U3 Planeacion

PLANEACIN
LA FUNCION DE LA
PLANEACIN
La planeacin es la funcin administrativa
bsica que implica:
el establecimiento de objetivos y
el planteamiento de las acciones
necesarias para cumplirlos,
apoyando la eficacia en la toma de
decisiones y el manejo adecuado de los
recursos organizacionales.

UNIDAD IIII. PLANEACION
LA FUNCION DE LA
PLANEACIN
La administracin sin planeacin no tiene
razn de ser:
Sin objetivos especficos que lograr y
estrategias para alcanzarlos, la
organizacin, la direccin y el control se
vuelven innecesarios o carentes de un
sentido prctico.
PLANEACION
Es un proceso de decidir de antemano
qu se har y de qu manera.
Incluye determinar:
las misiones globales,
identificar los resultados claves y
fijar objetivos especficos,
as como polticas para el desarrollo,
programas y procedimientos para
alcanzarlos.
PLANEACION
Es un proceso que comienza por los
objetivos, define estrategias, polticas y
planes detallados para alcanzarlos.
Establece una organizacin para la
instrumentacin de las decisiones e
incluye una revisin del desempeo y
mecanismos de retroalimentacin para el
inicio de un nuevo ciclo de planeacin.
PLANEACION
En conclusin, la planeacin es:
el proceso de establecer lo que la
organizacin quiere lograr en el futuro,
por medio de la misin y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados
claves y las estrategias, polticas,
programas y procedimientos para
alcanzarlos.
PLANEACION
SE OCUPA DE LOS FINES:
QUE DEBE HACERSE?

SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
COMO DEBE HACERSE?
PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA
LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE
LA EMPRESA.
Importancia de la planeacin
Planeacin
Da sentido de direccin
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
SUPREMACA DE LA
PLANEACIN
La planeacin y el control son
inseparables.
Los planes establecen los estndares de
control.
Cualquier control sin planes carece de
sentido.
ESTRECHA RELACIN
Planeacin y Control
Planeacin
Instrumentacin
de los planes
Control
Accin
correctiva
Desviacin
Principales objetivos de la
planeacin
Facilitar el control:
Al planear se desarrollan objetivos y por
su parte, en la funcin de control se
comparar el desempeo real contra los
objetivos.
Sin la planeacin no puede haber
control.
planeacin
Reducir la incertidumbre:
Obliga a los administradores a ver hacia
el futuro, anticipar los cambios,
considerar su impacto y desarrollar las
respuestas adecuadas.

planeacin
Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su
realizacin sea muy largo, confuso o
tardado.
planeacin
Establecer el esfuerzo coordinado:
Cuando todos lo que estn involucrados
sepan hacia dnde se dirige la
organizacin y qu es lo que deben
aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos
con otros y trabajar en equipos.
Tipos de planes
Planes por su mbito de influencia
Planes por su horizonte temporal

Planes por su mbito de
influencia
Planes estratgicos: buscan lograr las
metas generales de la organizacin,
colocndola en trminos de su ambiente
y afecta a todas las reas funcionales.
Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la
forma como se van a alcanzar los
objetivos de la organizacin. Se derivan
de los planes estratgicos.
Planes por su horizonte
temporal
Planes a corto plazo. Cubren periodo
menores a un ao.
Planes a mediano plazo. Cubren periodos
entre un y tres aos.
Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres aos.
Los planes estratgicos se establecen a
largo plazo y los operacionales a
mediano y corto plazo.
Planes por especificidad
Planes especficos. Son aquellos que
estn claramente definidos y no dan
lugar a interpretaciones.
Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan
libertad de accin.
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIN
Propsito y misin estratgicos
Visin
Premisas
Objetivos y metas
Estrategias
Reglas y Polticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
La misin o propsito identifica la funcin
o tarea bsica de una empresa.
Es una declaracin concisa de en cul
negocio est la empresa o se quiere estar
durante un perodo establecido.
PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
El propsito estratgico se enfoca en el
ambiente interno de la organizacin e
implica identificar sus recursos, valores,
capacidades y aptitudes, reflejando lo
que sta puede hacer para
aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
La misin se deriva del propsito
estratgico, se enfoca en el exterior e
implica la razn de ser de la organizacin
en trminos de productos a ofrecer y los
mercados a cubrir.

