Agustn Elizondo Tristn

Importancia de la contabilidad hotelera

oportunidad

la revelacin

fidelidad

Contabilidad hotelera

razonabilidad

fiabilidad

De todos aquellos hechos econmicos y jurdicos con posibilidades de impactar de manera importante en los resultados y la continuidad del ente econmico.

Descripcin de las actividades de un hotel

Gonzlez Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:

Servicios principales Restaurante. Cafetera. Saln para banquetes y/o convenciones. Lobby. Room Service. Centro Nocturno. Piscina. Bar.

Servicios secundarios
Esttica. Tabaquera. Arrendadora de autos. Agencia de viajes. Boutiques. Lavandera y tintorera. Farmacia. rea de recreacin. rea comercial. Servicio Mdico

Caractersticas de la contabilidad hotelera

Siendo la actividad hotelera una rama del sector Servicios, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos de cada servicio; e ingresos de los servicios.

Caractersticas de la contabilidad hotelera

La Contabilidad debe disearse en base a la distribucin, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del rea administrativa.

Caractersticas de la contabilidad hotelera

El soporte medular de la Contabilidad Hotelera est dado por la precisin de los costos e ingresos imputables a cada departamento:
habitaciones, comedor, bar restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, telfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. segn la disponibilidad de cada hotel.

Fuentes de ingresos
Habitaciones Restaurante Bar

Salones de eventos Complementarias:

Peluquera, lavandera, etc.

Caractersticas de la Contabilidad Hotelera

Caracterstica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideracin que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de rapidez y en este lapso habr que registrar contablemente con la oportunidad debida. Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, prstamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades.

Ingresos por alquiler de habitaciones

La primera informacin que se capta en el hotel a la llegada de los huspedes es el Registro de Huspedes . Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, numero de personas y firma del que asume la habitacin. En las tarjetas de habitaciones llamadas tambin "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el nmero de personas que han registrado su ingreso por habitacin.

El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel.

Documentos de soporte y contabilizadores

Documentos de soporte
Son aquellos que sirven como base de comprobacin en la elaboracin de un documento contabilizador.

Documentos contabilizadores
Aquellos que se utilizan para registrar , en los libros de contabilidad las operaciones de las empresas.

Documentos contabilizadores
Pliza de ingresos por ventas Pliza por compras Pliza de ingresos por depsitos al banco

Pliza de egresos y pliza-cheque

Pliza de operaciones diversas

Pliza de cuentas por cobrar

Pliza de ajustes y descuentos

Pliza del costo

Documentos contabilizadores
Plizas de ingresos por ventas
Ocupacin de cuartos, ventas de A y B, telfonos, telgrafos, tintorera, lavandera, de lectura para uso del auditor nocturno Diario de ingresos por ventas

Pliza por compras

Pliza de ingresos por depsitos al banco

Informe diario del cajero general en cual se detallan las operaciones de entradas a caja ocurridas en un da

Entradas al almacn: Remisiones y facturas que comprueben las compras del da

Diario de compras

Diario de ingresos por depsitos al banco

Documentos contabilizadores
Pliza de egresos y pliza-cheque
Se expide para pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa

Pliza de operaciones diversas

Se expide para el registro de las operaciones diferentes: provisin para pago de nminas, honorarios, pago de impuestos, ajustes, traspasos, etc.

Pliza cuentas por cobrar

Registrar las ventas a crdito. Con base a la documentacin comprobatoria firmada por los clientes/huspedes por los servicios de los departamentos productivos.

Diario de egresos o de cheques expedidos

Diario de operaciones diversas

Diario de cuentas por cobrar

Documentos contabilizadores
Pliza de ajustes y descuentos Pliza del costo

Se formular cuando se hagan ajustes en cuartos por modificacin de tarifas o descuentos debidamente autorizados.

Se expide al final de cada mes con base en la determinacin de los datos de A&B: ventas totales, ajustes y descuentos, cortesas a precio de venta, cheques de funcionarios, inventarios finales debidamente valuados, factores de costo aparente, costo de ventas bruto y neto Diario de salidas de almacn

Diario de ingresos por ventas

Esquema de los centros de costos de un hotel

COSTOS DEPARTAMENTALES Alojamiento

Habitaciones

BIENES Y SERVICIOS UNITARIOS

Habitaciones simples Habitaciones dobles Suites

Centros operacionales Costos directos

A&B

Cafetera Restaurante Bar Banquetes/eventos Minibar

Costo de plato Costo de bebida Costo de evento Costo de mercancas

CENTRO COSTOS

Servicios generales

Telfonos Lavandera Peluquera Otros

Costo de llamadas Costo de serv. Internacional Costo de lavado y costo de planchado

Centros de estructura Costos indirectos

Administracin Com. Y ventas Mantenimiento Gastos generales de estructura

Los almacenes
Bebidas Cuenta de naturaleza deudora. Su saldo representa el importe de las bebidas existentes al final del mes. Cuenta de naturaleza deudora. Su saldo representa el importe de los alimentos duraderos al finalizar el mes. Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa el importe de los artculos generales existentes al final del mes. Entre los artculos generales se tiene: artculos de limpieza, atenciones a los clientes como jabones, pastillas de menta, cremas, etc.

