Instituto Estatal de Capacitacin del Estado de Guanajuato Plantel Irapuato

Almacenes e Inventarios

Marzo del 2014 Instructor: M.E. Jos Luis Hernndez Nava

Contenido
Administracin de almacenes. Procedimientos, registros y formatos de recibo. Procedimientos, registros y formatos de abastecimiento. Control interno. Control de inventarios.

Objetivo
El curso proporciona a los participantes los conceptos y herramientas de la administracin en almacenes e inventarios desde un enfoque moderno, teniendo en cuenta la gestin y la optimizacin de los mismos a fin de definir las acciones a seguir para lograr la rentabilidad de la operacin de almacenamiento: La disposicin fsica de los almacenes, La gestin de stocks, Los costos y procesos administrativos, El requerimiento de materiales, y La produccin justo a tiempo.

Trminos y definiciones
GSC Global Supply Chain. Cadena global de abastecimientos. Global Supply Mangement. Administracin global de abastecimientos.

GSM

LOGSTICA PICK LIST STOCK JIT Lista de seleccin Existencia Justo a tiempo

Administracin de Materiales

En el actual Global Supply Mangement (GSM) estn incluidos todos los movimientos por los que pasa el material: Transporte, Recepcin, Entrada, Almacenamiento, Entrega, Informacin, Servicio post venta.

Manejo de Materiales
Funcin que consiste en llevar el material correcto al lugar indicado en el momento exacto, en la cantidad apropiada, en secuencia, en posicin y condicin adecuada para minimizar los costos de produccin. Los sistemas de control para el manejo de materiales son parte integral de los mismos por medio de:
Numeracin y etiquetado, Estandarizacin y localizacin, Control de existencias, Tamao de lote y cantidades por ordenar, Inventarios de seguridad, Tcnicas de identificacin y captura automtica (cdigo de barras).

Dimensiones del Manejo de Materiales

En el manejo de materiales se pueden concebir cinco dimensiones:

Movimiento Cantidad Tiempo Espacio Control

Manejo de Materiales
El manejo de materiales debe asegurar que las materias primas, material en proceso y productos terminados se desplacen peridicamente de un lugar a otro. Cada operacin del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el efectivo manejo de materiales asegura que los materiales sern entregados en el momento y lugar adecuado, as como, en la cantidad correcta. Para manejo de materiales se debe considerar un departamento o proveedor exclusivo de este servicio, as como espacio para almacenamiento. Cada material posee caractersticas y propiedades diferentes que se toman en cuenta para ubicarlos en un determinado lugar, con el objeto de que se encuentren en ptimas condiciones.

Manejo de Materiales
Zona de Recepcin o Entrada: Es aquella en la que se descarga la mercanca, para despus trasladarla al almacn. Debemos conocer los muelles, stos pueden estar localizados en la zona externa y necesitan espacio suficiente para que se pueda acceder y realizar la maniobra de los vehculos fcilmente. Se destinarn tantas puertas de acceso al almacn como sean necesarias para cada vehculo que tenga que descargar. En esta misma zona se puede destinar un rea de control, donde se comprobar el pedido realizado, con la mercanca recibida. Determinados productos requerirn una inspeccin de la misma, por lo que se deber destinar un rea de inspeccin para depositar la mercanca recibida con el fin de ser inspeccionada. En caso de que los embalajes que vienen sean incompatibles con los utilizadas para el almacenamiento, se deber prever un rea para el traspaleo de la mercanca.

Manejo de Materiales
Zona de Almacenamiento:
Es el lugar donde la mercanca quedar depositada hasta el momento de su salida. Se tendrn en cuenta las caractersticas de las unidades de carga, peso, volumen y la frecuencia. Estos datos ayudarn a tomar decisiones respecto al tamao y peso de las paletas, el tipo de estanteras y colocacin de las mismas y la amplitud necesario en los pasillos; el control de inventarios determinar el lugar donde hay que ubicar la mercanca en funcin de la rotacin o frecuencia de entrada y salida.

