SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Alberto Aponte Lctor

VISIN FUNCIONAL DE LA GESTIN PBLICA

Plan Estratgico Plan PlanOperativo Operativo PAC

ROF MOF MP

Costos Presupuestos y Estados Financieros

HERRAMIENTAS

Sistemas Administrativos
NIVEL DE EQUILIBRIO

Reformulacin

Racionalizacin

Reestructuracin

Objetivos Metas

Recursos Humanos y Materiales

Recursos Financieros

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administracin pblica. Son sistemas de gestin que actan como normas de calidad.

PRINCIPALES SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO

LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO LEY N 28411 DIRECCIN NACIONAL DE PRESUPUESTO PBLICO

SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA LEY N 28693 DIRECCIN NACIONAL DE TESORERA

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO D.LEY N 22056

SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD

LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD LEY N 28708

SISTEMA NACIONAL DE INVERSIN PBLICA

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIN PBLICA LEY N 27293 DIRECCIN NACIONAL DE INVERSIN PBLICA

SISTEMA NACIONAL DE PLANIFICACIN

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATGICO D. LEG. N 1088 CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

DIRECCIN NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

DIRECCIN NACIONAL DE CONTABILIDAD

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL LEY N 27785 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

CREACIN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

D.Ley. 22056
(01.01.1978)

Procesos Tcnicos:
- Catalogacin. - Registro de Proveedores.

Sist. de Abastecimiento
Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los bienes y servicios no personales en la Administracin Pblica, a travs de los procesos tcnicos

- Programacin.

- Distribucin.
- Registro y Control. - Mantenimiento. - Recuperacin de bienes. - Disposicin final.

RGANOS DE EJECUCIN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Oficinas de Abastecimientos de los Ministerios. Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro. Organismos Pblicos Descentralizados Concejos Municipales.

PROCESOS TCNICOS DEL ABASTECIMIENTO

Criterios, reglas y condiciones previamente establecida, orientados al racional empleo y combinacin de bienes y servicios (eficiencia) as como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.

LA CATALOGACIN
Directiva N 01-80-INAP/DNA Resolucin Jefatural N 015-80-INAP/DNA

Poseer informacin simple, completa, homognea y ordenada referida a los bienes y servicios materia de abastecimiento, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos tcnicos.

REGISTRO DE PROVEEDORES
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

Poseer informacin sobre los proveedores de las entidades pblicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del Estado)

LA PROGRAMACIN
Directiva N 055-89-INAP/DNA Resolucin Jefatural N 001-89-INAP/DNA Preveer en forma racional y sistemtica la satisfaccin de las necesidades de bienes y servicios no personales para el cumplimiento de las metas asignadas a sus dependencias.

LA ADQUISICIN
Reglamento nico de Adquisiciones 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad Abastecimiento de Administracin del

Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las contrataciones del Estado, a travs del cual las entidades publicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma mas conveniente y oportuna la contratacin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras.

LA ADQUISICIN
PROCESOS DE SELECCIN
Adjudicacin de Menor Cuanta Compras s/procesos Adjudicacin Directa

MODALIDADES
Compras Corporativas

Subasta Inversa

Concurso Publico

Convenio Marco

Licitacin Publica

REGISTRO Y CONTROL
Directiva N 003-80-INAP/DNA Resolucin Jefatural N 059-80-INAP/DNA Aplicacin de mtodos estadsticos para compilar, procesar, analizar, interpretar y aprovechar la informacin generada en el desarrollo de procesos tcnicos, es funcin complementaria de la unidades orgnicas responsable de abastecimiento.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN (I)

Resolucin Jefatural N 335-80-INAP/DNA
Esta referido a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia, como va para trasladarlos fsicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN (II)

Resolucin Jefatural N 335-80-INAP/DNA

El almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuados; destinada a la custodia y conservacin de los bienes que van a emplearse para la produccin de bienes y servicios o de bienes econmicos.

Stock de consumo

seguridad

del

disponible

para

MANTENIMIENTO
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

Es el eficiente estado de conservacin de los bienes de la Entidad, a travs de los servicios preventivo y correctivo requeridos.

