CONTROL DE GESTIN La Planificacin Estratgica como insumo para el control de gestin Cr. Luis A. Sauleda Cr. Fabin Garca
Planificacin estratgica Es un proceso a travs del cual quienes dirigen una organizacin crean su visin del futuro y determinan lo que es necesario para lograrlo Es el proceso mediante el cual una organizacin identifica qu debe hacer para alcanzar los objetivos estratgicos definidos Debe responder: dnde y cmo est la organizacin? cmo es su entorno? hacia dnde va a ir? cmo llegar? Planificacin estratgica Segn Michael Porter La razn por la cual las empresas tienen xito o fracasan es quizs la pregunta central en estrategia. Es el esfuerzo de una organizacin por ganar una ventaja competitiva sobre los competidores Es el tema que unifica, que da coherencia y direccin a las decisiones individuales de una organizacin Es la determinacin de metas y objetivos de largo plazo, la adopcin de cursos de accin y la asignacin de recursos para alcanzar esas metas.
Estrategia En trminos militares Estrategia es lo que se hace lejos del lugar del combate Lo que se hace en el lugar y el momento del combate son tcticas y operaciones En trminos empresariales Son las acciones definidas para alcanzar unos fines teniendo en cuenta la posicin de la organizacin e hiptesis y escenarios sobre su evolucin futura. Planificacin estratgica Identificar Vrtice de la evaluacin Vector de las previsiones Vector de los fines Arco de las estrategias
Efectividad del planeamiento estratgico Qu hace efectivo al planeamiento estratgico? Reconocimiento de la importancia de llevarlo a cabo Habilidad para reconocer los cambios en el entorno y sus impactos potenciales (positivos o negativos) Objetividad para reconocer puntos fuertes y dbiles en la organizacin. Disciplina para planificar Creatividad en el desarrollo de alternativas Involucramiento de las personas que van a llevar adelante las estrategias Son necesarios Principios Forman la base del sistema Metodologa Requisito imprescindible para el xito Tcnicas Aspectos ms concretos que le dan sustento al proceso Algunos principios nucleares de la planificacin eficaz Flexibilidad y actualizacin Participacin Compromiso de la direccin Deslizamiento Gestin Globalidad Programacin Control Transparencia Status del planificador Plan y control unidos MTODO DE DESARROLLO DE LA ESTRAGEGIA Definicin de aspectos fundamentales (fijacin de fines, proyecto de empresa, etc.) Misin y visin, valores Anlisis del entorno Proyeccin de escenarios, Anlisis del sector industrial, Amenazas, Oportunidades Anlisis hacia adentro Puntos fuertes, Puntos dbiles Definicin de objetivos estratgicos Diseo de la estrategia Definicin de aspectos fundamentales La finalidad La misin La visin Los valores La filosofa operativa Las grandes directrices Las polticas Las limitaciones Las restricciones Las lneas estratgicas Los grandes objetivos La finalidad Responde a la pregunta para qu se cre la empresa u organizacin? Ejemplos: Para maximizar el valor para los accionistas Para maximizar el valor para los stakeholders Para lo que determine el que tenga el poder en la organizacin Desde el punto de vista de la planificacin, lo que interesa es que esto quede claro. Misin (I) Concepto: Es el propsito a largo plazo de una organizacin. Es una descripcin de lo que se quiere hacer Define Cul es el negocio Es la base de las estrategias, planes y asignaciones de recursos Abarca aspectos sobre los clientes, los productos y servicios, los mercados, los empleados, la imagen pblica, la rentabilidad, etc. Algunos aspectos que es importante que contenga la declaracin de misin Cules deben ser los productos y servicios a ofrecer? Cul es el sector en el que se quiere estar? Cules son los mercados y clientes objetivo? Cules son las reas geogrficas en que se tendr presencia? Identifica a la organizacin, diferencindola