Master en Evaluacin de

Proyectos
Gestin de Proyectos
Ing Pedro del Campo
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Gestin de Proyectos
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ITBA UCEMA
Semana 7: Aprovisionamiento del Proyecto
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Aprovisionamiento
Aprovisionamiento
Estrategias y fuentes.
Ciclo de requerimientos.
Requerimientos, cotizaciones y propuestas.
Tipos de Contratos. Clusulas Tpicas.
Administracin de contratos.

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PROPOSITO
llevar a cabo todos los pasos =
procesos necesarios para
abastecer bienes y servicios,
desde el mbito externo a la
organizacin que lleva adelante el
Proyecto



Aprovisionamiento
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APLICACIN
est desarrollado desde la perspectiva del cliente

realza el compromiso en la relacin cliente
proveedor en todos sus niveles y durante todo el
ciclo del proyecto

el aprovisionamiento ser llevado a cabo por
proveedores, suministradores y contratistas



Aprovisionamiento
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APLICACIN
se destaca la criticidad de los trminos
del contrato, especialmente cuando:
se abastecen elementos clave
tienen alta incidencia en los costos
significan hitos en el proyecto
limitan las opciones del equipo
de proyecto



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Estrategia
La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la
rentabilidad de las empresas.
Durante el proyecto la estrategia aplicada puede
variar respecto de la corporativa por limitaciones
especficas:
restricciones tareas
disponibilidad de
elementos crticos
requerimientos del cliente

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Contexto
MACRO
recesin
inflacin
desempleo
disponibilidad de
crdito
MICRO
polticas
procedimientos

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Riesgos
Debido a que todo aprovisionamientos est
expuesto a distintos tipos de riesgos las partes
deben negociar no solo los valores de los bienes o
servicios a proveer sino el modo de contratacin
Factores a tener en cuenta:
dimensin y experiencia de quien contrata
urgencia para finalizar
disponibilidad de proveedores calificados
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Planeamiento
Requerimientos
Requerimientos
Seleccin Fuentes
Administracin
de Contratos
Cierre de
Contratos
Etapas
Planeamiento
Determinacin de necesidades y plazos para
su disponibilidad
Documentacin de necesidades de productos
y servicios e identificacin de posibles fuentes
de abastecimiento
Obtencin de cotizaciones, propuestas u
ofertas
Eleccin de los responsables de la provisin
de productos y servicios
Gestin de la relacin con proveedores
Cierre formal de las etapas del contrato

Aprovisionamiento
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tipos de contrato a utilizar
estimaciones
criterios de evaluacin
relacin con departamentos de la
organizacin
fuentes de informacin
manejo provisin mltiple
coordinacin con otros aspecto del proyecto
Plan de Gestin de Aprovisionamiento
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Planeamiento Aprovisionamiento
Definicin de los lmites del proyecto
necesidades para el proyecto
documentacin
SOW
SPECS
WBS
anlisis producir o comprar
hitos en el programa de aprovisionamiento
estimaciones de costos
aprobacin para proceder


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Especificaciones
Diseo qu debe hacerse en trminos
de caractersticas fsicas
Riesgo comprador
Performance capacidades medibles que debe
cumplir el producto terminado
de sus caractersticas operativas
Riesgo contratista
Funcionales caractersticas relacionados con
el uso del producto
Riesgo contratista
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Producir o Comprar
Falta calidad en
proveedores
Falta confiabilidad de
proveedores
Necesidad de garanta
en la provisin
Mantener actividad en
Planta
Secretos diseo o
proceso
Especializacin
Patentes
Flexibilidad
Control
Pequeas cantidades
Capacidad
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Requerimientos de Aprovisionamiento
Especificaciones
Fuentes de provisin
habituales
Historia de resultados
Documentos para
solicitar cotizaciones
(habitualmente
estandarizados)
Proveedores
calificados
Criterios evaluacin
Manejo de cambios
Sistema de Pagos
Sistema reuniones con
postulantes
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RESULTADOS
Pedidos de cotizacin
Solicitud Propuestas de trabajo

Condiciones
Permitir respuestas adecuadas y completas
Debe incluir requerimientos de trabajo
(SOW)
Descripcin de la respuesta esperada
Requerimientos contractuales

Requerimientos de Aprovisionamiento
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Ciclo de adjudicacin
Objetivo:
negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen
un riesgo razonable para el adjudicatario y le
proporcionen al proveedor los incentivos para un
aprovisionamiento efectivo y econmico
Elementos bsicos
mutuo acuerdo
existe una retribucin
el proveedor es apto para
el resultado esperado
el contrato sirve a los fines legales
el contrato refleja todas las obligaciones
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Caminos hacia la adjudicacin
Licitaciones pblicas o privadas

