Cmo definir Criterios de Evaluacin Pertinentes para los Procesos de Compras y Contrataciones

Asistencia Tcnica PMG 2005

Julio de2005

Patricio Renner Consultor

Ley de compras (Art. 6)

Las bases de licitacin debern establecer las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Estas condiciones no podrn establecer diferencias arbitrarias entre los proponentes, ni slo atender al precio de la oferta. Combinacin ms ventajosa de los beneficios Considera todos los costos asociados, presentes y futuros No permite establecer diferencias arbitrarias, ni considerar slo el precio de la oferta

Reglamento (Art. 22)

Las bases debern contener:
7. Los criterios objetivos que sern considerados para decidir la adjudicacin, atendido la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de los Oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicacin.

Criterios objetivos

Naturaleza de los bienes y servicios

Idoneidad y calificacin de los Oferentes Cualquier otro antecedente que sea relevante

Elementos constitutivos de una evaluacin

Objetivos
Qu se quiere obtener

Indicadores
Variables observables para medir cumplimiento de objetivos

Meta o estndar
Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia

Rangos de evaluacin
Valoracin de las diferencias en relacin a la meta

Mtodo de medicin
Instrumentos o metodologas Evidencia aceptada

Ejemplo
Objetivo
Contar con implantadores de software competentes

Rangos de evaluacin
Jefe proyecto
Ms de 5: excelente 3 4: regular 2 o menos: insuficiente

Indicador
Nmero de proyectos similares al licitado realizados

Mtodo de medicin
Listado de proyectos Certificado de los clientes

Meta o estndar
Jefe de proyecto: al menos 5 proyectos similares como jefe de proyecto

Pregunta para reflexionar

Cmo se objetiva cundo un proyecto es similar al licitado?

Comit evaluador
Criterios para la conformacin
La administracin de una licitacin compleja requiere de especialidades diversas Hay que formar equipos multidisciplinarios Hay que involucrar a todas las reas de la organizacin que tengan alguna relevancia para el proceso Hay que evaluar cules de los conocimientos requeridos no estn disponibles y buscarlos externamente: Benchmark Contratacin de asesores especialistas La composicin del equipo debe definirse en funcin del monto involucrado, de la complejidad del proceso y de la disponibilidad de competencias al interior de la organizacin

Comit evaluador
Roles en la evaluacin de licitaciones
Comprador a cargo del proceso (*) Usuarios relevantes (*) Asesor presupuestario (*) Asesor jurdico (*) Especialista tcnico Especialista en economa industrial Especialista en gestin de operaciones Especialista en mtodos de negociacin Asesor de calidad Asesor en gestin de riesgos
(*) Siempre deberan estar presentes

Dos enfoques de evaluacin

Puntaje
Criterios de evaluacin se agrupan en econmicos y tcnicos Se asignan puntajes en cada factor y se evala sobre el conjunto de factores evaluados La ponderacin puede variar de un factor a otro, poniendo nfasis en los que tienen ms importancia para el proceso

Preclasificacin
Primero se evalan los aspectos tcnicos Propuestas insatisfactorias se eliminan Todos los oferentes que pasan a la fase econmica deben ser satisfactorios Entonces, se evala slo por aspectos econmicos (precio + costos asociados) Recomendado por el Banco Mundial en sus instructivos de transparencia

Proceso de evaluacin
Administrativa Oferentes Tcnica Econmica Informe de evaluacin Adjudicacin

Entrega informacin para orientar la adjudicacin de la compra Busca identificar tempranamente ofertas que no satisfacen los requerimientos Ayuda a comparar ofertas con fortalezas en distintos mbitos

Evaluacin administrativa
Objetivo
Asegurar que se satisfagan los requisitos administrativos de la licitacin

Enfoques alternativos
Registro de proveedores
Repositorio central con informacin actualizada Proveedores registrados no necesitan presentar antecedentes

Requerimientos deben reflejar la naturaleza de la contratacin

Riesgo y complejidad Caractersticas del mercado

Simplificacin de trmites
No requerir informacin que se pueda obtener directamente de otros organismos

