Combinacin de correspondencia avanzada

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Combinacin de correspondencia avanzada
Si usa con frecuencia la combinacin de correspondencia en su empresa, este curso le vendr bien. En el ltimo curso, Llevar la combinacin de correspondencia al siguiente nivel (consulte el resumen al
final del curso, as como el vnculo al mismo),
creamos este mensaje de correo electrnico con los comandos de la pestaa Correspondencia. Todo es correcto excepto una cosa: falta un punto en el campo de kilometraje. Puede parecer algo sin importancia, pero para conseguir ese punto es necesario usar comandos
avanzados de combinacin de correspondencia.
Si desactiva la vista previa de resultados, ver los campos de combinacin de correspondencia
generados por el texto combinado.
Ahora, presione Alt+F9 para ver el cdigo generado por el campo de combinacin, llamado cdigo
de campo.
Los cdigos de campo son marcadores de posicin para los datos que quiere que Word agregue
automticamente.
No solo se utilizan para los campos de combinacin; los cdigos de campo tambin se utilizan para insertar nmeros de pgina y tablas de contenido
automticas, por ejemplo.
De forma predeterminada, los cdigos de campo estn ocultos. Sin embargo, con el mtodo abreviado de teclado Alt+F9 puede alternar entre ver los cdigos de
campo y sus resultados.
Normalmente no tendr que trabajar con cdigos de campo, ya que Word los agrega
automticamente al hacer clic en comandos,
como Insertar campo de combinacin y Lnea de saludo. Entonces, por qu es necesario trabajar con cdigos de campo? Porque hay algunas propiedades
con las que no se puede trabajar solo con comandos de Word.
Y una de ellas es el formato de nmero de los campos de combinacin, que nos darn puntos en
nmeros.
El cdigo de campo MERGEFIELD de kilometraje agrega nicamente el campo de combinacin de
kilometraje.
Para usar un formato de nmero distinto es necesario usar algo que se conoce como un cambio, para lo que tan solo es necesario escribir el cdigo de cambio directamente en el cdigo de campo. Haga clic despus del kilometraje, presione espacio, barra diagonal inversa, signo de nmero y
espacio.
A continuacin, entre comillas, escriba tres signos de nmero, un punto y tres signos de nmero ms. Esto se conoce como un cambio de imagen: un cambio que proporciona una imagen de cmo quiere
que Word d formato a los nmeros.
Los signos de nmero dentro de las comillas son marcadores de posicin que Word reemplaza con
nmeros.
Presione Alt+F9 y F9 para actualizar el cdigo de campo y previsualizar los resultados. Y aqu aparece
el punto.
A continuacin, presione Alt+F9 para ver el cdigo de campo. Los cdigos de campo estn formados por un nombre de campo, propiedades y cambios opcionales. Para obtener ms informacin sobre un cdigo de campo concreto, consulte el vnculo a la documentacin de referencia en el resumen que aparece al final del curso. La referencia MERGEFIELD muestra cmo usar el cdigo de campo, una lista de los cambios que
puede usar con l y proporciona ejemplos.
En el siguiente ejemplo, el cambio f agrega un espacio si el campo de combinacin contiene datos. Si el campo de combinacin est en blanco, no se agrega ningn espacio. Esta pgina web contiene una lista de todos los cdigos de campo de Word y vnculos a referencias
de cada uno.
En esta se describe cmo insertar y dar formato a cdigos de campo. Es probable que ya se haya dado cuenta de que los cdigos de campo no son para todos los usuarios. Para usarlos, necesitar pasar algn tiempo investigando y experimentando con diversas tcnicas de
programacin.
Sin embargo, si necesita usar comandos avanzados de combinacin de correspondencia, los cdigos
de campo son idneos.
A continuacin, exploraremos las frmulas y las instrucciones condicionales.
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Hasta ahora nos hemos centrado principalmente en el cdigo de campo MERGEFIELD. Pero podemos
ir mucho ms lejos.
En primer lugar, vamos a aadir una frmula. En el correo electrnico actual, solicitamos a los destinatarios que aadan 6.000 kilmetros al
kilometraje que tenan cuando hicieron la ltima revisin al coche.
Puede que no sea mucho, pero pedir a los clientes que realicen operaciones matemticas es una
buena forma de perder su atencin.