Funciones del Almacn

Se puede dividir en dos grupos:
Procesos relacionados con flujos de entrada. Actividades que engloban la recepcin de mercancas, transferencias de stocks desde otro almacn, devoluciones, retorno de materiales y consignas. Procesos relacionados con flujos de salida. Actividades que engloban la entrega a las lneas de produccin, venta a otras plantas, devoluciones, cambios de productos, consignas.

Sin olvidar que la empresa misma determinar cada caso en particular.

Funciones del Almacn

La emisin de documentos de entrada sirve para: El control de calidad del producto. La ubicacin fsica en las reas de almacn correspondientes. Comunicacin de la entrada al procesador de datos para la actualizacin de inventarios. En que calidad entra al almacn el producto. Esta operacin es realizada por personal de almacn, y que adems el sistema que se maneje debe tener por lo menos 3 caractersticas: Punto de recibo. rea de almacenamiento, y Punto de entrega a las lneas de produccin.

Pick List / Picking

El picking es el proceso inherente a la localizacin fsica del producto, la seleccin del producto y la cantidad que se requiere segn el dispatch order hasta su traslado al rea de entrega de pedidos. La preparacin del pedido comprende las siguientes operaciones: Clasificacin de artculos por pedidos. Empaque. Etiquetado. Paletizacin en el caso de que lo requiera. Sacar el material implica: Asignacin de transporte. Preparacin de rutas. Carga. Confirmacin de salida al proceso de datos. Control de distribucin.

Control de Inventario
El control del inventario es parte de la administracin que permite el buen funcionamiento de un negocio y requiere de: Registros reales, confiables, y oportunos. Responsables. Polticas y sistemas que ayuden a realizar stas tareas.
Problemas frecuentes en el control de inventarios: Falta de registros. Exceso de inventario. Insuficiencia de inventario. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad. Robo. Mermas. Desorden.

Control de Inventario
El problema de la salida de mercancas del almacn no est solo en el control de las mismas sino en determinar su valor. S un artculo entro al almacn a un costo de 10 usd por unidad, se debe valorar su salida a ese mismo costo; en la prctica es normal que un mismo artculo haya sido entrado a diferentes costos, al adquirirlos en distintas fechas o proveedores, los costos de un artculo pueden variar. Divida el almacn en diferentes secciones y ordene que se tomen inventarios fsicos rotativos y espordicos debidamente planeados. Para los artculos crticos por su valor, por su influencia en la produccin o ventas y dependiendo del ndice de rotacin de los mismos, ordene la toma de inventarios con mayor frecuencia que el resto de los artculos.

Control de Inventario
Puntos relativos al manejo de inventarios que responden a una administracin satisfactoria: Los inventarios deben manejarse con sistemas computarizados, en unidades, costos unitarios e importe. Los productos de la empresa deben clasificarse y registrarse en forma sistemtica, consistente y ordenada para su manejo, localizacin y control. Para la autorizacin del nivel de inventarios se debe disponer de la informacin necesaria y su anlisis respectivo. Todas las materias primas, mercancas o productos terminados en existencia deben estar controlados en la contabilidad y estar correctamente clasificados.

Control de Inventario
Durante el ao se hacen Recuentos cclicos o selectivos. Los Recuentos fsicos estn sujeto a: a. Una supervisin adecuada. b. Un doble recuento es por alguien que no trabaje en el almacn. c. Tarjetas de inventarios numeradas o algn otro sistema en el cual la posibilidad de errores por artculos no contados o duplicados sea mnima. d. Verificacin especial cuando sea necesario. Al hacer los recuentos fsicos se deben considerar los artculos que deben ser dados de baja. Se ajustan los libros por las diferencias determinadas al hacer los recuentos. Se hace una investigacin de las diferencias importantes entre la existencia fsica y la contable.