Declaracin representante legal

Oferta se presenta con declaracin jurada + boleta de garanta de seriedad de la oferta Antecedentes se entregan a la firma de contrato En caso de incumplimiento se ejecuta la garanta

Riesgos
Descalificar ofertas atractivas

Evaluacin de oferentes
Revisa si el oferente satisface condiciones crticas para el xito de la contratacin
Respaldo financiero Experiencia Competencias tcnicas Infraestructura y recursos

Se utiliza cuando:
Puede haber gran cantidad de ofertas Caractersticas del oferente son indispensables para el xito del contrato Evaluacin de las ofertas tcnicas es muy compleja

En la mayora de los casos, se incluye dentro de la evaluacin administrativa En ocasiones, se realiza como un proceso previo a la licitacin, con el objeto de preseleccionar un nmero manejable de oferentes calificados (3 6) Se recomienda que esta evaluacin tenga carcter precalificatorio
Descalificar a los proveedores que no satisfacen requisitos mnimos

Evaluacin tcnica
Objetivos
Asegurar que se contrate una solucin adecuada a las necesidades de la institucin
Descalificar ofertas insatisfactorias Establecer un criterio objetivo de comparacin para ofertas satisfactorias

Estrategias
Evaluacin directa
Los oferentes participan del proceso completo

Precalificacin
Etapas sucesivas que van filtrando las mejores ofertas para evaluarlas con ms profundidad

Aspectos a considerar
Calidad de producto Calidad de servicio Idoneidad y calificacin de los oferentes (*)

Consideraciones de diseo
Es ms importante cuando:
Hay heterogeneidad de los bienes o servicios No hay un mercado maduro para el bien o servicio

(*) A veces este proceso forma parte de la evaluacin de oferentes

Evaluacin tcnica
Calidad de producto
Factores posibles de evaluar
Directos
Experiencia previa Certificacin de productos Pruebas de uso del producto (muestras) Pruebas de laboratorio Reportes de terceros

Factores directos
Dan mayor confiabilidad a la evaluacin Tienen un mayor costo para ambas partes Se recomiendan para suministros crticos, asociados a funciones de produccin

Indirectos
Certificaciones de calidad Referencias de clientes Experiencia y trayectoria del fabricante

Factores indirectos
Son menos confiables Tienen un bajo costo Resultan apropiados en mercados maduros, con informacin transparente

Evaluacin tcnica
Calidad de servicio
Problema
El proveedor puede prometer en el papel niveles de servicio que no es capaz de entregar

Cmo evaluar
Verificar que el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido

Metodologa
Identificar variables de servicio Definir niveles de servicio deseados Definir las condiciones que debe cumplir el proveedor para satisfacer los niveles de servicio definidos Asignar puntaje a los requerimientos

Ejemplo
Horario de atencin
5x12

Tiempo de inicio de reparaciones

24 h

Tiempo de resolucin de problemas

48 h

Evaluacin tcnica
Idoneidad y calificacin de oferentes
Frecuentemente, la evaluacin de oferentes se queda en aspectos formales que no necesariamente garantizan una buena contratacin
Ej:
Nivel de estudios de los profesionales Trayectoria del proveedor Prestigio de marca Cantidad de proyectos realizados Metodologas genricas

Para hacer una buena evaluacin de oferentes es necesario

Concentrarse en las experiencias relevantes para el xito del contrato Privilegiar experiencia especfica por sobre la general No quedarse slo con la presentacin escrita
Pedir referencias de clientes Pedir demostraciones Entrevistar a los principales profesionales

Evaluacin econmica
Objetivo
Asegurar que se contrate la solucin ms eficiente para satisfacer las necesidades de la institucin

Debe considerar todos los costos asociados, presentes y futuros

Costos logsticos
Transporte, importacin e internacin, seguros Inventarios en consignacin, Just in Time, distribucin al usuario

Dificultades comunes
Normalizar las ofertas con una escala comn, que permita comparar con la evaluacin tcnica Homologar diferencias en la forma de entrega del bien o servicio que afectan los costos para la institucin Homologar diferencias en los aspectos financieros de las ofertas

Costos administrativos
Procesos internos asociados a la administracin del contrato

Costos financieros
Plazos de pago

Costos de operacin
Combustibles, suministros, mantencin, etc.

Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir escala (Ej. 0 100) Definir criterio para fijar puntaje mximo Definir criterio para fijar puntaje mximo Establecer frmula de clculo

Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir criterio para fijar el puntaje mximo
Criterio Fortalezas Debilidades Cuando aplica

Menor precio ofertado

No requiere estudios previos

Puede distorsionar la evaluacin frente a errores en el costeo (maldicin del ganador)

Requiere de estudios previos. Genera distorsin si hay error en la estimacin.

Mercados competitivos

Precio meta (ej.- estimacin del costo eficiente)

Comprador define un estndar de precios en base a criterios tcnicos

1. Cuando hay imperfecciones de mercado 2. Cuando hay restricciones presupuestarias

Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir criterio para fijar el puntaje mnimo
Criterio Fortalezas Debilidades

Mayor precio ofertado

Diferencia porcentual (ej.- 50% de diferencia con el menor precio)

No requiere estudios previos

Comprador define un estndar de precios en base a criterios tcnicos o econmicos

Exagera diferencias cuando hay poca dispersin de precios

Falla si hay desconocimiento del marcado, o si se presenta una oferta mal costeada. Falla cuando la mxima disposicin a pagar est por debajo del mercado

Mxima disposicin a Se adecua al presupuesto pagar y da seales claras a los proveedores

Evaluacin econmica
Ejemplo 2: Camioneta diesel v/s bencinera Problema
Cmo se define la solucin ms conveniente cuando un bien es ms caro que otro, pero tiene costos de operacin menores

Solucin
Emplear un modelo que sume los costos relevantes a lo largo de la vida til del bien (TCO)

Ejemplo
Ver archivo adjunto

Evaluacin econmica
Ejemplo 3: compras de importacin
Problema
Cmo evaluar compras que se presentan en modalidades logsticas distintas (ej.- FOB, CIF, en dependencias del cliente)

Solucin
Homologar precio a una condicin logstica equivalente, sumando los costos que el SSPP incurrira para llegar a dicha condicin

Ejemplo
Condicin equivalente: despacho en bodegas del SSPP Si la oferta es FOB, el precio equivalente es: [Precio ofertado] + [Flete internacional] + [Internacin] + [Flete interno] + [Costo administracin] La idea es fijar un valor para cada concepto, que puede ser un monto fijo, o un porcentaje del precio ofertado

Informe de evaluacin
Entrega informacin clara y precisa a la persona o comisin responsable por la adjudicacin Mantiene un registro formal y ordenado de todos los antecedentes considerados en el proceso de observacin Asegura el fiel cumplimiento del proceso de evaluacin establecido en las bases Entrega los fundamentos para defender a la institucin en caso de cuestionamientos al proceso de adjudicacin Transparenta el procedimiento de evaluacin

Ejemplo Adquisicin sistema informtico

Necesidad
Adquisicin de un sistema informtico para llevar seguimiento de los procesos de compra y contratacin

Intereses del cliente

Disponer de una solucin operativa en el corto plazo
Solucin empaquetada

Minimizar los riesgos de la implantacin Maximizar el valor del presupuesto

Ms que la solucin ms barata, se busca comprar la mejor solucin posible por el presupuesto disponible

Dejar espacios de libertad para que el proponente contribuya a la definicin de la funcionalidad

Comit de evaluacin
Usuarios Especialista funcional (consultor externo) Especialista tcnico (unidad de informtica) Asesor jurdico

Ejemplo Adquisicin sistema informtico (2)

Criterios de evaluacin Criterio Oferta tcnica
Experiencia de la empresa Experiencia del equipo consultor Calidad de la solucin Referencias de clientes

Ponderacin 70%
15% 15% 50% 20%

Oferta Econmica

30%

Ejemplo Adquisicin sistema informtico (3)

Evaluacin tcnica
Criterio
Experiencia de la empresa

Indicador
Nmero de proyectos realizados por la empresa, con la misma solucin ofertada, en temas similares al tema de la propuesta. Nmero de proyectos realizados por cada consultor, con la misma solucin ofertada, en temas similares al tema de la propuesta. Varios mbitos evaluados (ver lmina) Calificacin de los servicios prestados, por al menos tres clientes de proyectos con la misma solucin ofertada, en temas similares al tema de la propuesta. (Encuesta de evaluacin)