Sin embargo, vamos a echarles una mano y haremos el clculo por ellos. En primer lugar, vamos a rescribir la lnea para que los destinatarios solo tengan que comprobar su
kilometraje.
A continuacin, seleccione el marcador de posicin, elimnelo y presione Ctrl+F9. Esto aade un
cdigo de campo en blanco.
Para agregar una frmula, escriba el signo igual al principio. Vaya a la pestaa Correspondencia e
inserte el campo de combinacin Kilometraje.
Tambin puede presionar Ctrl +F9 y escribirlo de forma manual. Despus del campo de combinacin,
escriba +6000.
Finalmente, agregue el cambio para que el formato del nmero incluya un punto. La frmula agrega 6000 kilmetros al kilometraje de la ltima revisin del coche del cliente. Presione Alt+F9 y F9 para actualizar el cdigo de campo y generar una vista previa del resultado. Ahora los clientes no tendrn que hacer ningn clculo. Vamos a ofrecer un descuento a los clientes
con coches anteriores a 2005.
Parece sencillo, pero podemos eliminar las posibles confusiones si solo mostramos la oferta a los
clientes aptos.
Para ello, usaremos una instruccin condicional: el cdigo de campo SI. Primero, elimine el texto. Presione Alt+F9. A continuacin, presione Ctrl+F9 para agregar un cdigo
de campo en blanco.
Escriba SI y un espacio. Haga clic en Insertar campo de combinacin y seleccione Ao. A continuacin, escriba un espacio, los smbolos de menos e igual, espacio y 2005 entre comillas. Eso se encarga de la condicin. Escriba un espacio y, a continuacin, escriba entre comillas el texto que quiere que vean los clientes si la condicin es verdadera: si su
coche es anterior a 2005.
Escriba otro espacio y, a continuacin, escriba entre comillas el texto que quiere que vean los clientes si la condicin es falsa: si su coche es
del ao 2005 o ms nuevo.
No tenemos ninguna oferta para estos clientes, pero podemos poner un anuncio para el servicio
tcnico.
Presione Alt+F9 y F9 para actualizar el cdigo de campo y generar una vista previa del resultado. Ahora, cuando haga clic en los destinatarios, el texto cambiar segn el ao de fabricacin del coche
del cliente.
Para obtener ms informacin sobre el uso de frmulas e instrucciones condicionales, consulte los
vnculos del resumen del curso.
Si no le gusta tener que escribirlos, hay otra forma para agregar cdigos de campo. Haga clic en la pestaa Insertar, seleccione Elementos rpidos y, a continuacin, Campo. En la lista de la izquierda se muestran todos los cdigos de campo disponibles en Word. Haga clic en uno de ellos y rellene las propiedades y las opciones. Cuando haga clic en Aceptar, Word
insertar el cdigo de campo.
Sin embargo, como puede ver, Word no ofrece una opcin o cambio para dar formato al nmero. Si se encuentra ante un caso parecido, haga clic en Cdigos de campo para ver el cdigo antes de
que lo inserte Word.
Ahora puede agregar el cambio para dar formato al nmero con puntos, y haga clic en Aceptar. A continuacin, usaremos el cdigo de campo para segmentar los destinatarios.
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Para que el mensaje de correo electrnico sea an ms eficaz, podemos enviar el mensaje solo a aquellos destinatarios que necesitan pasar la revisin de su coche. Por lo tanto, podemos eliminar las partes ambiguas y ser muy directos: es hora de que pase la revisin
del coche.
Haga clic en Editar lista de destinatarios. He aadido una columna donde se muestra la fecha de
vencimiento de la prxima revisin de cada destinatario.
Haga clic en Filtrar. Seleccione el campo Prximo servicio. En comparacin, seleccione es menor o
igual que.
Y, en Comparar con, escriba la fecha actual. Y haga clic en Aceptar. La lista de destinatarios se ha limitado a tan solo las prximas fechas de revisiones anteriores a hoy. El filtro es til si tiene previsto enviar el mismo documento varias veces. Sin embargo, si usa la combinacin de correspondencia con frecuencia en un documento, puede
ahorrar tiempo si filtra los destinatarios con un cdigo de campo.
En primer lugar, haga clic en Filtrar y Borrar todo. A continuacin, haga clic en Aceptar dos veces. Haga clic al principio del correo electrnico. A continuacin, haga clic en Reglas. Aqu es donde puede aadir un cdigo de campo relacionado con la combinacin de
correspondencia.
