Las

5Ss

Dr. Primitivo Reyes Aguilar
Propsito del Curso
Que los participantes tengan las
herramientas necesarias, para estar en
condicin de participar activamente en la
implementacin de las 5S en la
empresa.
Actividad para el
participante
Expectativas
del Curso
Por qu debemos
implementar las 5SS?
La competencia cada vez es mayor

Cambian las necesidades de los
clientes

Cambian las tecnologas

Pero,
Qu significa 5Ss?
Es una metodologa enfocada a lograr
orden y la limpieza en todas las reas de
la empresa (oficinas, almacn, etc.)

Creando una disciplina que a la larga se
convierta en cultura y en prctica comn.

Seiri Seleccionar
Seiton Organizar
Seiso Limpiar
Seiketsu Estandarizar
Shitsuke Disciplina
Qu significa 5Ss?
Objetivos de las 5Ss
Poder encontrar cualquier cosa en menos
de 30 segundos, sean objetos fsicos o
informacin en computadora.

Incrementar la Productividad;

Mejorar la Calidad de las actividades
realizadas;

Beneficios al
implementar las 5Ss
Cero:

1. Retrasos
2. Insatisfaccin de Clientes
3. Prdidas ($$$)
Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de
trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea
competitiva y sobreviva en un entorno tan
exigente.


2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:


Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo
Hacer ms gratas las horas de trabajo

Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos
la mayor parte de nuestra vida: el trabajo


Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando
rapidez en las respuestas (por que sabemos que
cada cosa esta en su lugar).

Beneficios personales
Visin General de las 5Ss
DISCIPLINA
ORDEN
LIMPIEZA
ESTANDA-
RIZACION
ORGANIZACIN
1. 2.
3
.
4
.
5
.
Resistencia al Cambio
Normalmente escuchamos:

Para qu limpiar si se ensucia de nuevo?

Ya tenemos organizacin y orden

Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo
con estas modas japonesas.

Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?

Quiero ver que el jefe haga primero las 5Ss en sus cajones.


Actividad para el
participante
Paradigmas
identificados en su
rea o departamento
de trabajo
Qu hacer para romper
esos paradigmas?
No ignorarlas:

1. Hablar con nuestros colaboradores, para:
Conocer el origen de su resistencia

Conocer sus preocupaciones y temores

Escuchar sus propuestas

2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera S:
Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo
es:
1. SELECCIONAR
Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo
Esta de mas Obsoleto Daado
Es til para
alguien mas

Se necesita
Descartar
Seiri, la primera S:
Seleccionar
rea de Oportunidad
rea de uso comn (Sala de juntas, archivo
muerto, etc.)
Oficinas

rea de Oportunidad
Cerca o detrs de lockers
y muebles

Esquinas y pasadizos

Detrs de los pilares y
bajo las escaleras

En los Pisos y pasillos

Pizarrones de avisos ya
muy obsoletos

Afuera, pegado a las
cercas o bardas

Fecha: Folio:
Area:
Oportunidad:
Actividad a realizar: Propuesta:
Equipo:
Observaciones:
TARJETA DE OPORTUNIDAD
rea de Oportunidad
No. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo
Control de Tarjetas de Oportunidad
rea de Oportunidad
Seiri:
Seleccionar
Deshacerse de todo lo
innecesario del rea de
trabajo, en caso de duda:

Asignar un rea especial
para colocacin de estos
materiales y equipos

Colocarles una etiqueta
roja y llevarlos a esta rea
haciendo una relacin

Razn para etiqueta roja:
Localizacin:
Fecha:
Nombre:
No. Fecha Descripcin Categora Razn Fecha decisin Destino Final Responsable Ubicacin
Control de Tarjetas Rojas
Seiri:
Seleccionar
Peridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que
se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar
decisiones

