FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

10 Octubre de 2009

DEFINICION:

La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el desarrollo de actividades de PLANEACION, O !ANI"ACI#N, IN$E! ACION, DI ECCION % CON$ OL para lo&rar los o'(etivos de una or&ani)acin, a trav*s de un adecuado mane(o de los recursos e+istentes, Es el proceso por medio del cual el -om're trata de dar orden, direccin % control a las diversas instituciones de la sociedad para lo&rar determinados o'(etivos, inclu%endo en esto el 'ien com.n

LA ADMINISTRACION CIENTIFICA A /ines del si&lo 0I0 % principios del si&lo 00 aparecieron las escuelas modernas de administracin: a1 Escuela 2ecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F,3, $a%lor so're la e/iciencia de los tra'a(adores de las relaciones -om're4mquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos % movimientos, '1 Escuela del proceso administrativo: Fundada por 5, Fa%ol, esta'leci un esquema conceptual de la administracin con 'ase en el proceso administrativo, c1 Escuela Psico4sociol&ica 6o de comportamiento -umano1 Auspiciada por Elton 2a%o % por estudios de un &rupo de la escuela de &raduados en administracin de ne&ocios de la 7niversidad de 5arvard

Naci cuando en una planta te+til en Filadel/ia no se pudo resolver el pro'lema de rotacin de personal, que se reali) con un en/oque mecanicista, en donde se descu'ri que los &rupos in/ormales constitu%en una or&ani)acin unida, de amistad % solidaridad, d1 En/oque sistemtico: La aplicacin de este en/oque presupone el uso de t*cnicas sustentadas en sistemas de in/ormacin que posi'iliten el control de la &estin administrativa, e1 $eor8a ": La /iloso/8a % valores de la administracin (aponesa: E+plica a'iertamente su concepcin so're pol8ticas de persona, empleo de por vida, entrenamiento -ori)ontal, critica a los &randes 9E&os:, decisiones por consenso, anlisis pro/undo de los pro'lemas, entre otros,

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO ;,4 PLANEACION: <=u* se va a -acer> O'(etivos, pol8ticas, dia&nstico, pro&ramas % presupuestos ?,4 O !ANI"ACI#N: <Cmo se dividir el tra'a(o> 7nidades de mando % procedimientos, @,4 IN$E! ACION: <=ui*n % con qu* se va a -acer> Personal: seleccin, contratacin, capacitacin, materiales, /inan)as, compras, produccin, entre otros, A,4 DI ECCION: <Cmo se de'e -acer> Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisin, dele&acin, instrucciones % comunicacin, B,4 CON$ OL: <Cmo se -i)o> Evaluacin, comparacin, determinacin de las desviaciones, correccin de /allas % retroalimentacin,

PLANEACION De/iniciones: Planear consiste en la de/inicin de o'(etivos, la ordenacin de recursos materiales % -umanos, la determinacin de m*todos % las /ormas de or&ani)acin, el esta'lecimiento de medidas de tiempo, cantidad % calidad, la locali)acin especial de las actividades % otras especi/icaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o &rupo, La planeacin es tra)ar un curso concreto de accin para alcan)ar un o'(etivo Planear es diseCar un m*todo para lo&rar una meta de/inida Planear es decidir de antemano que -acer, cmo -acerlo, cundo % qui*n de'er llevarlo a ca'o,

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION RACIONALIDAD: La accin ordenada con /ines espec8/icos, PREVISION: La planeacin es previsin del /uturo, UNIVERSALIDAD: La planeacin % la pro&ramacin de'en a'arcar las di/erentes etapas del proceso econmico, social % administrativo % prever las consecuencias que producir su aplicacin, UNIDAD: =ue los planes % pro&ramas ten&an unidad, que est*n inte&rados entre si % /ormen un todo or&ani)ado % compati'le, CONTINUIDAD: La planeacin % la pro&ramacin son un proceso de duracin permanente, INHERENCIA: La planeacin % pro&ramacin son necesarias en cualquier actividad -umana % son in-erentes a la administracin,

