Administrao do Tempo no trabalho

ADMINISTRAO DO TEMPO
Eu e os meus resultados...
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Reflexo



E o meu tempo... o que fao
com ele?
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Significado do tempo


Durao das coisas
Momentos
poca
Perodo de intervalo

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Caractersticas
Limitado
Inelstico
Perecvel
Irrecupervel
Irreversvel
Sua velocidade constante
Equitativo
Inalienvel
Intransfervel
Pessoal
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Justificativas para no
rever o tempo
Quando tiver uma folga eu trato
disso;
Isso no funciona comigo;
Ningum aqui se organiza;
No sou rob;
Meu chefe quem deveria aprender
isso;
No h nada que eu possa fazer.

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Estresse do tempo

Presso de prazos e tempo
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O que administrao
do Tempo?

aumentar a eficcia das
pessoas que ocupam cargos
diversos, principalmente lderes.
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O que ajuda na
administrao do tempo:



METAS de vida e de venda.
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Tempo e Qualidade de
Vida


Plano de Vida e Bem Estar
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Plano de Vida


Eu tenho?
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Plano de Trabalho



Eu tenho?
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Tentar fazer mais e mais trabalho pode no passar de iluso

Concentre-se nos resultados, no em estar ocupado.

Espera-se que se produza muito, e no que se trabalhe muito.

Na prtica: mais trabalho em menos tempo

Domenico De Masi (1938-): publicou o livro O cio criativo.

Vilfredo Pareto (1848-1923): princpio 80:20.

Estabelecimento de prioridades

Prioridade: a qualidade de algo que colocado em primeiro lugar,
em relao a outros objetivos semelhantes.

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Gesto do Tempo

Principais desperdiadores de
tempo:
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Gesto do Tempo
Comear um trabalho sem planej-lo
primeiro, ou seja, partir para o AGIR antes
do PENSAR em como agir.

Fazer atividades improdutivas por mero
hbito, deixando para depois as atividades
de maior importncia
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Gesto do Tempo
Manter vrios controles e arquivos
desnecessrios, ou seja, sistemas no
produtivos que s servem para o
desperdcio do tempo.

Dar muita ateno a tarefas de resultado
pouco significativo.

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Gesto do Tempo
Ter dificuldade em prever perodos de
pico, no conseguindo elaborar um plano
de ao para as emergncias.

Fazer visitas ou telefonemas
desnecessrios, gastando seu precioso
tempo com longas conversas sem
contedo.

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Gesto do Tempo
Socializar por longos perodos entre as
tarefas.

No erguer barreiras eficazes contra
interrupes, no conseguindo terminar
nos devidos prazos suas tarefas.
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Gesto do Tempo
Fazer coisas que deveriam ser delegadas,
ou que no faam mais parte de seu
servio.

No participar regularmente das reunies
de planejamento, a fim de racionalizar
mtodos e desenvolver estratgias em
funo dos prazos.

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Gesto do Tempo
Dedicar-se a assuntos pessoais antes de
comear os assuntos profissionais.

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Gesto do Tempo
FAZER O TEMPO RENDER:-

Planejar, elaborando um plano de ao diria
para atacar todas as emergncias e
pendncias alm de desenvolver um plano
de pr-ao.

Concentrar-se, pois a ateno concentrada
permite que o tempo seja racionalizado e
melhor administrado.

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Gesto do Tempo
Fazer pausas : j foi comprovado que o
repouso aumenta a eficcia.

Evitar a desordem / Dicas para a
classificao de papis :
Providncias imediatas
Prioridade menor
Pendncias
Para leitura

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Gesto do Tempo
No ser perfeccionista : esforar-se para
conseguir o timo muito diferente de
empenhar-se para atingir a perfeio a
qualquer preo, no medindo
consequncias.

No ter medo de dizer no, pois o uso
adequado da palavra gera economia de
tempo.

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Gesto do Tempo
No transferir para outro dia o que deve
ser feito hoje, adiando ou delongando as
tarefas. Lembre-se : fazer o mais difcil no
incio do dia uma boa dica.

Aplicar cirurgia radical em sua vida : rever
hbitos, rotinas, atividades pessoais e
profissionais, verificando constantemente
seus objetivos.

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Gesto do Tempo
Delegar : diferente de transferir sem
treinar. Gera economia de tempo e
motivao da equipe, atravs da sua
energizao.

No ser ergomanaco, pois trabalho eficaz
diferente de trabalho em excesso,
desregrado.

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Gesto do Tempo
Importante :
Trabalhar hoje, aqui e agora, pois o
passado irrecupervel e o futuro,
apenas um conceito.
Devemos saber administrar nosso tempo
respeitando todas as nossas esferas,
buscando descobrir porque adiamos
decises e como fazer para controlar essa
tendncia, aproveitando melhor o nosso
precioso tempo.

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Critrios: so princpios que permitem atribuir valores relativos
maiores ou menores a elementos de um conjunto.

Critrios geralmente usados por gestores:
urgncia;
gravidade;
tendncia ao crescimento.