Negociaciones

Proveedores exclusivos
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RESULTADOS
Criterios de evaluacin de
capacidades de nuevas fuentes
Costos / precios relativos
Comprensin de la necesidad
Costo ciclo total
Capacidad Tcnica
Capacidad Gerencial
Capacidad Financiera
Actualizacin de
requerimientos
de Trabajo

Caminos hacia la adjudicacin
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Antecedentes
Posicin Competitiva
Posicin de Liderazgo
Alta Direccin
Orientacin al cliente
o al producto

Capacidad respuesta:
global y particular
Compromiso con la
Calidad
Situacin Financiera
Manejo RRHH
Relaciones Cliente
Proveedor
Conocer al Proveedor
Areas Crticas
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Informacin Financiera
Informacin Operativa
Informacin Gerencial
Informacin de Desempeo
Calificacin del Proveedor
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Calidad
Precio
PROVEEDOR
Disponibilidad
Servicio
Evaluacin Desempeo
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Orientado al cliente
que evala
Confiable
Que cubra todos los
aspectos de
desempeo
Claro para el
evaluador y el
evaluado
Que brinde resultados
representativos
Que posibilite la
oportunidad de
mejorar el desempeo
del proveedor
Fcil de procesar
Costo razonable
Evaluacin de Proveedores
Caractersticas de un buen sistema
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Entorno
Estructura Mercado
Organizacin 1
Estrategia
Estructura
Tecnologa
Organizacin 2
Estrategia
Estructura
Tecnologa
INTER
ACCION
Clima Creado
Cooperacin
Colaboracin
Relaciones - Empresas
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B
mximo dispuesto
a pagar
mnimo esperado
a pagar
mnimo
dispuesto
a cobrar
mximo
esperado
a cobrar
Zona
Negociacin
A
Ejemplo:
Determinacin
del Precio

A=Cliente potencial
B=Proveedor
Zonas de Negociacin
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B
Zona
Negociacin




A POSITIVAS:
Apoyan
Refuerzan
Sustentan
Potencian
Facilitan
NEGATIVAS
Impiden
Dificultan
Obstaculizan
Rechazan
Antagonizan
+
-
Precio
=
Componentes
Tcnicos
Campos de Fuerza Negociacin
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Compromiso
Compatibilidad
Flexibilidad
Complementariedad
Credibilidad
Voluntad de agregar
valor durante toda la
relacin
Realista
Mutuo conocimiento
Riesgos compartidos
Apertura en la
comunicacin
Manejo equilibrado de
situaciones no
previstas
Alianzas con Proveedores
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Seleccin tipo de contrato
Basado en:
monto total y grado de riesgo conjunto
tipo y complejidad del requerimiento
grado de competencia de precios
anlisis costo / precio
urgencia
perodo que abarca
responsabilidad del proveedor
sistema informacin contable del proveedor
contratos en curso con el proveedor
grado de subcontratacin del proveedor



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Tipos de Contrato
Precio Fijo ms:
premios
frmula ajuste
Tiempo y Materiales
Costo ms:
tasa porcentaje o tasa fija
mximo garantizado
mximo ms ahorros compartidos
Premios
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Elementos seleccin tipo contrato
Flexibilidad
Fijar rentabilidades
Permitir rpido inicio
Permite cambios
Fija costos mximos
Asegura rpida
informacin acerca de
variaciones

Provee incentivos
Mnima auditora
Reduce negociacin
de precios
Incentiva reduccin de
costos
Grado definicin de
elementos
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Descripcin del Proyecto
Alcance del Servicio
Administracin del Contrato
Trminos de pago
Obligaciones
Items que se proveen-cronograma y
especificaciones
Garantas y Garantes
Check list Contratos
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Lmites de responsabilidad
Tasas
Patentes
Informacin confidencial
Provisiones-previsiones
Cambios
Extras
Check list Contratos
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Demoras
Requerimientos de seguros
Manejo de disputas
Plazo de rescisin
Arbitros


Check list Contratos
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ELEMENTOS
Contratos
Resultados
Requerimientos de cambio
Facturas


Administracin de Contratos

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OPERADORES
Sistema de medicin de
eficacia de cumplimiento
Sistema de Pagos
Sistema de control de
cambios del contrato


Administracin de Contratos

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36
RESULTADOS
Documentacin / Correspondencia
Cambios en el contrato
Ordenes de Pago


Administracin de Contratos

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ELEMENTOS
Documentacin de Contratos
Contrato
Documentos de Programacin
Cambios requeridos y aprobados
Documentacin tcnica
Resultados
Facturas y registros de pagos


Cierre de Contratos

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HERRAMIENTAS / TECNICAS
Revisiones o auditoras del proceso de
aprovisionamiento

RESULTADOS
Archivo completo del Contrato
Identificacin de xitos y fallas

Cierre de Contratos