RECUPERACIN DE BIENES
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

Es una actividad tcnica administrativa y jurdica orientada ha recuperar el dominio o disposicin sobre los bienes.

DISPOSICIN FINAL
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

Esta relacionado con la situacin tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja.

FUNCIONES DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

Actividades de Programacin Ejecucin de procesos de seleccin Administracin de contratos Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales

FUNCIONES DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

Actividades de Programacin Ejecucin de procesos de seleccin Administracin de contratos Registro y Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales

ORGANIZACIN DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

JEFATURA
rea de Programacin
rea de Control Patrimonial

rea de Proc. de Seleccin

rea de Servicios Generales

rea de Adquisiciones

rea de Seguridad

rea de Almacn

REA DE PROGRAMACIN
Funciones Generales Implicancias Funcin- Dependencias involucradas
En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisin, identificacin de procesos y consolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programacin.

Normas relacionadas

Proyeccin PAC seguimiento y modificaciones

Directiva PAC OSCE Ley de presupuesto para el Ao Fiscal

Evaluacin de Requerimientos generacin de expedientes

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobacin del Expediente de Contratacin.

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Seguimiento de la Ejecucin de Calendarios de Compromisos

Se realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de programas informticos, en los cuales se registra el avance de la ejecucin del calendario.

Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario para el Ao Fiscal.

Elaboracin del POA

En base a las actividades identificadas en coordinacin con la Administracin y el rgano de Abastecimiento; y en coordinacin con la Unidad de Programacin.

Instructivo para la formulacin de Actividades para el Ao Fiscal

PROGRAMACIN PROBLEMTICA
PROBLEMA
Retraso en la elaboracin del PAC. Continuas inclusiones y exclusiones modificaciones al PAC.

CAUSA
Las oficinas usuarias no cumplen con los plazos para presentar sus cuadros de Necesidades. Los TDR/EETT no se elaboran adecuadamente.

PROPUESTA DE SOLUCIN
Los usuarios deben tener un especialista responsable para elaboracin de los TDR /EETT Capacitacin a los usuarios.

La presentacin de los requerimientos por parte de las oficinas usuarios no se ajustan a los plazos determinados. Las especificaciones tcnicas no son preparadas de acuerdo a la necesidad real.

Falta de previsin por parte de las oficinas usuarias e improvisacin de sus necesidades.

Equipo que coordine con los usuarios en la programacin de necesidades y el requerimiento.

PROGRAMACIN PROBLEMTICA
PROPUESTA DE SOLUCIN

PROBLEMA
Demora en la programacin de metas.

CAUSA
Las reas usuarias no cumplen con los plazos establecidos.

Que cada rea usuaria designe responsables para la aprobacin de los formatos y elaboracin de metas.

Reprogramaciones y modificaciones en la elaboracin del Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento.

Desfinanciamiento de los servicios bsicos para la Sede Central.

Oficina de Presupuesto o Planificacin a travs de sus Unidades correspondientes debe cumplir con priorizar dentro del Marco Presupuestal los servicios bsicos para la Entidad as como para la adquisicin de insumos y materiales en general

REA DE PROCESOS DE SELECCIN

Funcin General Implicancias de la funcin Dependencias involucradas
La funcin implica la preparacin del proyecto de Resoluciones de designacin de Comits Especiales.
La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial, cuadros de evaluacin, cartas de Buena pro, informes del Comit Especial y dems documentos relacionados al proceso de seleccin. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el rea de Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores.

Norma relacionada

Asistencia a Comits Especiales. en procesos de Adjudicacin Directa, Concurso y Licitacin Pblica. Tambin exoneraciones

Ley de contrataciones del Estado y su Reglamento

Proyeccin de Contratos

Coordinacin con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de seleccin para la presentacin oportuna de los documentos necesarios para la suscripcin del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores ganadores de la Buena pro.