Control de Inventario
Los movimientos en la cuenta de almacn tienen por origen las:
Entradas foliadas: Formas de entrada de almacn por compras. Devoluciones de clientes autorizadas. Reportes de produccin terminada. Salidas foliadas: Requisiciones de materiales para produccin o transferencias a otras bodegas. Devoluciones a proveedores. Facturas, remisiones u rdenes de embarque a clientes. Ajuste de recuento fsico aprobado debidamente. Los movimientos del almacn son verificados por el almacenista y estn debidamente autorizados. Las personas que autorizan los movimientos del almacn no son las mismas de su manejo y custodia.

Control Interno
Existen negocios en los que se han implementado cmaras, vigilantes, sistemas de cmputo, etc. El mejor control, sin duda, es aquel donde el costo del material faltante es responsabilidad del administrador del almacn. Sin embargo, para ello es necesario contar con registros de control y que el acceso al almacn quede restringido slo al responsable del mismo. La implantacin de un adecuado sistema de control interno, tiene las siguientes ventajas: Mantener el mnimo de capital invertido. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos. Evita paros de planta por falta de material. Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios. Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Control Interno

Llevar un control de inventario por tipo, clase etc. Extremar medidas contra robos y daos, responsabilizando al Jefe de Almacn. Recepcin de mercancas por almacn, donde se verifican los pesos, medidas, cantidades y especificaciones. No ingreso de mercanca al sistema por personal distinto al almacn e inmovilizacin de mercanca sin su respectiva documentacin de salida, despacho o requisicin emitido por personal autorizado. Realizar conteos peridicos de la mercanca e investigar los faltantes. El descarte de mercanca por daos sufridos debe tener la aprobacin de un superior. Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben ser controlados con igual rigor que la mercanca corriente. Realizar una correcta planificacin de los inventarios y a su vez llevarlos a cabo con personal no vinculados al rea a auditar y previamente instruido. Crear formatos a utilizar con antelacin e inmovilizar todas las actividades que impliquen el contacto y traslado de mercanca.

Control Interno
La implantacin de un adecuado sistema de control interno, tiene las siguientes ventajas:
Mantener el mnimo de capital invertido. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos. Evita paros de planta por falta de material. Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios. Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Recomendaciones
El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado para solicitar productos. Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos peridicos del 10% de los productos almacenados, sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemticas, realizarse un inventario general. El personal de los almacenes tiene que tener actas firmadas de responsabilidad por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes aplicrseles dicha responsabilidad. La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del proveedor (recepcin a ciega). Las tarjetas de almacenaje deben de estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar prximo a los que se encuentren a la intemperie.

Recomendaciones
Los almacenes tienen que ofrecer seguridad, limpieza y estar en orden. Los registros contables de inventario deben estar al da. El almacn tiene que informar las existencias de cada parte o producto en todos los modelos, entradas y salidas; despus de anotados estos movimientos, las existencias deben cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario, localizndose inmediatamente las diferencias detectadas. Cuando se detecten faltantes o sobrantes de materiales se elaborarn los expedientes correspondientes, se contabilizarn inmediatamente, tramitndose y aprobndose dentro de los trminos y tiempos establecidos. Los productos terminados y producidos para insumo remitidas al almacn tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de stas. Controlar a travs de Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y equipos, as como los productos recibidos o remitidos en consignacin y en depsito.

Recomendaciones
En caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes. Debe existir un control eficaz y eficiente de los tiles y herramientas en uso y stos verificarse sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o sobrantes los expedientes correspondientes, contabilizndose correctamente y aplicndose la responsabilidad material. El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios. El rea contable tiene que revisar los precios y clculos de los productos recibidos. Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminacin.

Conclusiones
Algunos elementos para un buen control interno sobre los inventarios: 1. Conteo fsico de los inventarios, por lo menos, una vez al ao. 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque. 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin. 4. Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario. 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas, pero mantener un inventario disponible para prevenir situaciones de dficit. 7. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo.