Capacitacin

Administracin de Recursos Humanos

Universidad del Tolima IDEAD
Tutora 3
Administracin Financiera
Sibat 2008
Primero
Definamos
Capacitacin Entrenamiento
Capacitar es "hacer
a alguien apto,
habilitarlo para
algo".
Entrenar es "preparar,
adiestrar personas o
animales, especialmente
para la prctica de un
deporte."

Capacitar Training -
aprendizaje total
Hacer diestro en alguna
actividad, inculcando a la vez
determinadas ideas o
creencias, reglas de
conducta, que son propias de
la cultura de la organizacin
que da la capacitacin.
Proceso educacional a corto plazo
mediante el cual las personas
aprenden conocimientos,
aptitudes y habilidades en
funcin de objetivos definidos.
Se involucra el trmino
"educacional" ya que a lo largo
de toda la vida, hemos estado
en un continuo aprendizaje
derivado de influencias que
recibimos del ambiente social,
para adaptarnos a las normas y
valores sociales vigentes y
aceptadas
Capacitacin
Qu ms es Capacitacin?
La educacin que adapta al hombre
para un cargo o funcin dentro de
una organizacin, e implica la
transmisin de conocimientos, ya sea
informacin de la empresa, de sus
productos, servicios, su organizacin,
su poltica, etc.
Implica un desarrollo de
habilidades (tareas y
operaciones)

Desarrollo de actitudes
(cambio de negativas
por favorables,
motivacin)

Desarrollo de conceptos
(conceptualizacin de
ideas y filosofas)
Definiciones
Proceso mediante el cual la empresa estimula al
trabajador a incrementar sus conocimientos, habilidades y
destrezas para aumentar la eficiencia en la ejecucin de
las tareas y as contribuir a su propio bienestar y al de la
institucin

Proceso de enseanza - aprendizaje que permite al
individuo adquirir y/o desarrollar conocimientos,
habilidades, destrezas y mejorar las actitudes hacia el
trabajo, a fin de que logre un eficiente desempeo en su
puesto de trabajo.

El entrenamiento constituye un aprendizaje guiado o dirigido,
mediante el cual se logra la adquisicin de nuevas conductas
o cambios de conducta ya observadas, por una nueva
conducta deseada.
Un proceso educacional a corto plazo aplicado de
manera sistemtica y organizada, mediante el cual
las personas aprenden conocimientos, aptitudes y
habilidades en funcin de objetivos definidos

El entrenamiento constituye el acto intencional de
proporcionar los medios para hacer posible las
experiencias de aprendizaje en sentido positivo y
beneficioso, completarlas y reforzarlas con una
actividad planeada para que los individuos en todos
los niveles, de la empresa, puedan desarrollar ms
rpidamente sus conocimientos y aquellas aptitudes
y habilidades que los beneficiarn tanto a ellos como
a la misma empresa. Es as como el entrenamiento
cubre una secuencia programada de eventos,
pudiendo ser visualizados, en conjunto, como un
proceso.
POR QU CAPACITAR?
La capacitacin es una inversin,
no un gasto; el tiempo que el
personal aproveche para aplicar
los conocimientos recin
adquiridos es ya una ventaja para
la empresa que lo capacit.
Preparar personal para
la ejecucin inmediata de
las diversas tareas de la
organizacin.
Proporcionar al personal
oportunidades para el
continuo desarrollo en
sus cargos actuales,
como en otras funciones
para las cuales la
persona puede ser
considerada.
Cambiar la actitud de las
personas, para crear un
clima ms satisfactorio
entre empleados,
aumentar la motivacin y
hacerlos ms receptivos
a las tcnicas de
supervisin y gerencia.
Objetivos
Asegura la ejecucin satisfactoria del trabajo
Herramienta para efectuar planes de carrera,
transferencias, promociones y cambios por
nuevas tecnologas.
Logra el desarrollo organizacional
Prepara para ser capaces de desempear cargos
ms elevados
Importancia
Prepara a empleados de bajo nivel para
ascenderlos a supervisores
Mejora nivel de competencia y capacidad
para el desempeo de sus actuales
funciones.
Permite desempear actividades con
eficiencia contribuyendo a la
autorrealizacin y cumplir objetivos
organizacionales.
Importancia
Beneficios
Mejora sistemas y mtodos de
trabajo
Mejora procesos de
comunicacin
Reduce rechazos y
desperdicios de produccin o
servicios
Disminuye ausencias y
rotacin de personal
Reduce costos por
mantenimiento
Beneficios
Reduce tiempo de
aprendizaje
Aminora carga de trabajo
de los jefes
Reduce costos para
trabajos extraordinarios
Reduce accidentes de
trabajo.
Promueve sistema
ordenado aplicado a la
solucin de los problemas
organizacionales y a la
consecucin de los
objetivos de la empresa.
La capacitacin no es la varita mgica
que solucionar todos sus problemas
pero puede ayudar en la medida en que
los conceptos sean aplicados,
ejecutados y evaluados, as como el
grado de motivacin que el personal
tenga con respecto a ser capacitado,
conociendo los beneficios que puede
obtener de ello.
Que esperar
QU ESPERAR
No desconocer las fuerzas naturales del mercado, la fluctuacin de la moneda,
las decisiones de la competencia y muchos otros factores para los cuales no
est diseada la intencin de la capacitacin al personal.