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

PROCESOS DE SELECCIN PROBLEMTICA

PROBLEMA
Incumplimiento de los plazos para presentar requerimientos, no permite convocar el proceso en el plazo previsto, permitiendo retraso en su ejecucin. Falta de previsin de impugnaciones o declaratoria de desierto.
Presiones a los Comits Especiales, lo cual no les permite cumplir su funcin; no se tiene margen de tiempo prudencial para evaluar y calificar propuestas. El ingreso de similares requerimientos en distintos perodos, trae como consecuencia la convocatoria de varios procesos de seleccin, incluso del mismo tipo, por las mismas fechas, lo

CAUSA
Falta de planificacin de las dependencias usuarias de la programacin de sus necesidades

PROPUESTA DE SOLUCION
Adecuada planificacin de las necesidades por parte de las dependencias usuarias.

Usuarios sealan que su presin se debe a la prdida del calendario de compromisos.

Coordinacin efectiva entre los usuarios y la Unidad de Programacin para los calendarios de compromisos. Capacitacin, poniendo nfasis a la autonoma de los Comits Especiales. Disciplinar usuarias a las Oficinas

Desconocimiento y falta de planificacin de las necesidades por parte de los usuarios

PROCESO DE SELECCIN PROBLEMTICA

PROBLEMAS
La formulacin de caractersticas tcnicas incompletos, imprecisos, ambiguos, genera retrasos en la elaboracin de Bases, cuando al analizar el expediente se tiene que solicitar precisiones para proceder con la convocatoria del proceso.
Exceso de tiempo en la formalizacin de Resoluciones de inclusin de procesos en el PAC, aprobacin de expedientes y designacin de Comits Especiales, generando retraso en la convocatoria. Expedientes que ingresan al rea con el tiempo lmite al vencimiento del valor referencial, que no permite analizar adecuadamente el contenido de

CAUSAS
Falta de conocimiento tcnico por parte del equipo que trabaja o formula las caractersticas tcnicas.

PROPUESTA DE SOLUCION
Las personas elegidas por las oficinas usuarias deben ser los ms competentes o en su defecto el representante administrativo evale las caractersticas tcnicas, antes de ser enviada a la Administracin. Priorizar estos asuntos en Asesora Jurdica y reas involucradas y/o mayor anticipacin y previsin por parte de los usuarios.

Carga de trabajo excesiva en las Oficinas por donde fluye la documentacin (OAJ y reas involucradas).

Demora en la expedicin de la disponibilidad presupuestal.

Coordinacin mas efectiva entre usuarios y las Unidades de Presupuesto y Programacin

REA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales Implicancias de la funcin Dependencias involucradas
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin Del Expediente de contratacin. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS Apoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases, registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin y Presupuesto Emite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalizacin Adendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales, contratacin complementaria Administracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y Of. de Economa y Finanzas Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.

Norma relacionada

Determinacin de Valore Referencial

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Asistencia a Comits Especiales en Procesos de Menor Cuanta

Emisin de Ord. Compra y Servicio Ejecucin Contractual y Administracin de Contratos Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Manual de Pago a Proveedores

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Directiva de Tesorera

ADQUISICIONES PROBLEMTICA
PROBLEMA
Caractersticas tcnicas mal formuladas por usuarios.
Requerimientos urgentes (para el mismo da). Actualizaciones repetitivas del valor referencial (duplicidad de trabajo). Demora en el procesamiento de la informacin.

CAUSA
Desconocimiento de la necesidad.

PROPUESTA DE SOLUCION
Seminarios o talleres de capacitacin.
Mejorar la programacin de necesidades Mayor conocimiento e informacin del requerimiento.

Falta de planificacin.

Caractersticas tcnicas mal formuladas.

Falta de programas informticos. Equipos de cmputo obsoletos.

Adquisicin de equipos de cmputo nuevos o evaluar repotenciacin.

ADQUISICIONES PROBLEMTICA
PROBLEMA CAUSA
Las oficinas no cuentan con la informacin o si la tienen ha sufrido variaciones.
Excesivos requerimientos bajo dicha modalidad.

PROPUESTA DE SOLUCION
No comprometer un contrato sin que no se haya previsto el acto de inicio de la ejecucion.

Prdida de calendario por demora en la ejecucin de contratos.

