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Objetivo de la Charla
Explicar desde la perspectiva conceptual y tecnolgica de la reingeniera y gerencia de procesos, qu se entiende por proceso, cmo los procesos pueden interaccionar como un sistema dentro de la organizacin, sus tcnicas de mejoramiento y las bases para documentarlos.
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Es un enfoque gerencial distinto y complementario a la Gerencia Funcional Es una disciplina: Articula un conjunto de conocimientos de la Teora de la Organizacin, Filosofa de la Calidad, Teora de los Sistemas, etc.. Es una metodologa Es una Herramienta
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Es un requisito de la Normas ISO 9000/2000: promueven la adopcin de un enfoque basado en procesos. Especficamente en: A partir de la Norma ISO 9001:2000 se enfatiza la importancia para una organizacin de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de sus procesos que son necesarios para el sistema de gestin de calidad, y para gestionar las interacciones de estos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin
Asimismo en la Norma ISO 9004:2000 gua a la organizacin a centrarse en las mejoras del desempeo de los procesos y recomienda una evaluacin de la eficiencia y eficacia de los mismos.
Ventajas de su Utilizacin
Su accin se basa en una metodologa sistemtica y toma en cuenta los factores intra e interpersonales.
Intrapersonales
Autoestima Motivacin al Logro Liderazgo Estilo/ Aprendizaje .......
Interpersonales
Trabajo en Equipo
Manejo de Conflictos
Negociacin Calidad de la Relacin .......
Ventajas de su Utilizacin
Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la organizacin....Determinar cmo y por qu piensan los usuarios de la informacin que saben ellos acerca de lo que conocen; el conocimiento y las actitudes que poseen y las decisiones que toman cuando interactan con los dems... Codificado Sin Codificar
Codificacin
Conocimiento Tcito
Sin Difundir
Difusin
Difusin
(Continuacin) Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco
ORGANIZACIONES TRADICIONALES ORGANIZACIONES POR PROCESOS
Ventajas
PROCESOS
(Continuacin)
Ventajas
A partir de la identificacin de los procesos de una organizacin podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniera. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades se gestionan como un proceso
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Requerimientos Organizacionales
Compromiso de la alta gerencia Voluntad de aplicarla Capacitacin a los miembros de la organizacin Definir y documentar los procesos bsicos de la organizacin
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Qu es un proceso
Organizacin de personas, recursos y actividades ordenadas en secuencia lgica, para lograr unos resultados determinados En un sentido ms amplio el trmino se refiere a cmo se hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzo una calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el proceso es la manera en que lo hago: caminando, corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que me ayude, etc
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Continuacin
Un conjunto estructurado y medible de actividades designadas para producir un output especfico para un cliente particular en el mercado. Esto implica un fuerte nfasis en cmo el trabajo se hace dentro de una organizacin, en contraste a un nfasis enfocado al producto, en el que...
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Continuacin
Un proceso es un ordenamiento de las actividades de trabajo a travs del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y exsumos claramente identificados.... Son estructuras mediante las cuales una organizacin hace lo necesario para producir valor a sus clientes
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Es una secuencia lgica de actividades , u ordenamiento de actividades. Se hace nfasis en cmo se hacen las cosas El principio y fin (insumos y exsumos) estn claramente identificados El conjunto de actividades que se realizan en un proceso van a producir un output, resultado determinado, un exsumo de mayor valor para alguien que denominamos clientes.
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Son una cadena de valor que comienza con el cliente y termina con el cliente
En contraste con el enfoque tradicional o funcional en el que la posicin del empleado es hacer su trabajo y entenderlo en base a lo mandado por el Jefe, el enfoque de procesos es ayudar a hacer el proceso y entender como su trabajo encaja en el proceso total
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Son medibles:
Son adaptables:
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VISIN
OBJETIVOS
PROCESOS
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VALORES
PROCESOS
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Tipos de Procesos
Procesos Estratgicos:
son la razn de ser en una organizacin, generan un impacto al cliente creando valor para ste. son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales para que puedan ejecutarse
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Mecanismos
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Elementos a Identificar
Este modelo esta dibujado utilizando una tcnica de diagramacin que se conoce como Diagrama de Bloque. En ellas las flechas de flujo tienen una interpretacin diferente dependiendo de la manera que ingresa en una caja o salen de ella. As las flechas que que entran o salen horizontalmente corresponden al concepto habitual I/O: Algo entra para transformarse en una salida; las flechas que entran verticalmente desde arriba son flujos de control, que dirigen , restringen e instruyen a las actividades que se ejecutan en un proceso, tales como: polticas, reglas, decisiones especficas,etc.; y las flechas que ingresan desde abajo son mecanismos o recursos que apoyan una o ms actividades del proceso, pero no son parte de la transformacin I/O.
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Elementos a Identificar
Clientes: Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el producto/servicio final. Cliente Final: Son aquellos que reciben el producto/servicio final. Fronteras o Lmites: Definen los siguientes aspectos: Que incluye el proceso y que no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados etc.
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PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C
Las interacciones entre los procesos de una organizacin, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes externos como con con los internos. En la figura siguiente se muestra un ejemplo de red de procesos que interactan.
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CLIENTES EXTERNOS
ENTRADA C
Proceso C
ENTRADA D
Salida D Proceso D
ENTRADA B
Proceso B
Salida B
FRONTERA DE COMIENZO
FRONTERA INFERIOR
FRONTERA DE FINALIZACIN
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Operacin y Mantenimiento
Renovacin o Extincin
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Anlisis y Diseo de SI
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METODOLOGA UTILIZADA
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PREPARACIN ORGANIZACIONAL
Comprensin de Compromiso la solicitud Plan de Proyecto
SIA
Procesos Actuales
SIA
SIA
SIO
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DOCUMENTACIN DE PROCESOS :
Base para la Preparacin y Estandarizacin
MACROPROCESOS
Diagrama de Bloque PROCESOS
SUBPROCESOS
Diagrama de Flujo
ACTIVIDADES
TAREAS
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DOCUMENTACIN DE PROCESOS :
Base para la Preparacin y Estandarizacin
Las descripcin y documentacin de los procesos se realiza en varios niveles de detalle con el fin de manejar su complejidad. Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba hacia abajo, partiendo de un nivel general (Macroprocesos, Procesos, Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle adecuado (Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos encontremos las tcnica de diagramacin que se utiliza es el Diagrama de Bloque y los Diagramas de Flujos (forman parte del Manual de Procesos) ; el Diccionario de Datos / Descripcin de Entradas y Salidas(describe cada flujo de datos, estructura de datos y elementos del dato, es decir lo que entra y lo que sale de cada proceso), este documento es parte el paquete de procesos que se entrega al Programador, cuando se trata de procesos a automatizar.
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2. MODELO ESTRATGICO
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INVENTARIO DE PROCESOS
Procesos Formularios
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Insumos y Exsumos
Involucrados
Clientes Actividades /Tareas
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BIBLIOGRAFA
Schein Edgar H. (88).. Consultora de Procesos Harrigton H. James (98)... Mejoramiento de los Procesos de la Empresa Koulopoulos C. Y Frappaolo C. (01)... Gerencia del Conocimiento Montilva Jonas (92) Desarrollo de Sistemas de Informacin Pittaluga Carlos (02) Taller de Gerencia de Procesos. IESA Callaos Nagib (99).. Introduccin Preliminar a la Reingeniera de Procesos Organizacionales 36
GRACIAS
POR SU ATENCIN
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