Fundamentos de Navegacin

Navegacin en el sistema SAP ECC 6.0

Contenido
1. Presentacin de la solucin SAP R/3 a) Historia b) Qu es un ERP? Detalle de los mdulos SAP R/3 c) Beneficios 2. Accesos a SAP a) Entrar al sistema b) Salir del sistema c) Estructura de la pantalla 3. Navegacin a) Trabajar con varias sesiones o nodos b) Men de Favoritos c) Impresin de un listado o pantalla d) Descarga a fichero local e) Iconos de un listado f) Creacin de variantes personales al ejecutar report 4. Ayudas en SAP

1. Presentacin de la solucin SAP R/3

a)

Historia

En 1972 cinco antiguos ingenieros de IBM crean en Mannheim (Alemania) una empresa con el objetivo de producir un software que se hiciera patrn en el mercado para soluciones de negocios integradas. SAP es el lder mundial en el suministro de soluciones e-business colaborativas con 36.000 instalaciones que prestan servicio a 10 millones de usuarios de 13.500 empresas en 120 pases de todo el mundo.

En la actualidad SAP da trabajo a ms de 23.700 personas en ms de 50 pases, cotiza en la bolsa de Francfort y la de Nueva York, donde cotiza bajo el smbolo "SAP".La sede de la empresa est en Walldorf, Alemania, y sus oficinas centrales de operaciones en Estados Unidos se encuentran en Newtown Square, Pensilvana

b)

Qu es un ERP? Mdulos SAP

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning o Planificacin de Recursos de la Empresa y bsicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la informacin entre las funciones de manifactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa. R/3 es un ERP de origen alemn creado por SAP. SAP R/3 es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en un empresa, a travs de mdulos.
SD MM
Comercial de PP Gestin materiales Planificac. Produccin

FI
Contabilidad financiera CO Controlling AM Activos fijos

QM

Gestin PM calidad Mantenimiento

R/3 Client / Server

ABAP/4
WF
Soluciones industriales

PS
Proyectos

HR

IS Workflow

Recursos Humanos

Detalle de los principales mdulos y submdulos SAP R/3

FINANZAS: Mdulo FI: (Financial) Finanzas. GL (General Ledger) Contabilidad general AP (Accounts Payable) Cuentas por pagar AR (Accounts Recivable) Cuentas por cobrar CO: (Controling) Contabilidad de costos AM (Assets Management) Administracin de activos CA (Contract Agreement) Gestin de contratos

VENTAS Y DISTRIBUCION: Mdulo SD: (Sales and Distribution) Ventas y Distribucin. LETRA (Logistic Execution Transport) Logstica y ejecucin de Transportes LIS (Logistic Information System) Sistema de informacin de logstica

 ALMACENES E INVENTARIOS: Mdulo MM: (Materials Management) Gestin de Materiales. WM (Warehouse Management) Gestin de Almacenes IM (Inventory Management) Gestin de Inventarios PRODUCCION: PP: (Production Planning) Planificacin de la produccin. PM (Plant Maintenance) Control de Piso PI (Product Information) Gestin de Frmulas QM (Quality Management) Aseguramiento de calidad E&HS (Enviroment and Healt Security) Gestin del medio ambiente RECURSOS HUMANOS: HR (Human Resources) Recursos Humanos. PA (Personal Administration) Administracin de personal PD (Personal Development) Desarrollo de Personal PY (Payroll) Nomina

a)

Beneficios

Integracin: Una de las caracterstica ms destacable de SAP. La integracin en SAP se logra a travs de la puesta en comn de la informacin de cada uno de los mdulos y por la alimentacin de una base de datos comn. La informacin, por tanto que se introduce en SAP repercutir, al momento, a todos los dems usuarios con acceso a la misma. Facilidad de adaptacin: Este sistema posee la facilidad de ajustarse de forma muy satisfactoria a los procesos y requerimientos de negocio de cada compaa, desarrollando soluciones de gestin concebidas en base a las mejores prcticas de gestin empresarial. Homogeneizacin: Al implementar una estructura de modelos ptimos y comunes permite alcanzar, en la organizacin donde se implanta, una elevada homogeneizacin en los modelos de gestin existentes. Facilidad de uso: Maximiza la facilidad de realizacin de las tareas de los usuarios, automatizando tareas complejas, disminuyendo las redundancias, evitando la repeticin de trabajos y reduccin los potenciales errores. Para ello dispone de un sistema muy eficaz de control de holguras, disponibilidad de alertas, seguimiento de estados.