VISION
La visin es la orientacin que la alta
direccin le da a la empresa; es decir,
expresa cmo se quiere idealmente que
sea la empresa en el futuro.
VISION
Debe cubrir ciertas caractersticas:
ser formuladas por la alta direccin,
conocida y compartida por todos los
colaboradores,
sustentarse en los valores de la organizacin,
ser positiva y alentadora y, lo ms importante,
orientar a todos los miembros de la
organizacin durante la transicin de lo que se
es a lo que debe ser la empresa en un tiempo
determinado.
Premisas
Las premisas de planeacin son las
condiciones previstas en que operan los
planes.
Esto incluye supuestos o pronsticos sobre
las condiciones futuras que afectarn la
operacin de los planes.
Premisas
La tcnica ms conocida para elaborar
las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
fortalezas,
oportunidades,
debilidades y
amenazas.
Esto es parte del anlisis del ambiente
interno y externo de la organizacin.
OBJETIVOS Y METAS
Metas: Son generales y expresan deseos
que la alta direccin busca satisfacer.
Son fines a los que se quiere llegar.
Es el grado cuantitativo de alcanzar
objetivos de largo plazo.
Surgen de los objetivos.
Las metas se fijan basados en el
desempeo pasado con adaptacin de
acuerdo a las fuerzas futuras de la
empresa, las tendencias del mercado, los
recursos.
OBJETIVOS Y METAS
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen
las actividades organizacionales e
individuales.
Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
Los objetivos son el fin determinado.
Son los que permiten alcanzar metas.
Constituyen el plan bsico de la empresa.
ESTRATEGIAS
La estrategia es la determinacin del
propsito, misin y objetivos bsicos a
largo plazo de una empresa, as como la
adopcin de cursos de accin y de los
recursos necesarios para cumplirla.
Es una gua de accin para la organizacin
y todos sus miembros.
REGLAS Y POLTICAS
Reglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.
Son normas que dictan la accin o la
abstraccin y no permiten la excepcin o
la eleccin personal.
Ejemplo: No fumar.
REGLAS Y POLTICAS
Polticas: Enunciados o criterios generales
que orientan o encausan el pensamiento
durante la toma de decisiones en la
empresa.
La esencia de las polticas es la existencia
de cierto grado de discrecionalidad
(libertad) para guiar las decisiones.
Pueden ser escritas o verbales.
Ejemplo: poltica salarial.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen mtodos para
el manejo de actividades cotidianas.
A diferencia de las polticas que son guas de
accin y no de pensamiento.
Son los planes que establecen un mtodo o
forma para llevar a cabo una actividad o serie
de actividades.
Pueden definirse como series cronolgicas,
pautas a seguir, que indican la forma exacta
en que se debe de realizar una actividad.
PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de
actividades interrelacionadas y
cronolgicamente ordenadas, que
describen las actividades que se tienen
que realizar, quines las van a realizar y
cundo van a terminarse.
PROGRAMAS
Tcnicamente los programas se dira que
son el conjunto de metas, polticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear
y otros elementos que son necesarios
para ejecutar un determinado curso de
accin, normalmente respaldado por
capital y prepuestos de operaciones.
PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un listado que detalla
los recursos o dinero asignado para la
realizacin de una actividad o un
proyecto.
Son una expresiones en trminos numricos.
Obligan a la empresa a prepararse por
adelantado a los recursos que se
necesitarn.
Constituyen medios de control.
PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operacin: Es el ms
importante se utiliza para planear y
controlar los ingresos y gastos de una
organizacin, as como las utilidades
resultantes de la operacin de la empresa.
Presupuesto de gastos: Contempla los
recursos necesarios para la operacin de
cada una de las reas funcionales de la
empresa.
PRESUPUESTOS
Presupuesto de ingresos: Planea y controla
todas las entradas de dinero provenientes
de las ventas.
Presupuesto de efectivo: Conocido como
flujo de efectivo, contempla las entradas y
salidas de dinero en efectivo producto de
la operacin normal de la empresa.
Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversiones
actualizndose cada ao.
JERARQUIA DE
LAS
HERRAMIENTAS
O ELEMENTOS
DE LA
PLANEACIN
Presupuestos
Programas
Procedimientos
Reglas y polticas
Estrategias
Objetivos y metas
Premisas
Visin
Propsito
y misin
ADMINISTRACION
POR OBJETIVOS
(APO)
OBJETIVOS
Son los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuos.
Existen objetivos:
a largo y corto plazo,
generales y especficos.
Los objetivos deben ser verificables:
se debe determinar si se alcanzan o no en
un perodo determinado.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
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Objetivos Individuales: Desempeo y Objetivos de desarrollo personal
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Divisionales
Objetivos generales ms especficos
reas claves (Costos-inversin - calidad)
Objetivos generales de la
organizacin (largo plazo-estrat.)
Misin
Prop.
socio-
econmico
Mtodo
descendente
Mtodo
ascendente
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La Administracin por Objetivos (APO) es
una tcnica de planeacin y control que
implica establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los
objetivos individuales relacionados con
ellos y estudiando la actuacin del
personal en torno a los mismos.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
En la administracin por objetivos:
los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
especifican las reas principales de
responsabilidad de cada puesto en
relacin con los resultados esperados de
cada uno, y
utilizan esas medidas como guas para
mejorar la operacin del rea, verificando
a la vez la contribucin de todos y cada
uno de sus miembros.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La mayor aportacin de la APO a la TGA
es la conceptualizacin del trabajo.
El nfasis se coloca entonces ya no slo
en el qu, sino tambin en el cmo del
desempeo organizacional.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no
profundiz en su desarrollo.
La APO represent un gran avance para
el desarrollo de la ciencia administrativa
que sus modelos y tcnicas eran muy
precisos y basados en investigaciones de
muchos aos en diversas empresas.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
Adems, su implantacin adecuada
incide directamente en la motivacin y
actitud del personal, ya que los involucra
en su trabajo y con sus objetivos
personales y laborales al hacerlos claros y
alcanzables.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La administracin por objetivos es un
conjunto formal de procedimientos que
establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los
administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el
cual los objetivos caen en cascada por
medio de los diversos niveles de la
organizacin.

