Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir

en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. OtrosConceptos: "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto! orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo "umano en la empresa". #. $eyes %once.

"&l manual presenta sistemas y t'cnicas especificas. (e)ala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempe)a responsabilidades espec*ficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un m'todo estndar para ejecutar alg+n trabajo". ,ra"am -ellog. "&s un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". .erry ,. $. "Una e/presin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector0 es una gu*a que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo". 1ontinolo ,.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las pol*ticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. &n esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propsito se)alar en forma sistemtica la informacin administrativa.

2bjetivos de los manuales

3e acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos! a.4nstruir a la persona, acerca de aspectos tales como! objetivos, funciones, relaciones, pol*ticas, procedimientos, normas, etc. b.%recisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c.1oadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d.(ervir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.

e. %roporcionar informacin bsica para la implementacin de reformas administrativas.

planeacin

f. %ermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. g. #u/ilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. ". (irve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. i. 4nterviene en la consulta de todo el personal. j. 5ue se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

6. %ara establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya e/istente. l. %ara uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. m. 3etermina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. n. 7acilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. o. #umenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben "acer y como deben "acerlo. p. #yuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. q. 1onstruye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y m'todos.

8entajas y 3esventajas de los manuales administrativos!

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. (in embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

 &s un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as* como las tareas espec*ficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Un manual de organizacin complementa con ms detalles la informacin que bosqueja el organigrama.

2bjetivos!
a.%resentar una visin de conjunto de la organizacin b.%recisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para destinar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. c.1oadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones. d.7acilitar el reclutamiento y seleccin de personal. e.(ervir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas unidades orgnicas. f.%ropiciar el mejor aprovec"amiento de los recursos "umanos y matriciales.

1lasificacin seg+n su rea de aplicacin

%uede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el rea de ampliacin, el contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido, etc. 3e acuerdo al rea de ampliacin se puede dividir en manuales generales de organizacin (abarcan toda la empresa. (e incluye una parte de antecedentes "istricos de la empresa y manuales espec*ficos de organizacin (se ocupan de una funcin operacional, un departamento en particular o una seccin .

1ontenido del manual

&l contenido var*a de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para manuales mas espec*ficos son! 4dentificacin 9ndice 4ntroduccin 2bjetivo del manual :mbito de aplicacin #utoridad 1omo usar el manual 3irectorio #ntecedentes ;ase legal ( en caso de organismo publico 2rganigrama &structura funcional 2bjetivos de cada unidad orgnica

&tapas para su elaboracin

%ara ello el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se debe "acer las siguientes preguntas! <1ual es el objetivo del organismo al crear este manual= <5ue beneficios proporcionara el manual a los usuarios= <5ue espero yo (o mi departamento manual= Una vez definidos se procede a desarrollar el contenido. lograr con este

%resentacin y discusin del anteproyecto

(e solicitan mas proyectos de los que en realidad pueden llevarse a cabo, "ay cinco criterios para la seleccin del proyecto que son! que el proyecto este respaldado por la directiva, que su programacin sea congruente con la disponibilidad de recursos, que dirija a la empresa "acia el logro de las metas, que sea practico y muy importante como para ser considerado entre los otros posibles proyectos y se procede a la discusin del que quedara.

#utorizacin y aceptacin del proyecto

3espu's que se selecciono el proyecto de los anteproyectos se realiza un estudio de factibilidad sobre sus m'ritos operativos, t'cnicos y socioeconmicos. >ediante el estudio de factibilidad, se recopila la informacin que permitir a los directivos decidir si procede o no un estudio formal del proyecto.

Figura: datos bsicos de un manual de organizacin.

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el que"acer cotidiano de las diferentes reas de una empresa. &n los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. #dems, con los manuales puede "acerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lgico y en un tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. .odo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal, la determinacin de los tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de m'todos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

8entajas
a. a. b. b. c. c. d. d. e. e. f. f. g. g. ". ". i. i. j. j. 6. 6. #u/ilian #u/ilianen enel eladiestramiento adiestramientoyycapacitacin capacitacindel delpersonal. personal. #u/ilian #u/ilianen enla lainduccin induccinal alpuesto. puesto. 3escriben 3escribenen enforma formadetallada detalladalas lasactividades actividadesde decada cadapuesto. puesto. 7acilitan 7acilitanla lainteraccin interaccinde delas lasdistintas distintasreas reasde dela laempresa. empresa. 4ndican 4ndicanlas lasinterrelaciones interrelacionescon conotras otrasreas reasde detrabajo. trabajo. %ermiten %ermiten que que el el personal personal operativo operativo conozca conozca los los diversos diversos pasos pasos que que se se siguen siguen para para el el desarrollo desarrollode delas lasactividades actividadesde derutina. rutina. %ermiten %ermitenuna unaadecuada adecuadacoordinacin coordinacinde deactividades actividadesaatrav's trav'sde deun unflujo flujoeficiente eficientede dela la informacin. informacin. %roporcionan %roporcionanla ladescripcin descripcinde decada cadauna unade desus susfunciones funcionesal alpersonal. personal. %roporcionan %roporcionanuna unavisin visinintegral integralde dela laempresa empresaal alpersonal. personal. (e (e establecen establecen como como referencia referencia documental documental para para precisar precisar las las fallas, fallas, omisiones omisiones yy desempe)os desempe)osde delos losempleados empleadosinvolucrados involucradosen enun undeterminado determinadoprocedimiento. procedimiento. (on (ongu*as gu*asdel deltrabajo trabajoaaejecutar. ejecutar.

Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

&laboracin
%ara elaborar un manual de procedimientos "ay que seguir los siguientes pasos!

Las fuentes de informacin ms comunes son!

#rc"ivos de la empresa. 3irectivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los m'todos para compilar la informacin son!

&ncuestas. 4nvestigacin documental. 2bservacin directa.

$ecomendaciones generales de presentacin!

a.Logotipo. b.?ombre de la empresa. c.Lugar y fec"a de elaboracin. d.$esponsables de la revisin y autorizacin. e.9ndice con la relacin de cap*tulos que forman el manual. f.1artula, portada, *ndice general, introduccin, parte sustancial del manual, diagramas y ane/os. g.7ormatos de "ojas intercambiables para facilitar su revisin y actualizacin en tama)o carta u oficio. ".Utilizar el m'todo de reproduccin en una sola cara de las "ojas. i.Utilizar separadores de divisiones para los cap*tulos y secciones del manual.

$evisin, aprobacin, distribucin e implantacin

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la informacin est' completa, que sea veraz y no tenga contradicciones. &l responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. %ara implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

#ctualizacin
&s necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. >ediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operacin.

Figura:formatodel manualde procedimientos

&l >anual de 1alidad es el documento gu*a del (istema de ,estin de 1alidad ((,1 , desarrolla todos los ep*grafes de la ?orma 4(2 @AAB aplicndolos a la organizacin e incluye todos los procedimientos y normas que se aplican en el (,1. &l >anual de 1alidad contiene la descripcin detallada de todo el (istema de ,estin de 1alidad de la 2rganizacin, manual de consulta bsico para la implantacin, mantenimiento y mejora continua del (,1. &l objetivo del >anual de 1alidad es facilitar una descripcin (istema de ,estin de la 2rganizacin, que sirva de referencia para la aplicacin de este sistema y se complemente con el conjunto de documentacin del sistema.

3escripcin del manual de calidad

B.requisitos para su elaboracin C.los contenidos D.propuesta de estructura. E.gu*a para elaborar un manual de calidad F.consideraciones a tener en cuenta para la elaboracin G.usuarios del manual de calidad H.La redaccin del manual

Los requisitos para el >anual de 1alidad (eg+n la 4(2 @AAB en su art*culo E.C.B, la 2rganizacin debe establecer un manual de calidad que incluya lo siguiente! a.&l alcance del sistema de gestin de calidad, detallado. 4ncluyendo las e/clusiones. b.Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de calidad o una referencia a los mismos.