2. Accesos a SAP
a) Entrar al sistema
Para entrar a SAP partimos de nuestro escritorio de Windows, donde tendremos un acceso a SAP, similar al siguiente:

Al pulsar dos veces sobre este icono, se abre una ventana con los accesos a los distintos sistemas disponibles:

Despus de pulsar dos veces sobre el sistema en el que se quiere trabajar se presentar la siguiente pantalla de introduccin de datos:

Mandante: Es el nmero del sistema Sap en el que se quiere entrar. Usuarios: Es el nombre del usuario que utilizaremos. Clave de acceso: Es la contrasea de nuestro usuario SAP. Idioma: Es el idioma en el que se puede entrar a SAP.

La primera vez que se accede al sistema, por seguridad, puede ser que el sistema nos obligue a cambiar la clave de acceso (password), tecleando dos veces la nueva:

Una vez introducida la clave, se visualiza un mensaje de primera entrada en el sistema

b) Salir del sistema

Tenemos dos formas de abandonar el sistema; La forma ms rpida es pinchar el icono de la esquina superior derecha :

La otra forma es a travs de la barra de mens, pinchando:

Sistema > Salir del sistema

c) Estructura de la pantalla
Para analizar la estructura de la pantalla la hemos dividido en tres partes bien diferenciadas: Cabecera Cuerpo Barra de estado

 Cabecera de la pantalla

Los mens son desplegables, es decir, cuando se selecciona una opcin de men, aparecen las otras opciones asociadas.

Detalle de los iconos que componen la pantalla en la barra de tareas estndar de SAP: Intro: Confirma los datos introducidos (idntico a la tecla <Intro> ) Campo de comandos: El campo de comandos puede no verse al principio.

Pinche en la flecha junto al icono de para introducir datos.

, y el campo de

comandos estar listo

Pulsando el icono dentro del campo de comandos (a la derecha), aparece la lista histrica, con los cdigos de transacciones que se han usado desde que se entr en SAP, y se pueden pinchar para reutilizarlas.

Resto de iconos

Iconos de otras funciones: Aparecen o no, segn la transaccin en que se est.

Dependiendo de la transaccin donde nos encontremos puede aparecernos una barra de ttulos complementaria que contiene informacin sobre la accin que estamos realizando en el sistema.

 Cuerpo de la pantalla

Contempla el rbol de mens y, despus de seleccionar la transaccin muestra la pantalla de entrada de datos.

Existen dos formas de acceder a una transaccin:

Seguir la estructura de mens: Puede desplegar y plegar mens en el rea de navegacin seleccionando las flechitas hacia abajo a la izquierda de las opciones de men. En caso de que haya otro nivel jerrquico de men, lo indica con el smbolo , y se puede acceder a ese nivel seleccionando la flecha. Si la flecha apunta hacia abajo , el men ya est abierto. El ltimo nivel de men muestra las transacciones, con el smbolo

 Otra opcin es trabajar directamente por cdigo de transaccin. Se introduce la transaccin en el campo de comandos, y el sistema presenta directamente la transaccin a tratar.

Si se despliega esta opcin del men, se muestran las ltimas transacciones que fueron introducidas de forma manual.

Por defecto en el men SAP no aparecen visibles los cdigos de transacciones:

Para que aparezcan visibles deberemos seguir la ruta del men Detalles Opciones

Se marca la opcin Visualizar nombres tcnicos

Y se acepta pulsando intro o marcando con el ratn en

 Barra de estado La barra de status proporciona informacin general sobre el Sistema SAP y la transaccin o la tarea en la que est trabajando. A la izquierda de la barra de status, se visualizan los mensajes de sistema. El final derecho de la barra de status contiene tres campos: uno con informacin de servidor y los otros dos con informacin de status.

Los mensajes del sistema aparecen en la parte izquierda de la barra de estado:

Informacin: Los mensajes de informacin no necesitan ser confirmados. Slo tienen carcter informativo.

Avisos: Los avisos necesitan ser confirmados, pulsando <Intro>, para que el sistema se asegure de que se han ledo.
Errores: En caso de que se introduzcan datos errneos, el sistema sealiza el campo cuyo contenido necesita ser cambiado, y aparece el mensaje de error.

3. Navegacin
a) Trabajar con varias sesiones o nodos

Existe la posibilidad de trabajar con varias sesiones a la vez. Son varias pantallas de acceso al mismo entorno SAP, y desde el mismo usuario. En SAP estas sesiones se llaman modos. Se pueden procesar varias transacciones en paralelo desde distintas reas de la aplicacin. Por ejemplo, mientras se est introduciendo un pedido, se puede acceder a consultar otro sin abandonar el primero. Si se accede a modificar los mismos registros de datos en dos sesiones distintas, una de ellas los encontrar bloqueados por la otra.

 Crear un modo o sesin

Un modo se puede crear desde la barra de men: Sistema Crear modo

O bien, pulsando el icono

de la barra de herramientas estndar.

 Cerrar un modo o sesin: Un modo se puede cerrar desde la barra de men: Sistema Borrar modo

O bien puede cerrar pulsando el smbolo pantalla.

en la esquina superior derecha de la

b)

Men Favoritos

Se pueden aadir las transacciones ms usadas a una parte del men llamada Favoritos, de modo que sean ms fcilmente accesibles. Primero marcar la transaccin deseada, y pulsar el icono

La transaccin ahora aparecer al final de la lista de Favoritos

Se puede organizar el men de Favoritos, creando carpetas y arrastrando las transacciones con el ratn a la posicin deseada. Para ello se pulsar en el botn derecho del ratn.

c)

Impresin de un listado (pantalla o informe)

Cuando en SAP R/3 estamos visualizando datos en una pantalla, si estos datos tienen formato imprimible como listado, se activa el icono (si no aparece difuminado ) y se puede usar para lanzar la salida por impresora.

Despus de clicar sobre el icono de impresin aparecer la pantalla siguiente:

Despus de asegurarnos que el dispositivo de salida es el adecuado procederemos a imprimir sobre la impresora que tenemos predefinida en Windows, en ese caso se especificar como dispositivo de salida la denominacin de nuestra impresora local: Impresora PCAl pulsar , se obtendr la pantalla de confirmacin correspondiente. Y se visualizar en el margen inferior de la pantalla los datos de impresin.

d)

Descarga a fichero Local

Los informes que se pueden enviar a impresora tambin se pueden enviar a un fichero, en formato plano o de hoja de clculo. Para ello, seguir en el la barra de men el camino:

Posteriormente aparecer la ventana siguiente:

Dependiendo del uso de la informacin descargada utilizaremos la opcin ms conveniente: Sin conversin: Genera un fichero plano encolumnado. Hoja clculo: Genera un fichero con campos separados por tabuladores, para poder ser abierto por programas de hoja de clculo, como Excel. Rich Text Format: Genera un fichero para su utilizacin desde Word u otros procesadores de texto, lo ms parecido a lo que vemos en pantalla. Se genera como una tabla de colores. Formato HTML: Genera un fichero en formato HTML, disponible para ser visto por un explorador (browser): En el caso de seleccionar En portapapeles se puede enviar al Portapapeles de Windows, para pegarlo despus en cualquier documento o fichero.

e)

Iconos de un listado

Los iconos mas utilizados son los siguientes:

f)

Creacin de variantes personales al ejecutar report

En la ejecucin de un informe cualquiera, la informacin presentada puede ser del tipo siguiente:

Nos puede interesar que la informacin que se presenta tenga un orden de columnas determinado, un subtotal por conceptos especificoetc. Para ajustar estos modos de presentacin existen en SAP las llamadas variantes de visualizacin. Estas variantes se gestionan con el icono que si se pulsa en su lado derecho, despliega la siguiente lista:

4. Ayudas en SAP
Se puede pulsar F4 para saber los valores que se pueden introducir en un campo, cuando estos valores estn predefinidos. Sobre la lista mostrada, se puede elegir el valor pinchndolo con doble clic. Tambin se puede usar el icono o que aparece a la derecha del campo en cuestin, equivalente a F4

Adems pulsando el botn derecho del ratn se obtiene ayuda de las posibles acciones, segn en qu transaccin y en qu rea de la pantalla estemos. Sobre esa lista de acciones podemos elegir una, pinchndola con el botn izquierdo del ratn, o podemos no elegir ninguna, pulsando la tecla <Esc> o pinchando fuera de la lista.