El cdigo de campo que vamos a usar es Saltar registro si. Este cdigo permite configurar una condicin, como Nombre es igual a Diego. Si la condicin es verdadera, Word omitir el registro cuando realice la combinacin. Haga clic en Cancelar, ya que vamos a escribir el cdigo de forma manual. Presione Alt+F9, Ctrl+F9 y escriba SKIPIF seguido de un espacio. Vaya a Insertar campo de
combinacin y seleccione Prximo_serivio y agregue un espacio.
Escriba los smbolos mayor que e igual, seguidos de un espacio. A continuacin, presione Ctrl+F9 y escriba FECHA: el cdigo de campo que muestra la fecha actual en
un documento.
Ahora Word omitir los registros cuya fecha de la siguiente revisin sea mayor o igual a la fecha
actual.
Para que la comparacin funcione es necesario aadir un cambio de imagen para que el formato de
las fechas sea exactamente el mismo.
Haga clic en Prximo_servicio dentro del cdigo de campo. A continuacin, escriba un espacio, barra diagonal inversa y el smbolo @ para cambiar el formato del
nmero a una fecha.
A continuacin, entre comillas, escriba cuatro Y maysculas, dos M maysculas y dos D maysculas. A continuacin, repita esto en el cdigo de campo Fecha. Asegrese de que el cambio de imagen sea el mismo para los dos cdigos de campo. Presione Alt+F9
y F9 para actualizar el campo.
El cdigo de campo SKIPIF est oculto y Word no lo leer hasta que se realice una combinacin. Vamos a probar el cdigo SKIPIF. Agregue un campo de combinacin temporal donde se muestre la
fecha de la prxima revisin.
Haga clic en Finalizar y combinar, y realice la combinacin en documentos individuales. Haga clic en
Aceptar para combinar todos los registros en un mismo documento.
Ahora, desplcese por el documento y compruebe las fechas; ver que solo aparecen correos electrnicos cuya fecha de revisin es anterior a la fecha actual. Cuando haya terminado, puede eliminar este documento de prueba. Hay algo ms que puede ser til. Imaginemos que realiza un error al escribir un cdigo de campo. Antes de finalizar una combinacin, haga clic en Comprobar errores. Haga clic en Simular la
combinacin e informar de los errores en un documento nuevo y, a continuacin, en Aceptar.
Word mostrar los campos de combinacin no vlidos. En este caso, puede eliminar el campo o seleccionar el nombre correcto de la lista de campos en el
origen de datos.
Si no se detectan ms errores, haga clic en Aceptar. Para realizar la combinacin final, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en Enviar
mensajes de correo electrnico. Escriba un asunto y haga clic en Aceptar.
En este curso ha aprendido a realizar combinaciones de correspondencia avanzadas mediante cdigos
de campo.
Para obtener ms informacin sobre los cdigos de campo, consulte los vnculos del resumen del
curso.
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Mostrar cdigos de campo
A veces, para obtener los resultados que busca, tiene que ir ms all de los
comandos bsicos de combinacin de correspondencia. Primero, en la
pestaa Correspondencia , haga clic en Vista previa de resultados para
desactivar esta caracterstica. Podr ver los campos de combinacin de
correspondencia que generaron el texto combinado. Ahora, presione Alt+F9 y
ver el cdigo que gener el campo de combinacin, denominado cdigo de
campo. Los cdigos de campo son marcadores de posicin para los datos
que quiere que Word agregue automticamente. No se usan simplemente
para los campos de combinacin. Los cdigos de campo tambin se usan
para elementos como los nmeros de pgina y las tablas de contenido
automticas. De forma predeterminada, los cdigos de campos estn ocultos,
pero con el mtodo abreviado de teclado Alt+F9, puede alternar entre ver los
cdigos de campo y sus resultados.
Buscar errores
Aqu le mostramos otra caracterstica que puede resultarle til. Supongamos
que comete un error al escribir un cdigo de campo. Antes de finalizar una
combinacin, en la pestaa Correspondencia , haga clic en Comprobacin de
errores. Haga clic en Simular la combinacin e informar de los errores en un
documento nuevo y en Aceptar. Word muestra los campos de combinacin
no vlidos. Quite el campo o seleccione el nombre correcto de la lista de
campos en el origen de datos. Si no se encuentran ms errores, haga clic en
Aceptar.
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