de sus similares Compromete a la gente con la organizacin Misin (II) La declaracin de la misin debe: Involucrar a la mayor cantidad de gente posible (ser compartida por todos). Identificar a la gente con la organizacin Dar sentido y direccin al accionar cotidiano Comprometer a los miembros de la organizacin en el logro de los objetivos organizacionales Contribuir al desarrollo personal de los miembros de la organizacin Imprimir entusiasmo al accionar diario Misin (III) Para ello, debe ser congruente con los valores organizacionales y la filosofa operativa de la direccin Su formulacin requiere responder a: Qu necesidades se apunta a satisfacer Para quines (segmento objetivo) Cmo satisfacer las necesidades del segmento Cul es la competencia distintiva Papel en la comunidad Visin (I) Concepto Es lo que se quiere que sea la organizacin en el futuro. En una empresa que se inicia, es lo que est en la mente del fundador. Es la Visin del propio futuro, lo suficientemente clara y fuerte como para generar y sostener las acciones necesarias para que se concrete en la realidad. Importancia Es fundamental crear una visin del futuro cuando se necesita que ese futuro sea diferente del pasado y del presente Visin (II) La visin debe: Desarrollarse a travs de un proceso de interaccin entre un lder y seguidores a partir de una idea portadora de xito. Ser coherente con la cultura organizacional o promover un cambio cultural alineado con ella. Proveer: Imagen de la organizacin en el futuro Creencia de que es posible Orgullo de participar Motivacin, transmitiendo la idea de que vale la pena esforzarse por alcanzarla Valores (I) Son los principios a los que la empresa y su personal se adhieren y estn detrs de todos sus comportamientos Para que constituyan un poderoso elemento de gestin Tienen que ser conocidos por todos los niveles de la estructura (difusin) Tienen que ser asumidos por todas las personas (aceptacin) Tienen que ser puestos en prctica (aplicacin) Valores (II) Valor: creencia duradera (de difcil cambio) de que un modo de comportamiento es apropiado (preferible al opuesto/contrario) o inapropiado En funcin de los valores, se consideran Metas ms o menos legtimas / correctas Formas de alcanzarlas ms o menos apropiadas Todas las decisiones organizacionales son tomadas en base a valores, aunque an en la mayora de las organizaciones no estn claramente identificados. Sistema de valores: estructura duradera de valores Filosofa operativa Codificacin de valores organizacionales que expone: Cmo se encara la actividad Cmo se manejan los asuntos internos Cmo se relaciona con el entorno Debe ser regularmente actualizada, difundida e impuesta internamente Aunque no est formalizada por escrito, debe poder comprobarse que existe El proceso de planeacin estratgica requiere que sea explicitada (interna y externamente) Las grandes directrices Marco legal y estatutario (ley de sociedades comerciales, estatutos, carta orgnica) Directrices generales fijadas por el Directorio (o por el gobierno, segn el caso) Las polticas Son criterios de actuacin que guan las actividades, programas y planes de accin de toda la organizacin Pueden ser generales de la empresa o especficas por funcin, rea geogrfica, etc. Las limitaciones Se relacionan con las dificultades con las que la organizacin se puede encontrar para el logro de sus objetivos originadas en razones legales (leyes medioambientales, por ejemplo), por imposicin de grupos de presin, etc. Las restricciones Se autoimponen (decisin propia) aunque, al menos aparentemente, puedan dificultar el logro de algunos objetivos Ejemplos: Mantenimiento del empleo Contratacin de determinado porcentaje de discapacitados
