Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)

Qu es el PMR?

Es un instrumento de monitoreo basado en Resultados que proporciona informacin cuantitativa y cualitativa con respecto al progreso del proyecto, la entrega de los Productos en el corto plazo y la efectividad de los Resultados en el largo plazo

Resultados Integrados con Estrategias de Pais Estrategia de Pas

P M R

Resultados
Productos

Proyecto

PMR recoge la informacin del avance en los Productos y Resultados de los proyectos PMR integra los Resultados de los proyectos con el Marco de Resultados de las Estrategias de Pas

Contenido del PMR

Llenado del PMR: Qu Secciones Contiene el PMR?

Datos Bsicos (provienen de base de datos corporativa) Resultados (relacionados con la Estrategia de Pas) Productos (relacionados con los resultados)

Desempeo (basado en un ndice cuantitativo)

Estado de Situacin (corresponde al Plan de Supervisin) Manejo de Riesgo (Metodologa de Gestin de Riesgo) Lecciones Aprendidas (durante toda la ejecucin y al cierre) Reportes (contienen informacin cuantitativa y cualitativa) Validacin (Jefes de Divisin y Representantes)

PMR Inicial
De dnde Proviene la Informacin?
Documento de Proyecto

Matriz de Resultados
Tabla de Costos Plan de Adquisiciones Plan de Ejecucin del Proyecto Plan Operativo Anual

PMR Inicial
Seccin de Resultados (Outcomes):
Qu Resultados se quieren Lograr?

Con qu Indicador se va a Medir?

Cul es su Lnea de Base? Qu se pretende lograr al Fin del Proyecto? Qu Mtodo de Evaluacin se utilizar?

Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes)

Outcomes Indicators Indicator 1.1. Indicator 1.2 Outcome 1 Indicator 1.3 Indicator 1.4 Indicator 2.1 Indicator 2.2 Outcome 2 Indicator 2.3 Indicator 2.4 Unit Current Baseline Control (n) Planned Actual EOP Target (Q1/YY) Planned Actual

X
X X X

X
X X X

X
X

X
X X X

X X

X
X X to

X
X X ti

X
X

X
X X

X teop

PMR Inicial
Seccin de Productos (Outputs):
Para cada ComponenteQu Productos se van a lograr?

Cundo se van a lograr los Productos?

Cules son los Costos asociados a los Productos Anualmente y al Fin del Proyecto?

Plan de la Matriz de Resultados (Outputs)

End of Program OUTPUTS 1.0 2.0 3.0 Total Quantity Unit
X

Y1 Planned Units
X

Y2 Progress Units
Y

Y3 Progress Units
Y

Y(n) Progress Units Planned Units

X

Planned Units
X

Planned Units
X

Progress Units

X
X X

X
X X Y Y

X
X X

X
X

X
X X

End of Program PROJECT COSTS by OUTPUTS $ 1.0 2.0 3.0 TOTAL COST (IDB + LOCAL) End of Program DISBURSEMENTS $ TOTAL (IDB) Total % Planned $ %
X X X X

Y1 Planned $ %
X
X X X

Y2 Progress $ %
Y
Y Y Y

Y3 Progress $ %
Y
Y Y Y

Y(n) Progress $ % Planned $ %

X
X X X Z

Total %

Planned $ %
X
X X X

Planned $ %
X X X X Z

Progress $ %

Y1 Progress Planned $ %

Y2 Progress $ % Planned $ %

Y3 Progress $ % Planned $ %

Y(n) Progress $ %

PMR: Seguimiento
Cuntas veces se da seguimiento a la informacin PMR? Se prepara dos veces al ao en Septiembre y Marzo Quin revisa su Contenido? Equipo de Proyecto, Jefe de Divisin y Representante Qu Informacin se necesita para llenar la Seccin de Ejecucin en el PMR?

Avance fsico de los Productos y Avance Financiero (PEP y POA)

PMR: Seguimiento
De dnde proviene la informacin para llenar la Seccin de Ejecucin en el PMR?
Informes Semestrales, Ayudas de Memoria y Plan de Supervisin Qu se ingresa en la Seccin de Estado de Situacin? Explicacin o comentarios de temas relacionados a desviaciones en el plan de entrega de cada Producto Riesgos relevantes identificados

PMR: Plan de Accin

Qu incluye el Plan de Accin?
Acciones y medidas de mitigacin de riesgos, Responsable, Tiempo y Recursos Se prepara para todos los productos? Se deber incluir los Productos con problemas y detallar Acciones concretas

PMR: Lecciones Aprendidas

Para qu es til la Seccin de Lecciones Aprendidas?
Recopilar informacin durante la ejecucin del proyecto

Qu contiene la Seccin de Lecciones Aprendidas?