Es cierto que los resultados son en muchas ocasiones bastante decepcionantes
e incluso frustrantes, sobre todo, al considerar los recursos destinados a
incrementar el trabajo en equipo, habilidades de negociacin, comunicacin y
dems temas relacionados con las grandes preocupaciones de la organizacin.

Por esta razn al aceptar un programa de formacin y desarrollo que promete
resultados medibles y observables, vemos con escepticismo que sea posible y
confiamos en que esta vez las cosas sean diferentes.

Esperar mucho de la capacitacin siempre y cuando sea entendida como un
soporte al desarrollo de la estrategia corporativa y seamos consientes del
alcance que tiene y tambin de sus limitaciones.
Responsables
Desde el modelo centralizado en el rgano de staff
(Departamento de Personal) hasta un modelo
descentralizado en los rganos de lnea.

Modelo equilibrado, asumir la responsabilidad del
entrenamiento y obtener asesora especializada del
organismo de staff en forma de determinacin de
necesidades y diagnsticos de entrenamiento y de
programacin del mismo.

La responsabilidad primaria del entrenamiento del
personal, recae sobre la respectiva jefatura.
Necesidades
Evaluacin del desempeo:
Mediante sta, no slo es posible
descubrir a los empleados que
vienen ejecutando sus tareas por
debajo de un nivel satisfactorio, sino
averiguar tambin qu sectores de
la empresa reclaman una atencin
inmediata de los responsables de la
capacitacin.

Observacin: Verificar dnde hay
evidencia de trabajo ineficiente,
como dao de equipo, atraso en el
cronograma, prdida excesiva de
materia prima, nmero elevado de
problemas disciplinario, alto ndice
de ausentismo, rotacin elevada,
etc.


Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de
verificacin (check list) que evidencien las necesidades de capacitacin.

Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de
capacitacin apunta a un nivel ms alto, los propios gerentes y
supervisores son propensos a solicitar la capacitacin para su personal.
Entrevistas con supervisores y
gerentes: Contactos directos con
supervisores y gerentes respecto de
problemas solucionables mediante
capacitacin, que se descubren en las
entrevistas con los responsables de
los diversos sectores.

Reuniones nter departamentales:
Discusiones acerca de asuntos
concernientes a objetivos
organizacionales, problemas
operativos, planes para determinados
objetivos y otros asuntos
administrativos.

Examen de empleados: Resultados de
los exmenes de seleccin de
empleados que ejecutan
determinadas funciones o tareas.
Modificacin del trabajo: Cuando
se introduzcan modificaciones
parciales o totales en las rutinas de
trabajo, es necesario capacitar
previamente a los empleados en
los nuevos mtodos y procesos de
trabajo.