Las lneas estratgicas Son las orientaciones a seguir para poder alcanzar la visin en el marco de los valores y teniendo en cuenta las previsiones y escenarios futuros Liderazgo en costos, diferenciacin, segmentacin Crecimiento, mantenimiento, reduccin, retirada Fusiones, adquisiciones Los grandes objetivos Son las metas que se pretende alcanzar teniendo en cuenta el conjunto de los dems aspectos considerados hasta aqu. Son provisorios, en tanto slo podrn ser confirmados una vez que se hayan desarrollado todas las fases del plan estratgico. EL PROYECTO DE EMPRESA Misin Visin Valores Lneas estratgicas Grandes objetivos Evaluacin del Entorno Macro Organizacin Factores Polticos Factores Tecnolgicos Factores Sociales Factores Econmicos ANLISIS EXTERNO Dimensin econmica Variables importantes de la economa Tamao del mercado, crecimiento Tipos de clientes, poder de negociacin Misin y usos del producto, productos sustitutivos Costo y calidad de los insumos, fuentes de abastecimiento Poder de negociacin de proveedores Formas de comercializacin, canales de distribucin Competidores, ingreso de nuevas empresas Fuentes de financiacin, etc. Dimensin tecnolgica Proceso y mtodos de produccin Materiales y componentes Conocimientos tcnicos necesarios Nuevas tecnologas de produccin Tasa de aparicin de nuevos productos Diseo de nuevos procesos de produccin El desafo de la tecnologa de la informacin (TI) y su incorporacin a todas las fases de la cadena de valor Etc. Dimensin sociopoltica Mercado de trabajo Polticas socioeconmicas Grado de estabilidad poltica Grado de intervencionismo precios controlados subsidios Presencia sindical Valores, creencias y actitudes de la comunidad Etc. Evaluacin del Entorno Micro COMPETIDORES POTENCIALES COMPETIDORES EN EL SECTOR
CLIENTES SUSTITUTOS PROVEEDORES Poder de negociacin de los proveedores Poder de negociacin de los clientes Amenaza de productos o servicios sustitutos Amenaza de nuevos ingresos Rivalidad entre los competidores existentes COMPETIDORES POTENCIALES (I) Amenazas de ingreso No estn en el sector pero podran salvar barreras de ingreso Empresas para las que el sector es evidentemente atractivo Clientes o proveedores que pueden integrarse hacia atrs o adelante Pueden tener experiencia disponible por Copia Ex - empleados o empleados actuales COMPETIDORES POTENCIALES (II) Barreras de ingreso (pueden existir o buscarse colocarlas) Economas de escala Diferenciacin Tecnologa patentada o secreta Requisitos de capital Acceso a canales de distribucin Ubicacin favorable Reaccin esperada de competidores existentes Subsidios gubernamentales PROVEEDORES Su poder se manifiesta en que pueden subir precios o bajar calidad, tomando utilidades del sector Un proveedor (o grupo) es poderoso si: Son pocas empresas y est ms concentrado que el sector al que vende No est obligado a competir con sustitutivos Comercializa productos diferenciados Cambiar de proveedor conlleva costos significativos La empresa que compra no es un cliente importante Poder de Negociacin de los Proveedores Aumenta si: Existen pocas materias primas El costo de cambiar de materia prima es alto Es difcil integrarse hacia atrs. La industria de la empresa que compra es de poca importancia para el proveedor. La tendencia actual es a alianzas con proveedores para ayudarse mutuamente: Entregas en tiempo Bajar costos de inventarios Estndares de calidad Precios, etc. CLIENTES Su poder se manifiesta en que pueden presionar sobre condiciones de las operaciones Un cliente (o grupo) es poderoso si: Est concentrado o compra grandes volmenes con relacin a las ventas del proveedor Pueden encontrar proveedores alternativos Tendran bajos costos por cambio de proveedor Amenaza de integracin hacia atrs Poder de Negociacin de los Clientes Aumenta si. Clientes muy concentrados Compran grandes cantidades Productos no diferenciados Los productos son caros La tendencia es a conservar los clientes brindndoles: Servicio Garanta Accesorios, etc.
PRODUCTOS O SERVICIOS SUSTITUTOS Son aquellos productos o servicios que los clientes pueden o podran adquirir en lugar de los que ofrece la empresa. Pueden poner un tope en los precios Pueden imponer otros atributos que los productos de la entidad debern cumplir
El anlisis de las 5 fuerzas Competidores actuales en el sector Ejemplos de preguntas a realizarse El sector est en crecimiento? Est concentrado? Son importantes los costos fijos? Hay capacidad instalada ociosa? Hay diferencias en los productos? Hay diferencias de marca? Los costos son cambiantes? Es muy compleja la informacin que se necesita? Son muy diferentes entre s los competidores? Hay barreras a la salida? El anlisis de las 5 fuerzas Productos sustitutivos y complementos Ejemplos de preguntas a realizarse La novedad puede desplazar a nuestros productos? Puede afectarnos la relacin precio/prestaciones del nuevo producto? Est satisfecho el consumidor con el sustitutivo? Cambian las barreras de entrada al tratarse de sustitutivos? ANLISIS INTERNO Un enfoque posible: Lo que tenemos (o no tenemos) son nuestros recursos (conjunto de recursos tangibles e intangibles) Sustenta lo que hacemos (o nos impide hacer lo que no hacemos), porque determina nuestras capacidades, que a su vez: Pueden ser fuente de competencias bsicas originadoras de ventajas competitivas (si son explotadas) Pueden ser fuente de incapacidad de competir con quienes las tienen (si no las generamos) Lo que hacemos muy bien ya, debemos procurar seguir hacindolo bien, ya que: Puede ser fuente de ventaja competitiva sostenible (obtenida de competencias bsicas) y puede ser base de ventaja estratgica (ganancias por encima de lo normal) La ventaja que ya tenemos Es lo que sustenta lo que obtenemos Puede aprovecharse para posicionarse mejor Aspectos a considerar para el anlisis interno Anlisis Financiero Ratios, Proyecciones, Balances histricos Anlisis de Mercado Investigacin de mercado, encuestas a clientes actuales y potenciales Anlisis de Recursos Materiales, Tecnolgicos, Patentes, Capacidad de Planta, Entrenamiento y Motivacin de Recursos Humanos, Informacin de Gestin Anlisis de procesos internos (procedimientos) Ejemplo de anlisis interno: Actividades Fortalezas Debilidades Finanzas Importante patrimonio Falta liquidez Mercado Buena imagen de marca Procesos Internos Inadecuada planificacin de compras Recursos Personal capacitado Falta de tecnologa de informacin adecuada OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR Para el anlisis del entorno Barreras a la salida Valores de los stakeholders Para el anlisis interno Anlisis del portafolio de productos Anlisis de los factores clave de xito Para ambos anlisis Foco en riesgos Otros aspectos a considerar Barreras de salida (AE) Las integran factores econmicos, estratgicos y emocionales. Algunos ejemplos: Activos especializados Costos fijos de salida laboral reinstalacin Barreras emocionales Restricciones sociales y/o gubernamentales Interrelaciones estratgicas con otras empresas del grupo Otros aspectos a considerar Valores de stakeholders (AE) Stakeholder: Individuo, grupo u organizacin impactado por el plan o interesado en l y que cree tener inters en la organizacin. Debe identificrselos y estimar probable respuesta a proceso, plan e implantacin; para ello hay que: Apreciar sus intereses Considerar presuntos valores Probable impacto de la estrategia (Analizar consecuencias de satisfacerlos o no) Producto: modelo para entender y satisfacer sus expectativas durante el proceso Otros aspectos a considerar Portafolio de productos (AI) Crecimiento del mercado alto, participacin alta Estrellas Crecimiento alto, participacin baja Nios problema Crecimiento bajo, participacin alta Vacas lecheras Crecimiento bajo, participacin baja Perros Otros aspectos a considerar Factores claves de xito (AI) Son aquellos aspectos, caractersticas, polticas, etc, que son determinantes para que la empresa pueda competir con xito Pueden ser: Acceso a materias primas Imagen de marca Competitividad en precios Calidad de los procesos Amplia gama de productos Recursos humanos especializados Diferenciacin en diseo, etc. La matriz de productos y mercados de Igor Ansoff Ofrece un modelo sencillo que representa en un eje a los productos, servicios y tecnologas y en otro a los clientes, mercados, usos y aplicaciones. En cada caso, se distinguen actual y nuevo El concepto clave es la combinacin producto/mercado Un anlisis realizado desde esta ptica permite identificar cuatro tipos de estrategias (un tipo de estrategias para cada cuadrante) La matriz de productos y mercados de Igor Ansoff Mercados actuales Mercados nuevos Productos actuales Crecimiento Expansin Productos nuevos Diversificacin Innovacin / Renovacin Resultados de los anlisis externo e interno Del anlisis externo: Oportunidades y Amenazas que enfrenta la organizacin Del anlisis de las 5 Fuerzas, respuestas a preguntas tales como: Es la industria atractiva? Qu fuerzas son crticas en la determinacin de la rentabilidad de la industria? Qu puede hacer la empresa para neutralizar el efecto de las 5 fuerzas? Del anlisis interno Fortalezas y debilidades de la organizacin El Anlisis FODA FORTALEZAS DEBILIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES POSITIVO NEGATIVO SITUACIN INTERNA SITUACIN ACTUAL SITUACIN EXTERNA SITUACIN FUTURA ANLISIS FODA Jerarquizacin y seleccin de debilidades y fortalezas Relacionar todas las inventariadas con unos pocos temas estratgicos Determinar, para cada tema estratgico, su importancia (Alta, Media, Baja) Calificar su estado actual (ej.: de -3 a +3) Ver la evolucin prevista (cul sera la calificacin futura si no se hace nada) Seleccionar los temas para su anlisis detallado ANLISIS FODA Jerarquizacin y seleccin de amenazas y oportunidades Evaluar proximidad de acaecimiento (grado de supuesta inmediatez) (A, M, B) Estimar probabilidad de ocurrencia (A, M, B) Analizar la gravedad o impacto (A, M, B) Calificar o categorizar (por ejemplo, alfabticamente: un evento prximo, muy probable y de alto impacto sera A, mientras que otro lejano, muy poco probable y de bajo impacto sera Z) La seleccin y priorizacin comienzan con las A Anlisis de los temas seleccionados Seleccionados los temas estratgicos, se est en condiciones de analizarlos. Algunas tcnicas frecuentemente utilizadas para ello son: Anlisis dimensional Anlisis de causas y efectos Anlisis dimensional Consiste en formularse seis preguntas acerca del tema estratgico bajo anlisis: En qu consiste el problema? Cmo se manifiesta? Dnde ocurre? Quin lo produce o a quin afecta? Cundo o desde cundo se produce? Cunta importancia tiene? Ejemplo de Anlisis dimensional En qu consiste el problema? El personal falta frecuentemente sin justificacin Cmo se manifiesta? Al volver, las razones personales esgrimidas no son de peso Dnde ocurre? Fundamentalmente en el departamento de produccin Quin lo produce o a quin afecta? Principalmente personal joven y con poca antigedad en la compaa Cundo o desde cundo se produce? Se ha agudizado desde hace un ao y tiene lugar bsicamente los lunes Cunta importancia tiene? Afecta a un 10% de la plantilla, incluyendo algunos puestos clave para la produccin DISEO DE LA ESTRATEGIA Estrategias genricas Liderazgo en costos Diferenciacin Segmentacin Decisiones estratgicas Penetracin, expansin Diversificacin Integracin vertical Salida Liderazgo en Costos Cmo se obtiene? Economas de Escala Economas de Aprendizaje Utilizacin de Capacidad Diseo de Producto Costo de Insumos Tecnologa del Proceso Eficiencia Gerencial Diferenciacin Cmo se obtiene? Dos tipos Tangible: Tamao, Forma, Color, Peso, Diseo, Materiales, Tecnologa, etc. Intangible Efecto emocional, psicolgico, status, exclusividad, individualidad, seguridad, etc. La diferenciacin no siempre tiene que estar basada en un criterio objetivo. La diferenciacin puede ser Objetiva: basada en hechos objetivos y comprobables Subjetiva: slo en la mente del consumidor ES NECESARIO QUE LA ESTRATEGIA Sea consistente