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Prof.

Oly Mata
UNIDAD I
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS
Y PROCEDIMIENTOS
PROPOSITO DE LA UNIDAD
Que los estudiantes al tener un enfoque general
y conceptual de los sistemas y procedimientos
sean capaces de utilizarlos advirtiendo como su
uso simplifica las actividades
Los Sistemas y Procedimientos y su Contexto
La empresa es un sistema social, que adopta una estructura
determinada por su interaccin dinmica con los sistemas y
procedimientos que forman el medio ambiente

EMPLEADOS
COMPETENCIA CLIENTES
GOBIERNO
PROVEEDORES
EMPRESA
Concepto de Sistema
Sistema esta formado por un conjunto de
elementos interrelacionados e interactuantes, con
un objetivo determinado
CONCEPTO DE SISTEMA:
Johnson y Kast:
Es un todo organizado y complejo, implica un complejo
interconectado de componentes o partes
fundamentalmente relacionadas, que forman un todo
unitario
Barisch:
Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para
lograr los objetivos de ella
Rodrguez Valencia:
Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que
cada una de las partes estn interrelacionadas a travs de un
orden lgico, que concatena sus actos hacia un fin
determinado
NUESTRO CONCEPTO DE SISTEMA:
a.- Un conjunto de elementos (partes u rganos).
b.- Dinmicamente relacionados, en interaccin (que forman
una red de comunicaciones cuyos elementos son
interdependientes.)
c.- Que desarrollan una actividad (operacin o proceso del
sistemas.)
d.- Para lograr un objetivo o propsito (finalidad del sistema)
e.- Operando con datos, energa o materia (que constituyen
los insumos o entradas de recursos necesarios para la
marcha del sistema.)
f. Unidos al ambiente que rodea al sistema ( con el cual
interacta dinmicamente)
g.- Para suministrar informacin, energa o materia (que
conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema
Desde el punto de vista de la Administracin de Empresas: Son
medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los
objetivos para los cuales se ha creado
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Gmez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que
constituyen una sucesin cronolgica y la manera de ejecutar un
trabajo encaminado al logro de un fin determinado
Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que
se incluyen el flujo de documentos, la manutencin de registros. El
establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc.
Koontz y O Donnell Son planes en cuanto establecen un mtodo
habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas gua de
accin, ms que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la
cual ciertas actividades deben de cumplirse
ETIMOLGICAMENTE: DEL LATIN PRO = HACIA
DELANTE Y CEDO = MARCHAR
LOS PROCEDIMIENTOS INTEGRAN AL SISTEMA.
Concepto de Procedimiento
Un procedimiento puede
considerarse como la
sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones
unidas entre s, que se
constituyen una unidad, en
funcin de la realizacin de
una actividad o tarea
especfica dentro de un
mbito predeterminado de
aplicacin
El Procedimiento
Es el lazo de unin entre
todos los elementos de un
sistema, ya que indica el
momento y la forma en
que cada uno debe de
participar.
ntimamente relacionado
con el procedimiento esta
el mtodo, o sea el detalle
de cada uno de los pasos
del procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE MERCADOS
DEFINICIONES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Vctor Lzaro Es una serie de funciones, pasos empleados por la
direccin para que su labor o cualquier trabajo sea desempeado
con mayor eficiencia, efectividad y economa
Valencia: Es una funcin encaminada al anlisis de los planes de
accin colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas
y equipo con el fin de ayudar a la administracin en la simplificacin y
estandarizacin de las operaciones
Conjunto de tcnicas que buscan
simplificar el trabajo y con ello
incrementar la productividad en los
sistemas administrativos de un
organismo social
REPRESENTACIN GRFICA DE UN SISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA
SUPRASISTEMA. AMBIENTE O ENTORNO
El sistema debe considerarse siempre en su totalidad, no en partes.
Siempre debe estudiarse como un todo, considerado en su conjunto
ELEMENTOS ESENCIALES DE UN SISTEMA


PROCESAMIENTO
U OPERACIN


CONVERSIN O
TRANSFORMACIN
Es la accin que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el
equilibrio del sistema, constituye por tanto, una accin de retorno. La
retroalimentacin es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y
amplia la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es
negativa, cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para
disminuir la marcha del sistema y sirve para lograr que el sistema funcione
dentro de determinados parmetros o limites.

Los componentes bsicos de un sistema son
El Objetivo Los Elementos Las Interrelaciones
Es la finalidad y la
razn de ser del
sistema, es el producto
que se desea como
resultado de la accin
de los elementos ( si el
sistema es esttico)
Son los entes capaces
de producir las
acciones que
debidamente
combinadas pueden
lograr el objetivo ( si
el sistema es
dinmico) o pueden
adoptar y presentar
disposiciones que
satisfagan el objetivo (
si el sistema es
esttico)
Son las transacciones
entre los elementos, de
modo que sus acciones
o disposiciones
conduzcan al objetivo
deseado. Esto significa
que no todas las
relaciones que pueden
existir entre los
elementos sean
significativas para el
sistema, sino solo
aquellas que conduce,
en alguna forma el
logro del objetivo
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS:
1. - PROPSITO U OBJETIVO: Todo sistema tiene uno o varios
propsitos u objetivos. Las unidades o elementos as como las
relaciones definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un
objetivo.
2.- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Cualquier estimulo en cualquier
unidad del sistema afectara a todas las dems unidades debido a la
interaccin existente entre ella. El efecto total de estos cambios se
presentar como un ajuste de todo el sistema. Entre las diferentes
partes del sistema existe una relacin de causa-efecto. De este modo,
el sistema experimenta cambios y el ajuste sistmico es continuo, de
lo cual surgen 2 fenmenos:
HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO: Se da en Sist.
Abiertos y son una serie de mecanismos autorreguladores finamente
programados y automticos; Que interactan sin la intervencin
consiente del individuo, para sustituir el equilibrio del sistema
ENTROPA: Se da en Sist. Cerrados. Proviene del griego
ENTROPE=UNA TRANSFORMACIN. La entropa significa que las
partes del sistema pierden su integracin y comunicacin entres, lo
cual permite que el sistema se descomponga pierda energa e
informacin y se degenere.
SINERGIA
Ejemplo de sistema
Sistema de Facturacin
Medio ambiente: Ventas, Almacn, Contabilidad
Las entradas: se constituyen por los datos de los
artculos ( cantidad, calidad y precio ) surtidos a
determinados clientes
Las salidas: sern las facturas ya elaboradas y
cotejadas
Retroalimentacin: cuando regresan algunas
facturas por errores
Elemento Tecnolgico
Esta constituido
bsicamente por el
procedimiento, o
sea la secuencia
cronolgica de
pasos que se
tienen que seguir
para alcanzar el
objetivo del sistema
PROCESO DE ELABORACION DE CERVEZA
Tipos de Sistemas


SISTEMAS
PRODUCTIVOS ADMINISTRATIVOS
Transforman la
Materia prima en
productos y por este
acto se crea la riqueza
Dan apoyo a los productivos porque
estn constituidos por una serie de
servicios como son ventas, finanzas
contabilidad, compras, personal
Sistema Productivo
Sistema Productivo
Sistema Administrativo
La Responsabilidad en el
Estudio de Sistemas y
Procedimientos
Responsables
SUPERVISOR
ADMINISTRADORES
DE
NIVELES
MEDIOS
TRABAJADOR
COORDINADOR
DE
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
Responsables
TRABAJADOR
Poner en practica
Las instrucciones de
procedimientos
ya sea verbal o escrito
describir y sugerir a su
superior modificaciones
o mejoras
SUPERVISOR
Guiar y dirigir a las personas
hacia las obligaciones que
imponen los sistemas y procedimientos
Coordinar con su trabajo con el de otras
Unidades administrativas a fin de
Resolver asuntos relativos a los SYP
ADMINISTRADORES DE NIVELES
MEDIOS
Tener una responsabilidad mayor en los
SYP pues
dicha responsabilidad abarca mas
personas y un
mayor numero de funciones
Responsabilidad de defender la poltica de
la empresa y el programa de SYP
COORDINADOR DE LA UNIDAD
DE SYP
Es comparable su responsabilidad, a la
De algunos empleados de primera lnea
o del mas alto nivel
El Departamento
de
Sistemas y Procedimientos
en la Empresa
METODOS
Y
PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIN
Y
METODOS
METODOS
Y
SISTEMAS
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
Caractersticas del Dpto. de Sistemas
y Procedimientos
Para poder ejercer adecuadamente su funcin
es necesario otorgarle una autoridad tipo staff.
Dicha autoridad se caracteriza porque el
departamento debe asesorar y servir al resto de
los departamentos y, por esto mismo, las
conclusiones a que llegue mediante sus estudios
nicamente tienen el carcter de
recomendacin.
Posicin Jerrquica
GERENTE
VENTAS PRODUCCION CONTABILIDAD
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
Localizacin de SYP a mediano
nivel
DIRECTOR
GERENTE
DE
PRODUCCION
GERENTE
DE
MERCADOTECNIA
GERENTE
ADMINISTRATIVO
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
CONTABILIDAD REC. HUMANOS TESORERIA
Ventajas que se obtiene con un departamento de
sistemas y procedimientos
ESPECIALIZACION
TECNICA
VISION
GLOBAL
VISION
NOVEDOSA
DE LOS
PROBLEMAS
POSICION
IMPARCIAL
VENTAJAS
SYP
Visin novedosa de los
problemas
Cuando una persona esta dentro de la rutina de
trabajo difcilmente puede notar los errores que
constantemente esta cometiendo.

En cambio el analista de syp por estar estudiando
distintas reas de la empresa y diversos
procedimientos mantiene una visin no
contaminada que le permite detectar de inmediato
los errores que se estn cometiendo ejemplo: la
duplicidad de funciones
Posicin Imparcial
El departamento de SYP debe ser totalmente
imparcial en su trabajo, es decir no debe de
tomar partido sino actuar con absoluta
objetividad; as, el departamento de SYP
ser aceptado por los otros departamentos y
con mayor frecuencia se le buscara para
solucionar los problemas que afectan a dos o
mas tareas
Visin Global
Visin global de los problemas. La empresa se
enfoca como un sistema y se dan soluciones
generales, mismas que con dificultad puede
lograr un jefe de rea.

Cuando un problema abarca dos o mas reas
dentro de la empresa difcilmente estos
pueden ser resueltos por los encargados ya
que la solucin podra afectar al otro
departamento
Especializacin Tcnica
Un
departament
o de SYP
agrupa a
una serie de
profesionale
s que estn
preparados
con teora y
practica en
la aplicacin
de todas las
tcnicas
CLASIFICACION DE
LOS SISTEMAS
CLASIFICACION DE SISTEMAS
FISICOS Y ABSTRACTOS
NATURALES Y ELABORADOS
TECNICOS Y CIVILES
ABIERTOS Y CERRADOS
PRODUCCION
DE ACUERDO A SU CONSTITUCIN:
SISTEMAS FISICOS O CONCRETOS: Compuestos de
equipos, maquinarias y objetos y elementos reales
.HARWARE.

SISTEMAS ABSTRACTOS: Compuestos de conceptos,
planes, hiptesis e ideas. Ejemplo: SOFTWERE.

Existe una complementaridad sobre los sistemas fsicos y
abstractos: Los primeros maquinas, por ejemplo, necesitan un
sistema abstracto (programacin) para operar y cumplir con
sus funciones y los sistemas abstractos solo se vuelven
realidad cuando se aplican a los sistemas fsicos.
EN CUANTO A SU NATURALEZA:

SISTEMAS CERRADOS: Es aquel que no tiene intercambio con el
medioambiental que lo rodea. No reciben ninguna influencia del ambiente
externo ni influyen en este. En rigor no existen los sistemas cerrados en
el sentido estricto del termino, el termino es aplicado a aquellos sistemas
que tienen un comportamiento totalmente determinista y programado y
operan con un muy pequeo intercambio de materia y energa con el
ambiente. Son lo llamados sistemas mecnicos, como maquinas y
equipos.
SISTEMAS ABIERTOS: Presentan relaciones de intercambio con el
ambiente a travs de las entradas o insumos y salidas o productos.
Son adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse
constantemente a las condiciones del medio.
Tal es el caso de todos los seres vivos y hasta parte de ellos como el
sistema nervioso, sistema circulatorio.
Los sistemas abiertos poseen su medio ambiente formado por todos
los otros subsistemas con los cuales tienen relaciones, intercambios y
comunicacin.
Naturales y elaborados
Los naturales:
Son aquellos elaborados por la naturaleza

Los elaborados:
Son aquellos elaborados por el hombre.


LA DELIMITACION DE UN SISTEMA:
Depende del inters de la persona que pretende analizarlo.
Por ejemplo:
Una organizacin podr entenderse como un sistema o
subsistema, o incluso como un macrosistema, dependiendo
del anlisis que se quiera hacer. As un departamento
puede considerarse un sistema compuesto de varios
subsistemas (secciones o sectores) e integrado a un
macrosistema (la empresa) y tambin puede considerarse un
subsistema secciones o sectores que pertenecen a un
sistema (la empresa) integrado a un macrosistema. (el
mercado o la comunidad
TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
Las propiedades de los sistemas no pueden
describirse significativamente en trminos de
sus elementos separados. La comprensin de
los sistemas solo ocurre cuando se estudian
globalmente, involucrando todas las
interdependencias de sus partes
Ludwig Von Bertalanffy
ORGENES DE LA TEORA DE SISTEMAS

Surgi con los trabajos del bilogo alemn Ludwig Von Bertalanffy,
publicados entre 1950 y 1968
La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prctica,
pero si producir teoras y formulaciones conceptuales que puedan crear
condiciones de aplicacin en la realidad emprica.
Bertalanffy criticaba la visin del mundo fraccionada en diferentes reas
como fsica, qumica, biologa, Psicologa, sociologa, etc. Estas son
divisiones arbitrarias que presentan fronteras slidamente definidas, as
como espacios vacos (reas blancas) entre ellas. La naturaleza no esta
dividida en ninguna de esas partes
Esa teora de sistema, al desarrollar principios unificadores que atraviesan
verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas,
nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia
Dicha teora de los sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los
campos no fsicos del conocimiento cientfico, en especial las ciencias sociales.
Esta integracin parece orientarse hacia una teora de los sistemas
Esta integracin parece orientarse hacia una teora de los sistemas
Los supuestos bsicos de la teora general de sistemas son
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FUNCIONES DEL
DEPARTAMENTO
FUNCIONES
Realizar estudios sobre organizacin o
reorganizacin administrativa de las
dependencias acorde con el reglamento
institucional y dems resoluciones
organizativas
FUNCIONES
Revisar y evaluar los sistemas y
procedimientos establecidos y proponer
las modificaciones necesarias
FUNCIONES
Evaluar los sistemas administrativos de la
institucin y sugerir las modificaciones
necesarias
FUNCIONES
Elaborar y revisar los manuales de
organizacin y sistemas para las reas
administrativas
FUNCIONES
Llevar el inventario de los sistemas
implantados y unificar los manuales y
dems documentos pertinentes
FUNCIONES
Disear y evaluar las formas y registros
utilizados y llevar control sobre los mismos
FUNCIONES
Conocer los estudios que se contrate en
materia de asesora administrativa y de
sistemas y vigilar su desarrollo e
implementacin
FUNCIONES
Impartir adiestramiento a los usuarios
sobre los sistemas y procedimientos
diseados, para su implantacin definitiva
FUNCIONES
Atender lo relativo al proceso de
programacin administrativa y desarrollo
organizacional de la Institucin