Aplicando o Mapeamento do Fluxo de Valor em TI

Marcelo Udo

Objetivo
Demonstrar a aplicao

da tcnica do Mapeamento de Fluxo de Valor no ambiente de TI, especialmente no mbito do desenvolvimento de um novo servio de TI ou manuteno de um servio j existente. Apresentar as vantagens que uma abordagem Lean Six Sigma pode trazer para a TI.

Objetivo do Case
Aumentar em 50% a capacidade da unidade de atendimento a um servio para uma empresa do ramo Telecom, no caso, todos os projetos e manutenes relacionadas ao sistema de Faturamento.

Cenrio encontrado
Lead time de atendimento a demanda de projetos: 8 meses e trs semanas, em mdia Percentual de retrabalho: 46% Custo fixo: 13% do montante total Custo de R$ 1.108.800,00 por 21.120 horas (R$ 52.27 / hora)

Oportunidades de melhoria
Reduo do lead time para atendimento das demandas Aumento do grau de confiabilidade (diminuio do retrabalho) Eliminao do custo fixo Reduo do custo/hora

Princpios Lean
1. Definir o que valor na perspectiva do cliente 2. Definir o fluxo de valor 3. Implementar o fluxo contnuo 4. Utilizar a produo puxada 5. Buscar a perfeio sempre

Sempre com foco na reduo dos 7 tipos de desperdcios Defeitos Inventrio Processamento Excessivo Espera Superproduo Movimento desnecessrio Transporte

Introduo ao MFV
uma tcnica Lean utilizada para analisar o fluxo de materiais e informaes necessrios para entregar um produto ou servio ao cliente. Foi originada na Toyota, onde era conhecida como Mapeamento do Fluxo de Informaes e Materiais.

Vantagens da utilizao do MFV

Pode ser adotado por qualquer empresa e ramo de atuao um processo simples e rpido Entende-se o fluxo de valor da organizao como um todo Facilita a visualizao de atividades que agregam valor na perspectiva do cliente focado na reduo de desperdcios Demonstra visualmente o desempenho de cada parte do fluxo de valor (atravs da caixa de dados) flexvel

Passos

1. Escolher uma famlia de produtos/servios a ser avaliada 2. Desenhar o mapa do estado atual 3. Desenhar o mapa do estado futuro 4. Definir um plano de ao para alcanar o estado futuro 5. Avaliar os resultados e buscar a perfeio sempre

O que seria uma famlia de produtos? Definio de famlia de produtos: "um produto e suas variaes, passando por etapas similares de processamento e equipamentos comuns".

Manutenes evolutivas / novos sistemas (projetos) Manutenes evolutivas (pontuais) Resoluo de problemas Resoluo de incidentes

Famlia selecionada

(1) Seleo da famlia de produtos

A tcnica utilizada foi a Matriz PQPR (Product Quantity / Product Routing) para agrupamento de produtos/servios em famlias. Para se utilizar a matriz, devem ser indicados quais passos de processos so utilizados por cada produto. Em seguida, busca-se pelo agrupamento de passos de processos em comum.

Atendimento Compras Comercial Produo Expedio X X X X

Help Desk X X X X

Suporte X X X X

Sistemas

Manuteno

Telefonia X

Liberao

X X

X X

X X X

X X

(2) Fluxo de Valor Atual

As definies do pessoal de negcio, que valem menos do que um jogo de cara e coroa, ficam 1 ms em caixas de correio eletrnico e sistema de controle de documentao.

5% de retrabalho sobre o que est mais de 50% mal definido no 5% de retrabalho.

I
Tudo isso para entregar?

Retrabalho mais de 50%, ou seja, a chance de estar certo menor do que cara e coroa Corrige-se no Desenvolvimento tudo aquilo que foi mal definido, analisado e projetado.

(3) Fluxo de Valor Futuro

Implantando um sistema puxado orienta negcios sobre quando fazer. Fornece nitidez sobre trabalho. Implantando Gesto do Conhecimento ao invs de documentao o retrabalho extremamente reduzido. OXOX Pitch Semanal
Gesto do Conhecimento

Libera-se semanalmente para o cliente software pronto.

Implantar protocolo de comunicao em Negcios atravs de padro. 0% de retrabalho conquistado pela simplicidade.

O desenvolvimento o processo puxador que orientado para entrega semanal ao cliente

(4) Plano de Ao
Planejamento dos Quick Wins atravs dos Kaizens

Kaizens de 1 a 3 meses de durao

Definio da meta: Reduzir 50% de tempo de espera e retrabalho dos recursos Estimativa de Reduo Anual de custos: R$ 1.688.400,00.

