PRODUCCIN DOCUMENTAL

ALEXANDRA VARGAS HUERTAS

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA GESTION ADMINISTRATIVA FLORENCIA CAQUETA 2012

PRODUCCIN DOCUMENTAL

ALEXANDRA VARGAS HUERTAS

INFORME DE ELBORACION DIGITACION EN PRODUCCION DE DOCUMENTOS

INDTRUCTOR ALBERTO GAVIRIA DAVILA

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA GESTION ADMINISTRATIVA FLORENCIA CAQUETA 2012

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION OBJETIVOS PRODUCCIN DE DOCUMENTOS 1.1 Carta comercial 1.2 Memorando 1.3 Circular 1.4 Certificado 1.5 Constancia 1.6 Nota interna 1.7 Hoja de vida 1.8 Acta 1.9 Contrato de compraventa 1.10 Acuerdo 1.11 Ordenanza 1.12 Informe corto 1.13 Informe extenso 1.14 Sobres 2 .EL TECLADO 3. DIGITACIN 4. POSICION ERGONOMICA 5. GRAMATICA 6. REDACCION 7. ORTOGRAFIA 8. NORMAS TECNICAS CONCLUSIONES

OBJETIVOS

Este trabajo esta echo con el fin de dar a conocer como se realiza todo tipo de documentos administrativos segn las normas tcnicas colombianas para tener una buena presentacin, redaccin y ortografa a la hora de realizar un documentos empresariales como cartas comerciales, memorandos, circulares, nota interna, constancias, certificados, actas, informes etc. Tambin busco que obtenga el conocimiento sobre el teclado, la digitacin, la correcta posicin ergonmica y pasos requeridos para una buena redaccin.

1.

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

La produccin de documentos es la creacin y diseo del documento, conforme al desarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cada dependencia, por lo que stas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas autorizadas y el nmero de copias que se van a producir. En la recepcin de documentos, se debe verificar que estn completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad, para efectos de su radicacin, registro y distribucin con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. 1.1 CARTA COMERCIAL

Es un medio de comunicacin escrito que utilizan las empresas comerciales o personas particulares, su principal objetivo es transmitir un mensaje. A diferencia de las cartas personales, la carta comercial posee un esquema ms rgido y un tono ms objetivo ya que esta debe ser clara y directa, respetando las normas gramaticales y ortografa para tener una buena redaccin. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL 1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa 2. Referencia: El nmero debe ser consecutivo segn lo establece el cdigo de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete). 3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto. 4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especfico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineacin sencilla. 5. Cargo: este se escribe con mayscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos lneas para guardar la armona con los datos restantes.

6. Empresa: va en la lnea siguiente del cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, o sigla o acrnimo, as: en caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razn social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social, se escribe en mayscula sostenida. Con punto o no segn lo haya registrado la institucin. 7. Asunto: El asunto constituye la sntesis del tema de la carta, expresada en mxima 4 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario. 8. Saludo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido ejemplo: Apreciado Seor Botero: Apreciada Ingeniera Gloria: Seora Ministra: Cordial saludo Seor Martnez: Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay 9. Texto: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre prrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay. 10. Despedida: Es una expresin de cortesa que se escribe a dos interlineas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (,): - Atentamente, - Cordialmente,

Sinceramente, - Sin otro particular, Ejemplos de despedida con frase de cortesa terminada en punto (.): -Agradecemos su gentil colaboracin. -Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. -Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin. -Para nosotros es un gusto servirle 11. Firma: Es la firma del funcionario que posee la representacin legal de la empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayscula sostenida. Y el cargo se anota en la lnea siguiente, con mayscula inicial, sin centrar 12. Anexos: se utiliza cuando una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, si los hay. Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. La identificacin del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra ms pequea. 13. Datos de la empresa: se coloca direccin, direccin electrnica, fax, telfono, en la parte inferior de la pgina .

