Gerencia de Proyectos

Ing. Leandro Pjaro Fuentes

Inicio
Presentacin docente
Definicin de reglas de juego
Presentacin y revisin expectativas
Presentacin Programa
Presentacin Evaluacin

Presentacin Docente
Ingeniero de Sistemas
Especialista en Gerencia de Sistemas de
Informacin
Auditor de Calidad


Presentacin Programa
Conceptos sobre Gestin de Proyectos
Gestin de la integracin del proyecto
Gestin del alcance del proyecto
Gestin del tiempo del proyecto
Gestin de los costes del proyecto
Gestin de la calidad del proyecto
Gestin de los recursos humanos del proyecto
Gestin de las comunicaciones del proyecto
Gestin de los riesgos del proyecto
Gestin de las adquisiciones del proyecto


Qu es un Proyecto?
Serie de actividades que:
Tienen un objetivo especfico que debe ser
cumplido bajo ciertas especificaciones.
Tienen claras y definidas fechas de inicio y
terminacin.
Tienen presupuesto asignado (Limitado)

Qu es un Proyecto?
Asignacin de recursos dirigidos hacia un
objetivo especfico siguiendo un mtodo
planeado.
Conglomerado de actividades reunidas
sobre unos objetivos y requerimientos.
Qu es un Proyecto?
Esfuerzo temporal emprendido para crear
un nico producto o servicio. Son
Planeados y Controlados
Qu es la Gerencia de
Proyectos?
Metodologa probada para enfrentar retos
y lograr objetivos, sean stos grandes o
pequeos.
Ciencia y arte de dirigir y coordinar el
talento humano y los recursos para lograr
objetivos previamente fijados, dentro de
parmetros de costo, calidad y tiempo
Qu es la Gerencia de
Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades del proyecto para cumplir con
los requerimientos del proyecto*
* A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide) 2 Edition
Qu es la Gerencia de
Proyectos?
Se realiza a travs del ciclo P H V A
P
H V
A
Triple Restriccin
Triple Restriccin
Proyecto Exitoso
cuando ste se cumple,
Presupuesto planeado
Tiempo estipulado
Nivel de especificaciones propuesto
Aceptacin del cliente o usuario
Mnimo de cambios sobre propuesta
inicial
No perturbar el flujo normal de
trabajo de la organizacin
Gerente de Proyectos
Proactivo
Canales abiertos de comunicacin
Desarrollar equipos de trabajo
Estndares altos de procedimientos
Buenas relaciones con gerentes funcionales
Capacidad de delegacin
Manejo estratgico
Planeacin y pensamiento sistemtico

Gerente de Proyectos
Obtencin de objetivos
Facilidades para formar equipo
Habilidades polticas
Perspectivas a largo plazo
Clarificador de objetivos
Aventurado, toma de decisiones
Innovacin y creatividad
Solucionador de problemas

Ciclo de Vida de los Proyectos
El ciclo de vida es la representacin de las fases
a travs de las cuales pasa un proyecto.
Cada fase del proyecto produce uno o ms
entregables.
Cada fase genera un punto de evaluacin,
decisin, puerta de salida o kill point
El ciclo de vida define el inicio y el fin del
proyecto

Ciclo de Vida de los Proyectos
Entregable
Una salida, resultado o elemento medible, tangible y
verificable, que debe ser producido para completar un
proyecto o parte de un proyecto. Frecuentemente se
utiliza el trmino de manera ms puntual en
referencia a un entregable externo, el cual es un
entregable que est sujeto a la aprobacin por el
gestor o el cliente del proyecto.. PMBOK 2000

Ciclo de Vida de los Proyectos
Stakeholders
Individuos u Organizaciones que estn activamente
implicadas en el proyecto, o aquellos cuyos intereses
pueden verse afectados positiva o negativamente por
el resultado de la ejecucin o culminacin del
proyecto. Tambin quienes pueden ejercer influencia
sobre el proyecto o su resultado. PMBOK 2000
Gerente de proyecto
Cliente
Organizacin
Grupo de trabajo del proyecto
Patrocinador

