Definicin de control.

Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

Definicin de control.

El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador

Definicin control.

otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar. Regular. Comparar con un patrn.

Definicin control.

otras connotaciones para la palabra control: Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir.

Elementos de concepto .

Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Elementos de concepto .

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planificacin.

Elementos de concepto .

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

Requisitos de un buen control .

1) Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planificacin, organizacin o direccin

Requisitos de un buen control .

2) Previsin de fallas: El control al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planificacin, organizacin o direccin.

Importancia del control.

Crear mejor calidad. Enfrentar el cambio. Producir ciclos ms rpidos. Agregar valor. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.

Bases del control.

el control se basa en la consecucin de las siguientes actividades: Planear y organizar: Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijara qu de hacerse y cmo.

Bases del control. Hacer: Es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.

Bases del control.

Evaluar: Es la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

Bases del control.

Mejorar:La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Elementos del control. 1) Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:

Estndares. Estndares de cantidad. Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.

Estndares.

Estndares de calidad. Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros.

Estndares.

Estndares de tiempo. Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros

Estndares.

Estndares de costos. Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros.

Elementos del control. 2) Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.

Elementos del control. 3) Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.

Elementos del control. 4) Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

reas del control.

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales reas de control en la empresa son:

reas del control. rea de produccin rea comercial. rea financiera. rea de recursos humanos.

1. rea de produccin. Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.

Control de calidad.

Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o servicios, en cada seccin (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

Control de costos.

Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea de materia prima o de mano de obra.

Control de los tiempos de produccin.

Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

Control de inventarios.

De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

Otros controles.

Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables. Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros.

2. rea comercial.

Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.

2. rea comercial.

Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.

Principales controles de ventas. Por volumen total de las ventas. Por tipos de artculos vendidos. Por lneas de producto o departamento. Por clientes. Por territorios o sucursales. Por vendedores. Por utilidades producidas.

Principales controles de ventas. Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas.

Principales controles de ventas. Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, as como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

3. rea financiera. Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin:

Control presupuestario. Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos.

Control de costos. Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos, financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros

4. rea de recursos humanos

Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no justificadas.

Controles de vacaciones y salarios Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das. Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

Pasos del proceso de control. El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin, para disear sistemas de reinformacin, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia,

Pasos del proceso de control. as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa". En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

Pasos del proceso de control. 1) Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas.

Pasos del proceso de control. 2) Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control"

Pasos del proceso de control. 3) Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin

Pasos del proceso de control.

Por ejemplo; el dueo director de una franquicia podra ver que necesita ms empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podran involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.

Pasos del proceso de control. 4) Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Pasos del proceso de control.

Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del staff.

Pasos del proceso de control. Cada decisin tendr sus ventajas e inconvenientes y depender del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas, interpretaciones, juicios, etc.

Pasos del proceso de control. Parece que cuando muchas personas intervienen en la comunicacin de los resultados, incluidos el personal de staff o los supervisores y es difcil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que estn siendo controlados.

Principios control. Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte,

Principios control. al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

Principios control. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos.

Principios control. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.

Principios control. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

Principios control. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.

Principios control. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.

Principios control. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

Principios control. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

Principios control. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.

Principios control. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

Principios control. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

1)
2) 3) 4)

Reglas de control. Establecimiento de los medios de control. Operaciones de recoleccin de datos. Interpretacin y valoracin de los resultados. Utilizacin de los mismos resultados.

Tcnicas para control. Contabilidad. Auditoria. Presupuestos. Reportes, informes. Formas. Archivos (memorias de expedientes)

Tcnicas para control. Computarizados. Mecanizados. Grficas y diagramas. Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.

Tcnicas para control. Mtodos cuantitativos. Redes. Modelos matemticos. Investigacin de operaciones. Estadstica. Clculos probabilsticas.

Fallas en el proceso de control. Normalmente la no consecucin de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicacin que se fundamenta en la bsqueda de respuestas.

Fallas en el proceso de control. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las tcnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores tpicos de la supervisin como son los siguientes:

Fallas en el proceso de control. Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como deca WEINER los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicacin que el resto, pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.

Fallas en el proceso de control. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.

Fallas en el proceso de control. Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse.

Fallas en el proceso de control. Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.