de Gestin del Proyecto

Entradas

Producto

Plan de Gestin del Alcance Plan de Gestin Del Cronograma Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin de Calidad Plan de Gestin del Personal Plan de Gestin Comunicaciones Plan de Gestin De Riesgos Plan de Gestin de Adquisiciones

Plan de Gestin del Proyecto

Ejecucin

El Plan de Gestin del Proyecto segn el PMBOK

Es el resultado del Proceso de integrar y coordinar todos los planes subsidiarios o componentes en un solo plan. El Plan de Gestin del Proyecto define como se ejecuta, supervisa, controla y cierra el proyecto.

Secuencia Grafica para Elaborar Plan de Gestin

Definicin de Objetivo Secuencia de Act. Lista de Actividades Estimacin de Duracin Planeacin de Recursos Cronograma

Planeacin del Alcance

Lnea de Base

Estimacin de Costos

Presupuesto

Plan de Calidad

Plan de Riesgos

Plan de Comunicaciones

Plan de Adquisiciones

Plan de RRHH

III. GESTIN DEL ALCANCE

Qu entendemos por

Alcance?

Alcance del producto

Las caractersticas y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado.

Alcance del proyecto

El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas

Gestin del Alcance

Incluye los procesos necesarios para asegurar que el Proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto satisfactoriamente.

Planificacin del Alcance

Definicin del Entregable Final que resulta al final del proyecto Definicin del Proyecto qu se debe hacer para lograrlo Criterios para saber cmo afrontar los cambios de alcance Resultado Plan de gestin del alcance

Definicin del alcance

El alcance se define durante todo el proyecto Se analiza el producto Se identifican las alternativas Se analizan las expectativas de actores involucrados Resultado Enunciado del alcance del proyecto Cambios solicitados Actualizacin del plan de gestin de alcance

La Triple Restriccin

Calidad

Alcance

Triple Restriccin Ampliada

Costo

Satisfaccin del Cliente

Qu es un EDT?
Una estructura jerrquica que resulta de la descomposicin de los productos entregables del proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar.
El nivel ms bajo del EDT es el paquete de trabajo.

EDT
Todo el trabajo del proyecto est en el EDT. Lo que no est en el EDT no es parte del proyecto. Se asignan cdigos para facilitar la identificacin jerrquica

Proyecto
Etapa 1
Fase 1.1
Paquete 1.1.1

Etapa 2
Fase 2.1
Paquete 2.1.1

Etapa 3
Fase 3.1
Paquete 3.1.1

Fase 1.2
Paquete 1.2.1

Fase 2.2
Paquete 2.2.1

Fase 3.2
Paquete 3.2.1

Paquete 1.1.2
Paquete 1.1.3

Paquete 1.2.2
Paquete 1.2.3

Paquete 2.1.2 Paquete 2.1.3

Paquete 2.2.2 Paquete 2.2.3

Paquete 3.1.2 Paquete 3.1.3

Paquete 3.2.2 Paquete 3.2.3

Producto Esperado (Entregable Final)

Plan de Gestin que integra: La EDT del Proyecto en WBS Chart Pro El Cronograma en MS Project El Presupuesto incluyendo plan de desembolsos requerido.

Se Logran los Objetivos de Tiempo en los Proyectos?

Actualmente existen muchos programas que solicitan extensiones de plazo por no haber cumplido con los tiempos establecidos en los expedientes tcnicos, contratos de prstamo y cronogramas iniciales.

Otros pueden culminar en el tiempo previsto sin embargo no siempre se logran cumplir con todos los entregables programados.

Reflexionemos
Qu consecuencias generan las ampliaciones de plazo? Qu herramientas se utilizan actualmente para realizar seguimiento a los cronogramas?

Cmo supervisamos que se cumplan los objetivos de tiempo en los proyectos?

Recordemos: La Triple Restriccin

Calidad

Alcance

Gestin del Tiempo

Incluye los procesos necesarios para asegurar la concrecin del proyecto en el tiempo programado

57

Procesos de la Gestin del Tiempo del Proyecto

DEFINICIN DE ACTIVIDADES

SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

ESTIMACIN DE LOS RECURSOS

CONTROL DEL CRONOGRAMA

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

ESTIMACIN DE LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES

El Cronograma a partir de la EDT

El primer paso para verificar un cronograma es que se encuentre desarrollado a partir de la EDT. Deben identificarse actividades a partir de los productos entregables llegando hasta el nivel ms bajo de la EDT. Las actividades son una base para estimar, establecer el cronograma, ejecutar y controlar el tiempo.