Entrevistas de salida: Cuando el
empleado va a retirarse de la
empresa, es el momento ms
apropiado para conocer su opinin
sincera acerca de la empresa y las
razones que motivaron su salida. Es
posible que salgan a relucir
deficiencias de la organizacin,
susceptibles de correccin.
Entrevistas con supervisores y gerentes:
Contactos directos con supervisores y gerentes
respecto de problemas solucionables mediante
capacitacin, que se descubren en las
entrevistas con los responsables de los diversos
sectores.

Reuniones nter departamentales: Discusiones
acerca de asuntos concernientes a objetivos
organizacionales, problemas operativos, planes
para determinados objetivos y otros asuntos
administrativos.

Examen de empleados: Resultados de los
exmenes de seleccin de empleados que
ejecutan determinadas funciones o tareas.
Formacin en Habilidades. Consiste
en dar al individuo un conjunto de
conocimientos, habilidades y
destrezas sobre las cuales ya existen
basamentos fundamentales y est
destinado al reforzamiento de
conductas ya adquiridas.
Formacin de Reciclaje
Consiste en proporcionar al
individuo el conjunto de
conocimientos y habilidades
para el desempeo de una
nueva funcin, tarea o conjunto
de tareas diferentes al rea de
trabajo que realiza.
Formacin Interdisciplinaria
Consiste en formar a los
empleados para que
puedan realizar tareas en
reas diferentes a los
puestos asignados.
En que se Capacita
Metodologa Bsica
Diagnstico: Evala necesidades
de formacin y entrenamiento a
con herramientas para definir
las competencias de cada
persona, frente a las esperadas
por la organizacin. Define
acciones basadas en
necesidades y establece niveles

Intervencin: Programa de
talleres y seminarios para
entrenar en competencias
claves. Permite seleccionar cada
capacitacin y los resultados
esperados
Comprobacin: Reuniones posteriores
capacitacin. Fortalece las
competencias y hacer monitoreo en la
curva de aprendizaje. De 2 a 3 meses
de comprobacin para que los
contenidos adquiridos sean
incorporados y saber lo que fue de
mayor o menor impacto.

Evaluacin: Avance real del proceso en
cada participante. Reconocer el nivel
de impacto obtenido en el proceso de
entrenamiento, formacin y desarrollo
de competencias. Evaluar con las
misma herramientas con del
diagnstico, para establecer
indicadores que verifiquen la diferencia
entre el estado inicial del proceso y su
resultado final.
DIAGNSTICO
CAPACITACIN
1. De acuerdo a los comportamientos

a. Hbiles para las actividades administrativas y de oficina, desarrollan
mltiples funciones de apoyo a quienes tienen la responsabilidad de
atender los clientes.

b. Sus actividades se desarrollan en reas de la organizacin donde deben
permanentemente atender, escuchar y motivar a los clientes que llegan a
los puntos de venta diariamente.

c. Prefieren que su contacto con el cliente sea va telefnica, por correo
electrnico o fsico, son especialistas en resolver las quejas y reclamos de
los clientes.

d. Personas que han desarrollado habilidades para gobernar, dirigir y liderar.
2. Identificar estas caractersticas y
desarrollarlas permite a la gerencia de
Gestin humana ubicar y entrenar
acertadamente las competencias del
personal de acuerdo con las necesidades de
la empresa, pero tambin de acuerdo con
las particularidades de cada uno.

3. Un programa de capacitacin impacta en
tres reas fundamentalmente:

a. Conocimientos: Se trata de entregar
informacin sobre un tema especfico.

b. Habilidades: implica entrenar para
desarrollar destrezas propias de un oficio.

c. Actitudes: supone modificar una conducta
que apoye el quehacer cotidiano de la
persona en la organizacin.
DIAGNSTICO
DE CAPACITACIN
DIAGNSTICO
4. Un programa de capacitacin forma el personal en
habilidades necesarias. Se incluyen contenidos
orientados al conocimiento comercial y al desarrollo
del compromiso corporativo.