Iay una serie de particularidades que "ay que tener en cuenta en el momento de elaborar el >anual de 1alidad y que vienen detalladas en la U?& GG@CF (directrices para los documentos de calidad (olo puede "aber un solo >anual de 1alidad.(Jnico &l >anual de 1alidad incluir el alcance del sistema de gestin de calidad, e/plicando en detalles cualquier e/clusin y su justificacin, asimismo incluir los procedimientos documentados o las referencias de 'stos y describir los procesos del sistema de gestin de calidad y sus interacciones. La informacin completa de la organizacin! nombre, ubicacin, medios de comunicacin, su l*nea de negocios, antecedentes, "istoria y tama)o. 1ada 2rganizacin debe definir el contenido necesario para satisfacer los requisitos legales y reglamentarios, as* como las necesidades y e/pectativas de todas las partes interesadas. #l margen de ello, la norma establece un contenido m*nimo para el desarrollo del manual.

1ontenido del >anual de 1alidad

B..*tulo y alcance. %odr*amos llamarlo prembulo del manual y contiene la organizacin o parte de la organizacin, centro de trabajo, etc. al cual aplica el sistema de gestin de calidad. 4ncluye referencia a la norma del sistema en el que se basa el sistema de gestin de calidad (ej.! &ste manual incorpora los requisitos de la ?orma 4(2 @AAB!CAAK, inspirado en una filosof*a de mejora continua, considerando los principios de la ?orma 4(2 @AAE!CAAA, y los requisitos de la ?orma 4(2 BEAAB!CAAE C..abla de contenidos. 9ndice del manual, con secciones, subsecciones.

D. $evisin aprobacin y modificacin! 1omo cualquier otro documento de calidad estos datos tienen que estar cumplimentados. E. %ol*tica y objetivos de calidad. 1uando se opta por incluir la pol*tica de calidad y los objetivos, el manual debe contenerla. Las metas de la calidad reales para cumplir los objetivos pueden estar especificadas en otra parte de la documentacin del sistema de calidad.

F. 2rganizacin, responsabilidad y autoridad! &l manual de la calidad debe proporcionar informacin clara de la estructura de la organizacin, responsabilidades, autoridad de cada estamento e interrelaciones. %uede incluirse diagramas u organigramas si fuera necesario o se optase por ello. La descripcin de los puestos de trabajo puede reflejarse en otro documento, al que el manual "ar referencia. G. $eferencias! &l manual de calidad contendr una relacin de todos los documentos relacionados con el sistema de gestin de calidad a los que "aga referencia.

H. 3escripcin del sistema de gestin de la calidad. &l manual de la calidad proporcionar una descripcin del sistema de gestin de la calidad y su implementacin en la organizacin. 4ncluir la relacin de los procedimientos documentados o referencias. &l manual debe reflejar los m'todos usados por la organizacin para satisfacer su pol*tica y objetivos. K. #ne/os! pueden incluirse los ane/os que contengan informacin de apoyo al manual de calidad.

&structura del manual de calidad seg+n la norma 4(2 @AAB!

&n la elaboracin del >anual se tendr en cuenta cada uno de los ep*grafes que se relacionan a continuacin, que se desarrollaran y se aplicarn a la 2rganizacin

9ndice del >anual de 1alidad de una empresa B.B 9ndice del manual de calidad. 1.2-Introduccinygeneralidades 1.3-DeclaracindelaDireccin(5.1,5.2) 1.4-PolticadeCalidady !"eti#os(5.3,5.4.1,5.2) 2.1$%es&onsa!ilidadesy'utoridad(5.5.1) 2.2-%e&resentantedelaDireccin(5.5.3) 2.3-Co(it)deCalidad 2.3.1-Co(it)deCalidad(5.5,5.*,5.4.2) 2.3.2-Co(it)deCalidaddecadade&endencia 2.4- rganigra(a(5.5) 3.1- !"etoyCa(&ode'&licacin(4.2.2) 3.2-+or(asyDocu(entosde%e,erencia(4.2.2) 3.3--estindel.anualdeCalidad(4.2.3) 4.1-%es&onsa!ilidadesdelaDireccin 4.1.1-PolticadelaCalidad 4.1.2- rgani/acin 4.1.3-%e#isionesDireccin(5.1,5.3,5.4.1,5.5.1,5.5.2,5.*.1,*.1,*.2.1,0.5.1 4.2-1iste(adeCalidad 4.2.1-2structuradocu(entaldelsiste(adecalidad 4.2.5-Plani,icacindelaCalidad(4.1,4.2.1,4.2.2,5.4.2,3.1) 4.3-%e#isindePedidosocat4logos(5.2,3.2.1,3.2.2,3.2.3)