ELEMENTOS DE LA PLANEACION DIAGNSTICO: Investi&ar los pro'lemas que se presentan % que o'staculi)an el lo&ro de los o'(etivos de la or&ani)acin, O !ETIVOS: Don los /ines o metas que se pretenden alcan)ar %a sea con la reali)acin de una sola operacin de una actividad concreta, de un procedimiento de una /uncin completa o de todo el /uncionamiento de la institucin, POLITICAS: Don l8neas &enerales de accin que &u8an a los miem'ros de una empresa, PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de accin que se considera el ms recomenda'le para el lo&ro de un o'(etivo, as8 mismo, es necesario que cada una de las /unciones de una or&ani)acin ten&a sus propios o'(etivos % de i&ual /orma sus planes,

PROGRAMAS: 7n pro&rama est destinado a cumplir las /unciones de una determinada entidad, por lo que se esta'lecen o'(etivos o metas cuanti/ica'les que se cumplirn a trav*s de la inte&racin de un con(unto de es/uer)os, con recursos -umanos, materiales % /inancieros asi&nados, con un costo &lo'al % unitario determinado % cu%a e(ecucin en principio queda a car&o de una unidad administrativa de alto nivel, PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear num*ricamente los resultados de una or&ani)acinE inclu%e tres elementos principales, ;,4 De re/iere a -ec-os /uturos, lo que estimula a pensar en planes concretos, valorando costos % 'ene/icios ?,4 $iene /ec-as de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con el costo, @,4 De mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra los cuales se puede comparar,

ORGANI"ACIN De/iniciones: Or&ani)acin es el arre&lo de /unciones necesarias para lo&rar un o'(etivo con indicacin de la autoridad % la responsa'ilidad asi&nadas a los puestos, que tienen a su car&o las e(ecuciones de las /unciones respectivas, Or&ani)acin es el orden que &uardan los di/erentes r&anos que constitu%en un &rupo -umano en cuanto a relaciones, de responsa'ilidad, interdependencia (errquica, comunicacin % divisin del tra'a(o, necesarios,

DIVISION DEL TRA A!O Es el des&lose del tra'a(o en 'loques, partes o unidades a /in de que pueda ser reali)ado por las diversas personas que inte&ran una unidad administrativa, el tra'a(o se divide en: 4FUNCIONES: 6&enerales, espec8/icas, e(ecucin, asesor8a, complementarios, primarias, secundarias1 4ACTIVIDADES: 6&en*ricas, espec8/icas1 4OPERACIONES: 6/8sicas, mentales1 apo%o,

FORMAS DE ORGANI"ACIN

ORGANI"ACIN FORMAL: Es la o/icial, la terica % se ape&a a las normas materiali)adas en or&ani&ramas, contratos colectivos o individuales, re&lamentos, manuales, pol8ticas % procedimientos,

ORGANI"ACIN INFORMAL: Es la e+tra o/icial, representa lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales % colectivas entre la or&ani)acin /ormal en 'usca de satis/accin a necesidades % deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad,

ESTRUCTURA ORGANICA

Es la /orma en que estn ordenadas las unidades administrativas de un or&anismo % la relacin que &uardan entre si, De'ido a la necesidad de la divisin del tra'a(o % de los requerimientos de especiali)acin, nace la divisin en donde determinan la /orma en que van a inte&rarse los diversos r&anos o dependencias de una institucin, relaciones de mando, niveles (errquicos, procesos a su car&o, tramos de control, equipos de administracin % m'ito de aplicacin,

MANUALES Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la organizacin, polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo. Se clasifican en !anuales de "peracin !anuales de "rganizacin !anuales de #rocedimientos

INTEGRACION $n el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la estructuracin y otra que es la actuacin en si, en la primera tenemos la planeacin y la organizacin, en la segunda, la integracin, la direccin y el control. %a integracin es el punto de contacto entre la parte est&tica y la parte din&mica del proceso administrativo. 'efinicin (ntegracin es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeacin y la organizacin se)alan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organizacin.

TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL a) Reclutamiento b) Seleccin y c) d) e) f)

DE !A"ERIALES #inan$as Compras Produccin !antenimiento Comerciali$acin o prestacin de ser%icios

contratacin Induccin Capacitacin Desarrollo Carrera institucional

a) b) c) d) e)

DIRECCION %a eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin depender&, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus trabajadores.