BENEFICIOS DE LA APO
Mejora la administracin (planeacin
orientada a resultados).
Obliga a los gerentes a clarificar la
estructura de la organizacin.
Estmulo del compromiso personal, tanto
con los objetivos propios como los
organizacionales.
DESVENTAJAS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan
de explicar la filosofa basada en el
autocontrol y autodireccin, y no dan
pautas para la fijacin de objetivos.
Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
Hincapi en metas a corto plazo, por
encima de la solidez que ofrece una
organizacin en el largo plazo.
FUNDAMENTOS
DE PLANEACIN:
EL PROCESO
BSICO Y SUS
PASOS
Planeacin
Planeacin:
es el proceso sistemtico y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y
actividades que un individuo, grupo,
unidad u organizacin perseguirn.
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de contribucin al objetivo.
Todos los planes tiene que ser elaborados
en funcin de los objetivos
organizacionales.
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de primaca de la planeacin.
Indica que la planeacin precede a
todas la dems funciones administrativas
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de eficacia de los planes.
Indica que todos los planes debern
generar ms beneficios en su relacin
con los costos.
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de adhesin al objetivo.
Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la
organizacin.
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de flexibilidad.
Con este principio se establecen los
mrgenes de tolerancia aceptables
(atribuibles a hechos inesperados en un
plan de trabajo).
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIN
Principio de cambio de ruta.
Bajo este principio se establece la revisin
de los planes y su reelaboracin en caso
de que as se requiera, para el
cumplimiento de objetivos.

El proceso bsico de
planeacin: sus etapas y
pasos
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Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir polticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.
Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de
decisiones
Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.
Partes de la planeacin

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