Procesos
Iniciacin = Autorizacin de proyecto o fase
Planeacin = Definicin y redefinicin de objetivos y
seleccin de la mejor alternativa para cumplir con lo
propuesto.
Ejecucin = Coordinacin de personas y otros recursos
para cumplir con lo planeado.
Control = Aseguramiento de que los objetivos se estn
cumpliendo haciendo monitoreo y mediciones regulares
de progreso e identificando sobre el plan las acciones
correctivas tomadas.
Cierre = Formalizar la aceptacin de un proyecto o fase y
hacer un cierre ordenado.
Procesos
Iniciacin Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
Planeacin
Gestin del Alcance
Introduccin
Iniciacin
Planeacin del alcance
Definicin del alcance
Verificacin del alcance
28/01/2008 Leandro Pjaro Fuentes
Salidas
Salidas
Carta de constitucin del proyecto
Gerente de proyecto identificado
Restricciones
Supuestos

Objetivos
Objetivos y Metas bien definidos
Los criterios para determinar el xito de un proyecto deben ser cuantificables,
mesurables y expresados en trminos que la organizacin pueda valorar.
Los proyectos exigen por su naturaleza contar con metas bien definidas para
determinar su culminacin. Sin unas metas u objetivos bien definidos el proyecto
queda sin propsito real.
Objetivo vs. Metas
Un objetivo es la situacin deseada que se espera alcanzar con base en una o
varias acciones. Por su parte, una meta define el grado de cumplimiento o logro
deseado sobre el objetivo, en un plazo determinado.
Los objetivos en un proyecto sirven para:
Definir los logros que se quieren alcanzar.
Dar coherencia a las actividades, constituyndose as en los cimientos para la
toma de decisiones.
Las metas, en cambio, sirven para:
Cuantificar y cualificar los objetivos.
Sealar cundo y cunto se quiere alcanzar con respecto al objetivo propuesto.
Alcance del proyecto
Alcance del proyecto (Project scope ): el
trabajo que debe hacerse para entregar
un producto que cumpla con las funciones
y caractersticas pactadas. Se verifica
contra el plan del proyecto
Alcance del producto:funciones y
caractersticas que deben ser incluidas en
el producto. Se verifica contra sus
requerimientos.
Porqu definir el alcance
Compromiso con el cliente
Se relacionan con los costos, tiempos y
calidad
Definicin de la lnea base para el control
de cambios
Permite realizar un seguimiento al
proyecto
Documentos relacionados con el
alcance
Especificacin de requerimientos
Plan de tareas
Inventario de entregables contractuales
Criterios de aceptacin

Identificacin de Fases,
Actividades y entregables
Recoleccin de antecedentes
Antecedentes Naturales
Antecedentes Ambientales
Antecedentes del Proyecto
Planos, estudios previos, sistemas de informacin
anteriores, bases de datos, manuales de
procedimiento.

Alcance del proyecto por
actividades
Para dirigir un proyecto se comienza por
los fines u objetivos y luego se hace lo
necesario por conseguirlos
La lista de actividades o descomposicin
pasan a identificar las fases de nuestro
proyecto.
En cada una de estas fases se definen
puntos de control
Entregables
Normalmente cada fase del proyecto y
actividades del proyecto generan unos
productos. Llamados entregables por que
pasan del productor al cliente
WBS - EDT
Herramienta para la descomposicin del
proyecto en actividades Work Breakdown
Structure o Estructura detallada de
trabajo.
Se usa para representar de forma
jerrquica los componentes de un proceso
o producto
WBS
0.0 Proyecto
Contabilidad
1.0 Especificar
Necesidades
1.1Estudiar
sistema actual
1.2 Identi.
Nuevas
caracterisiticas
2.0 Analizar
contabilidad
2.1Estudiar
proceso
2.2 Estudiar
datos
3.0 Disear
aplicacin
3.1 Diseo de
la BD
3.2 diseo
Interfaces
WBS
1. Proyecto contabilidad
1. Especificar necesidades
1. Estudiar sistema Actual
2. Identificacin nuevas caractersticas
2. Analizar contabilidad
1. Estudiar procesos
2. Estudiar datos
3. Disear aplicacin
1. Diseo BD
2. Diseo programas
4. Codificacin
1. Codificacin programas
5. Pruebas
1. Definicin del plan de pruebas

