Maria ZIMINA

Systmes linguistiques, nonciation et discursivit (SYLED - EA 2290)

Utilisation de Microsoft Excel

Un aperu des outils permettant de crer et de grer des chiffres sous forme de tableaux et de graphiques

ILPGA, 2002-2003

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Introduction
EXCEL est un logiciel de Microsoft permettant la cration, la manipulation et ldition de donnes organises sous forme de tableaux.

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1. FONCTIONS DE BASE

Structure dun classeur Excel Options d affichage des donnes Insertions et suppressions Mise en formes des donnes Calculs : excution, fonctions, etc. Cration des graphiques Impression

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Description gnrale
Barre des formules Barre des menus Somme Coller une fonction automatique Assistant graphique

Barres doutils standard

Barre doutils de mise en forme

Lignes

Cellules
Colonnes

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Notion de classeur
Dans Microsoft Excel, un classeur est le fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos donnes. Chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles. Vous pouvez organiser diffrentes sortes d'informations au sein d'un mme fichier.

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Notion de feuille de calcul

Les feuilles de calcul du classeur servent rpertorier et analyser des donnes. Vous pouvez renseigner ou modifier des donnes dans plusieurs feuilles de calcul et effectuer des calculs partir de donnes provenant de plusieurs feuilles. Vous pouvez placer un graphique sur la mme feuille de calcul que les donnes qui s'y rapportent ou sur une feuille distincte.
Click droit sur l onglet de la feuille concerne

Structure de donnes sous Excel (i)

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Une base de donnes est compose d'enregistrements. Chaque enregistrement est subdivis en champs. Dans Excel, les enregistrements se prsentent en lignes et les champs en colonnes.

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Structure de donnes sous Excel (ii)

Les champs d une base de donnes se distinguent par leur nom. Le nombre maximum de champs est de 256. Le nombre d'enregistrements dpend du nombre de lignes de la feuille (65 536) et de l'espace mmoire disponible. Au sein d'un mme classeur, plusieurs feuilles peuvent contenir des donnes. On parle alors de tables. La base de donnes tant reprsente par le classeur.

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Importation de donnes
Conversions des fichiers *.xls *.txt *.txt *.xls

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Saisie de donnes

Le masque de saisie permet l'encodage vertical de donnes.

La range d'en-ttes du tableau sert de structure au masque de saisie.

masque de saisie permet galement de raliser des recherches simples
(zone Critres)
Dobs?n trouve Dobson, Dobsan, Dobsin, ... Bru* trouve Bruxelles, Brussels, Brugge, ... *pont trouve Dupont, Depont, Lepont, ... Et *pon* trouve Despontin, Dupond,

Le

Options d affichage

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Sous Excel, vous pouvez ajuster la largeur des lignes et des colonnes pour afficher le contenu des enregistrements en entier.

Placez le curseur de la souris entre deux boutons de colonnes ou de lignes jusqu' voir apparatre des flches de redimensionnement.

Figer des panneaux ...

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Il est trs dsagrable de voir disparatre les lignes et les colonnes contenant les intituls lors de la consultation du tableau. Pour remdier ces mouvements intempestifs, il est possible de bloquer certaines lignes et colonnes.

Masquer des colonnes ...

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Certaines lignes et colonnes, ne servent que la mise en uvre de calculs intermdiaires du tableau. Leur affichage ntant pas indispensable il est possible de cacher ces lignes et colonnes.

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Insertions et suppressions
Vous pouvez grer linsertion et la suppression de lignes, de colonnes et de cellules :

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Collages spciaux
Objectifs :

Copie de cellules visibles uniquement ; Transformation de lignes en colonnes, et inversement ; Copie de valeurs, formules, commentaires ou formats de cellule uniquement ; Dplacement, copie de donnes contenues dans des cellules .

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Format de cellule (i)

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Format de cellule (ii)

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Faire des commentaires ...

Avec la barre d'outils Rvision, vous pouvez insrer des commentaires. Si un commentaire existe dj pour une cellule, vous pouvez effectuer des modifications.

Pour afficher les commentaires, slectionner Affichage - Commentaires ...

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Mise en forme rapide avec des styles ou des formats prdfinis

Microsoft Excel propose des styles pour mettre en forme des nombres en tant que monnaie, pourcentage ou l'aide de la virgule comme sparateur des milliers. Pour mettre en forme une liste entire vous pouvez lui appliquer un modle de tableau prdfini :

Format conditionnel

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Un lment de tableau montre des signes de faiblesse le tableur doit en avertir. Cette mthode d'analyse porte le nom de format conditionnel. Pour une mme cellule ou un groupe de cellules, plusieurs formats d'affichage sont possibles en fonction des valeurs contenues.

Modle de classeur

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Certaines feuilles ou classeurs sont utiliss comme base de calcul avec des donnes diffrentes. Leur structure peut tre sauvegarde comme modle. Les formules de calcul, les graphiques et les rapports font partie intgrante du modle.

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Oprations arithmtiques
Pour

effectuer des oprations arithmtiques simples ou calculer des expressions mathmatiques dans une feuille Excel, utiliser le champ "=" (Formule). Vous pouvez utiliser ce champ avec des rfrences des cellules.

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Oprateurs arithmtiques
Les oprateurs indiquent le type de calcul que vous voulez effectuer sur les lments d'une formule. Les oprateurs arithmtiques ralisent les oprations mathmatiques de base telles que l'addition, la soustraction ou la multiplication, combinent des nombres et produisent des rsultats numriques.
Exemples doprateurs arithmtiques
Oprateur + (signe plus) (signe moins) * (astrisque) / (barre oblique) % (signe pourcentage) ^ (signe insertion) Signification Addition Soustraction Multiplication Division Pourcentage Exposant Exemple 3+3 31 3*3 3/3 20% 3^2

Excution d un calcul (i)

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Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez voir apparatre le rsultat. Dans la barre de formule cliquez sur = . Cette barre permet de saisir ou modifier les valeurs ou les formules des cellules. Pour faire rfrence au contenu d'une cellule, cliquez sur la cellule correspondante ou saisissez les rfrences de la cellule. Par exemple : Recettes Tarif plein = Tarif plein * Nb Entres au Tarif plein

Excution d un calcul (ii)

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Pour rpter une formule dans plusieurs cellules adjacentes, cliquez sur la partie infrieure droite de la cellule contenant la formule et faites glisser le curseur :

NOTE : Excel recalcule automatiquement les formules lorsque les valeurs dpendent de cellules qui ont t modifies.

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Rfrences relatives et rfrences absolues

Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnes des cellules en fonction de leur position relative est automatique. La mise en absolu de la rfrence d'une cellule au sein d'une formule de calcul s'effectue via le caractre $. Le symbole $ bloque la rfrence de la cellule concerne dans la formule :

Cellule nomme

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Il existe une autre mthode de mise en absolu des rfrences de cellules. Excel autorise la cration d'tiquettes pour une cellule ou un groupe de cellules. Les tiquettes utilisent des rfrences absolues par dfaut. Par exemple, on peut dfinir l'tiquette TVA pour la cellule H106 :

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Utilisation de fonctions
Excel propose diffrentes catgories de fonctions pour satisfaire un large panel d'utilisateurs.

Traquer les erreurs ...

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Utilisez la barre d'outils Audit pour traquer les erreurs de vos calculs : Cliquez sur l'icne Reprer une erreur.

Toutes les cellules impliques dans le processus sont marques en rouge .

Les cellules susceptibles d'tre l'origine de l'erreur sont marques en bleu .

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Cration des graphiques (tape 1)

Dans la barre de menu, slectionner Insertion Graphique. Excel ouvre l'assistant graphique. Cet outil guide l'utilisateur au travers de 4 tapes pour la ralisation de graphiques.

Les lments slectionns au sein de cet assistant ne sont pas dfinitifs. Par la suite, toutes les modifications utiles et ncessaires au parachvement de l'ensemble peuvent tre apportes.

Assistant graphique, tape 1 de 4, Type de graphique. Excel propose de nombreux types de graphiques standard et personnaliss.

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Cration des graphiques (tape 2)

Cette tape propose de dfinir la zone de donnes source du graphique. Si la slection d'une zone source est ralise a priori, ses coordonnes apparaissent dans la Plage de donnes. Le nom de la feuille et les paramtres de la zone sont repris. La lecture de cette zone s'effectue soit horizontalement (Lignes), soit verticalement (Colonnes). Les 2 lectures produisent des graphiques diffrents.

Assistant graphique, tape 2 de 4,

Donnes source du graphique.

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Cration des graphiques (tape 3)

4 titres sont accessibles selon le type de graphique slectionn : le titre gnral du graphique, le titre de l'axe des X, le titre de l'axe des Y et le titre de l'axe des Z. Pour Excel, l'axe des Y se situe droite du graphique. L'axe des Z se situe gauche ou dans la profondeur pour une reprsentation tridimensionnelle.

Assistant graphique, tape 3 de 4, Options du graphique. Titres.

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Cration des graphiques (tape 4)

Le graphique est cr soit sur une nouvelle feuille, soit comme objet au sein de la feuille courante.

Assistant graphique, tape 4 de 4,

Localisation du graphique.

Personnaliser un graphique ...

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En plus du graphique, Excel affiche une barre d'outils Graphique spcifique.

Pour chaque lment slectionn, vous pouvez dfinir plusieurs paramtres spcifiques, par exemple :

Types de graphiques

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Anneau

Types de graphiques

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Boursier

Types de graphiques

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Bulle

Types de graphiques

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Histogramme

Types de graphiques

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Radar

Types de graphiques

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Secteurs

Types de graphiques

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Courbes

Imprimer les tableaux ...

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L'impression d'un tableau s'effectue en cliquant sur Imprimer dans la barre d'outils standard. Cependant, pour s'assurer de la bonne ralisation de cette opration, il s'avre utile d'effectuer pralablement un aperu avant impression :

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2. ANALYSE DE DONNEES

Classement Filtres automatiques Filtres labors Sous-totaux Plan automatique Tableaux croiss dynamiques

Classement (ordre de tri)

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Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les enregistrements du tableau. Le classement s'effectue d'abord sur la premire cl. S'il s'avre impossible de raliser une distinction entre les lments de cette premire cl, la deuxime cl est consulte. La troisime cl est utilise si aucune distinction n'est possible entre les enregistrements sur les deux premires cls.

Vous pouvez galement crer l ordre de tri personnalis :

Outils - Options - Listes personnalises

Filtres automatiques

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Les oprations de filtrage permettent de retrouver un sousensemble de donnes contenant une certaine valeur ou rpondant des critres de slection. Un filtre ne rorganise pas les donnes du tableau. Il permet de visualiser les donnes que lon souhaite et de masquer le restant du tableau.
Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions une colonne l'aide de la commande filtre automatique. Positionnez le curseur dans la liste. Dans la barre de menu, slectionnez Donnes - Filtre - Filtre automatique :

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Filtres labors : zone de critres

Si vous devez appliquer trois conditions ou davantage une colonne, utiliser des valeurs calcules comme critres ou copier des enregistrements vers un autre emplacement, vous devez utiliser des filtres labors. Plusieurs critres placs sur une mme ligne utilisent l'oprateur relationnel ET. Des critres placs sur des lignes diffrentes utilisent l'oprateur relationnel OU.
Visualiser tous les enregistrements relatifs au client Nelson (quels que soient le produit et la quantit), tous les enregistrements relatifs au client Page, mais uniquement pour ses commandes de Prod X (sans spcification de quantit), ou toutes les commandes de Prod A (quel que soit le client) dont la quantit est suprieure ou gale 20 units.

Filtres labors : excution

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Le curseur se trouvant au sein de la base de donnes, dans la barre de menu, slectionner Donnes - Filtre - Filtre labor. L'action Filtrer la liste sur place affiche la slection l'emplacement de la base de donnes. L'action Copier vers un autre emplacement duplique les enregistrements slectionns dans une autre zone.

Par dfaut, la base de donnes est slectionne (Plages). La Zone de critres et la Zone de Destination doivent tre spcifies par l'utilisateur.

Sous-totaux et plan automatique (i)

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Les outils Donnes - Sous-totaux permettent de raliser une analyse plus dtaille du contenu d'un tableau.
A chaque

changement de Titre du film utilisez la fonction Somme. Ajoutez un sous-total Entres ;

effectue un saut de page entre chaque groupe de donnes pour une base de donnes faisant plusieurs pages.

Sous-totaux et plan automatique (ii)

Sur

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le ct gauche de l'cran, une colonne reprenant les icnes 1 2 3 est ajoute. Ces icnes permettent de raliser plusieurs vues du rsultat.

Par

dfaut, Excel affiche le rsultat en mode 3. Un clic sur l'icne 2 donne une vue rduite aux seuls totaux.

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Tableaux croiss dynamiques

Un tableau crois dynamique est un tableau interactif qui permet d'effectuer une synthse rapide et de croiser de grandes quantits de donnes. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et ses colonnes pour obtenir diffrentes synthses des donnes sources, filtrer les donnes en affichant diffrentes pages, ou afficher les dtails pour les zones qui vous intressent.

Utilisation de l aide

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Pour en savoir plus ...

Adresses et sites utiles

http://www.sc.ucl.ac.be/training/indextraining.html http://www.tutorials-online.com/tutorials/cursus/demo/xl97/chap1/main.htm http://www.cma.cuslm.ca/estouest/office97.fr/commence.html http://www.poitou-charentes.iufm.fr/tice/ressources/tutoriels.html http://csrs.qc.ca/goeland/proj/envolee/sacdestic/formations.html http://www.cavi.univ-paris3.fr/ilpga/ilpga/tal/cours/tdMZ-00-01/index.htm