Falta de liquidez en la caja chica.

Mejor programacin en sus requerimientos permitir una atencin oportuna sin generar una cartera pesada. Reunin y coordinacin constante con Programacin para solucionar aspectos operativos.

Retraso en el trmite de algunas rdenes de compra y servicio.

Falta de una efectiva coordinacin entre las oficinas usuarias y Programacin..

REA DE ALMACN
Funcin General
Recepcin, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales

Implicancias de la funcin Dependencias involucradas

rea de Programacin rea de Adquisiciones rea de Control Patrimonial Oficinas Usuarias

Norma relacionada
Sistema de Abastecimiento Decreto Ley N 22056 INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos Resolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Resolucin de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. Resolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Normas de Control Interno en el Sector Pblico.

Despacho y Distribucin

Oficinas Usuarias

Emisin de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Krdex,

Oficinas Usuarias

Informacin Contable

Oficina de Administracin Financiera rea de Contabilidad

Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

ALMACN PROBLEMTICA
PROBLEMA
1. Implementacin de Medidas de Seguridad, para los Almacenes Perifricos e internos.
2. Falta de Infraestructura, para un adecuado ambiente en el almacenamiento de los bienes. 3. Inadecuado manejo del procedimiento de almacenaje. 4. Custodias y Material de poco movimiento. 5. Stock mnimo y su reposicin.

CAUSA
1. Falta de presupuesto y un adecuado tratamiento a los requerimientos y/o solicitud de implementacin de las medidas de seguridad requeridas. 2. Lugares inadecuados para la asignacin de almacenes temporales ( cocheras ). 3. No se cuenta con cursos de capacitacin adecuados para el responsable de Almacn. 4. Materiales de Gestiones de aos anteriores . 5. Falta de una adecuada programacin para la determinacin del Stock mnimo y su reposicin pertinente.
1.

PROPUESTA DE SOLUCION
Priorizar por parte de programacin y presupuesto el desembolso de la partida presupuestal correspondiente. Coordinacin con Servicios Generales/ Infraestructura, para la solucin correspondiente. Programacin de Cursos de capacitacin permanentes.

2.

3.

4.
5.

Oportuna gestin de Bajas.

Coordinacin con el rea de Programacin, para la determinacin correspondiente a las necesidades de atencin del almacn.

REA DE CONTROL PATRIMONIAL

Funciones Generales
ADMINISTRACIN Y DISPOSICIN DE BIENES DE LA ENTIDAD

Implicancias de la FuncinDependencias involucradas

Normas relacionadas
Decreto Supremo N 0072008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecucin de altas y bajas y su disposicin final

INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES

Registro y control de bienes, conciliacin contable en coordinacin con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)

SEGUROS

Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Plizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehculos

Resolucin N 320-2006-CGNormas de control interno.

PATRIMONIO PROBLEMTICA
PROBLEMA
Activos fijos son entregados a los usuarios sin el documento fuente, lo que origina que se desconozca el origen de procedencia del bien.

CAUSA
Almacn entrega los bienes sin la PECOSA correspondiente, siendo el nico documento sustentario para la salida del bien. Deficiencia en los perfiles para la contratacin del personal.

PROPUESTA DE SOLUCION
Las entregas de los bienes a las reas usuarias deben estar acreditadas con la PECOSA respectiva.

Contratacin de personal con falta de conocimiento de la normativa aplicable y sin experiencia en el componente funcional de control patrimonial.

Mejorar los perfiles y trminos de referencia para la contratacin del personal.

Existencia de bienes muebles e inmuebles sin el saneamiento debido.

Desconocimiento de la normativa.

Capacitacin permanente para el personal del rea.

PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS PBLICAS

Que se comprar? Cundo se comprar? Donde se comprar? Definir e identificar periodicidad de la compra. Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una atencin particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atencin a la compra que involucre ms dinero.

PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS PBLICAS

Que se comprar? Cundo se comprar? Definir e identificar periodicidad de la compra. Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una atencin particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atencin a la compra que involucre ms dinero.
EQUIPO DE PROGRAMACION Y CONTRATACION

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