Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son disponibles durante el proceso de organizacin y aplicables

de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

1) Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerrquico. 2) Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podr resultar:

Que se encuentren dos o ms idnticas. Que se encuentren algunas superposiciones parciales.

3) Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerrquico dentro de cada departamento o divisin.

4) Se repite en forma idntica esta operacin, hasta alcanzar los ltimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.

5) Cuando se tiene una divisin funcional terica, se renan las funciones obtenidas en unidades concretas de organizacin.
6) La forma de consignar esta departamentalizacin concreta suele ser doble.

Son representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse de la siguiente forma:

Por su objeto

Estructurales Funcionales Especiales

organigramas

Por su rea

Generales Departamentales Esquemticos Analticos Vertical Horizontal Circular mixto

Por su contenido

Por su presentacin o forma

Por su objeto:
a) Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.

b) Funcionales:

Indican en el grafico adems de los puestos y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

c) Especiales:

Son los que destacan alguna caracterstica que la empresa desea resaltar.

Por su rea:
a) Generales: Presentan toda la organizacin, se llaman tambin cartas maestras

b) Departamentales: Representan la organizacin de un departamento o seccin

Por su contenido:
a) Esquemticos: Contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico y no contienen detalles

b) Analticos:

Son ms detallados y tcnicos

Por su presentacin o forma:

a) Vertical

b) Horizontal

c) Circular

d) Mixto

El mapa de procesos ofrece una visin general del sistema de gestin. En el se representan los procesos que componen el sistema as como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante flechas y registros que representan los flujos de informacin

Para realizar el mapa del proceso lo primero que debe hacerse es lo siguiente:
Delimitar los procesos: 1) Identificar quienes son los dueos , los clientes y los proveedores. 2) Plantear cual es el objetivo a alcanzar 3) Que y quien da impulso al proceso 4) Cuales son los elementos de entrada del proceso 5) Como y a travs de quien ( responsable) y con quien ( interrelaciones) se ejecuta el proceso.

6) Cuales son los resultados del proceso ( salidas)

7) Como y cuando se mide, visualiza y evala la aptitud de funcionamiento

8) Visualizar que el proceso es claro y comprensible ( realizacin de un flujograma) 9) Evidenciar que el cliente est satisfecho. Hay que clasificar los procesos, preparar un modelo de proceso para la empresa y prepara la documentacin de los procesos( descripcin y flujograma)

3ER TECNICA DE ORGANIZACIN

Un diagrama de flujo es una representacin grfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u reas de su estructura organizativa.

DIAGRAMAS DE FLUJO
Se trata de una muy til herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto, permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos. Se utilizan distintas formas de interpretacin, a travs de dibujos, de smbolos de ingeniera, de figuras geomtricas, etc. , que transmitan una indicacin de lo que se quiere representar.

OBJETIVO.- Representar grficamente las distintas etapas de

un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensin de su funcionamiento. Es til para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

VENTAJAS.- Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los diagramas de flujo, las siguientes:

Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporacin a la organizacin e incluso, su colaboracin en la bsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias. Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificacin de forma clara de las mejoras a proponer.
Permite que cada persona de la empresa se site dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones. Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formacin y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

ELABORACIN
1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que debern elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. 2.Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboracin de una representacin grfica del proceso en cuestin

3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a travs de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irn repitiendo a lo largo de todo el proceso construccin del diagrama de flujo como son:

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas debern siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacin de la confeccin del diagrama ,componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones 5. Se deber confeccionar una tabla de smbolos estndar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporamos una representacin power point con una relacin de los mismos.

6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas caractersticas que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin asociada, avisos,etc.. A veces se suelen incorporar imgenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar

6.-Reglas.- Utilizar una simbologa simple y conocida por los implicados en el proceso. Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo. Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Es un procedimiento por escrito que indica como establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

Todas las actividades que se realizan en una empresa, organizacin civil o institucin gubernamental, deben estar enfocadas hacia un objetivo que se plasma detalladamente en los manuales, mismos que comprenden desde la parte administrativa hasta las polticas y que deben ser conocidos por los responsables de los puestos estratgicos. Al conocer los manuales en la empresa tendrn una idea clara de cmo se debe de trabajar para lograr un propsito, lo que sera la misin y visin

Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

De polticas De bienvenida De organizacin De procedimientos De calidad

De tcnicas

Formato e ndice de los manuales: El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria de temas: ndice Objetivos y antecedentes del manual Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible. Redaccin clara, concisa y ordenada. Complementarse con grficas

Un manual de bienvenida, recoge toda la informacin relevante para el nuevo trabajador: organigrama, vacaciones, nominas, calendarios, su formato puede ser en papel, on-line, video. Un manual de bienvenida debe dar respuestas a todas las inquietudes del nuevo trabajador, facilitndole la integracin como uno ms.