Programacin del Proyecto
La programacin se define como el
proceso de identificar las actividades
crticas, establecer los requerimientos
reales de recursos y determinar la lnea
base para el control del progreso fsico y
presupuestal del proyecto.
Programacin de l proyecto
Proceso de programacin
Etapa 1 Identificacin de actividades
Etapa 2 Asignacin de recursos y
duraciones
Etapa 3 Ordenamiento de las actividades
Diagramacin
Etapa 4 Clculo de fechas
Etapa 5 Identificacin de la ruta crtica
Programacin del Proyecto
Proceso de programacin
Etapa 1 Identificacin de las actividades
Descomposicin del proyecto en actividades EDT
Etapa 2 Asignacin de recursos y
duraciones
Asignacin de recursos y duraciones (personal,
material, equipos etc.).
Programacin del Proyecto
Proceso de programacin
Etapa 3 Ordenamiento de las actividades
Organizacin de las actividades de acuerdo al
orden lgico de ejecucin.
Qu se puede hacer ahora?
Qu debe haberse hecho antes de esto?
Qu podra hacerse a la vez?
Qu debe seguir a lo que hacemos ahora?
Diagramacin de la red de precedencia
Programacin del Proyecto
Proceso de programacin
Etapa 4 Clculo de fechas
Calculo de fechas de inicio de las actividades
Etapa 5 Identificacin de la ruta crtica
Holgura del proyecto
Holgura de las actividades
Identificacin de las
actividades
Una actividad es un conjunto de
acontecimientos, sucesivos en el tiempo,
limitados en duracin y cuyo objetivo es
producir un entregable.
10/08/2013 Leandro Pjaro Fuentes
Identificacin de las
actividades
Caractersticas de una actividad
10/08/2013 Leandro Pjaro Fuentes
Relaciones
Costo
Responsable
Recursos
Duracin
Descripci
n
Identi
ficaci
n
Clasificacin de las
actividades
Desde el punto de vista de los recursos
Actividad controlable o dependiente
Actividad Independiente
Desde el punto de vista de la continuidad
de su duracin
Actividades continuas
Actividades interrumpibles
10/08/2013 Leandro Pjaro Fuentes
Programacin al Mnimo Costo
El costo total del proyecto conjuga dos costos
asociados en su realizacin: costos directos e
indirectos.
La suma de los costos que por inversin en
mano de obra, equipo y materiales ser
necesario invertir se denomina costo directo.
Los costos que no pueden atribuirse
directamente a ninguna actividad en particular
sino que se aplican global al proyecto, se
denominan costos indirectos.
Programacin al Mnimo Costo
Anlisis de la ruta critica
Verificacin de las actividades de la ruta crtica
Acortamiento de las actividades de la ruta crtica
Realizar acortamiento que impliquen menor costo
Sumar los costos indirectos a los costos de los
acortamientos y el costo normal de las actividades
Escogencia del mnimo valor del proyecto
Flujo de Fondos
Definicin
El flujo de fondos o flujo de caja consiste en un
esquema que presenta sistemticamente los costos e
ingresos registrados perodo por perodo.
Los Cinco elementos que componen el flujo de
fondos son:
Los ingresos del proyecto
La inversin
Los costos operativos
Los impuestos
El valor de salvamento de los activos
Flujo de Fondos
NORMAS PARA LA CONSTRUCCION DE UN FLUJO
DE FONDOS
Se utiliza la contabilidad de caja y no de causacin.
El perodo de tiempo utilizado en la evaluacin depende tanto de
la naturaleza del proyecto como de las caractersticas de sus
costos y sus ingresos.
Por convencin, se supone que los costos se desembolsan y los
ingresos se reciben al final de cada perodo.
Se define para toda la vida til del proyecto.
Convencionalmente, al primer ao o perodo de la vida del
proyecto se le asigna Ao 0: es el primer perodo de inversin
o montaje.
Flujo de Fondos
PRESENTACION DE UN FLUJO DE FONDOS
El flujo de fondos generalmente es
presentado en forma matricial.
Otra forma de presentar el flujo es mediante
una representacin grfica que resume el
flujo y reporta costos totales y beneficios
(ingresos) totales.
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Los ingresos.
Los ingresos que se incluyen en un flujo de fondos
son los percibidos por la venta o alquiler de los
productos o la prestacin de los servicios del
proyecto. Deben ser registrados en el ao en que
se esperan recibir, independientemente del
momento en que se causan (recurdese que se
aplica la contabilidad de caja).
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Los costos.
Los costos del proyecto suelen clasificarse en dos
grandes categoras: costos de inversin y costos
de operacin. Para efectos de una correcta
elaboracin de un flujo de fondos, ser necesario
estudiar el manejo que se le deben dar a los
costos muertos y a los costos de oportunidad.
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Los costos de inversin
Los costos de inversin generalmente consisten
en desembolsos correspondientes a la
adquisicin de activos fijos o activos nominales y
la financiacin del capital de trabajo.
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Los costos de operacin.
Consisten en los desembolsos por insumos y otros
rubros necesarios para el ciclo productivo del
proyecto a lo largo de su funcionamiento.
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Los costos muertos.
Es importante no cometer el error de incluir costos
muertos en un flujo de fondos. Estos se definen
como costos ya causados, que resultan
ineludibles, independientemente de la decisin de
inversin que se tome. En otras palabras, son
costos inevitables, aunque se decida no realizar el
proyecto que s esta evaluando.
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de fondos
El costo de oportunidad.
El costo de oportunidad se define como el valor o beneficio
que genera un recurso en su mejor uso alternativo. Si el
costo de oportunidad de un insumo usado por el proyecto es
diferente de su precio de adquisicin, entonces el flujo de
caja se debe valorar segn el primero. Este concepto es
especialmente relevante en el caso de que la utilizacin de
los insumos implique el sacrificio de las alternativas de
venderlos o utilizarlos en otro proceso productivo, ya que en
stas hubieran generado un ingreso. Este ingreso
sacrificado representa el costo de oportunidad.
Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de fondos
La depreciacin.
Un costo que debe ser analizado detalladamente es el que
corresponde a la depreciacin.
Desde el punto de vista contable la depreciacin es un
mecanismo para distribuir el costo de un activo a lo largo de
toda su vida til. Tambin suele asociarse a un sistema para
retener utilidades dentro de un proyecto, con el fin de
garantizar los fondos suficientes para el reemplazo de
activos depreciables.


Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Otros costos.
Al igual que la depreciacin, existen otros
costos que no conducen a desembolsos
efectivos, pero s son deducibles de
impuestos. Como ejemplos, podran citarse
la amortizacin de activos intangibles y el
agotamiento de recursos no renovables.

Flujo de Fondos
Elementos que hacen parte del flujo de
fondos
Los valores de salvamento.
El valor de salvamento se asocia con los activos
adquiridos por el proyecto. Busca reconocer el
valor que existe al finalizar el perodo de
evaluacin, gracias a la realizacin del proyecto,
que no existira si este no se hubiera realizado.
Se registra independientemente de que al final del
proyecto el activo se venda o no.
Flujo de Fondos
LA CONSTRUCCIN DE UN FLUJO DE FONDOS.
Los costos e ingresos del proyecto, definidos segn los criterios
que acaban de presentarse y cuidadosamente asignados al
perodo de tiempo en que se desembolsan o se reciben,
conforman el flujo de fondos del proyecto.
Ingresos gravables
MENOS: Costos deducibles (incluyendo la depreciacin)
Ingreso neto gravable
MENOS: Impuestos
MENOS: Otros costos no deducibles
MAS: Ingresos y valores de salvamento no gravables
MAS: Depreciacin
MENOS: Costos de inversin
Flujo de fondos neto
Flujo de Fondos
TIPOS DE FLUJOS DE FONDOS.
Existen dos tipos de flujos de fondos:
El flujo del proyecto sin financiamiento (tambin llamado el
flujo del proyecto puro)
se asume que la inversin que requiere el proyecto proviene de
fuentes de financiamiento internas (propias), es decir, que los
recursos totales que necesita el proyecto provienen de la
entidad ejecutora o del inversionista.
el flujo con financiamiento (o flujo del proyecto financiado o
flujo del inversionista).
se supone que los recursos que utiliza el proyecto son, en
parte propios y en parte de terceras personas (naturales y /o
jurdicas), es decir, que el proyecto utiliza recursos externos
para su financiamiento.
Flujo de Fondos
El flujo del proyecto puro.
+ Ingresos de operacin
+ Ingresos financieros
- Costos de operacin
- Depreciacin
- Impuestos directos
+ Valores de salvamento gravables
- Impuesto a la utilidad en venta de activos
+ Ingresos no gravables
- Costos de operacin no deducibles
+ Valor en libros de activos vendidos
+ Depreciacin
+ Valor de salvamento, activos no vendidos
- Costos de inversin
- Inversin financieras
GANANCIAS NETAS GRAVABLES
GANANCIAS NETAS CONTABLES
FLUJO DE FONDOS NETO
Flujo de Fondos
El flujo del proyecto financiado
Este flujo se diferencia del anterior en la medida en
que se consideran las fuentes del financiamiento del
proyecto. Por tanto, se registran los ingresos por el
recibo del capital de los prstamos y crditos (
ingreso no gravable, por ser una cuenta del Balance
General). Igualmente, se incluyen los costos de
servicio de la deuda en el flujo: los intereses y
comisiones son costos de operacin deducibles y las
amortizaciones son desembolsos no deducibles.
Flujo de Fondos
El flujo del proyecto financiado.
+ Ingresos de operacin
+ Ingresos financieros
- Costos de operacin
- Intereses sobre crditos recibidos
- Depreciacin
- Impuestos directos
+ Valores de salvamento gravables
- Impuesto a la utilidad en venta de activos
+ Ingresos no gravables
- Costos de operacin no deducibles
+ Valor en libros de activos vendidos
+ Depreciacin
+ Valor de salvamento, activos no vendidos
- Costos de inversin
- Inversin financieras
+ Ingresos por emisiones de bonos
- Dividendos pagados
+ Crditos recibidos
- Amortizaciones de crditos y prstamos
GANANCIAS NETAS GRAVABLES
GANANCIAS NETAS CONTABLES
FLUJO DE FONDOS NETO
Flujo de Fondos
Definicin de Costo
El costo es el valor que representa el monto
total de lo invertido -tiempo, dinero y
esfuerzo- para comprar o producir un bien o
un servicio.