con el entorno y con los puntos fuertes y dbiles de la organizacin Sea consistente con la misin y los valores de la empresa Sea consistente con los recursos y capacidades de la empresa, su organizacin y sus sistemas Sea internamente consistente en todos sus aspectos Sea clara, formalizada o no Se vincule con la estructura organizativa por medio de objetivos especficos por centro Logre vincular el corto plazo con el largo plazo Algunas dificultades La vinculacin de corto y largo plazo no es fcil; las dificultades se agravan si el entorno: es dinmico (frecuentes cambios en tecnologa o necesidades de clientes) es heterogneo (elevado nmero de variables a considerar, pluralidad de actividades) es hostil (fuerte competencia) Consecuencia potencial: ambigedad (poca claridad) en la estrategia PLANES DE ACCIN Las acciones constituyen la base de cmo sern implantadas las estrategias La implantacin de planes de accin es clave para el logro de resultados. Pueden ser vistos como el nexo entre la planificacin estratgica y el control de gestin. Ejemplo Trmino Definicin Ejemplo Misin Un postulado general Estar sano y verse bien Objetivo
Declaracin genrica Perder peso Meta Cuantificacin y plazo dentro de cual debe lograrse Perder 10 kilos de aqu al 30 de setiembre Estrategias Tipos de acciones a ser adoptadas para lograr los objetivos Dieta y ejercicio Acciones Acciones especficas para implantar las estrategias Eliminar postres y pan Limitar alcohol a un whisky semanal Caminar 3 km por da FOCO EN RIESGOS Fuentes de riesgo segn su origen Externas a la organizacin Entorno Actos de la naturaleza y hechos similares Actos humanos no relacionados directamente con la organizacin Actos humanos relacionados directamente Errores o Irregularidades Internas Actos humanos (Errores o Irregularidades) Problemas originados en la tecnologa usada Problemas originados en los procesos seguidos Algunas fuentes de riesgo de origen externo Circunstancias econmicas (del sector, de la economa del pas, de la regin y an la internacional). Contexto poltico, especialmente ante cambios de autoridades, agendas y/o prioridades sectoriales. Avances tecnolgicos que pueden derivar en obsolescencia, falta de capacidad de respuesta a nuevos requerimientos y perjuicios similares. Accin de la competencia Relaciones comerciales con otros agentes con intereses opuestos. Necesidades o expectativas de los clientes Normativa aplicable Inundacin, incendio, terremoto Virus informticos por internet, hackers Terrorismo, asonadas Sabotaje, boicot Accin de estafadores Algunas fuentes de riesgo de origen interno Naturaleza de las actividades (Banco, Supermercado, etc.) Ineficacia, debilidad o corrupcin del nivel directriz y/o del resto del personal Comunicaciones con el personal Relevos en cargos clave Grado de acceso de personal a recursos relevantes. Fallas en los sistemas informticos Relacionadas con infraestructura y /o tecnologa de que se dispone. Impactan en costos y en capacidad de respuesta a requerimientos de demanda. Relativas a procesos. Pueden afectar eficiencia, calidad de produccin de bienes o servicios, tiempos de respuesta y cuestiones anlogas. Tcnicas para identificar riesgos Para identificar riesgos globales (nivel entidad) resultan tiles las herramientas de planeamiento estratgico (anlisis PEST, anlisis FODA, anlisis de las cinco fuerzas, etc.). Para identificar riesgos a nivel de actividad tambin las herramientas son mltiples. Las ya citadas aplican, pero el anlisis debe profundizarse. Para muchas actividades existen desarrollos sobre sus objetivos y riesgos tpicos. Un ejemplo ampliamente utilizado: Instrumentos de evaluacin del Informe COSO sobre Control Interno Numerosos paquetes de software. Otras tcnicas tales como el benchmarking tambin pueden tiles. Identificar riesgos a nivel de actividad permite enfocar el anlisis en las unidades operativas o funciones principales de la entidad pero tambin contribuye a mantener mrgenes aceptables de riesgo a nivel de la entidad.