Alimentos

Generales (suministros)

Ingresos
Por hospedaje Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por el hospedaje. Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por alimentos preparados en el restaurante. Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por los servicios secundarios. Estos pueden ser: llamadas telefnicas, renta de locales, servicio de tintorera y/o lavandera, etc. Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa el adeudo del husped a favor del hotel.

Ingresos por alimentos

Ingresos diversos

Huspedes

Costos
Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo del hospedaje, como sueldos del personal que atiende las habitaciones, los consumos de los inventarios que tienen relacin directa con la actividad del hospedaje.
Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo de los alimentos, como sueldos de personal del restaurante, los consumos de los inventarios que tienen relacin directa con la preparacin de los alimentos y el restaurante. Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo de las bebidas, como sueldos del personal del bar, los consumos de los inventarios que tienen relacin directa con la preparacin de bebidas.

Costo de hospedaje

Costo de alimentos

Costo de bebidas

Impresos
Operaciones

Usados
Para registro
Pliza de depsitos al banco
Libro primera anotacin

Gua para el registro contable Asiento Mayores auxiliares

Se carga a:
Bancos Acreedore s diversos

Para constancia
Informe del cajero general

Se abona a:
Huspedes Particulares Tarjetas de crdito Agencias de viajes Ventas de contado Depsitos para reservacin Ventas crdito Huspedes

Se carga a:
Banco donde se realiz el depsito

Se abona a:
Huspedes que pagaron y/o ventas a crdito, ventas contado

Registros extra contables

Registro o control de reservaciones

Cobro directo a huspedes

Diario de depsitos al banco

Cuentas por cobrar

Relacin de cuentas por cobrar de recepcin y de restaurares y bares

Remisin, facturas, recibos, avisos de cargo del banco

Pliza de cuentas por cobrar

Diario de cuentas por cobrar

Huspedes Particulares Depsitos para reservacin Tarjetas de crdito Agencias de viajes Varias cuentas

Huspedes Particulares Depsitos para reservacin Tarjetas de crdito Agencias de viajes Varias cuentas

Ventas crdito Huspedes

Registro o control de reservaciones

Egresos en general

Copias de chequespliza o pliza de egresos

Diario de cheques expedido

Bancos

Bancos a cuyo cargo se hayan expedido cheques o el aviso del banco

Gua para el registro contable

Impresos
Operaciones

Usados
Para registro
Copia de nota de recepcin

Para constancia
Pedido o solicitud de comprar y copia de nota de recepcin, factura o remisin

Libro primera anotacin

Asiento
Se carga a:
IVA acreditable Almacn de A&B Almacn de suministros generales Ventas de contado Ventas crdito

Mayores auxiliares
Se carga a:
Al almacn que corresponda la compra y/o subcuenta de gastos correspondie ntes A la cuenta individual del husped al que se prest el servicio Ventas de contado

Se abona a:
Proveedore s Compras contado

Se abona a:
Al proveedor que haya hecho la venta de mercancas compradas de contado A las subcuentas de ventas correspondie ntes

Registros extra contables

Auxiliares que se llevan en cada almacn (tarjetas de kardex)

Compras de: alimentos, bebidas, suministros generales y otras compras Ventas

Diario de compras

Reporte de ocupacin Reporte de ventas de alimentos y bebidas Reporte de telfonos Reporte de telgrafos, tintorera, lavandera Lectura para uso del auditor nocturno

Pliza de ingresos por ventas

Diario de ventas

Ventas (por cada subcuenta) Otros ingresos IVA por pagar Acreedores diversos

Gua para el registro contable

Impresos
Operaciones

Usados
Para registro
Pliza de ajustes y descuentos

Para constancia Nota de ajustes y descuentos

Libro primera anotacin

Asiento
Se carga a:
Ajustes y descuentos IVA por pagar

Mayores auxiliares
Se abona a:
Huspedes

Se carga a:
A la subcuenta de ajustes y descuentos correspondiente s A la subcuenta del costo de ventas y/o gastos correspondiente s Varias cuentas