Deshacerse de ellas
Guardar a distancia
Sin uso en aos
Uso entre 6-12 meses
Baja
Guardarlas en un
lugar central en el
rea de trabajo
Uso entre 2-6 meses
Uso > 1 vez al mes
Media
Guardar cerca del
rea de trabajo o
llevarlas consigo
Uso >1 vez por semana
Cosas usadas diario
Alta
Guardar en:
Frecuencia de uso de las
cosas:
Necesidad
Deshacerse de ellas
Guardar a distancia
Sin uso en aos
Uso entre 6-12 meses
Baja
Guardarlas en un
lugar central en el
rea de trabajo
Uso entre 2-6 meses
Uso > 1 vez al mes
Media
Guardar cerca del
rea de trabajo o
llevarlas consigo
Uso >1 vez por semana
Cosas usadas diario
Alta
Guardar en:
Frecuencia de uso de las
cosas:
Necesidad
Seiri:
Seleccionar

Principio
Seiri:
Seleccionar
Solo lo que se necesita, en la cantidad
necesaria y cuando se necesite
Actividad para el
participante
Identificar lo necesario
de lo innecesario de su
rea de trabajo/
frecuencia de uso
Seiton, la segunda S:
Orden
Ordenar los artculos necesarios para nuestro trabajo,
estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera
que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y
regreso al mismo lugar despus de ser usados
Seiton:
Orden
Objetivos:
Ahorrar espacio
Ahorrar tiempo de bsqueda
Facilitar la administracin visual
Ejemplos de Orden:

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).

Etiquetar espacios de almacenaje.

Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado,
portalpices, etc.) y muebles
El primer paso para organizar, es dividir nuestra rea
de trabajo en partes manejables e identificables por
cualquiera
1 2 3 4 5
A
B
C
D
E
Mapa
Seiton:
Orden
Pasillo
Antes
Despus
Seiton:
Orden
Marcar pasillos y reas donde deben ir las cosas
cualquier persona puede inmediatamente:
Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo
Pregunta

Respuestas

Que?

Definir los artculos necesarios
(Seleccionar)

Identificar los artculos

Donde?

Definir la localizacin

Identificar el lugar

Cuantos?

Definir la cantidad

Identificar la cantidad necesaria

Seiton:
Orden
1 2
1
2
2G974 0074D
2G974 0074D
1G569 6264D
1G569 6264D
3
3G235
3G235
9964D
9964D
A
1 2
B
Divide los gabinetes en
columnas y renglones
Identificacin de Gabinetes

Utiliza letras para
identificar gabinetes
Utiliza nmeros para
identificar columnas
y renglones
Seiton:
Orden
Dibujo de contornos
Seiton:
Orden
Cdigo de Colores
Seiton:
Orden
Actividad para el
participante
Cmo ordenara el
escritorio que a
continuacin se
presenta?
Seiton:
Orden
Designar un lugar especial para colocarlas

Indicar cuanto tiempo van a estar puestas

La cinta debe debe despegarse sin daar la pared

Los posters, avisos y seales deben estar alineados
para dar buena apariencia (tamaos estndar)

Los posters deben fijarse de tal forma que no se
doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar
Seiton:
Orden de avisos y letreros
Documentar el mtodo de organizacin

Dar entrenamiento a la gente para que siga los
procedimientos
Seiton:
Orden
Seiton:
Orden
Principio

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar


Actividad para el
participante
De lo que identific
como necesario, explicar
Cmo lo ordenara,
segn lo visto en la
sesin?
Seiso, tercera S:
Limpieza
Mantener el rea de trabajo impecable
y libre de toda suciedad

Seiso:
Limpieza
Beneficios

Aumenta la moral del personal y su eficiencia

La imagen del lugar da otra proyeccin

Los riesgos de los accidentes o equivocaciones
disminuyen

Se minimiza la probabilidad de revolver archivos
Seiso:
Limpieza
Implementacin en cinco pasos:

1. Determinar las metas de limpieza

2. Determinar las responsabilidades de la limpieza
(mapeo de reas y definicin de responsables)

3. Determinar los mtodos de limpieza
(programa que muestra al detalle las veces al da en que se
limpia, el responsable, y la forma)

4. Preparar las herramientas de limpieza

5. Implantar la limpieza.
Hay que dibujar un mapa para dividir el rea de
trabajo en zonas ms fciles de manejar

Seiso:
Limpieza
Etapas de la Limpieza:

Macro: limpieza general

Individual: limpieza de reas de trabajo
(escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes
especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado),
engrapadoras, etc.)