4.4-25clusiones(1.2,3.3,3.5.2) 4.5-ControldelaDocu(entacin(4.2.3) 4.*-Co(&ras(3.4.1,3.4.2,3.4.3) 4.*.2-2#aluacinde&ro#eedoresysu!contratistas 4.*.3-Datosso!relasco(&ras 4.*.4-6eri,icacindelos&roductosco(&rados 4.3-Controldelos&roductossu(inistrados&orelcliente(3.5.4) 4.0-Identi,icacinytra/a!ilidaddel&roducto(3.5.3) 4.7-Controldelos&rocesos(*.3,*.4,3.5.1,3.5.2) 4.18-Ins&eccinyensayo(3.1,3.4.3,3.5.2,0.1,0.2.4 4.18.2-ins&eccinyensayosderece&cin 4.18.3-ins&eccinyensayosen&roceso9,inal 4.11-Controldelose:ui&osdeins&eccin,(edicinyensayo(3.*) 4.12-2stadodeins&eccinyensayos(3.5.3) 4.13-Controlde+oCon,or(idades(0.3) 4.14-'ccionesCorrectorasyPre#enti#as(0.5.2,0.5.3) 4.15-.ani&ulacin,'l(acena(iento,Conser#acinyDistri!ucin(3.5.1,3.5.5) 4.1*-Controldelos%egistrosdelacalidad(4.2.4) 4.13-'uditorasinternasdelacalidad(0.2.2,0.2.3) 4.10-;or(acin(*.2.2) 4.17-1er#icio&ost#enta(3.5.1) 4.28-<)cnicasestadsticas(0.1,0.2.3,0.2.4,0.4) 4.21-25clusiones(1.2,3.3,3.5.2) 4.22-Controldeladocu(entacin(4.2.3)

1onsideraciones a tener en cuenta para su elaboracin

BL.M &l >anual de 1alidad es el documento ms auditado, ms cr*tico y ms esttico en el sistema de calidad. &s el documento que se encuentra en el v'rtice superior de la pirmide de la documentacin necesaria en un sistema de calidad, ya que contiene la pol*tica de calidad y requisitos que el resto de documentos y los procedimientos deben seguir. CL &l >anual de 1alidad es la columna vertebral del sistema de calidad y el que establece todo lo necesario para cumplir con los requisitos de la norma. DL 3ebe adaptarse e/actamente a lo que establece la norma 4(2 @AAB, por lo que se aconseja que la +ltima pgina del mismo tenga un cuadro de equivalencia como se indica en el ejemplo, cada cap*tulo se debe identificar con las referencias de la ?orma N debe estar perfectamente adaptado a la 2rganizacin

Usuarios del >anual de 1alidad

&l >anual como gu*a del (,1 estar a libre disposicin de la 2rganizacin en general, lo que la norma clasifica en cuatro reas. &l director. &l personal de la 2rganizacin. Los auditores (internos y e/ternos Los clientes de la 2rganizacin.

&l manual debe satisfacer las necesidades de estos usuarios y estas necesidades se consideran satisfec"as si el >anual de 1alidad les permite conocer! La pol*tica de la calidad de la 2rganizacin. %rincipales medidas adoptadas para llegar a los usuarios. &structura organizativa. #ctividades que realiza. Ubicacin geogrfica 7uncionamiento del sistema de gestin de calidad $eglas de organizacin y funcionamiento. volver

&l >anual de 1alidad debe estar redactado por una persona que conozca bien la 2rganizacin y debe apoyarse en la participacin de todos los departamentos afectados, principalmente en lo que respecta a la descripcin de sus actividades. &l personal implicado en el (istema de ,estin de 1alidad debe colaborar y revisarlo, al objeto de mejorar la actitud de todo el personal en instaurar, mantener y mejorar el (,1. (i el manual no sigue la misma secuencia que la ?orma, que es lo normal, debe llevar un ane/o con una tabla de equivalencia, entre los ep*grafes del manual y lo ep*grafes de a norma a la que corresponde.

Figura:datos bsicosdeun manualdegestinde calidad.