5. Cada uno de los asistentes al programa debe tener
la posibilidad de evaluar algunas de las
caractersticas personales, porque son un factor de
xito en la labor diaria.

Adems permiten recibir informacin conceptual
para conocer aspectos importantes en el proceso de
entrenamiento y desarrollo de dichas habilidades
comerciales que son puestas a prueba todos los das
en los momentos de verdad, tanto con el cliente
externo como interno.
6. En el proceso de formar y entrenar estas
habilidades se debe reforzar el concepto de servicio
al cliente, desde una perspectiva estratgica, tctica
y tambin operativa, mostrando y ejemplificando
situaciones cotidianas que hagan del Servicio al
Cliente un factor diferenciador en la decisin de
compra.

7. Igualmente, al finalizar el programa de
entrenamiento, cada uno de los asistentes debe
tener la posibilidad de evaluar sus avances
personales en los temas propuestos y recibir un
apoyo orientado a fortalecer los conocimientos
recibidos.

Todos estos elementos permitirn disear un plan de
formacin que apunte directamente al mejoramiento
de los procesos de servicio al cliente de la
organizacin y lleven a cada uno de los funcionarios
involucrados a desarrollar un mayor compromiso
personal con la empresa.
DIAGNSTICO
Mtodos y Tcnicas

Workplace
Consiste en que el trabajador
adquiere los conocimientos,
habilidades y/o destrezas
necesarias para llevar a cabo las
tareas que conforman su
puesto de trabajo. La principal
ventaja de este mtodo es que
la persona aprende con el
equipo actual y en el ambiente
de su trabajo.
Ejemplo
Una demostracin
comprende una
descripcin del uso de
experimentos o
ejemplos. En este
mtodo el supervisor
realiza las tareas,
explicando paso por
paso el por qu y el
cmo del trabajo.
Simulacin
Es una tcnica que
constituye una rplica
exacta de las condiciones
reales que existen en el
lugar de trabajo. Este
mtodo es utilizado
cuando la prctica real en
el lugar de trabajo
involucra alto riesgo o
que pudiera causar
derroche de material,
alguna lesin grave o
dao a algn equipo.
Aprendizaje
Consiste en formar
trabajadores especializados.
Un aprendiz es un estudiante
que por medio de un
acuerdo entre la institucin y
la empresa se establece
durante un lapso
determinado a ocupar un
puesto o desempear un
oficio en la empresa para su
formacin.

Salones de clases
Es uno de los mtodos ms
utilizados hoy en da y consiste en
la instruccin en lugares similares
a los salones de clases o
auditorios. Este mtodo es usado
cuando se van a impartir
conceptos, teoras y habilidades
para resolver problemas. Es
adecuado para el personal
tcnico, profesional y
administrativo, donde se espera
que adquieran conocimientos
especficos. Los mtodos ms
comunes son la conferencia,
mesa redonda, estudios de casos,
interpretacin de papeles y
instruccin programada.
Desarrollo y formacin

Continua mejora de la
eficacia colectiva
Exige mejora e innovacin en
todos los aspectos
funcionales de la empresa
Aprendizaje y desarrollo
permanente de las personas
La formacin de directivos
apunta por un lado a
conocimientos y hard skills,
y por otro a fortalezas y
soft skills persiguiendo la
eficacia
Autodidactismo
El permanente
deseo de aprender y
la actitud idnea
para ello
Internet

Medio ms que mtodo

Bsqueda en la Red de
informes y tests, sobre
temas muy propios

Bajo costo, sin lmites
E- learning

Inicio con versiones on line con la enseanza programada de enseanza
asistida por ordenador en los aos 80; se identifica con la formacin a
distancia tradicional, enriquecida con seguimiento tutelar por e-mail.
Llegando a ser interactivo y multimedia, sin dejar de lado el texto
impreso lineal.
Uso de la interactividad y de la presencia multimedia. El e-learning
puede verse como tal, pero la formacin a distancia tradicional sigue
vigente, y aun fortalecida por el avance de las comunicaciones. Uno
lee o estudia el material impreso, hace los ejercicios
correspondientes, consulta a su tutor, e incluso puede beneficiarse de
la tecnologa Internet para comunicarse con otros alumnos y con el
tutor.
Formacin a Distancia
Comunicacin con el tutor y con otros alumnos con
mtodo del e-mail, e incluso puede disponerse de
un campus virtual para debates sncronos y
asncronos; pero el estudio se hace sobre material
impreso, en general de buena calidad didctica,
fruto de la experiencia docente.
Orquestada desde dentro de la organizacin, o desde
fuera de la misma, si se acierta con los contenidos y
las expectativas de servicio
Workshops
Seminarios desarrollados en una sala para
alrededor de 10-15 participantes, sea o
no en rgimen residencial, pero
tpicamente en jornadas completas.
La formacin en aula tiene que sintonizar
tambin mejor con las expectativas, si
no las necesidades, de los asistentes.
La formacin en aula se puede reducir en
duracin y coste, y asegurar efecto, con
lecturas y ejercicios facilitados por
Internet o por las intranets.
Los contenidos determinan la idoneidad
de los mtodos y sus combinaciones, y
luego se elige lo mejor dentro de lo
posible.
Coaching
Mtodo pull por excelencia, y que tradicionalmente la formacin en
la empresa ha sido tpicamente push.
Coach es un consultor o tutor que nos ayudara a generar respuestas
propias a preguntas nucleares que no se haban hecho.
Se necesita ser expertos mayuticos, y en las necesidades e
inquietudes personales de los directivo

El coach tiene mucho que hacer en temas como los valores, los
modelos mentales, el autoliderazgo, la eficacia personal y la calidad
de vida. Si se desarrolla la habilidad mayutica y se profundiza en el
self management de los directivos y en la plenitud personal, el
coaching, mejorada tambin su asequibilidad, parece tener casi
tanto futuro como pasado.

Coaching virtual, o sea, a distancia en comunicacin sncrona y
asncrona, pero lo importante es que, en su caso, el virtual sea
tambin virtuoso.
Mentoring

Aqu el tutor o mentor es una persona de la organizacin, de nivel
tpicamente superior, que asesora y ayuda al pupilo en su carrera
profesional. As como el coaching se centra en el propio individuo
para construir su plenitud, el mentoring se gua por las referencias de
la organizacin. El mentor aprovecha su poder de influencia en la
empresa para que, llegado el momento, el desarrollo del pupilo sea
aprovechado en un puesto de mayor relevancia.

Se trata de poner al servicio de la organizacin el placer de ensear y la
satisfaccin de aprender, y que a veces esto surge de manera
espontnea entre un senior y un junior de perfiles afines. es
preferible practicarlo de manera reconocida y auspiciada por la
organizacin, con objetivos y metodologa especficos.... Pero
ustedes ya conocen seguramente las diferencias entre el mentoring y
el coaching, y slo sirve a mi intencin el sealar que el primero es un
recurso interno y el segundo no tanto. O sea, que puede haber
buenos mentores en la empresa, pero no es tan frecuente que haya
buenos coaches (habra que dedicar esfuerzo a formarlos).
Rotacin
Fue un mtodo muy utilizado en los 90. Una persona que en su
desarrollo va a aprender bastante, pero, mientras, va a estar
ocupando puestos para los que puede no estar
suficientemente preparado, y sabiendo que est de paso.
Conflicto de objetivos legtimos.
La rotacin es saludable para todos, desarrollados y en
desarrollo, pero quiz consumiendo la legislatura en cada
puesto.
Los profesionales de Recursos Humanos saben bien cmo hacer
las rotaciones, pero lgicamente las circunstancias se
imponen cuando mandan. Nuevamente, hay que cuidar de
que este mtodo, de incuestionable contribucin al
aprendizaje, no haga olvidar otros de paralelo devenir.
OUTDOOR
Tiene, sin duda, su inters, como lo tiene el turismo de
incentivos, combinado por ejemplo con un seminario
sobre la intuicin, o con un kick-off meeting; pero no est
muy presente en la lucha por el grueso de los
presupuestos. Creo que contribuye bien a la oxigenacin,
la relacin entre directivos e incluso al
autodescubrimiento lo que es importante, pero no s si
tanto al aprendizaje. Prueben el outdoor si no lo han
hecho, pero esfurcense en extraer enseanzas. Tambin
lo veo como complemento de la formacin en aula, pero
les recuerdo que reflexiono por escrito para alentar sus
propias reflexiones, coincidentes o no con las mas.
Shadowing
Relacionado con los relevos. Como se practica parcialmente
y sin suficiente conciencia de ello, el rendimiento es
bastante mejorable, en general. Los shadows puede sentirse
incmodos en presencia de terceros, y los observados no
presentan siempre el necesario perfil de buen tutor, de
modo que debe cuidar el mtodo, si una organizacin lo
adopta, tanto para relevos en puestos directivos como para
la polivalencia o multi-skilling.
HEADQUARTERS
El traslado temporal al headquarters era una prctica
habitual en multinacionales, pero podemos referirnos a
todas las variantes habituales en las grandes y medianas
empresas. Uno se va a otra ciudad o pas, aprende (o
ensea, o ambas cosas) y vuelve, normalmente a un
puesto mejor. No todos los traslados responden al
objetivo de aprender, pero siempre se aprende algo.
Aunque no se aprenda mucho, parece que nadie
discutir un ascenso a quien haya estado una
temporada junto a la Alta Direccin de la empresa, o en
algn departamento de cierta elite, o simplemente en
un destino lejano.