Micro: limpieza de partes pequeas, corregir las
fuentes de suciedad o polvo.
Seiso:
Limpieza
Seiso:
Limpieza
Promocin de un rea de trabajo limpia

1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas
por grupos y personas (identificar problemas).

2. Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.).

3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difciles, mtodos de
limpieza y herramientas de limpieza (problemas
causados por falta de limpieza).

4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.
Seiso:
Limpieza
Programa de Limpieza

rea

Artculos

Responsable

Frecuencia

Atencin
a
clientes
Pisos

J. Ramrez

Diaria

Ventanas

M. Surez

Semanal

Lmparas

H. Snchez

Semanal

Adornos

J.
Hernndez

Diaria

Asignar responsables de las actividades de limpieza,
definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
Seiso:
Limpieza
Enliste cada una de las actividades de limpieza a
realizar
Enliste los artculos y equipos de limpieza a utilizar
Documente las actividades de limpieza en un
procedimiento
Seiso:
Limpieza
Plegaria de las 5Ss

No tendr cosas sucias

No tirar cosas alrededor

Limpiar las cosas en forma adecuada

Rescribir cosas que se han borrado

Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado
Recomendaciones en la limpieza

Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo
limpie su rea y equipos

La limpieza e inspeccin es el primer paso del
mantenimiento autnomo

Utilizar listas de verificacin de inspeccin y
limpieza (con ayudas visuales)
Seiso:
Limpieza
Seiso:
Limpieza
Programa de Limpieza
rea Artculos Responsable Turno Frecuencia
Pisos J. Ramrez 1er Diaria
Prensa M. Surez 2 Semanal
Lmparas H. Snchez 3 Semanal
Prensa # 1
Transportador J. Hernndez 2o Diaria

M anual de
P r ocedimientos
Comedor
Of icinas
Embarques
Almacen de
Producto
Terminado
Area de
Ensamble
Almacen de Materia Prima
Taller de
Troqueles
Almacen de
Toqueles
P
r e
n
s a
1
P
r e
n
s a
3
P
r e
n
s a
4
P
r e
n
s a
2
P
r e
n
s a
5
P
r e
n
s a
6
Almacen de
Producto
en Proceso
Comunicar
Entrenamiento
Crear disciplina
Seiso:
Limpieza
Principio


El lugar ms limpio, no es el que ms
se asea, si no el que menos se ensucia
Actividad para el
participante
Elabore su programa de
actividades de limpieza,
incluya nombres de los
responsables y tiempo en
realizar cada actividad
Seiketsu, tercera S:
Estandarizacin
Mantener las tres primeras Ss:

Seleccin
Orden
Limpieza

Seiketsu:
Estandarizacin
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se
ejecuten consistentemente y de manera regular para
asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son
mantenidas en las reas de trabajo
Seiketsu:
Estandarizacin
Integrar las actividades en el trabajo de
manera regular
Estableciendo procedimientos



Implementando auditorias de revisin

Elemento

#

Criterio

1

2

3

4

5

Organizar

1

Existen letreros para
identificar las diferentes reas
y sub-reas








x



2

Se encuentra delimitado el rea
de trabajo, maquinaria y equipo.





x





3

Todos los estantes y artculos
almacenados estn claramente
identificados






x





4

Existen identificaciones visibles
para realizar correctamente las
operaciones del rea

x









Seiketsu:
Estandarizacin
Seiketsu:
Estandarizacin
(Controles visuales)
Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos
para que sea fcil guardarlos por los nios

Herramientas y mtodos para control visual
Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer
errores
Avisos de peligro
Indicaciones de donde deben ponerse las cosas
Designaciones del equipo
Recordatorios de precaucin en la operacin
Ayudas visuales de mantenimiento preventivo
Instructivos
Seiketsu:
Estandarizacin
(Controles visuales)
Hacer que sea fcil verlas a distancia

Desplegar los mensajes o dibujos adecuados

Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda
discernir que est bien y que est mal

Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y
convenientemente

Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer
correcciones fcilmente

Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el rea de
trabajo sea ms brillante y ordenada

Seiketsu:
Estandarizacin
(Controles visuales)
Pintar las paredes y pisos peridicamente.

Todas las reas deben estar identificadas con letreros de
nombre y funcin.

Instalar letreros localizados convenientemente para indicar
quin es responsable de qu en las 5 Ss.

Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta
de las cosas.

Agregar visores en lockers y espacios cerrados para
permitir transparencia



Seiketsu:
Estandarizacin
(Controles visuales)
Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se
encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia

Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas
donde se pueden localizar

Establecer recomendaciones para mantener no slo la
limpieza sino tambin la higiene en la empresa

Indicar el estado de avance en 5 Ss en cada rea en funcin
de los resultados de las auditoras

Seiketsu:
Estandarizacin
Beneficios

No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias
a la Administracin Visual


Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas
fuera de su lugar


Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan
Seiketsu:
Estandarizacin
Se controlan las fuentes de suciedad y basura


Se eliminan los hbitos de acumular cosas
innecesarias en oficinas


NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON
LAS PRIMERAS 3Ss.
Seiketsu:
Estandarizacin
Recomendacin

. Es altamente recomendable que en la
elaboracin de los estndares participen
quienes deben de realizar las actividades
de las primeras 3Ss
Seiketsu:
Estandarizacin
Principio
Di lo que haces, haz lo que
dices, y demustralo
Actividad para el
participante
Elabore su esquema
de evaluacin
incluyendo nicamente
las tres primeras Ss
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
Hbito de mantener correctamente los
procedimientos adecuados, buscando la
mejora continua


Saber Querer
Poder
Saber Querer
Poder
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Importancia)
1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito

2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente

3. Todos el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican

4. El rea de trabajo esta bien ordenada y se manejan los
estndares

5. Se busca la mejora continua.
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Formacin de hbito)
Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si
quieres buenos resultados

Hacer que todos participen y que hagan algo y
despus trabajar en la implantacin (5Ss 3, 5 o
10)

Hacer que cada quien sienta responsabilidad por
lo que hace

Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar
las ideas y reconfirmar
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
Existe en la mente y la voluntad de las
personas y solo su conducta muestra su
presencia.

Es una actitud de intolerancia al desorden,
la falta de organizacin y las prdidas.
Las 5 Ss :
En la oficina
La oficina es una
Fabrica de papel
Cmo tener una oficina
ms eficiente?
Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo
y papelera estandarizada

Hacer un programa de trabajo para cada empleado

Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn
en programa para que la gente sepa el estatus

Establecer un sistema (gavetas, folders,
contenedores) para que cualquier persona pueda
identificar la fecha de vencimiento de las tareas
La campaa de
uno solo es mejor
Una sola localizacin para expedientes

Proceso de documentos en el mismo da

Juntas de una hora

Memos e E-Mail de una pgina

Llamadas telefnicas de un minuto

Guardar slo una copia del original

Archivos eficientes
Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos

Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay
dentro

Organizar los archivos por:

Seccin, cliente, proveedor,
tema, tipo de documento, por asunto,
por proyecto, departamento, etc.

de tal forma que lo accese cualquier persona con
facilidad
Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos

Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar
gastar espacio

Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos
(anotar su nombre en la etiqueta)

Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de
proceso

Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e
identificado

Archivos eficientes
Actividad para el
participante
Realice los procedimientos y
programas de trabajo
necesarios para mantener la
Disciplina de las 5Ss
5Ss
Campaa de
Promocin
Campaa 5Ss
Es importante que el Director general tome el
liderazgo y que todos tomen parte en las 5 Ss

Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con
seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el
xito o fracaso de la campaa

No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5
Ss como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse
en etapas

Lo importante es empezar en 5Ss y mantener el
esfuerzo
Entrenamiento
Difusin
Slogans
Campaas
Posters
Folletos
1er Gran concurso de 5s
Campaa 5Ss
Planeacin y operacin
Organizacin promocional
Educacin
Juntas promocionales

Actividades paralelas
Posters de invitacin a participar
Temas del mes

Despliegue de las actividades de las 5 Ss en reas de
trabajo especficas
Docuementacin
Implantacin
Campaa 5Ss
Campaa 5Ss
Proyectos Kaizen
Organizarlos conforme sea apropiado

Entrenamiento tcnico
Tecnologa Kaizen
Entrenamiento inicial
Seguimiento al entrenamiento

Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin
Trabajo en equipo
Reconocimiento
Trabajo en equipo
Reconocimiento
Campaa 5Ss
Registros de 5Ss
Fotografias (antes, durante y despus)

Poner etiquetas fosforescentes con la P en rea con
problema requiriendo atencin

Es importante llevar un registro de avances
(cantidades de fugas, etc.)

Museo de las cosas antiguas (mquinas y
herramientas)

Registrar los resultados de los proyectos Kaizen
Diagnstico y evaluacin
de 5Ss
Competencias

Patrullas y evaluacin cruzada

Uso de auditores y listas de
verificacin
Avisos
Todos los avisos limpios y claros
Sin avisos pasados de fecha
Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a
los lados

Administracin de las 5 Ss
Las responsabilidades para las 5 Ss estn claramente
delineadas a todos los niveles
Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 Ss
Diagnstico y evaluacin
de 5Ss
Diagnstico y evaluacin
de 5Ss
FORMATO DE EVALUACIN
Seleccionar
1 Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso
2 El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso
3 Existen objetos sin uso en los pasillos
4 Pasillos libres de obstculos
5 Las mesas de trabajo estn libres de objetos sin uso
6 Se cuenta con solo lo necesario para trabajar
7 Los cajones se encuentran bien ordenados
8 Se ven partes o materiales en otras reas o lugares diferentes a su lugar asignado
9 Es difcil encontrar lo que se busca inmediatamente
10 El rea de est libre de cajas de papeles u otros objetos
Ordenar
11 Las reas estn debidamente identificadas
12 No hay unidades encimadas en las mesas o reas de trabajo
13 Los botes de basura estn en el lugar designado para stos
14 Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.)
15 Todas las sillas y mesas estn el lugar designado
16 Los cajones de las mesas de trabajo estn debidamente organizados y slo se tiene lo necesario
17 Todas las identificaciones en los estantes de material estn actualizadas y se respetan
Limpiar
18 Los escritorios se encuentran limpios
19 Las herramientas de trabajo se encuentran limpias
20 Piso est libre de polvo, basura, componentes y manchas
21 Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo estn limpias
22 Las mesas estn libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos.
23 Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida
Estandarizar
24 Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operacin
25 El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores
26 Todas las mesas, sillas y carritos son iguales
27 Todo los instructivos cumplen con el estndar
28 La capacitacin est estandarizada para el personal del rea
Diagnstico y evaluacin
de 5Ss
Gua de calificacin
0 = No hay implementacion
1 = Un 30% de cumplimiento
2 = Cumple al 65%
3 = Un 95% de cumplimiento
Diagnstico y evaluacin
de 5Ss
Fecha
Porcentajes Puntos
General 54% 44
Seleccin 47% 14 Regular Bien Excelente
Orden 57% 12
Limpieza 67% 10
Estandarizacin 53% 8
Regular
Evaluacin 5 S's
> 50 % > 70 % > 90 %
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
General
Seleccin
Orden Limpieza
Estandarizacin
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
Regular
Bien
Excel.