Gestin: es el conjunto de tcnicas y procesos de planeacin, evaluacin y control de las relaciones. Porque realizar un proyecto?
Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prev que existirn en el futuro si no se toma medidas al respecto.
Porque existen potencialidades o recursos sub-aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados. Un proyecto se caracteriza por ser un conjunto de acciones:
No repetitivas nicas De duracin determinada Formalmente organizadas Que utilizan recursos La administracin de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. - Tambin puede utilizarse para objetivos individuales. Administracin.- es el proceso de lograr objetivos a travs de las personas. Proyecto.- es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo Estrategia.- es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo. Objetivo.- es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades. Meta.- es lo que se desea lograr en trminos cuantitativos Administracin de proyectos Los especialistas en proyectos establecen plazos y trabajan con horarios y agendas, para ello aplican ciertas herramientas de planificacin y control, que son: GANTT, PERT/CPM. GESTION DE PROYECTOS Gestin de Proyectos se entiende como la planificacin, el seguimiento y el control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de cualquier proyecto (realizar un sitio web, organizar un evento, crear una biblioteca, etc.) Iniciacin Planeacin y Diseo Ejecucin Monitoreo y control Cierre FASES DE UN PROYECTO Idea del proyecto. Objetivos involucrados Anlisis: problemas, objetivos, alternativas Establece las secuencias y objetivos lgicos para alcanzarlos as como formas de medirlos y condiciones que deben tener Puesta en marcha del plan elaborado, mov. de recursos logsticos, materiales y humanos. Monitoreo y seguimiento Eficiencia Eficacia. Pertinencia La finalidad de todo proyecto como documento de anlisis, es aportar elementos de juicio para la toma de decisiones sobre su ejecucin o sobre el apoyo que debiera prestar para su realizacin. En la elaboracin de todo proyecto se pueden diferenciar las siguientes etapas: Idea del Proyecto. Estudio de Identificacin. Perfil del Proyecto. Estudio de Factibilidad. Ejecucin del Proyecto. Operacin o Funcionamiento.
Un administrador de proyecto debe poseer excelentes habilidades de organizacin y experiencia previa de gestin de personal y delegacin de tareas. Debe asegurarse que los recursos de personal sean asignados eficientemente para que el personal calificado est disponible para las reas de negocio necesarias para garantizar que los objetivos del proyecto se logren a tiempo. Un administrador de proyecto acta como enlace con todos los niveles de una empresa para gestionar los recursos de personal, por lo que deben poseer excelentes habilidades a nivel escrito y verbal. Existen mltiples tipos de los proyectos, una de ellas los considera como privados y pblicos. Proyecto privado: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero.- Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos para distintos fines.
Proyecto pblico o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero.- Los promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social. Basndose en el contenido del proyecto Proyectos de construccin Proyectos de Informtica Proyectos empresariales Proyectos de desarrollo de productos y servicios
Basndose en la complejidad. Proyectos Simples. Proyectos complejos. Proyectos tcnicos. Proyectos cientficos. Proyectos de vida. Proyectos escolares. Proyectos manufactureros. Proyectos integradores. Proyectos fsicos. Proyectos mdicos.
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Uno de los factores que permitirn obtener el xito en la ejecucin del proyecto es la organizacin del mismo, en lo que respecta tanto a la labor de direccin como a la labor de ejecucin. Por tal motivo, deben de formarse grupos de trabajo que apoyen directa e indirectamente con la ejecucin del proyecto, estos grupos de trabajo son:
Comit de Direccin, el cual cumple un rol fundamental, porque de acuerdo a sus aportaciones se determinarn las caractersticas del proyecto.
Director del Proyecto, quien es el encargado de dirigir el proyecto, quien a su vez, deber ser un directivo de alto nivel del proyecto o en su defecto es el responsable de la Planificacin o Coordinacin del proyecto.
Equipo de Proyecto, el cual esta integrado por personal tcnico calificado.
Especialistas, dadas las caractersticas especficas de esta fase, se hace imprescindible la participacin de un especialista.
Grupo de Calidad, este grupo, tendr como misin verificar los trabajos que se realicen de acuerdo a la metodologa definida. FASES DE UN PROYECTO
Cinco fases de la administracin de proyectos 1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin
Fase 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los intersados. Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo
El alcance es el tamao del proyecto y determina cuntos recursos y tiempo se requieren.
Fase 2: Planeacin
Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Fase 3: Ejecucin
Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)
Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes
Fase 5: Conclusin
Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final
La planificacin se desarrolla especialmente al comienzo de un proyecto, es comn tener un pln informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto demandara, si resolviramos emprenderlo
La planificacin consiste en determinar qu se debe hacer, cmo debe hacerse, quin es el responsable de que se haga y por qu."
Procesos en la planificacin del proyecto:
Especificaciones del proyecto Definicin del calendario del proyecto Definicin del esquema del proyecto Determinacin de las caractersticas de cada actividad Localizacin de hitos o puntos claves de control Bsqueda de dependencias entre actividades Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto Revisin y anlisis crtico del proyecto
EJECUCIN O IMPLEMENTACIN
Una vez diseado el plan formal, estamos en condiciones de desarrollar el proyecto.
CONTROL Y EVALUACION
El control persigue que el proyecto se ajuste a la planificacin inicial. Requiere:
Creacin de un plan de referencia Recoleccin de datos reales Anlisis del seguimiento del plan original
Creacin de un plan de referencia
Es la planificacin del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto Se utiliza para comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba
Recoleccin de datos reales
Determinacin de la periodicidad del seguimiento. Podr ser diario, semanal, quincenal o mensual, en funcin de la duracin y naturaleza de las actividades. Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente. Determinacin de la informacin a recoger para cada actividad. La ms habitual es:
Fecha de inicio y finalizacin real Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas Recursos utilizados y gastos reales
Anlisis del seguimiento del plan original
Realimentacin de la programacin con valores reales para obtener una planificacin que incorpore el estado real del proyecto Comprobacin de la utilizacin de los recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el reclculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto ms ajustado a la realidad. Comparacin de la planificacin basada en valores reales con el plan original Determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programacin y en los recursos
Al igual que el control, la evaluacin cumple una importante funcin de realimentacin. Sin embargo, entre evaluacin y control hay varias diferencias importantes.
El control implica una continua verificacin de la marcha del proyecto, mientras que la evaluacin slo significa la realizacin de exmenes peridicos. El control se concentra sobre los detalles de lo que est ocurriendo en el proyecto, mientras que la evaluacin se ocupa ms bien del panorama general. Las actividades de control son responsabilidad del jefe de proyecto, mientras que las evaluaciones son realizadas por un individuo o un grupo que no trabaja directamente en el proyecto (a fin de mantener la objetividad).
Para poder realizar correctamente la planificacin, el anlisis y el seguimiento del proyecto, es imprescindible conocer: Duracin del proyecto. Fechas de inicio y final de cada una de las actividades. Qu consecuencias tendr sobre el proyecto el retraso de una actividad (margen libre y total).
Hacer el trabajo dentro del plazo indicado, dentro del presupuesto y segn especificaciones.
PARAMETROS IMPORTANTES DEL PROCESO DE DIRECCION DE PROYECTOS
Herramientas de planificacin asistida por ordenador PERT/CPM GERT VERT Se maneja por medio de presupuestos. Se realiza estimaciones de cuanto costar el proyecto. Se controla el presupuesto durante el proyecto en marcha Se compra recursos.
HERRAMIENTAS. Diagrama de cantidad de recursos. Diagrama de recursos de Gantt Describe como debe ser y que debe hacer el producto de nuestro proyecto. Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prev que existirn en el futuro si no se toma medidas al respecto.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados. Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales. Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos Definir claramente los objetivos y establecer una planificacin del Proyecto Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos, costes y tiempos de ejecucin del proyecto Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y comprobar su cumplimiento Prever los posibles riesgos que puedan surgir Permitir la resolucin inmediata de los problemas surgidos durante la ejecucin del Proyecto Coordinar y supervisar las distintas tareas y actividades de las que consta el Proyecto.
INTEGRACION ALCANCE TIEMPO COSTOS ADQUISICIONES RECURSO HUMANO RIESGOS CALIDAD COMUNICACIN Administracin de la Integracin de Proyectos, Los elementos varios de un proyecto estn coordinados.
Administracin del Alcance del Proyecto, el proyecto incluye todo trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa.
Administracin del Tiempo del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la terminacin a tiempo del proyecto.
Administracin de los Costos del Proyecto, el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado.
Administracin de la Calidad del Proyecto, el proyecto satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado. Administracin de los Recursos Humanos del Proyecto, el uso ms eficiente de las personas involucradas en el proyecto.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, la generacin apropiada y a tiempo, coleccin, diseminacin, almacenamiento y la disposicin final de la informacin del proyecto.
Administracin de Riesgo del Proyecto, la identificacin, anlisis, y respuesta a el riesgo del proyecto.
Administracin de la Procuracin del Proyecto, adquirir bienes y servicios de fuera de la organizacin ejecutora. Que tiene que hacer. Cuando tiene que hacerse Que recursos tienen que estar disponibles
Especificaciones del proyecto
Definicin del calendario del proyecto
Definicin del esquema del proyecto
Determinacin de las caractersticas de cada actividad
Localizacin de hitos o puntos claves de control
Bsqueda de dependencias entre actividades
Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto
Revisin y anlisis crtico del proyecto
Descripcin y objetivos del proyecto
Fecha de finalizacin
Productos que se obtendrn con el proyecto
Recursos que se utilizarn
Horarios y turnos de trabajo
Das festivos
Perodos vacacionales
Divisin del proyecto en fases
Divisin de las fases en actividades
Divisin reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales
Definicin de las caractersticas de cada actividad
Clculo del nmero de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar dos estrategias: Calcular el nmero de horas por unidad de recurso. Calcular el nmero de horas teniendo en cuenta qu recursos se utilizarn.
Determinacin de fechas especficas que puedan afectar a la actividad
Determinacin de cmo se ver afectada la actividad por la existencia de festivos, la asignacin de recursos adicionales o la realizacin de horas extraordinarias.
Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideracin.
Un hito es una actividad de duracin nula (0 horas)
Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin depende del inicio o la finalizacin de otras actividades.
Se pueden establecer tres tipos de dependencias. Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente est ligado a la finalizacin de la precedente Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente est ligado al inicio de la precedente Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe finalizar la precedente
Determinacin de retardos en las dependencias. Por ejemplo, para una relacin FI, existir un retardo positivo si la actividad dependiente debe iniciarse un tiempo despus de haber finalizado la precedente, y un retardo negativo si la actividad dependiente puede iniciarse un cierto tiempo antes de que finalice la precedente.
Definicin del calendario de disponibilidad de cada recurso
Asignacin de recursos a cada tarea
Resolucin de conflictos de programacin
Resolucin de conflictos de recurso
Verificacin de plazos con proveedores y subcontratistas
Verificacin de plazos con departamentos implicados
Anlisis crtico: bsqueda de posibilidades de optimizacin
Simbolo Lista de actividades Precedencia Secuencia A Diseo de la planta - B,C,D B Seleccin del lugar A E C Seleccin de proveedores A F,G D Seleccin de personal A I E Preparacin del lugar B H F Fabricacin del generador C H J Preparacin de manual de operaciones C I H Instalar el generador E,F J I Entrenar a los operadores D,G J J Obtencin del permiso H,I - EJEMPLO DE MATRIZ DE PRECEDENCIAS O SECUENCIAS. Construccin de una planta de energa. ACTIVIDAD ACTIVIDAD EN NODOS DURACION A 1,2 4 B 1,3 5 C 1,4 8 D 2,3 - E 3,4 - F 4,5 2 G 5,6 3 NODOS NODO INMEDIATO ANTERIOR TIEMPO MAS CERCANO E + TIEMPO ACTIVIDAD TIEMPO MAS CERCANO 1 - - - 0 2 1 0 + 4 4 3 1 0 + 5 5 2 4 + 0 4 NODOS NODO INMEDIATO POSTERIOR TIEMPO MAS LEJANO Lj + TIEMPO ACTIVIDAD TIEMPO MAS LEJANO 6 - - - 13 5 6 13 - 3 10 TABLA DE TIEMPOS MAS CERCANOS TABLA DE TIEMPOS MAS LEJANO ACTIVIDAD ( i , j ) Lj - (Ei + tij)= Hij 1,2 8 - (0 + 4) = 4 1,3 8 - (0 + 5) = 3 Un plan es consecuencia de un gran esfuerzo. El plan surge gradualmente, a medida que se definen las necesidades, se especifican los requerimientos, se hacen predicciones acerca del futuro y se estiman los recursos disponibles. PLAN DEL PROYECTO Los planes son solo buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo arduo. -Peter Drucker.
El cerebro ante la falta de incertidumbre se ofende. El cerebro ante el exceso de incertidumbre se frustra. Jorge Wagensberg. PLAN DEL PROYECTO La dimensin temporal los diagramas de Gantt. las redes de programacin. La dimensin del dinero Asignacin de presupuestos La dimensin de los recursos los grficos de Gantt de recurso, las hojas de clculo de recursos. las matrices de recursos. los grficos de cantidad de recursos. La ejecucin est en el corazn mismo de todo proyecto, ya que implica hacer las cosas que hay que hacer (tal como se las ha formulado en el plan del proyecto) a fin de producir algo que satisfaga las necesidades de los usuarios. EJECUCION Controlar continuamente el progreso. Examinar lo que se hizo hasta ese momento, estudiar una vez ms el plan y luego determinar si hay discrepancias importantes entre ambas cosas. CONTROL Al controlar un proyecto, la pregunta que hay que formular no es: Tenemos variaciones? sino: Las variaciones que tenemos son aceptablemente pequeas? CONTROL Para el proceso de control es fundamental la recoleccin y el anlisis de los datos sobre el progreso de proyecto. Una vez que disponen de esa informacin, los jefes de proyecto pueden seguir diversos cursos de accin. CONTROL La evaluacin es un examen objetivo y peridico para determinar el estado de un proyecto en relacin con sus objetivos especficos. EVALUACION Continua verificacin Analiza detalles Responsable: jefe proyecto CONTROL Exmenes peridicos Panorama general Responsable: Personas de afuera (objetividad) EVALUACION DIFERENCIAS ENTRE CONTROL Y EVALUACION METODO CPM Permite efectuar una redistribucin de las actividades con el propsito de cumplir con el plazo total del proyecto.
La principal preocupacin de los planificadores de recursos es asignar los recursos humanos y materiales eficiente y eficazmente, es decir, asignar los recursos adecuados a las tareas adecuadas de modo que nunca estn sobre asignados ni subutilizados. La nivelacin puede efectuarse de dos maneras distintas, por holgura o por prioridad, en funcin del criterio aplicado para dar preferencia en la asignacin efectiva de un recurso a una tarea. Si se retrasa por prioridad, el recurso ser asignado a la actividad ms prioritaria, siendo retrasadas las dems. En cambio, si se retrasa por holgura, lo que ocurre es que las actividades crticas tienen preferencia sobre las dems, de forma que las actividades no crticas se prolongan en el tiempo a costa de su holgura, para resolver el conflicto en la asignacin de los recursos.
Objetivo Que la duracin del proyecto no exceda de la prevista, camino crtico. Que los consumos de los diferentes tipos de recursos durante el perodo de ejecucin del proyecto sean lo ms uniformes posibles.
Recursos Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para realizar una tarea, que es limitado en cantidad y que afecta la programacin del proyecto.
La asignacin consiste en emparejar un recurso con una tarea. La asignacin de recursos es la distribucin de activos productivos en sus diferentes usos.
El asunto de la asignacin de recursos se origina de cmo las empresas buscan balancear los recursos limitados como el capital, la maquinaria y los individuos, frente a las diversas necesidades de cumplimiento de objetivos. La finalidad de distribuir los recursos es siempre la de obtener la mxima productividad posible a partir de una combinacin dada de activos. Se llama red de actividades a la representacin grfica de las actividades que muestran sus eventos, secuencias y el camino crtico. http://www.youtube.com/watch?v=0cbCiGnnU08 No solamente se llama camino crtico al mtodo sino tambin a la serie de actividades contadas desde la iniciacin del proyecto hasta su terminacin, que no tienen flexibilidad en su tiempo de ejecucin, por lo que cualquier retraso que sufriera alguna de las actividades de la serie provocara un retraso en todo el proyecto.
Para definir la secuencia que deber seguirse en la representacin de las actividades, es conveniente elaborar una tabla de secuencias. Esta tabla tendr tantos reglones y columnas como actividades tenga el proceso.
La matriz de la asignacin de Recursos se utiliza generalmente en la gestin de proyectos, para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada una de las actividades del proyecto est asignado a un individuo o a un equipo.
El diagrama de cantidad de recursos representa el ciclo vital del proyecto desde la perspectiva del consumo de recursos.
Este diagrama muestra que en las primeras etapas de un proyecto, se emplean relativamente pocos recursos; en la etapa intermedia estamos avanzando a toda mquina en la utilizacin de los recursos; y hacia el final del ciclo de vida, nuestro consumo de recursos disminuye