OBJETIVO DEL MANUAL DE BIENVENIDA:

La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organizacin.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE BIENVENIDA:

1. Bienvenido/a.
2. Historia. 3. La cultura corporativa de la empresa. 4. La organizacin. 5. El primer da en la empresa.

6. Anexos.

Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas de y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de la organizacin. Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones.

Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. d) Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados. e) Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Contenido del Manual de Polticas: Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. 1.ndice 2.Introduccin. Objetivos del Manual Alcance. Como usar el manual. Revisiones y recomendaciones. 3. Organigrama. 4. Declaraciones de Polticas.

Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

VENTAJAS
Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas de modernizacin administrativa. Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas. Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN

IDENTIFICACIN CONTENIDO I. INTRODUCCIN II. OBJETIVO DEL MANUAL III. ANTECEDENTES HISTRICO IV. MARCO JURDICO V. ATRIBUCIONES VI. MISIN Y VISIN VII. ESTRUCTURA ORGNICA VIII. ORGANIGRAMA IX. OBJETIVO Y FUNCIONES X. GLOSARIO DE TRMINOS FORMALIZACIN DEL MANUAL Una vez elaborado el manual de organizacin, la unidad enviar una copia a la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, para que proceda a la dictaminacin y validacin del manual.

IMPLANTACIN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Permite conocer el funcionamiento interno: descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen las actividades de cada puesto. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo.

A) Identificacin b) ndice o contenido c) Prlogo y/o introduccin d) Objetivos de los procedimientos e) reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos. F) Responsables g) Polticas o normas de operacin h) Concepto i) Procedimiento (descripcin de las operaciones). J) Formulario de impresos. K) Diagramas de flujo. L) Glosario de trminos.

El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

El Manual de Calidad de una organizacin, es un documento donde se especifican la misin y visin de una empresa con respecto a la calidad as como la poltica de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha poltica. Es un documento "Maestro" en cual la Organizacin (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de l se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

El Manual de Calidad expone adems la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) y es un documento pblico, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. El Manual de la calidad ha de proporcionar informacin acerca del SGC de la organizacin y ha de especificar: El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a los mismos) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC de la organizacin.

Poltica de Calidad Compromiso de la Direccin Objetivos de Calidad Pautas de organizacin Estructura y organigramas Funciones y responsabilidades de las reas de la empresa Relaciones internas y externas Formacin, motivacin y cualificacin del personal Pautas de Gestin Revisiones y auditoras del Sistema Compras y homologacin de proveedores Control de no conformidades y acciones de mejora Elaboracin de ofertas y revisin del contrato Pautas Tecnolgicas Planificacin y control de procesos Control de Equipos e Instalaciones

La distribucin de espacios se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios tanto para el personal, como para los clientes

El estudio de la distribucin de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin; as como tambin proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones;

El estudio de la distribucin de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organizacin, cuando se ha llevado a cabo una modificacin de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminucin u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicacin, remodelacin o renovacin de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atencin a las necesidades de los clientes.

Al momento de realizar el estudio de la distribucin de espacio, se deben tomar en cuenta en toda organizacin; las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de informacin y procesos de comunicacin establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lgica.

 Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad al cambio. Evitar superficies en que trabaje un nmero excesivo de personas Colocar las unidades orgnicas que tengan funciones similares y estn relacionadas entre si adyacentemente Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo Al personal cuyo trabajo requiere de mxima concentracin, se le deber situar dentro de divisiones parciales o completas. Instalar suficientes contactos elctricos de piso para equipos y maquinas.

La distribucin del espacio de trabajo, debe sistematizar las acciones que provienen de un anlisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignacin de recursos, coordinacin de esfuerzos y delegacin precisa de responsabilidades.

Una buena organizacin debe tener lo siguiente: Entorno y esttica. La organizacin requiere a menudo tomar decisiones sobre ventanas, plantas, y altura de las particiones para facilitar el flujo de aire, para reducir el ruido, proporcionar intimidad etc.

 Flujos de informacin. La comunicacin es importante para cualquier empresa, y debe ser facilitada por la organizacin. Puede ser necesario tomar decisiones sobre la proximidad, as como optar entre espacios abiertos frente a divisiones con separadores para despachos privados.

 Costo del movimiento entre diferentes reas de trabajo. Puede haber consideraciones relativas al movimiento de materiales o a la importancia de que ciertas reas estn prximas a otras.