Experiencia del equipo consultor Calidad de la solucin Referencias de clientes

Ejemplo Adquisicin sistema informtico (4)

Experiencia
Puntaje Criterio Experiencia de la empresa (n proyectos calificados) Experiencia del equipo consultor Jefe proyecto (n proyectos calificados en calidad de jefe de proyecto) Experiencia del equipo consultor equipo proyecto (n proyectos calificados promedio por consultor) Ponderacin 15% 10% 7 Ms de 5 Ms de 3 5 34 2 3 12 1

5%

Ms de 3

Ejemplo Adquisicin sistema informtico (5)

Calidad de la solucin
Criterio Indicador

Paquete software (25%)

Funcionalidad (33,3%) Base instalada (33,3%) Referencias tcnicas (33,3%)

Cumplimiento requisitos mnimos (50%) Valor agregado (50%) Evaluacin experta (50%) Experiencia demostrable (50%) Evaluacin experta (100%)

Funcionalidad ofertada (25%) Metodologa consultora (25%) Riesgo del proyecto (25%)

Ejemplo Adquisicin sistema informtico (6)

Encuesta clientes
Descripcin del proyecto Evaluaciones (nota de 1 a 7, con fundamentacin)
Cumplimiento de objetivos Cumplimiento de plazos Cumplimiento del presupuesto Calidad de los consultores Percepcin general del proveedor

Otras preguntas
Consultores recomendados u objetados Fortalezas y debilidades de la empresa

Ejemplo Adquisicin sistema informtico (7)

Proceso de evaluacin
Evaluacin administrativa Preseleccin tcnica
Un equipo revisor pone notas a las propuestas en distintos mbitos, sobre la base de los antecedentes escritos, con el objeto de descartar las propuestas que no satisfacen requisitos mnimos

Evaluacin en profundidad
Antecedentes complementarios
Evaluacin de referencias de clientes Presentaciones de los proponentes Investigacin de antecedentes del paquete de software

Comit de evaluacin en pleno analiza en profundidad la informacin (propuesta + antecedentes complementarios)

Algunas recomendaciones para definir los mtodos de evaluacin

Enfocarse en los factores crticos de xito para la licitacin No quedarse slo con lo escrito
Demostraciones de productos Pruebas de laboratorio Certificaciones de calidad Referencias de clientes

Establecer claramente las diferencias entre los oferentes

Privilegiar experiencias especficas en la materia del contrato Evitar requerimientos que dificultan la presentacin de ofertas y no contribuyen a tomar una mejor decisin Emplear criterios objetivos y demostrables Considerar plazos suficientes para realizar la evaluacin

Evaluacin econmica: Camioneta Diesel vs Bencinera

Anexo presentacin Cmo definir Criterios de Evaluacin Pertinentes para los Procesos de Compras y Contrataciones

Parmetros
Diesel
Inversin [$] Rendimiento [KM/l] Costo Combustible [$] Costo Mantencin [$] Frecuencia Mantencin [KM] Uso [Km/ao] Vida til [aos]

Bencinero 8.000.000,00 10,00 600,00 100.000,00 20.000,00 50.000,00 5,00

11.000.000,00 15,00 400,00 100.000,00 15.000,00 50.000,00 5,00

Costos anuales de operacin

Diesel Bencinero

Gasto combustible

1.333.333,33

3.000.000,00

Gasto mantencin

333.333,33

250.000,00

Costo operacin

1.666.666,67

3.250.000,00

Costo total de propiedad (TCO)

Diesel Bencinero

Inversin

11.000.000,00

8.000.000,00

Costos operacin (VP, 5 aos, 5% anual)

7.117.140,79

13.878.424,55

TCO

18.117.140,79

21.878.424,55

Cmo definir Criterios de Evaluacin Pertinentes para los Procesos de Compras y Contrataciones
Asistencia Tcnica PMG 2005
Julio de2005

Patricio Renner Consultor