Recopila Lecciones en tres categoras: Manejo del Proyecto, Trabajo con otros Actores e Innovaciones

Preguntas de Seccin Lecciones Aprendidas

Qu supuestos se hicieron y qu se esperaba sucediera durante la Preparacin, Diseo e Implementacin?
Qu ocurri en la realidad? Qu se hizo al respecto?

Qu se podra hacer para que situaciones negativas no se vuelvan a dar y situaciones positivas se puedan replicar en el mismo Pas o Sector?

Indice de Desempeo

Utilizacin del Mtodo de Valor Ganado

Avalado por el Project Management Institute Mide y monitorea variaciones de costo y alcance Buena prctica en gestin de proyecto

EVM
Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a acciones especificas Monitorea diferentes mtricas del proyecto

Provee informacin prctica y resumida

Plan de la Matrz de Resultados

Project Planned Value
Cost
Y1 1 2 1 Y2 2 1 Y3 2

Table of Outputs
Output 1 Output 2 Output 3 Output 4 Output 5 Output 6
100,000 150,000 80,000 95,000 110,000 55,000

ti
PMR

Y4 1 2

Total (Budget at Completion BAC) 590,000

Cada producto (output) se relaciona con el resultado (outcome) al que contribuye

Gestin del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

Budget Output 1 Output 2 Output 3 Output 4 Output 5 Output 6 BAC CPI SPI PI 100,000 150,000 80,000 95,000 110,000 55,000 590,000

Planned % Complete 100 100 0 95 30 100

Actual % Complete 100 70 0 80 30 100

Planned Value (Cx B)

Earned Value (D x B)

Actual Cost

Gestin del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

Budget Output 1 Output 2 Output 3 Output 4 Output 5 Output 6 BAC CPI SPI PI 100,000 150,000 80,000 95,000 110,000 55,000 590,000

Planned % Complete 100 100 0 95 30 100

Actual % Complete 100 70 0 80 30 100

Planned Value (Cx B) 100,000 150,000 0 90,250 33,000 55,000 428,250

Earned Value (D x B)

Actual Cost

El costo presupuestado del trabajo programado de un producto hasta un momento determinado.

PV= Budget x Planned % Complete

Gestin del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

Budget Output 1 Output 2 Output 3 Output 4 Output 5 Output 6 BAC CPI SPI PI 100,000 150,000 80,000 95,000 110,000 55,000 590,000

Planned % Complete 100 100 0 95 30 100

Actual % Complete 100 70 0 80 30 100

Planned Value (Cx B) 100,000 150,000 0 90,250 33,000 55,000 428,250

Earned Value (D x B) 100,000 105,000 0 76,000 33,000 55,000 369,000

Actual Cost

El valor del trabajo completado expresado en trminos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para un producto del cronograma.

EV= Budget x Actual % Complete

Gestin del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

Budget 100,000

Planned % Complete 100

Actual % Complete 100

Planned Value (Cx B) 100,000

Earned Value (D x B) 100,000

Actual Cost 105,000

Output 1

Output 2
Output 3 Output 4 Output 5 Output 6 BAC CPI SPI PI

150,000
80,000 95,000 110,000 55,000 590,000

100
0 95 30 100

70
0 80 30 100

150,000
0 90,250 33,000 55,000 428,250

105,000
0 76,000 33,000 55,000 369,000

180,000
0 150,000 40,000 55,000 530,000

El costo realmente incurrido en la realizacin del trabajo

ndice de Rendimiento de Cronograma

El desempeo del cronograma del proyecto se refleja en el ndice de Rendimiento de Cronograma (SPI) en un tiempo especfico Esto se logra calculando la variacin de cronograma:
ndice de Rendimiento de Cronograma (SPI)

Costo 590 530 428 369

AC PV EV

Presupuesto hasta la conclusin (BAC) = 590

SPI = EV/PV 369/428 = 0.86

ti

Tiempo

ndice de Rendimiento de Costo

El desempeo del costo del proyecto se refleja en el ndice de Rendimiento de Costo (CPI) en un tiempo especfico Esto se logra calculando la variacin de costo:

Costo 590 530 428 369

ndice de Rendimiento de Costo (CPI) Presupuesto hasta la conclusin (BAC) = 590

AC PV EV

CPI = EV/AC 369/530 = 0.70

ti

Tiempo

Clculo del Valor Ganado (EV)