Causa probable porque fracasan proyectos en sus objetivos de tiempo: hidden work o actividades no contempladas pero necesarias para completar el proyecto

Secuencia de Actividades
El secuenciamiento de actividades es muy importante, sin secuenciamiento no hay camino crtico ni determinacin de dependencias.

I F

Duracin de Actividades
Es importante que cada actividad, tenga los recursos a ser aplicada y los perodos laborables necesarios. El juicio de expertos es muy importante para la estimacin Los tiempos que deparan los procesos de adquisicin de bienes y servicios deben encontrarse bien estimados. Insumo principal: PAAC

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Estimacin por tres valores: Esta tcnica incorpora el riesgo a la estimacin. Se calcula el promedio ponderado de 3 estimaciones: ms probable (MP), optimista (O) y pesimista (P). En la prctica, los tiempos siguen una distribucin de probabilidad beta o triangular asimtrica; la ms usada es esta ltima donde el valor esperado es:

4MP O P te 6
62

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Anlisis de reserva: el equipo del proyecto agrega un tiempo adicional para contingencias al cronograma del proyecto. La reserva de contingencia puede ser un porcentaje de la duracin de la actividad o calcularse mediante el anlisis cuantitativo de riesgos del cronograma

Camino Crtico Ruta Crtica

Un camino es una secuencia de actividades que comienza en una actividad inicial del proyecto, recorre un conjunto de actividades concatenadas que se suceden posteriormente, y termina en una actividad final del proyecto. Todo camino cuyo largo es igual al mximo del proyecto es llamado camino crtico. Si una actividad del camino crtico demora ms de lo planificado, se atrasar la fecha final del proyecto.

EJEMPLO
cod A B C D E F G H I J actividad Estrategia del proyecto Estudios preliminares Compra del terreno Desarrollo del proyecto Inscripcin en Registros Pblicos Factibilidad de servicios Aprobacin anteproyecto municip. Habilitacin del terreno Financiamiento del proyecto Licencia de inicio de obra duracin 6 5 3 3 6 5 8 4 1 1

Cul es la ruta crtica?

D 3

8
E 6 F 5 I 1 H 4 J F 1

A 6

B 5

C 3

DIAGRAMA DE GANTT
Se usan para mostrar el progreso del proyecto.

DIAGRAMA DE HITOS
Slo indican el inicio o fin de los entregables ms importantes y las interfaces externas claves. Muy usados para presentar a la Alta Direccin.

Cronograma con Ruta Crtica

Importancia de la Ruta Crtica

Las actividades que no tienen holgura, son aquellas que si se retrasan, tambin retrasan el proyecto. Estas actividades definen la Ruta Crtica. Si no supervisamos la Ruta Crtica del Proyecto, no sabremos si el proyecto requerir o no una ampliacin de plazo.

Cronogramas: Ms Excel vs Ms Project

Microsoft Excel no es una herramienta para realizar cronogramas. Microsoft Excel permite realizar un cronograma grfico o visual pero dificulta el seguimiento y control del mismo. Ms Project u otros softwares de administracin de proyectos permiten un realizar un Diagrama Gannt estableciendo fechas de inicio y fin, duraciones y tienen herramientas para seguimiento. Ms Project identifica la Ruta Crtica

Cmo controlamos el Cronograma?

Software de Gestin de Proyectos: permite hacer seguimiento de las fechas planificadas en comparacin con las fechas reales y pronosticar el efecto de los cambios. Si no contamos con un software para realizar gestin de proyectos no podemos controlar el cronograma de una manera ptima. Para controlar el cronograma primero debemos crear y aprobar el cronograma del proyecto para establecer la lnea base de tiempo del proyecto.

Sistema de Control de Cambios del Cronograma

Define los procedimientos mediante los cuales se puede modificar el cronograma del proyecto. Incluye formularios, sistemas de seguimiento y niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios.