EXAMEN ESPECIAL

DEFINICIN

Se denomina Examen Especial a la
Auditoria que puede comprender o
combinar la auditora financiera (de un
examen menor) con la auditora de gestin (
verificacin del manejo de los recursos
presupuestarios de un perodo dado ); as
como al cumplimiento de los dispositivos
legales aplicables.
OBJETIVOS
Determinar si la programacin y formulacin
presupuestaria se ha efectuado en funcin de las
metas establecidas en los planes de trabajo de la
entidad.
Evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de
la ejecucin del presupuesto
Determinar la eficiencia, confiabilidad y
oportunidad con que se evala el presupuesto de las
entidades.
Determinar el apropiado cumplimiento de las
leyes, reglamentos y otras disposiciones
gubernamentales.
TAMBIEN SE EFECTUAN EXAMENES
ESPECIALES PARA:

Investigar denuncias de diversa ndole
Ejercer el control de las donaciones recibidas
Ejercer el control de los procesos licitarios.
Ejercer el control del endeudamiento pblico
Ejercer el control del cumplimiento de
contratos de gestin gubernamental
FASES

1. PLANEAMIENTO
La programacin de un Examen Especial puede
originarse por:
Planeamiento general de los rganos del
SNC
Pedido efectuado por los Poderes del Estado
Solicitudes de entidades gubernamentales.
Denuncias formuladas en los medios de
comunicacin.
La fase de planeamiento de un Examen Especial
comprende lo siguiente:

A) COMPRENSIN DEL REA O ACTIVIDAD A
EXAMINARSE.
Obtencin de informacin bsica para adquirir un
apropiado entendimiento de los aspectos a ser
auditados, puede obtenerse del archivo permanente,
informes del OCI, de la denuncia.
Incluir una etapa de investigacin preliminar y
obtener informacin en la propia entidad.
B) EXAMEN PRELIMINAR
Investigacin prelimar orientada a la obtencin de
informacin bsica directamente de la entidad a
ser examinada.
C) IDENTIFICACIN DE CRITERIOS DE
AUDITORIA
Relacin generalmente con la normativa legal y
disposiciones de carcter reglamentaria.
Identificacin de los funcionarios y empleados
que tuvieron que ver, con el asunto o actividad
sujeta a examen para establecer las
responsabilidades.
D) MEMORNDUM DE PROGRAMACIN Y PLAN
DE EXAMEN ESPECIAL
Origen del Examen .- Motivo que ha generado su
ejecucin
Antecedentes de la Entidad.- Situaciones problemticas
en las reas objeto del examen
Objetivos y alcance del examen .- Lo que desea
lograrse, la identificacin del perodo a examinar y la
profundidad del trabajo a ejecutar.
Criterios de auditora a utilizar .- Identificar las normas
legales y reglamentarias o normas de los sistemas
administrativos que la entidad se encuentra obligada a
cumplir.

... D) MEMORNDUM DE PROGRAMACIN Y
PLAN DE EXAMEN ESPECIAL

Programa de procedimientos a ejecutar en el examen
Recursos de personal y especialista en caso
necesario.- caractersticas profesionales de los
miembros del equipo auditor as como los especialistas
Informacin administrativa.- Constituye el punto final
del plan de examen, debe describirse presupuesto de
tiempo, los informes a emitir y el formato del informe.
Programa de Auditora.- Describe los pasos a seguir
durante la fase de ejecucin del examen especial
2. EJECUCION
Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase
de ejecucin del Examen Especial, cuyo propsito es obtener
evidencia suficiente, competente y relevante en relacin a los
asuntos o hechos evaluados.
Durante el desarrollo de una Auditoria Financiera o Auditora
de Gestin en una entidad puede decidirse llevar a cabo un
examen especial de un asunto concreto.
Los programas de auditora en determinadas circunstancias
pueden ser modificados durante la fase de ejecucin del examen.
Basados en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el
auditor llevar a acabo los procedimientos de detalle en el
programa.
Entre los procedimientos de auditora ms utilizados en los
examenes especiales figuran:
... 2. EJECUCION
Declaraciones de funcionarios .- Debe ser siempre por escrito y
firmados por el autor de los mismos.
Confirmaciones .- Son procedimientos destinados a corroborar la
informacin obtenida de la entidad, a travs de la contraparte
externa de la transaccin ocurrida.
Inspeccin fsica .- Es empleada para cerciorarse mediante
percepcin sensorial y/o pruebas especiales de la existencia de un
activo o bien
Revisin documentaria .- Es el procedimiento ms utilizado en
un examen especial porque una determinada transaccin debe
dejar una huella documental, adems es posible reconstruir una
transaccin en base a la documentacin disponible y llegar a
conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones,
procedimientos omitidos, transgresiones a la normativa vigente
entre otros ( el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio )
DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
Es el resultado de la comparacin realizado entre un criterio y
la situacin actual encontrada durante el examen.
Los hallazgos de auditora estn relacionados con asuntos
significativos e incluyen informacin suficiente, competente y
relevante.
Los hallazgos corresponden a cualquier situacin deficiente
que se determina como consecuencia de la aplicacin de
procedimientos de auditora sus elementos son: condicin,
criterio, efecto y causa.
Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las
conclusiones deben ser documentados apropiadamente.
Tratndose de hallazgos negativos el auditor debe desarrollar
recomendaciones, sealando la necesidad de efectuar mejoras.
El auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60
Comunicacin de Hallazgos.
OBTENCIN DE LA CARTA DE
REPRESENTACION