La medicin conjunta (tiempo, costo, resultados) del desempeo del proyecto se refleja en el ndice de Desempeo (PI)
ndice de Desempeo (PI)

Costo 590 530 428 369

AC PV EV

Presupuesto hasta la conclusin (BAC) = 590

(PI) = SPI x CPI 0.70 x 0.86 = 0.60

ti

Tiempo

Clculo del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

Budget Output 1 Output 2 100,000 150,000

Planned % Complete 100 100

Actual % Complete 100 70

Planned Value (Cx B) 100,000 150,000

Earned Value (D x B) 100,000 105,000

Actual Cost 105,000 180,000

Output 3
Output 4 Output 5 Output 6 BAC CPI SPI PI

80,000
95,000 110,000 55,000 590,000 0.70 0.86 0.60

0
95 30 100

0
80 30 100

0
90,250 33,000 55,000 428,250

0
76,000 33,000 55,000 369,000

0
150,000 40,000 55,000 530,000

El ndice de Desempeo del proyecto (PI) muestra la situacin de ejecucin en cuanto a los resultados en un momento t0

Evolucin del ndice de Desempeo

La evolucin del PI refleja el desempeo del proyecto en una sola variable y provee una medicin objetiva para el cumplimiento de los Resultados.

PI
1.0 .80 .60

Por encima de la meta

Por debajo de la meta

ti

Tiempo

PMR clasificacin en Alerta o Problema

La combinacin de PI y el porcentaje de Desembolso permitir clasificar a los proyectos de Alerta o Problema
PI 1.0 .80

Alerta Problema
% Desembolsado

.60
20% 40% 60%

80%

100%

Revisin de la Cartera basado en PMR

Especialistas, Jefes de Divisin y Gerentes pueden comparar los Resultados de los proyectos a nivel de Sector y/o Pas. Solo aquellos proyectos con Planes, Lneas de Base de Tiempo y Costo podrn ser mapeados con fines comparativos.
PI
CH-L00 CO-L100 UR-L000 CO-L00 BH-L00 PE-L100

Good

1.0
GU-L00 ME-L00 PE-L00 BR-L00

Caution

0.8

AR-000

Poor
DR-L00 PR-L00 PN-L00

0 20%
ALERT

40%

60%

80%
PROBLEM

100%

%Disbursed

ndice de Desempeo por Pas

PI

AA-L1100
1.0 .80 .60

AA-L1040

AA-L1068
AA-L1084
20% 40% 60% 80% 100%
Desembolsado

ndice de Desempeo por Sector

PI 1.0 .80 .60

AA-L1031

NN-L1036

ZZ-L1041
20% 40%

DD-L1038

60%

80%

100%

Desembolsado

ndice de Desempeo Seguimiento

PI 1.0 .80

AA-L1068 AA-L1068 AA-L1068

Desembolsado

.60

AA-L1068
20% 40% 60% 80% 100%

Conclusiones
El PI es un indicador que permite monitorear el desempeo del proyecto integrando el Costo y el Cronograma de Ejecucin El PI es calculado automticamente en el PMR a partir de los valores de avance fsico de Productos y de Costos El PI compara cada proyecto con su propio Plan La combinacin del PI con el avance de Desembolsos permite clasificar la cartera y monitorear su desempeo a nivel agregado

Etapas de Implementacin del PMR

Jul 30 Sept 30 Dec 31 Jan 31 Mar 30 Sep 30

Fase I
Proyectos en Portafolio con PPMR (Excepto PBLs, TCs y NSG) Proyectos en Portafolio sin PPMR Proyectos en el Programa Operativo

Apoyo continuo de los Lderes de Equipo (LE) del PMR

Ultima fecha para validar data y reportar sobre el progreso de los proyectos en el PMR con la validacin de Jefes de Divisin y Representtes Llenado de PMR inicial con data disponible

Data ser transferida automticamen te del PPMR al PMR

Se llenar PMR inicial al momento de aprobacin del Board

Fase II
PBLs, TCs y operaciones NSG

Apoyo continuo de LE (Proyectos <10% desembolso)

Data ser transferida automtica mente del PPMR al PMR Reportar Progreso en el PMR con validacin de Jefes de Divisin y Representantes

Formato de PMR terminado

Todos los Proyectos en Portafolio

Fase III
Todos los Proyectos en el Portafolio

Apoyo de LE para el resto de los proyectos

Continan sucesivament e