ZONAS DE LA CARTA COMERCIAL

ZONA 1

En esta zona se escribe el membrete que es la inscripcin impresa de datos que identifican a la empresa: Logotipo: Smbolo que identifica a una empresa. Razn social: Nombre que identifica a una empresa. Nit o Rut: nmero de identificacin tributario registro nico tributario. Las medidas respectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior. ZONA 2 En esta zona se escribe la direccin, telfono, fax, e-mail, apartado areo, ciudad y pas si se requiere y se ubica entre 1,5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

ZONA 3 En esta zona se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo

CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

Membrete .. .. 2 Interlineas Fecha ... ...3Interlineas ... Destinatario ... ...3Interlineas ... Asunto 2 Interlineas Saludo 3Interlineas Texto 2 Interlineas Despedida 4Interlineas Firma 2 Interlineas Anexos . 1 Interlinea Copia .. 1 Interlinea

Datos del transcriptor

Pie de pgin

ESTILO BLOQUE
Membrete .. ..

2 Interlineas

Fecha ... . 3 interlineas . Destinatario ... ... ... Asunto Saludo Texto Despedida I . 4 Interlineas .. Firma . 1 Interlinea Anexos . Copia .. Datos del transcriptor Pie de pgina 1 Interlinea

3 Interlineas

2 Interlineas

3 Interlineas

2 Interlineas

1 Interlinea

EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIAL

Florencia, 09 de febrero de 2012

Doctora JULIA MARTNEZ Alcaldesa Florencia, Caquet

Asunto: Agradecimiento

Cordial saludo seora Alcaldesa

Tenemos el gusto de saludarla, Alcaldesa Julia, la institucin educativa san francisco de ass, agradece las ayudas para los damnificados causada por la ola invernal, la cual fueron de mucha ayudad para las familias afectadas y gracias a su solidaridad estas familias le estas eternamente agradecida por su donacin.

Agradecemos su gentil colaboracin.

FERNANDA GARCIA Rectora

Alexandra V.

1.2 MEMORANDO

Es una comunicacin escrita en forma breve para el uso interno de las empresas o instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algn momento. MRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm

PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO: Se coloca con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla. CDIGO: Despus de dos tabulaciones, consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, seguida de guin (-), se coloca el cdigo de la serie y/o subserie, separando estos dos nmeros con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Despus de dos tabulaciones, se debe escribir en maysculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en maysculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la sntesis del tema del memorando. A continuacin de dos tabulaciones, debe expresarse en mximo 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando slo un asunto por memorando.

 DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, Divisin, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comit) segn lo autorizado en Manuales de Mtodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

ESTRUCTURA DEL MEMORANDO

2 a 3 interlineas

------------------------------ MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineas PARA:--------------2 interlineas DE:-----------------2 interlineas ASUNTO:----------3 a 4 interlineas Texto:-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas Despedida -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 a 6 interlineas Firmante--------------------------------------2 interlineas Anexos: (si lo hay) 2 interlineas Copia: (si la hay) 2 interlineas Identificacin del transcriptor

EJEMPLO DE MEMORANDO

CODIGO:

034-50.08

Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA:

ALEXANDRA VARGAS HUERTAS Aprendiz del Tecnlogo Gestin Administrativa

DE:

ALBERTO GAVIRIA DAVILA INSTRUTOR

ASUNTO:

FELICITACIN

De acuerdo con su desempeo acadmico y disciplinario como aprendiz en el Tecnlogo Gestin Administrativa en el centro Tecnolgico de la Amazonia; me permito felicitarla por su excelente trabajo en las competencias asignadas y recordarle que siga con su comportamiento actitudinal y acadmico.

Atentamente,

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

Instructor

1.3 CIRCULAR

Es una comunicacin escrita que va dirigida a un grupo de personas ya se interna o externa, con el fin de dar a conocer cualquier informacin que la empresa quiera. Las circulares internas se elaboran en papel tamao carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales sern firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo. Es muy importante no contener errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales, de puntuacin, y la presentacin que debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

MARGENES Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayscula sostenida y sin negrilla, slo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimir en papel membreteado. TTULO Y NMERO: Ttulo CIRCULAR, centrado, en mayscula sostenida sin negrilla y el nmero consecutivo de la misma, que ser llevado por la Secretara General. (Nmero consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada ao). CDIGO: Nmeros que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el cdigo de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa segn sea el caso, separando estos dos nmeros con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna se escribe la ciudad, seguida de coma se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la

inscribir el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas, etc. a quienes va dirigida la comunicacin (maysculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la sntesis de la circular, expresado mximo en 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.

ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR INTERNA O EXTERNA

4 a 3 cm

RAZON SOCIAL

CIRCULAR 2 a 3 interlineas ----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas -------------------GRUPO DESTINATARIO 3 interlineas -------------------Asunto 3 a 4 interlineas Texto -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas ----------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas ---------------------Anexos (si lo hay)
--------------------Identificacin del transcriptor

4 a 3 cm

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

CIRCULAR INTERNA No 0056

401-00.03

Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA: APRENDICES SENA

ASUNTO: Actos culturales

Se les informa a toda la comunidad SENA que el 26 de junio de 2012, se realizara una integracin con el fin de recaudar fondos para una excursin en la cual participaran todos los aprendices del Tecnlogo Gestin Administrativa. Dicha actividad se realizara en las canchas de las instalaciones del SENA y se les recomienda a todos los aprendices que asistan con uniforme de deporte.

Gracias por su atencin.

ANDRES RODRIGUEZ DIAZ Representante

Alexandra V.

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTRENA

CIRCULAR EXTERNA No0085

400-02.05

Florencia, 20 de septiembre de 2012

PARA:

PERSONAS EN GENERAL

ASUNTO:

Convocatorias

Se informa que el 15 de mayo de 2012 se abrirn las inscripciones de tcnicos y tecnlogos que ofrece el SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, la cual tendr un periodo de 3 das de vigentes para presentar la prueba de aptitud y cumplir con los requisitos requeridos por el SENA, las personas interesadas podrn inscribirse y presentar la prueba va web en la pgina www.senasofia.com.co.

Atentamente,

HECTOR RAMIREZ CASTAO Director

Alexandra v.

1.4 CERTIFICADO

Documento de carcter probatorio, pblico o privado que asegura la legalidad de un hecho o un acto MARGENES Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3cm Izquierdo entre 3cm y 4cm Derecho entre 2cm y 3cm PARTES DEL CERTIFICADO 1. FECHA: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedicin se escriben de dos a tres interlineas del nmero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay nmero y en forma completa, en orden del da, mes y ao sin separarlo con punto. EJEMPLO: Bogot, 13 de marzo de 2008 2. CARGO: El cargo de la persona responsable se anota en mayscula sostenida, centrado, precedido de los artculos l o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha. EJEMPLO: LA GERENTE DE TALENTO HUMANO

3. IDENTIFICACIN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar). EJEMPLO

EL DIRECTOR DEL PERSONAL HACE CONSTAR: 4. TEXTO: De tres a cuatro interlneas de la identificacin y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjuncin Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayscula sostenida, y el nmero del documento de identidad. Razn social de una empresa, en mayscula sostenida, y NIT. EJEMPLOS: Que el seor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cdula de ciudadana 70.048.946 de Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. A., con NIT 890.980.900 5 se le retuvo Se emplea interlineacin de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre prrafos. Se redacta en forma clara, breve, directa, corts y se expresa en tercera persona del singular. Es importante que no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales, ni de puntuacin. La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados. En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin, y de preferencia, se incluye el destinatario. EJEMPLOS: Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunin. Este certificado se expide para ser presentado al Inurve, con el fin de solicitar crdito de vivienda. 5. FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula

sostenida, de cuatro a seis interlneas del ltimo rengln del texto y segn el estilo elegido. En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si en caso de dos o ms firmantes, si el nmero es impar el ltimo se centra. 6. TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayscula inicial), e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

7. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: En centros educativos la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayscula sostenida y procedidas por lo artculos, EL o LA. EJEMPLOS: LA RECTORA Y LA SECRETARA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO. Las anotaciones jurdicas para clarificar el funcionamiento de la institucin, tales como registros en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de lo cargos y con interlineacin sencilla. Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben centradas, en mayscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de las anotaciones jurdicas. Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlneas del ltimo rengln del texto; el de mayor jerarqua contra el margen izquierdo y el de menor jerarqua, en la misma lnea, contra el margen derecho. 8. PGINAS SUBSIGUIENTES: Si los certificados y constancias requieren ms

de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente: Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso slo el logotipo o la razn social. La calidad, el color y el tamao del papel deben ser lo mismo en todas las hojas. El encabezado se ubica entre dos y tres centmetros del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlneas del logotipo o de la razn social con mayscula inicial. Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de pginas contra el margen derecho. La lnea de identificacin contiene el nombre de quien solicita la certificacin. EJEMPLOS: MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO Certificado para Mundo Nacional Ltda. 2 Constancia para Aurelio Rojas Patio 2 El primer prrafo se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado

INSTITUCION EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE ASS

Florencia, 14 de febrero de 2012

EL RECTOR DEL COLEGIO SAN FRANCISCO DE ASS

CERTIFICA

Que ALEXANDRA VERGAS HUERTAS, identificada con la cedula de ciudadana No 1006.500.805, aprob los estudios acadmicos y se gradu con honores el da 3 de diciembre de 2010 en la Institucin Educativa San Francisco de Ass.