Constituye una mutua salvaguarda, para el auditor
y el auditado por cuanto este ltimo reconoce
haber puesto a disposicin la documentacin
requerida para el examen, as como cualquier
hecho significativo ocurrido hasta la terminacin
de la fase de ejecucin.
3. ELABORACIN DEL INFORME.
Representa el producto final del trabajo del auditor.
En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de
la entidad, los resultados obtenidos presentados como
deficiencias significativas y las recomendaciones para
promover mejoras en la ejecucin de las operaciones a
fin que la administracin adopte medidas correctivas y
evite su ocurrencia en el futuro..
Las caractersticas y la estructura del informe se
encuentra establecido por la NAGU 4.40 Contenido del
Informe ( R. C. 259-2000-CG )

ESTRUCTURA
I . INTRODUCCIN
Origen del examen
1. Naturaleza y objetivos del examen
2. Alcance del examen
3. Antecedentes, base lega de la entidad
4. Comunicacin de hallazgos
5. Memorndum de control interno
6. Otros aspectos de importancia.
II . OBSERVACIONES.
... ESTRUCTURA

III . CONCLUSIONES ( observaciones )
IV . RECOMEDACIONES ( Conclusiones )
V . ANEXOS
Firma
Sntesis Gerencial
LOS HALLAZGOS SE REFIEREN A
ASUNTOS TALES COMO :

Inefectividad
Ineficiencia
Desperdicio y lujo desmedido
Gastos impropios
Incumplimiento con Leyes, Reglamentos
etc.
ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO
CONDICION

Lo que es ( situacin encontrada por el auditor ), la
condicin puede tener tres partes:

Los criterios no se estn logrando
satisfactoriamente.
Los criterios no se logran
Los criterios se estn logrando parcialmente
CRITERIO
Lo que debe ser ( norma con la cual se mide la
condicin )
Criterios Tpicos.
1. Disposiciones por escrito
Leyes
Reglamentos
Instrucciones ( manuales, directivas etc )
Objetivos
Polticas
Normas
Otras disposiciones
... CRITERIO
2. Sentido Comn
3. Experiencia del auditor
4. Opiniones independientes de expertos
5. Prcticas comerciales pendientes
6. Experiencias administrativas
7. Objetivos o polticas generales.
8. Practicas generalmente observadas.
EFECTO
Diferencia entre lo que es y lo que debe ser
Efectos Tpicos
1. Uso antieconmico o ineficiente de los recursos
humanos, materiales, financieros.
2. Prdida de ingresos potenciales
3. Violacin de disposiciones generales.
4. Inefectividad en el trabajo
5. Gastos indebidos.
6. Control inadecuado de recursos o actividades.
7. Inseguridad en el trabajo.
CAUSA
Origen de las desviaciones Porqu sucedi ?
1. Falta de capacitacin
2. Falta de comunicacin
3. Negligencia o descuido
4. Normas inadecuadas, obsoletas
5. Falta de recursos humanos, materiales o financieros
6. Falta de buen juicio o sentido comn
7. Falta de honestidad
8. Falta de esfuerzo e inters suficiente
9. Falta de supervisin adecuada.
10.Falta de voluntad para cambiar
11.Organizacin defectuosa.