Costos
Trminos asociados al costo:
Costo: Es el precio que se aplica a los bienes que se
pueden aumentar a voluntad. Se fundan en las
estimaciones de valor de las partes a precios del
mercado. Constituyen un punto importante de partida
para la valoracin de las mercancas por parte de la
oferta.
Precio: Proporcin en que se pueden intercambiar
dos bienes.
Costos
Trminos asociados al costo:
Valor: Es la capacidad que una cosa tiene de
satisfacer un deseo, una necesidad o una aspiracin
humana.
Bienes: Por bienes se entienden los medios que no
existen en demasa y con los cuales se satisfacen
necesidades. Se dividen en:
Bienes de consumo.- Todo lo que sirve para satisfacer
algunas necesidades humanas.
Bienes de dominio pblico.- Parques, jardines, etctera.
Bienes races o inmuebles.- Terrenos, casas, etctera.
Bienes semovientes.- Ganado, casas - trailer, etctera.
Costos
Algunas caractersticas de los costos
El anlisis de costo es aproximado.
El anlisis de costo es especfico.
El anlisis de costo es dinmico.
El anlisis de costo puede elaborarse
inductiva o deductivamente.
El costo est precedido de costos anteriores y
ste a su vez es integrante de costos
posteriores.
Costos
Clasificacin de los costos
Segn los perodos de contabilidad:
costos corrientes: aquellos en que se incurre durante el ciclo
de produccin al cual se asignan (ej.:fuerza motriz, jornales).
costos previstos: incorporan los cargos a los costos con
anticipacin al momento en que efectivamente se realiza el
pago (ej.: cargas sociales peridicas).
costos diferidos: erogaciones que se efectan en forma
diferida ej.: seguros, alquileres, depreciaciones, etc.).
Costos
Clasificacin de los costos
Segn la forma de imputacin a las unidades de
producto:
costos directos: aquellos cuya incidencia monetaria en un
producto o en una orden de trabajo puede establecerse con
precisin (honorarios, materia prima, etc.)
costos indirectos: aquellos que no pueden asignarse con
precisin; por lo tanto se necesita una base de prorrateo
(seguros, lubricantes, financiacin).

Costos
Clasificacin de los costos
Segn el tipo de variabilidad:
costos variables: el total cambio en relacin a los
cambios en un factor de costos.
costos fijos: No cambian a pesar de los cambios
en un factor de costo.
costos semi fijos.

Costos
Clasificacin de los costos
Segn la funcin que desempean: indican
como se desglosan por funcin las cuentas
Produccin en Proceso y Departamentos de
Servicios, de manera que posibiliten la
obtencin de costos precisos:
costos industriales
costos comerciales
costos financieros