La presente certificacin se expide a solicitud del interesado

ALFONSO HERRERA RAMIRES Rector

Alexandra V.

1.6 NOTA INTERNA Es una comunicacin de carcter interno, cuyo fin es transmitir informacin urgente o remitir documentacin de pronto trmite. La facultad para expedir notas internas la tiene el Director General, el Secretario General, a nivel general y los subdirectores al interior de sus reas. Igualmente, las secretarias de la Direccin General, siempre y cuando estn autorizadas por el seor Director, mediante acto administrativo. Se imprimirn en papel tamao carta segn formato, con el logotipo del Instituto Nacional de Salud. Inicio. En esta primera parte figuran: El nombre o razn social de la empresa. La fecha de confeccin en formato largo o corto. La palabra DE: para, a continuacin, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o seccin al que pertenece quien emite la nota. La palabra A: para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o seccin al que pertenece quien ha de recibir la comunicacin. La palabra Asunto:, que consiste en un resumen del motivo que origina el documento.

Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior. Su redaccin es breve y concisa, con una exposicin directa. - Final. En este apartado figura la firma de la persona que enva el mensaje. No aparecer la antefirma, pues ya figura en el apartado DE:.
PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: Registrar fecha de envo as: da, mes y ao. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.

OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Slo podr ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segn lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma

EJEMPLO DE NOTA INTERNA

NOTA INTERNA
No. 001 FECHA: ________________________________________________________________ PARA: DE: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

URGENTE PARA SU INFORMACIN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: ___________________________

______ ______ ______ ______ ______

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER

_________ _________ _________ ________ ________ _________

OBSERVACIONES: _______________________________________________ ______ _______________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________

FECHA:

______________

HORA:

______________

Tomo del AGN del PGD

1.7 HOJA DE VIDA

La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitacin profesional y de la experiencia laboral de una persona para el desarrollo de una actividad o trabajo. De la correcta elaboracin y presentacin, depender el xito en la bsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma ser presentar a su potencial empleador informacin sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior. Elaboracin de una hoja de vida. Sus medidas son superior izquierdo de 3 a 4 cm, inferior derecho de 2 a 3 cm.

Los datos que siempre debe tener en cuenta son los siguientes:

Encabezado Datos personales como: Nombre y apellidos Identificacin de documento ( C.C T.I ) Fecha de nacimiento Estado civil Telfono En algunos casos se anexa la licencia de conduccin, pasaporte tarjeta (matricula de profesin) Estudios Primarios Secundarios Universitarios Estudios complementarios Experiencia Referencias laborales Referencias personales Nombre y firma Fecha de presentacin

8 ACTA

Es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una junta o reunin. MARGENES Superior e izquierdo 3 a 4 cm. Derecho e izquierdo 2 a 3 cm PARTES DE UN ACTA Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razn social, impresa o escrita, se escribe centrado y mayscula sostenida. Titulo: Escribir centrado, en mayscula sostenida el nombre del organismo y el carcter de la reunin. Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayscula sostenida, centrado y continuacin le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada ao. Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunin en la fecha completa (da, mes, ao), separado por coma (,). Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayscula sostenidas y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalizacin de la reunin. Ejemplos: HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas Lugar: Se anota la palabra LUGAR, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunin.

Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con

 mayscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunin. Frente a cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (,) y la primera letra con mayscula, se sigue el orden de cargo establecido para la reunin. En caso de igual cargo, se ordena alfabticamente por apellidos. Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayscula inicial, de las personas que participaron en la reunin. Frente a cada nombre se escribe el cargo o ttulo profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayscula). Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayscula sostenida, de las personas que no asistieron a la reunin. Frete a cada nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,) y la primera letra con mayscula. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. Orden del Da: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos. Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con nmero arbigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A dos interlinea del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. El primer tema puede ser verificacin de qurum o lectura, discusin y aprobacin del acta anterior. En el tema lectura, discusin y aprobacin del acta anterior se indica si fue aprobada, o se anota las modificaciones que se presente. Convocatoria: Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayscula sostenida, seguida de punto (.). A continuacin se anotan la fecha y hora de la prxima reunin. En caso de cambiar la sede se indica el lugar. Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida. El cargo a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.

 jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo rengln derecho. Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mnimo dos aparecen en donde finaliza el texto. En el posible coso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la expresin de firma, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho. Anexos: Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una informacin, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayscula inicial. A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas. Anexos: cinco (25 hojas) Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayscula inicial.

DISEO DE UN ACTA

------------ (1 interlnea)

ACTA No. VI

------------ (3 interlneas) FECHA: (Ciudad, da mes ao) ------------ (1 interlnea) HORA: ------------ (1 interlnea) LUGAR: (Sitio donde se realiz la reunin) -------------- (2 interlneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo calidad de- miembro dentro del comit. -------------- (2 interlneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo -------------- (2 interlneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo calidad- de miembro dentro del comit. -------------- (2 interlneas) ORDEN DEL DIA: ---------------- (1 interlnea) Verificacin de qurum, Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior. Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de----------------- (2 interlneas) DESARROLLO: ---------------- (1 interlinea) Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin. ---------------- (1 interlnea) Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad. ---------------- (1 interlnea) Fue presentada la Tabla de Retencin Documental y al respecto......... ....................................................................................... Superior izquierdo 3 cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

1.9 DOCUMENTO DE COMPRAVENTA

Es un contrato en el cual se compra o vende algn bien de una persona, la cual se pagar un determinado precio. Para llevar a cabo este contrato se deben llevar unos procesos. Como que el comprador y el vendedor deben acordar y concretar el precio de la propiedad. Esto se hace a travs de un "contrato de reserva", documento que ser firmado por el comprador, el vendedor y el agente. En este momento se entregar una cantidad de dinero en concepto de depsito. El siguiente paso consiste en la firma de un contrato privado en el que se suele pagar un 10% del precio de venta. A continuacin se fijar una cita en Notara en la que se firmar la Escritura Pblica de compraventa, y el comprador entregar la cantidad que quede por pagar. Posteriormente la vivienda ser registrada en el Registro de la Propiedad, lo cual suele tardar un par de meses. El perodo de tiempo que transcurre desde el contrato de reserva hasta la firma de la Escritura Pblica, es de 6 semanas normalmente.

1.10 ACUERDO

Es un derecho, una decisin tomada en comn por dos o ms personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina as a un pacto, tratado o resolucin de organizaciones, instituciones, empresas pblicas o privadas. Es, por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurdicos. El principal efecto jurdico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es vlido cualquiera que sea la forma de su celebracin, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea vlido y su objeto cierto, determinado, no est fuera del comercio o sea imposible.

1.11 ORDENANZA Ordenanza es una disposicin o mandato. El trmino se utiliza para nombrar al tipo de norma jurdica que forma parte de un reglamento y que est subordinada a una ley. La ordenanza es emitida por la autoridad que tiene el poder o la facultad para exigir su cumplimiento. Ordenanza municipal: Norma dictada por el ayuntamiento que rige la vida y actividad local. Est siempre subordinada a otras normas de rango superior.

1.12 INFORME CORTO

Consta de las partes que se explican a continuacin. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente. 1. Encabezamiento: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye: razn social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayscula sostenida.

dependencia, el origen del informe, con mayscula inicial contra el margen izquierdo. 3. Cdigo: este se ubica sobre el mismo rengln de la dependencia contra el margen derecho. 4. Titulo: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe, centrado y en mayscula sostenida 5. Fecha: a cuatro renglones del ttulo contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (da, mes, ao). 6. Autora del informe: a interlineacin de uno y medio o dos debajo de la fecha contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombres correspondientes. 7. Objetivo: para describir en forma breve el propsito del mismo, se presenta as: de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo, a dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe. 8. Escritura del texto: un informe corto generalmente consta de un capitulo nico. Todos se escriben contra el margen izquierdo, all se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe. 9. Conclusiones: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en mayscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del ltimo rengln del texto, la primera lnea de la escritura se inicia de dos cuatro renglones del ttulo.

1.13 INFORME EXTENSO Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. 1. Cubierta: informacin bsica del documento, incluye los siguientes elementos: razn social, titulo del informe y subtitulo, cdigo o referencia correspondiente.

otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y fecha: ciudad de origen del informe y fecha completa (da, mes, ao). 3. Tabla de contenido: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de cada captulo, numero de pgina. 4. Glosario: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera lnea del texto se escribe a 2 interlineas del ttulo. 5. Introduccin: le titulo INTRODUCCIN se escribe centrado, en mayscula sostenida sobre el margen superior. 6. Ncleo del informe: es el contenido del documento. Escritura del texto, captulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros. 7. Conclusiones: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayscula sostenida, a 5 cm del margen superior. 8. Firma: se escribe de 4 a 6 renglones del alto prrafo, se anota el nombre en mayscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayscula inicial sin centrar. 9. Transcriptor: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayscula inicial) e inicial del apellido. 10. Anexos: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayscula inicial. 11. Bibliografa: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayscula sostena, a 5 cm del borde superior de la hoja. 12. ndice: es la ltima parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro 13. Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la pgina que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del ltimo prrafo. El cargo a una interlnea del nombre.

del apellido, se emplea letra ms pequea. 15. Documento remisorio: se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envi externo y memorando si es interno. Papel: se emplea papel con impresin o en blanco Mrgenes: Superior: entre 3 cm y 4 cm Inferior: entre 2 cm y 3 cm Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm Derecho: entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

1.14 SOBRES

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envan por correo. El sobre est diseado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrs
REVERSO DE UN SOBRE ENGOMADO
Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se

realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo ste el sistema clsico de cierre. Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plstica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores. Por su diseo, se pueden distinguir:
Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la direccin del destinatario Sobres con ventana. Llevan una ventana plstica en la parte inferior izquierda

que deja ver la direccin escrita en la propia carta. Bolsas Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan genricamente bolsas. Los materiales ms comunes de fabricacin son los siguientes.

Papel kraft Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentacin pesada.

Plstico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envos. Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha introducido plstico de burbuja. Se utilizan para enviar artculos delicados tales como cintas de vdeo, Cds, disquetes, etc. Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con proteccin utilizados para introducir objetos de pequeas y medianas dimensiones. Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envo de expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft.

PARTES: Datos del remitente: Se distribuyen segn el modelo seleccionado. Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

Tratamiento: ttulo acadmico, con mayscula inicial. Nombre: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Cargo: se escribe con mayscula inicial. Empresa: se anota en la lnea siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. Direccin o apartado: se utiliza una de las dos Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

1. EL TECLADO Es un positivo que permite el intercambio de datos de un ordenador con el exterior, est compuesto por un grupo de teclas similares a las de una mquina de escribir, correspondiendo cada tecla a uno o varios caracteres, funciones u rdenes. PARTES DEL TECLADO

1 Teclado de funciones: Son botones que generalmente se ubican en la parte de arriba del teclado, y que suelen llevar los nombres F1, F2..., F11, F12 y hasta F15 . La funcin de cada una de estas teclas est determinada por el sistema operativo o la aplicacin que se est ejecutando; esto significa que reaccionarn de manera distintas dependiendo el contexto en donde se presionan. 2 Teclado alfanumrico: Se refiere al conjunto de teclas con nmeros que hay en el lado derecho (no a los nmeros en la fila superior, sobre las letras). Los teclados numricos tambin se refieren a los nmeros (y a las letras correspondientes) en los telfonos mviles. 3 Teclado de edicin: Est ubicado a la derecha del bloque alfanumrico, contiene algunas teclas especiales como ImprPant, Bloq de desplazamiento,

pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePg, AvPg, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de insercin en las cuatro direcciones. 4 Teclado numrico: Est ubicado a la derecha del bloque de edicin, se activa al presionar la tecla Bloq Num, contiene los nmeros arbigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitacin de cifras. Adems contiene los signos de las cuatro operaciones bsicas: suma +, resta -, multiplicacin * y divisin /; tambin contiene una tecla de Intro o Enter.

1. DIGITACIN

Es la tcnica mediante el cual cada dedo debe oprimir una tecla y teniendo una posicin correcta de la mano, esta consiste en escribir datos utilizando el teclado de un computador para ingresar cualquier clase de texto. Teniendo en cuenta que el tacto debe ser eficiente para que los dedos de las manos encuentren por si solos las teclas y se pueda trabajar sin cansancio y por mucho ms tiempo.

1. POSICIN ERGONOMICA

La posicin Ergonmica es una disciplina que busca que los humanos y la tecnologa trabajen en completa armona, diseando y manteniendo los productos, puestos de trabajo, tareas, equipos, de acuerdo con las caractersticas, necesidades y limitaciones humanas. Dejar de considerar los principios de la posicin Ergonmica llevar a diversos efectos negativos como lesiones, enfermedades, deterioros de productividad e ineficiencia.

1. GRAMATICA

La gramtica es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la organizacin de las palabras dentro de una oracin. Tambin se denomina as al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; as, cada lengua tiene su propia gramtica. La gramtica espaola se divide en: -Fonologa: Es la que estudia los sonidos fsicos del discurso humano fontica y la ortografa. -Morfologa: Estudia las palabras atendiendo sus accidentes y a su clasificacin en partes de la oracin. -Sintaxis: Estudia la relacin de las palabras entre s para formar oraciones simples y la unin de stas para formar palabras compuestas.

2. REDACCION La palabra redaccin proviene del trmino latino redacto y hace referencia a la accin y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad). La redaccin requiere de coherencia y cohesin textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oracin puede modificar la intencin del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. La cual tiene como objetivo Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas e influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.

PASOS PARA TENER UNA BUENA REDACCION -Claridad: La seleccin de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten de una sola manera.
-Precisin: La redaccin no debe de tener hechos errneos, ni otras equivocaciones. Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna

desviacin o exageracin El uso correcto de la gramtica, de la puntuacin y ortografa, tambin contribuyen a que la redaccin sea clara y fcil de comprender. -Breve pero completo: Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo ms breve posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos. -Coherencia: Es el desarrollo y la disposicin lgica de un tema. Se logra considerando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lgico y que guarden armona entre s, que permite su comprensin y razonamiento. -Unidad: El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe aplicarse a cada oracin y prrafo, sino tambin a todo su escrito, si se tiene que considerar ms de un tema prepare un documento por separado. -Cortesa: Los documentos deben ser redactados en trminos corteses (amables, atentos, agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulacin. -Belleza: Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo que deleita al lector y a la vez de elegancia a lo que ha querido expresar, el cual se consigue dndole al contenido una naturalidad y sencillez; evitando las frases articuladas y rebuscadas. -Seriedad: Sin incurrir en sequedad.

1. ORTOGRAFIA

La palabra ortografa viene del griego orthos, que quiere decir correcto, y de grapho, que significa escribir. As, entendemos que ortografa quiere decir escribir correctamente. Tal como debemos hacerlo cuando hablamos, es decir, hay que tener en cuenta que existe una manera correcta para utilizar las palabras. Eso nos ensea la ortografa: a escribir bien, a fin de que podamos comprender mejor, y nuestros receptores comprendan los mensajes.
La ortografa es la parte de la gramtica que se ocupa de la manera correcta de escribir las palabras, el principal uso del idioma es la comunicacin y para poder comunicarnos efectivamente, es necesario que elaborar los mensajes de manera correcta y comprensible. La disciplina que nos ensea a ordenar en forma lgica

estas oraciones es la gramtica. As mismo, existe otra rama que nos ayuda a comunicarnos mejor: la ortografa. Gracias a ella, podemos utilizar bien el lenguaje, que en nuestro caso es el espaol llamado castellano. La ortografa del espaol utiliza una variante modificada del alfabeto latino, que consta de los 27 smbolos A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, , O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y y Z. 1. NORMAS TECNICAS Las normas son acuerdos documentados que contienen especificaciones tcnicas u otros criterios precisos que puedan ser usados consecuentemente, como reglas, directrices o definiciones de caractersticas, que aseguren que materiales, productos y servicios son adecuados a su propsito. En otras palabras, una norma es:

Un documento voluntario que contiene especificaciones tcnicas. Accesible al pblico. Elaborado con el consenso de las partes interesadas. Basado en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnolgico.

Aprobado por un organismo reconocido.

CONCLUSIONES

En conclusin al realizar este trabajo aprend la importancia y la dedicacin que se debe tener al realizar un documento empresarial teniendo siempre en cuenta las Normas tcnicas colombianas

GRACIAS