AUDITORIA DE LA GESTION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

DEFINICIN DE AUDITORIA

En la actualidad la palabra Auditoria posee un significado ms amplio: Es el examen metdico por medio del cual, se verifica que la informacin financiera, operacional y administrativa presentada es confiable, veraz y oportuna.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Persigue verificar la coherencia interna que exista entre lo que se planea y se ejecuta, tomando en consideracin: El proceso administrativo. El sistema de normas internas y externas de la empresa. Los estndares y procedimientos establecidos.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los elementos a evaluar pueden abarcar:

La estructura organizativa Proyectos y programas La observancia de polticas y procedimientos La confiabilidad de los controles internos La funcin de procesamiento de datos (sistema de informacin administrativo) La adecuada utilizacin de personal y equipo, etctera

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Esta revisin y evaluacin de los elementos se efecta de acuerdo a la evaluacin de diversos aspectos, como son:
1) Factores internos del proceso administrativo (planeacin, organizacin, integracin, direccin y control). 2) Aspectos funcionales (produccin, finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, etctera). 3) Aspectos analticos (puestos, tiempos, movimientos, formas, equipo, seguridad, costos, materiales, etctera). 4) Factores externos: Medio ambiente (clientes, competencia, proveedores, econmicos, demogrfico, aspectos sociolgicos, polticos).

METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La Auditora Administrativa, considera ocho fases generales:

INVESTIGACIN PRELIMINAR
Se pretende obtener informacin sobre tres puntos prioritarios: a) El objetivo del estudio b) La definicin del rea a auditar c) El alcance y la profundidad de la auditora.

DIAGNSTICO PRELIMINAR

Anlisis de la documentacin recabada Deteccin las reas que puedan representar alguna problemtica y, en consecuencia, decidir si se tiene la necesidad de realizar una revisin ms detallada o a una mayor profundidad.

DEFINICIN DE CRITERIOS DE VALORACIN

Es una de las fases ms importantes del proceso de la Auditora Administrativa.
En esta se determinan las variables e indicadores de estudio con base a los cuales se disearn los instrumentos de recopilacin de informacin.

Constituye tambin la base o fundamento para el anlisis y evaluacin, la cual comprende al menos:

La descripcin de los elementos, subelementos y niveles; As como los parmetros de medicin y evaluacin.

DEFINICIN DE CRITERIOS DE VALORACIN

DEFINICIN Y DISEO DE INSTRUMENTOS

Los instrumentos aluden a materiales que pueden ser convenientemente utilizados para la recogida, contraste y acopio de la informacin precisa, que conduzca a la valoracin Es importante destacar, que en todo instrumento de recoleccin de los datos se deben observar dos requisitos esenciales: la validez y la confiabilidad. En la Auditora Administrativa, los instrumentos a utilizar pueden ser de una naturaleza muy variada tales como:
1. 2. 3. 4.

Cuestionarios. Entrevistas. Listas de control. Inventarios

PROGRAMACIN
Fase de planeacin del trabajo a realizar es decir, decidir en forma anticipada qu hacer, cmo hacerlo y quin lo va a hacer, por tanto, pretende llenar el vaco que existe entre dnde estamos y a dnde queremos ir. En esta fase, se define el desarrollo y secuencia de las actividades, as como el tiempo estimado para llevarlas a cabo, para lo cual se consideran los siguientes aspectos:

a) Caractersticas de la organizacin b) Finalidad de los trabajos c) Secuencia d) Estimacin de tiempos, e) Determinacin del personal que intervenga; e) Seleccin de las tcnicas que se utilizarn; f) Medios materiales requeridos; y g) Determinacin del apoyo que el organismo proporcionar.

RECOPILACIN Y REVISIN DE INFORMACIN

Se abordarn a los responsables de los puestos clave a quienes se aplicarn los instrumentos elaborados, debiendo solicitarse todos los documentos que respalden la informacin proporcionada. Una vez aplicados los instrumentos, se transforman las respuestas en valores numricos; los datos se resumen, codifican y se preparan de tal manera que a partir de stas se pueda hacer un anlisis crtico que permita elaborar y presentar propuestas de cambio o de mejora.

EVALUACIN
El auditor, contar con la informacin del (los) instrumento(s) de recopilacin de informacin y los documentos obtenidos, adems con su anlisis y sus apreciaciones personales, permitirn un examen amplio y exhaustivo de los elementos administrativos de la unidad u organismo auditado.

ELABORACIN DEL REPORTE DE AUDITORA

Los resultados de la evaluacin deben prepararse cuidadosa y profesionalmente para ser presentados al responsable de la organizacin, sealando la problemtica ms significativa, de manera que sea accesible la comprensin y lectura de los mismos. Se deben de incluir, adems de los resultados obtenidos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes para el mejoramiento de las operaciones del rea.

Utilidad que reportar la aplicacin de estas medidas al cliente. Sujecin a los objetivos y polticas establecidos. Recursos disponibles en la organizacin para utilizar en las medidas (tcnicos, materiales, econmicos y humanos). Costo de ejecucin aproximado, de las medidas a tomar y tiempo de realizacin.