Quadro de Gesto Visual

1.

2. 3. 4. 5. 6.

Knowledge Acquisition realizar a aquisio do conhecimento do projeto, que a necessidade do cliente, sincronizado com o processo puxador, que a capacidade de desenvolvimento de sistemas do processo Knowledge Implementation e a necessidade subsequente do processo Knowledge A & D. Knowledge A & D realizar a arquitetura, design e a anlise dos requisitos do processo anterior para atender o processo puxador Knowledge Implementation. Knowledge V & V realizar o roteiro de atividades de verificao e validao de Knowledge A & D e Implementation. Knowledge Implementation atender a demanda semanal de software para entrega ao cliente. Knowledge V & V executar as atividades do roteiro nos processos Knowledge A & D e Implementation usando o FIFO (First in First out) Knowledge I & D integrar componentes de software, manual operacional e implantar no cliente usando acordo de entrega semanal

Base de Conhecimento

Seiri
Classificao 1.

Seiton
Organizao

Seiso
Limpeza

Seiketsu
Padronizao

Shitsuke
Comprometimento

2. 3. 4. 5.

Seiri por todo o projeto, classificar as informaes de maneira estruturada, sabendo relacionar cada informao do produto e do projeto. Informaes no estruturadas devem ser rejeitadas ou investigadas. Seiton organizar as informaes classificadas orientando buscas rpidas e entendimento rpido. Seiso aplicar procedimentos de limpeza das informaes que no geram mais conhecimento. Seiketsu padronizar o esforo para garantir sua plena reutilizao e, consequentemente, sua reduo de custo. Shitsuke manter o comprometimento de cada par no processo quanto ao uso da Base de Conhecimento, sempre apontando o que deve ser melhorado.

(5) Avaliao dos resultados

Meta: 50% -- R$ 1.688.400,00

Resultado: 67 % -- R$ 2.262.456,00

Amostra Kanban

2904

Amostra Kanban

1418

Capacidade

0,69

Capacidade

4,43

Controle e Manuteno

Tempo de Espera e Retrabalho dos Recursos

3.5
3 2.5 2 1.5

Meta
1 0.5 0 abr/07 mai/07 jun/07 jul/07 ago/07 set/07 out/07 nov/07 dez/07 jan/08 fev/08 mar/08 abr/08 mai/08 jun/08 jul/08 ago/08 Baseline DMAI Control

Resumo Financeiro

Antes

Depois

3 projetos em 1 ano 20 projetos em 1 ano 21.120 horas, a um custo 99.884,80 horas, a um de R$ 1.108.800,00; custo de R$ 5.191.452,00; custo/hora: R$ 52,27; custo/hora: R$ 51,97; custo fixo de 13% para o sem custo fixo; cliente; Tempo de Entrega: 5 Tempo de Entrega: 8 meses meses e uma semana; e trs semanas; 19% de retrabalho. 46% de retrabalho.

Bibliografia
Figueiredo, Kleber. A Logstica Enxuta. Cel/Coppead. 2006. Liker, Jeffrey K. O Modelo Toyota. Editora artmed, 2005. Poppendieck M., Poppendieck T. Lean Software Development, Addison-Wesley, 2003. Rotondaro, Roberto G.; Ramos, Alberto W.; Ribeiro, Celma O.; Miyake, Dario I.; Nakano, Davi; Laurindo, Fernando J. B.; Ho, Linda L.; Carvalho, Marly M. de; Braz, Moacyr A.; Balestrassi, Pedro P. Seis Sigma. 1.ed So Paulo: Atlas, 2002. Shingo, Shigeo. O Sistema Toyota de produo : do ponto de vista da engenharia de produo. 2. ed Porto Alegre: Bookman, 1996. Shook, John; Rother, Mike. Aprendendo a Enxergar. Lean Institute Brasil, 2000. Udo, M.; Vaquero, T. S.; Silva, J. R.; Tonidandel, F. Lean Software Development Domain. In: ICAPS-08 Workshop on Scheduling and Planning Applications (SPARK). Sydney, Australia. 2008. Udo, M. Reduo no Ciclo I de Desenvolvimento de Software. Disponvel em:<http://www.leansixsigma.com.br/ACERVO/ACERVO_36102336.pdf>. Acesso em: 14 de abril de 2009. Womack, James P; JONES, Daniel T. A mentalidade enxuta nas empresas: elimine o desperdcio e crie riqueza. 4. ed Rio de Janeiro: Campus, 1998.

Aplicando o Mapeamento do Fluxo de Valor em TI MAIS COM MENOS Obrigado!

Marcelo Udo