'efinicin $s el elemento mas din&mico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realizacin de sus funciones, con el m&ximo de eficiencia y colaboracin.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION *lgunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

$n la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a trav+s de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION COORDINACION %ograr coordinar los intereses individuales y grupales. IMPERSONALIDAD DEL MANDO Cuanto m&s se impersonalice la orden, ser& mejor obedecida. RESPETO A LA LINEA JERARQUICA *l transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jam&s saltarlos sin razn. RESOLUCION DE CONFLICTOS 'ebe procurarse que los conflictos se resuelvan lo m&s pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION DE AUTORIDAD

, #uede ser general o especfica , #uede ser temporal o ilimitada , #uede ser individual o colectiva , *umenta la eficacia administrativa , -avorece la especializacin , #ermite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad

MANDO Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad. $l poder mandar, incluye tres elementos &'eterminar lo que debe hacerse &$stablecer como debe hacerse &#ropiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga *lgunos autores identifican a estas tres funciones como sigue 'irectiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecucin la tercera.

%a toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin. $l proceso de la toma de decisiones es como sigue , 'iagnosticar el problema 'efinir el problema , 'efinir las alternativas m&s adecuadas , *nalizar las alternativas y compararlas , Seleccionar la alternativa m&s conveniente

PRINCIPIOS DE SUPERVISION $l concepto actual de la supervisin, supone un &mbito de responsabilidad m&s amplio y complejo que el de la administracin tradicional basada .nicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que adem&s ubica como fundamental la satisfaccin del usuario y el desarrollo personal. , Satisfaccin del cliente o usuario $s la .nica razn de la organizacin , /entabilidad Costo vs. /endimiento de las operaciones cotidianas , 'esarrollo de #ersonal. !ediante oportunidades y aprendizaje , *ceptacin del cambio 0rabajar en la resistencia al cambio , *ctitud crtica constructiva Comunicar juicios e ideas , $xcelencia en la persona Calidad de vida y trabajo

CONTROL %a etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin embargo, a.n en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.

'efinicin Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las polticas administrativas.

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

'() Establecimiento de normas o est*ndares de e+ecucin
Define el estado de e,uilibrio o eficiencia ,ue se desea lo-rar La administracin enfocada a procesos se basa en me+orar procesos m*s ,ue en perfeccionar funciones Con este enfo,ue se marcan est*ndares ,ue comprenden sistemas. procedimientos. m/todos de traba+o. se-uimientos operacionales y auditor0as ,ue deben formar parte de un sistema de calidad Re,uiere ,ue la informacin sea procesada. interpretada y comparada con los est*ndares de e+ecucin a fin de establecer conclusiones sobre la e+ecucin real( Re,uiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o a+ustes a los recursos de la empresa. para esto es necesario conocer las causas de des%iacin

1() !edicin de la e+ecucin real en relacin con los est*ndares establecidos 2() Aplicacin de la accin correcti%a

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

, Seleccin de los criterios de control , /ecoleccin, concentracin y procesamiento de datos , (nterpretacin de los resultados , $laboracin de reporte de resultados , 1tilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

$valuacin de resultados Comparacin de los resultados con lo planeado 'eterminacin de las causas de desviacin /etroalimentacin

INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la desviacin de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. $n la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a trav+s de la medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin, conocer&n de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus servicios y pueden tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados.

%os indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes

CONGRUENCIA Caracterstica de la informacin que la hace coincidir en su forma y tama)o. CONSISTENCIA Caracterstica de la informacin estadstica mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificacin. CONFIABILIDAD Caracterstica de la informacin que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones bas&ndose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE E#ICIENCIA
Son los ,ue permiten determinar cuantitati%amente el -rado de cumplimiento de las metas en un per0odo determinado

INDICADORES DE PROD3C"I4IDAD

Se utili$an para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecucin de una meta o en la e+ecucin de una tarea. en una unidad de tiempo( La producti%idad puede medirse en funcin de los recursos 5umanos. materiales y financieros. sin embar-o. no es siempre necesario utili$ar las tres relaciones( El indicador se seleccionar* en funcin del insumo mas rele%ante a considerar en el proceso ,ue mida( Los indicadores de calidad persi-uen dimensionar o cuantificar %alores de tipo cuantitati%o. es decir. manifiestan el -rado de satisfaccin de las e6pectati%as o re,uerimientos de nuestros usuarios internos y e6ternos. tales como7 tiempos de espera. oportunidad. atencin y solucin a ,ue+as. satisfaccin por el otor-amiento del ser%icio. tiempos de traslado. etc( Se dice ,ue un producto o ser%icio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario

INDICADORES DE CALIDAD