GESTIN DE ABASTECIMIENTO

Formacin contInua

NDICE

I.

OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO? III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIN DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 1: DEFINICIN DE REQUERIMIENTO ETAPA 2: SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS ETAPA 4: EVALUACIN DE OFERTAS

ETAPA 5: ADJUDICACIN OFERTA 1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Entregar una visin amplia y general del proceso de Gestin de Abastecimiento presentando aspectos claves que permitirn mejorar la gestin y transparencia de su accionar

II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

Es la accin de buscar mejoras permanentes al realizar compras pblicas utilizando los recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva, con el propsito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la institucin para su funcionamiento.

INICIO
Depender del mecanismo de compra Definicin de requerimiento

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Publicacin Resolucin de Adjudicacin y aviso a proveedor adjudicado Formalizacin de la compra

Seleccin del mecanismo de compra Llamado y recepcin de ofertas

2
Elaboracin Bases de Licitacin

3
1. 2. 3. 4. Convenio Marco Licitacin Pblica Licitacin Privada Compra Directa (excepcin) Evaluacin de ofertas

4
Criterios de Evaluacin Adjudicacin oferta

5
Recibo de producto o servicio

FIN

6
Garanta , servicio tcnico y satisfaccin cliente interno

Seguimiento y monitoreo de la compra

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1

1. Hacer partcipe a quienes necesitan bienes o servicios claves en la organizacin.

Definicin de requerimiento

2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea necesario. Utilizar el formulario en la Web cuando se realice un RFI (preguntar a proveedores por informacin).

3. Especificar lo mejor posible lo que deseo comprar y para qu lo deseo. 4. Realizar bases de Licitacin lo ms precisas y claras.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Definir qu mecanismo utilizaremos ETAPA 2

Seleccin del mecanismo de compra

1. Sistema pensado especialmente en compras habituales. 2. La primera bsqueda debe realizarse por esta va segn la Ley. 3. El procedimiento entrega amplias garantas de eficacia, eficiencia y transparencia.

1. Es la regla general segn la Ley cuando el bien o servicio no se encuentra en Convenio Marco. 2. Es un llamado abierto. 3. Se deben planificar los tiempos de la licitacin y respetarlos.

1. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Pblicas y art. 10 del reglamento. 2. En esta Licitacin concursan slo los proveedores invitados por la institucin. 3. No se pueden modificar las bases en este mecanismo.

1. Tambin es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Pblicas y art. 10 del reglamento. 2. Puede ser abierto, cerrado o comprar directamente a un proveedor. 3. Importante fundar muy bien la resolucin de esta compra.

RECORDAR QUE UN TRATO DIRECTO PROCEDE (Art. 10 reglamento):

Cuando el costo de evaluacin de las ofertas resulta desproporcionado en relacin al monto de la contratacin, y sta no supera las 100 UTM. Esto lo debe determinar cada institucin por medio de un procedimiento interno (aprobado por Resolucin).
Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM. En este caso el fundamento de la resolucin que autoriza dicha contratacin se referir nicamente al monto de la misma. Cuando habiendo realizado una licitacin pblica previa para el suministro de bienes o contratacin de servicios no se recibieran ofertas o stas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratacin es indispensable para el organismo.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Los tiempos dependern del mecanismo de compra elegido. 2. Revisar que las bases se ajusten a lo solicitado. Respetar los tiempos. Llamado y recepcin de ofertas 3. Contacto con proveedores anterior al cierre de la compra. De esta forma llegarn ms ofertas. 4. Verificar el cumplimiento de todos los hitos del proceso.

ETAPA 3

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 4

1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado, tanto en la forma como en el fondo.

Evaluacin de ofertas

2. Evaluar las ofertas slo segn los Criterios de Evaluacin establecidos en las Bases de Licitacin, creando un cuadro comparativo de las ofertas. 3. Definir si es necesario factores y subfactores para cada criterio. 4. Hacer participar al usuario interno de la decisin de compra .

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 5 1. En esta etapa se cierra y decide a quin se comprar. 2. En esta etapa deben formalizarse los acuerdos de facturacin, garantas, pago, servicio tcnico, etc. 3. La adjudicacin debe ser documentada y publicada oportunamente (Ver ejemplo letra A: Acta de Evaluacin). 4. En el caso de compras superiores a 1000 UTM o definidas como complejas, establecer una comisin evaluadora de al menos 3 personas explicitada en las bases de licitacin.

Adjudicacin oferta

1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN

PARTE I DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIN
ACTA DE EVALUACIN ID N 1386-11079-LE08 Tipo de Reunin: Adjudicacin a Proveedores. Adquisicin N 138611079-LE08 CAPACITACIN EN COMPRAS PBLICAS 03.04.2009

Fecha: Hora: Lugar: Evaluadores

12:00 hrs Oficina 7 piso Jefe ChileCompra EducacinDCCP Viviana Barrios

Patricio Martnez
Adolfo Muoz

PARTE II CUADRO OFERTAS PRESENTADAS

Nombre Empresa RUT Producto Solicitado Descripcin del Producto Presenta Oferta (s o no) . Valor oferta (pesos chilenos) Aos Experiencia empresa en el rubro Porcentaje de Profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento EMPRESA A
79.989.8xx - 0

Capacitacin en compras pblicas

Formacin

en

SI

10.000.000.

10

60 %

materia de Gestin

de Abastecimiento

EMPRESA B

45.44444.cc-k

Capacitacin en compras pblicas

Formacin

en

SI

8.000.000.-

15

30 %

materia de Gestin de Abastecimiento

PARTE III CRITERIOS DE EVALUACIN

CRITERIOS 1. Precio 2. Experiencia en el rubro 3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento

PONDERACION 40% 30% 30%

Si la naturaleza del bien exige la necesidad de especificar an ms los criterios, usted puede definir Factores y Subfactores para cada uno.

CRITERIO 1: Precio 40 %
Los precios sern evaluados segn:

CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 %

De acuerdo a la experiencia en el rubro las ofertan tendrn los siguientes puntajes:

Precio Precio mnimo ofertado Segundo precio mnimo ofertado Resto de precios mnimos ofertados

Puntos 100

CRITERIO 3: Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento 30

Los profesionales que presten el servicio y tengan diplomado tendrn un puntaje de:

Tramos
80 Entre 01 y hasta 05 aos Entre 06 y hasta 10 aos Entre 11 y hasta 15 aos 20 Ms de 15 aos No informa

Puntos
35 50 70 100 0

Tramos Entre 80 y 100 % Entre 50 y 79 % Entre 20 y 49 % Entre 1 y 19 % No informa

Puntos 100 80 40 10 0

PARTE IV: PROCESO DE EVALUACIN. CUADRO PONDERACIN OFERTAS PRESENTADAS

Valor Oferta (pesos chilenos) Aos experiencia en el rubro % de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento Puntos asignados: Valor oferta (pesos chilenos) Puntos asignados: Aos experiencia en el rubro Puntos asignados: % de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento 80 x 30% 40 x 30% Total puntaje:

Nombre Empresa

EMPRESA A EMPRESA B

10.000.000.8.000.000.-

10 15

60 % 30 %

80 x 40% 100 x 40%

50 x 30% 70 x30%

71 pts. 73 pts.

NO OLVIDAR SUBIR AL SISTEMA ESTE CUADRO DE PONDERACIN DE OFERTAS ACOMPAADO DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN.

PARTE V: CONCLUSIN Y ADJUDICACIN Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por tanto con los requisitos para su adjudicacin.

Firmas de responsables del proceso

Viviana Barrios

Patricio Martnez

Adolfo Muoz

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 6

1. Recibo del bien o servicio segn lo acordado en las Bases de Licitacin.

2. Recordar colocar en las bases no slo la necesidad de compra, sino instalacin, soporte y servicio post venta, segn el producto adquirido.

Recibo de producto 3. Pago a 30 das seguidos desde la recepcin o servicio conforme del producto. 4. Existe la posibilidad en opciones de pago de cancelar por medio de confirming. Para ello se debe firmar antes un acuerdo con el inversionista (Cualquier consulta realizarla a: confirming@chilecompra.cl).
Confirming o sistema de adelanto de pagos es una operacin que consiste en la entrega del cobro de facturas por parte de los proveedores a los inversionistas (entidades financieras o empresas de factoring), siendo despus estos ltimos quienes cobrarn al comprador.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 7 1. Evaluacin de los proveedores (Ej: cumplimiento en la entrega, calidad del producto, servicio post venta, etc). 2. Revisar peridicamente las fechas de trmino y renovacin de contratos. Seguimiento y monitoreo de la compra 3. Tener claro los mecanismos de garantas establecidos en las Bases de Licitacin durante el tiempo que dure el contrato y hacerlos efectivos. 4. Ordenar y tabular la informacin relevante para futuras compras.

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