Generalidades de los Sistemas Integrado de Gestin Institucional

Oficina Asesora de Planeacion 2012

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Sistemas de Gestin
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

3.2.1 Sistema:

Estratgica

Misional

Soporte 3.2.2 Gestin:

actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin

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Red de Procesos

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Historia del Sistema de Gestin del DANE

Certificacin de su SGC por la ISO 9001:2000

2007
Certificacin bajo la norma NTCGP 1000:2004

Renovacin de la ISO 9001 9001:2008 NTC GP 1000:2009

2002

2010

Ley 872 de 2003

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Sistemas Integrados de Gestin Institucional

SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

ISO 9001:2008

GP 1000:2009

NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA

MECI 1000:2005

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

SIGI
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Requisitos de la norma

Control de documentos
Manual de calidad Control de registros

Documental 4

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Documentacin DANE
Como
Parmetros

Manuales Procedimientos Guas Instructivos Especificaciones

Tipos de documentos

Resultado
Registro

Formatos Listas planillas

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Requisitos de la norma

Planificacin del SIGI Enfoque al cliente Responsabilidad autoridad y comunicacin

Compromiso y Poltica

Responsabilidad de la direccin 5

Revisin por direccin

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Requisitos de la norma

Talento Humano

Infraestructura

Provisin de recursos

Gestin de recursos
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Ambiente de trabajo

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Requisitos de la norma
Adquisicin de bienes y servicios

Diseo y desarrollo

Exclusiones 7.5.2 Validacin de Procesos de Produccin y de Prestacin del Servicio 7.5.4 Bienes Propiedad del Cliente.

Planificacin de producto

REALIZACIN DEL PRODUCTO 7

Produccin y prestacin de servicio

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Requisitos de la norma

Anlisis de Datos
Seguimiento y medicin
Medicin anlisis y mejora 8
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Mejora

Mejoramiento

Planes de mejoramiento

Correctivos

Preventivos

Mejora

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Gestin de Riesgos

Gestin de Riesgos por proceso

Causas

Riesgos
Valoracin

Efectos

Controles Actividades
Valoracin

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Cmo recibir una auditoria

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Qu es Auditoria?
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. (NTCG1000:2009) Evidencia de conformidad en: 1. Documentacin, 2. Implementacin, 3. Eficacia, 4. Eficiencia, 5. Mejora.
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El auditor busca determinar si

Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e instrucciones de trabajo.

El personal tiene la competencia necesaria y el equipo apropiados.

Las personas saben lo que deben hacer, como hacerlo y que registros deben generar.
Las excepciones a los mtodos y prcticas prescritas se autorizan y documentan. Las descripciones y explicaciones de los entrevistados concuerdan con las definiciones escritas. Las condiciones observadas concuerdan con los procedimientos e instrucciones.
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Debemos estar preparados!

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Antes de la auditoria
Haber revisado que toda la documentacin tipo parmetro ubicada en DANENET este de acuerdo a los estndares (de forma), fondo y ubicacin establecidos en la gua documental. Adems, debe coincidir con el metadato (nombre, versin, cdigo, etc.). Tener actualizada toda la documentacin tipo registro de acuerdo a TRD, responsabilidad que atae a todos los equipos de trabajo de la investigacin.

Demostrar destreza y habilidad en la bsqueda de cualquier documento en DANENET como el almacenamiento de acuerdo a TRD.

Velar porque se tengan todas las evidencias y registros actualizados, codificados y debidamente organizados.

Mantener ordenados y limpios los puestos de trabajo al igual que todo el material que se tenga en la oficina.

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Antes de la Auditoria
En lo posible no tener debajo de los escritorios, mesas y pasillos, material de trabajo (formularios e instructivos) y en caso extremo sean ubicados en cajas debidamente organizadas.
Dar a conocer el Plan de la Auditoria a todas las personas involucradas, haciendo nfasis en los puntos de la norma ISO que se van a auditar. Para lo cual se aconseja consultar la Tabla ISO vs. procesos y subprocesos o en su defecto la Norma ISO 9001:2008. Tener muy presente la fecha y la hora propuesta para la auditoria, las cuales fueron acordadas previamente entre auditor y auditados.

El equipo de trabajo que haga parte del proceso a auditar debe estar a disposicin, ya sea que el auditor haga llamar algn miembro del equipo o en su defecto este se desplace hasta su puesto de trabajo.
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Durante la Auditoria

Es importante que se rompa el hielo entre auditor y auditados. Se recomienda hacer una breve presentacin de cada una de las personas que participarn en la auditoria. Mantenerse un Ambiente de Cordialidad. Los auditados son los expertos en el proceso a auditar, luego las respuestas deben ser precisas y cortas, mostrando los documentos y evidencias ha que haya lugar. De no ser clara la pregunta o preguntas del auditor, se puede solicitar explicacin de la misma, a fin de dar una respuesta clara y precisa. Identifica responsabilidades, autoridad e interrelaciones dentro del proceso y en dnde est documentado.

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Durante la Auditoria

No discutir las no conformidades, slo basarse en los hechos y demostrar con evidencias. Mantener en orden y disponibles: al personal, los registros de acuerdo al Manual de Calidad y procedimientos aplicables al proceso. Se aconseja llevar una libreta de apuntes a fin de escribir cada una de las preguntas. En la medida en que las respuestas sean muy amplias, el auditor puede detectar debilidades al proceso y que al final se convierten en NO CONFORMIDADES clasificadas en leves o graves (estas ultimas ponen en riesgo la certificacin). Responder lo que se pregunta. No tratar de contestar de memoria, consultar documentos en DANENET.

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Durante la Auditoria

Responder nicamente por lo de su rea y a la parte del SIGI que le corresponda, no de explicaciones sobre lo que no conoce o no le corresponde. La informacin "confidencial" no puede ser proporcionada al auditor, slo puede ser consultada. En caso de ser solicitada, debe ser direccionada por medio de la Oficina Asesora de Planeacin. Procurar que no haya interrupciones de gente o telfono. No presionarse, si no puede encontrar algn documento o registro solicitado, pedir un poco de tiempo. No dejar que lo invada el nerviosismo, usted sabe ms del proceso que el auditor.

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Despus de la Auditoria
Hacer el levantamiento de las acciones correctivas, preventivas o de mejorar que sean necesarias para atender cada una de las no conformidades y observaciones que contemple el informe. Oficializar las acciones ante la Oficina de Control Interno. Hacer el seguimiento a las acciones a fin de cumplir con las fechas pactadas. Labor que recae principalmente en el auditado. El auditor en su evaluacin determina si la o las acciones fueron efectivas y eficaces para eliminar las causas de las no conformidades. Y por ultimo se hace el cierre de la accin con la firma del auditor y auditado.

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La consistencia de la gestin de la calidad depende de que todos estn remando parejo en la misma direccin, rumbo a los mismos objetivos

GRACIAS
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Gracias

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Partes Interesadas

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