Classificao da prioridade das atividades em grupos:
A precisam ser cumpridas imediatamente;
B podem ser adiadas por breve tempo;
C as quais no necessrio estabelecer um prazo de execuo.

Disciplina

Disciplina: um regime de trabalho caracterizado pelo exerccio
de uma ordem rgida, que a prpria pessoa se impe.

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Tipos de priorizao:

1.Priorizar o que urgente e importante;
2.Priorizar o que d prazer

A delegao como prtica de administrao do tempo

A delegao um grande instrumento para desenvolvimento dos
colaboradores e para reduo de custos;

ela pode ser uma ferramenta de administrao de tempo.

Chefes que no sabem dizer no

Eles se sobrecarregam de atividades porque no consegue rejeit-
las;

Tendem a ser ingnuos e honestos, tornando-se vtimas de
subordinados espertos que delegam para cima;

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Para administrar bem o tempo no trabalho consiste em aprender a
dizer no.

Procrastinao

Procrastinar: deixar de fazer algo, adiando-o para mais tarde,
mediante desculpas pueris ou mesmo sem razo alguma; com isso,
correndo o risco de cumprir inadequadamente ou mesmo no
conseguir dar conta do trabalho adiado.

Os procrastinadores querem fazer o trabalho, creem que sabem
faz-lo, mas despendem tempo demais imaginando-se dedicados a
faz-lo do que concretamente realizando-o.

Aquele que procrastina prioriza coisas menos importantes em vez
de direcionar suas aes para aquilo que seria mais necessrio
realizar. (Rachel Rodrigues Kerbauy)
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Procrastinao: de Jane Burka e Lenora Yuen.

O ciclo da procrastinao

1.Desejo;
2.Postergao;
3.Problema;
4.Impotncia;
5.Autocomiserao;
6.Retomada.



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ATIVIDADES/TAREF
AS IMPORTANTES E
URGENTES
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Urgente


Menos Urgente





Importante
I
Crises
Projetos com prazos determinados
Atividades sob presso externa
Conflito com clientes significativos
Situaes de conflito ou atrito com
familiares ou amigos
Cobrana de resultados decisivos
II

Preveno de problemas, proao
Planejamento
Prospeco de oportunidades
Fortalecimento de relacionamentos e amizades
Busca de novas formas de atuao
Reflexo e avaliao de sua forma de proceder




Menos
Importante
III

Interromper seu trabalho com freqncia
para atender os outros
Atividades de efeito a curto prazo
Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte
Resposta imediata a todas as solicitaes
vindas de terceiros

IV

Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
Reunies e discusses infindveis e sem motivo
Hiperatividade social no trabalho
Arquivo morto
Fofocas com vizinhos
Visitas sociais por obrigao


Matriz do Tempo
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Voc kairos ou chronos?



Usando seu tempo com
prazer
Kairos tem a ver com valores e quantidade
no uso do tempo

Chronos tem a ver com horrios, atrasos,
prazos e durao de eventos e atividades
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Aproveite e curta
seu tempo!
Tempo algo para ser
experimentado, e a essncia do kairos
o que se obtm desse tempo.
J o chronos est preocupado com o
quanto se gastou e o quanto resta
desse mesmo tempo
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Grupos de 5
Qual o maior obstculo?

Soluo
5 Minutos
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Obstculo/Cumplices
Aspectos Estratgicos
Mostrar outra parte envolvida que ela tambm ter
benefcios com sua idia
Explicar antes, s pessoas envolvidas, o porqu de sua
aplicao
Implantar as idias gradualmente
Iniciar pela idia/sugesto cuja implantao dependa
exclusivamente de voc
Ser flexvel, evitando radicalismos
Ter persistncia
Evitar qualquer juzo de valor sobre a utilizao do tempo pelo
outro
Respeitar o tempo do outro
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Aspectos Tticos
O superior
Se for interrompido pelo superior pondere: Fulano, voc pediu para
eu ir at ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X:
devo ou no subir?
Marcar 2 ou 3 contatos em horrios predeterminados com seu
superior toda semana
Manter o superior informado do progresso dos seus esforos
Subordinados
Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam
tambm alternativas de soluo
Habituar os subordinados a ligar previamente para voc
Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam
tratados na seqncia do mais importante para o menos importante

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Secretria
Definir dois momentos dirios para despacho com sua
secretria.Usar estes momentos para definir pessoas,
documentos, que quer ou no receber
Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda
instruo sua
Pedir que a documentao seja entregue empilhada e
arrumada, colocando na parte superior o que for mais
importante
Instruir sua secretria para interromp-lo o mnimo
necessrio, de preferncia atravs de bilhetes
Clientes
Reservar horrios predeterminados para atendimento de
clientes
Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o
momento do incio e trmino de cada entrevista
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Grupos de 6
O que voc faria se ganhasse 60
minutos por dia?

Exemplifique/Quantifique
8 minutos

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Para Encerrar
No desanime ao primeiro fracasso;at porque
ele vai acontecer
Comece pelo que depender de voc
Divulgue o que deu certo;isso realimenta o
processo

Por que nos tenemos nada lo haremos todo
Carlos Dittborn
Do que nada se espera que no sai nada
mesmo
Bro de Itarar