Se abona a:
Al husped de que se trate

Registros extra contables

Estados de cuenta o folios respectivos Auxiliares que se llevan en cada almacn (kardex)

Ajustes y descuentos sobre ventas

Diario de ventas

Consumos de alimentos, bebidas y suministros generales Otras operaciones

Vales de salida de almacn

Pliza de salidas de almacn

Diario de salidas de almacn

Costo de ventas y gastos

Almacn de A&B Almacn de suministros generales

Al almacn que corresponda el consumo

Comprobantes respectivos o autorizacin por escrito

Pliza de operaciones diversas

Diario de operaciones diversas

Varias cuentas

Varias cuentas

Varias cuentas

REVPAR
Revenue per available room Reporte que determina el ingreso de cada cuarto disponible

Ejemplo
Usted es el (la) revenue management del Hotel QUICKLY INN, el cual cuenta con 125 habitaciones. En la reunin diaria del mircoles X de julio con los ejecutivos, el Gerente General le pide que le indique lo siguiente:
a) Qu da de la primera semana de Mayo se tuvo el mejor REVPAR? b) Cul es el REVPAR de los 5 primeros das del mes? c) Cul es la tarifa promedio de los 7 primeros das del mes de Mayo?

REVAR
Da 1 2 3 4 Ingreso 78000 56500 67090 51200 Ocupacin Habs. ocupadas 100 57.5 73.75 106.25 Tarifa Promedio REVPAR

5
6 7 TOTAL

35035
48590 86090 422565

25
86.25 115 563.75

revpar
Hab. Ocupadas:
habitaciones disponibles * % de ocupacin

Tarifa Promedio:
Ingreso/habitaciones ocupadas

REVPAR:
ingreso/habitaciones disponibles

Total Ingresos:
de todos los ingresos

Total % de ocupacin:
promedio de todos los % de ocupacin

Total de hab. ocupadas:

de todas las habitaciones ocupadas

Total tarifa promedio:

ingresos/ habitaciones ocupadas

Total REVPAR:
ingresos/(habitaciones disponibles * numero de das solicitados)

Estructura del Estado de Resultados de una empresa comercial

VENTAS O INGRESOS BRUTOS
Menos COSTO DE VENTAS Igual a UTILIDAD BRUTA Menos GASTOS OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES Igual a UTILIDAD O PRDIDA NETA

Estructura del Estado de Resultados de una empresa hoteles

VENTAS DE DEPARTAMENTOS OPERADOS
Menos

COSTO DE VENTAS DE DEPARTAMENTOS OPERADOS

Menos

GASTOS DE NMINA Y OTROS GASTOS

Igual a

UTILIDAD DEPARTAMENTAL
Menos

GASTOS NO DISTRIBUIDOS
Igual a

UTILIDAD ANTES DE CARGOS FIJOS

Menos

GASTOS DE LA PROPIEDAD
Igual a

UTILIDAD O PRDIDA NETA

USALI o Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (Sistema Uniforme de Cuentas para la industria Hotelera)

El costo de venta
Los costos operativos departamentales son los siguientes:
16% para el departamento de habitaciones, 20% para el departamento de alimentos y bebidas, 2% para el departamento de telecomunicaciones y para otros departamentos 3% de su propia venta.

Es decir que el total de estos costos de explotacin o costos operativos (costo de ventas) pueden representar entre un 20% a 30% de las ventas totales.

Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones

ESTADO DE RESULTADOS DEPARTAMENTO DE HABITACIONES DETALLE ACTUAL % PRESUPUESTO % AO ANTERIOR %

INGRESOS Segmento corporativo Segmento de vacaciones Segmento de grupos TOTAL DE INGRESOS MENOS GASTOS NMINA EQUIPOS DE OPERACIN OTROS GASTOS TOTAL UTIIDAD ANTES DE GASTOS NO DISTRIBUIDOS

GASTOS
NMINA Reservaciones Recepcin Conserjera Botones Ama de Llaves Personal Extra Impuesto a la nmina EQUIPOS DE OPERACIN OTROS GASTOS Suministros de aseo Decoracin Peridicos y suscripciones

Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones

Recreacin y entretenimiento
Transporte de huspedes Suministros a huspedes/amenities Lavandera Correos y portes Papelera y tiles Telfono Contribuciones parafiscales Gastos de viaje Comisiones agencias de viajes Uniformes Gastos diversos

Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones

Modelo de Estado de Resultado de A&B

Agustn Elizondo Tristn