Storytellers
La enseanza acroamtica una tcnica por
medio de la cual alguien cuenta acerca de
historias de inters, aunque quiz les falte
concisin y propsito, y a nosotros paciencia,
curiosidad y capacidad de extraer enseanzas.
Casos abordados de algunas grandes empresas

TIPOS CLASIFICACION FINALIDAD MEDIOS
En cuanto al
Uso
1. Entrenamiento
orientado al contenido
Transmitir conocimientos
o informacin
Tcnicas de lectura, recursos
individuales, instruccin
programada, etc.
2. Entrenamiento
orientado al proceso
Cambiar actitudes, desarrollar
conciencia acerca de s mismo
y desarrollo de habilidades
Roleplaying, entrenamiento
de grupos, entrenamiento de
la sensibilidad, etc.
3. Entrenamiento
mixto
Transmitir informacin,
cambiar actitudes y
comportamientos
Conferencias, estudios de casos,
simulaciones, juegos, rotacin de
cargos, etc.
En cuanto al
Tiempo
1. Entrenamiento de
induccin o integracin
en la empresa
Adaptacin y
ambientacin inicial del
nuevo empleado
Programa de induccin
2. Entrenamiento
despus del ingreso del
trabajador
Entrenamiento constante,
para mejorar el desempeo
del empleado
Entrenamiento en el sitio de
trabajo y entrenamiento fuera del
sitio de trabajo
En cuanto al
Lugar de
Aplicacin
1. Entrenamiento en el
sitio de trabajo
Transmitir las enseanzas
necesarias a los
empleados
Rotacin de cargos,
entrenamiento de tareas, etc.
2. Entrenamiento fuera
del lugar de trabajo
Transmitir conocimientos
y habilidades
Aulas de exposicin, estudios de
casos, simulaciones, vdeo
conferencia, dramatizacin, etc.
Funcin Procesos
Dotacin de personal
Ofertas de empleo Entrevistas Contrataciones
Aceptaciones / rechazos
Remuneraciones
Planificacin del sistema Evaluacin de los puestos
Establecimiento de los salarios
Formacin
Diseo de programas Impartir programas Mejora del
conjunto de calificaciones
Desarrollo
Creacin de equipos Desarrollo de tcnicas de trabajo
Orientacin eficaz de los empleados
Organizacin
Contenido y diseo de los puestos de trabajo
Aumentar el atractivo de los puestos Solucin de
problemas
Relaciones laborales
Negociacin de convenios Tramitacin de quejas
Resolucin de problemas
Prestaciones Tramitacin de solicitudes