HERRAMIENTAS DE

APOYO A LA GESTION
LOGISTICA
EL PAPEL DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS, SOFTWARE
DE APLICACIONES LOGSTICAS
El desarrollo tecnolgico en los ltimos aos, sobre todo en el campo de la
comunicacin y la informtica, tales como los llamados sistemas expertos
autopistas de informacin, internet, etc. Han creado sin duda alguna un
campo de cultivo en el cual cabe sembrar cualquier fantasa para la mejora
de los sistemas de gestin, de tal manera que podemos decir que hoy en da
prcticamente no existen barreras tecnolgicas que impidan nuevas
aplicaciones; el problema esta mas bien a nivel conceptual en el sentido de
saber cuando, cmo y de qu manera aplicar toda parafernalia
telemtica desarrollada en torno a las diferentes sistemas de informacin y
control existentes.
En cualquier caso, el responsable de la gestin logstica de una empresa
debe estar al corriente de los diferentes desarrollos e innovaciones
tecnolgicas que peridicamente aparecen en el mercado,
fundamentalmente en los siguientes campos:
Software de aplicaciones logsticas
Sistemas de codificacin e identificacin de productos.
Sistemas Telemticos de transmisin de documentos ( EDI).
Sistema de manutencin y almacenaje.
SOFTWARE DE APLICACIONES LOGISTICAS
Un estudio realizado en la dcada de los 90, por el centro Espaol de logstica, se
hizo un inventario de los principales sistemas de informacin existentes en Espaa
relacionados con la gestin logstica. En aquel entonces, en el mencionado inventario
se identificaba solo 59 paquetes informticos comercializados, cada uno de las cuales
estaban orientados a diferentes aplicaciones de una forma mas o menos
desconectada. Esto nos da una idea de la atomizacin de los diferentes sistemas
desarrollados en su da, en los cuales se echaba de menos, sin embargo sistemas
integrales conectados para un tratamiento conjunto de toda la cadena logstica.
Hoy en da, podemos asegurar que esta carencia esta totalmente resuelta, ya que
con la aparicin de software especficos para sistemas de informacin integrados tipo
SAP, debidamente modulados, internet y redes intranet de comunicacin, etc.
Prcticamente tenemos recursos informticos mas que suficientes para su aplicacin
a cualquier rea de gestin empresarial y muy concretamente en el mbito logstico.;
Por lo cual se puede asegurar que aunque la empresa haga sus propios desarrollos
para aspectos especficos de su actividad, sin embargo la mayor parte de su gestin
empresarial se encuentra ya perfectamente informatizada y comercialmente
disponible para su utilizacin.
Lo mas importante es adaptar el paquete informtico a las necesidades especificas
de la empresa, sobre todo poniendo especial atencin a las diferentes formulas
incluidas en el software adquirido. El conjunto de formulas, algoritmos y
procedimientos de calculo que hoy en da estn incorporados en los procesos
informticos, en su mayora no son de nueva invencin, sino por el contrario se han
incorporado procedentes de textos muy antiguos de estudiosos en el tema, que
nunca pudieron llevarlos a la practica en aquel entonces debido a la carencia de
medios apropiados de calculo, por lo cual se transformaban en meras
especulaciones tericas, de universidad. Hoy en da corremos el riesgo de aceptar su
resultado sin saber exactamente cuales son los condicionantes que aconsejan su
utilizacin.



SOFTWARE DE
APLICACIONES
LOGISTICAS
EL CDIGO DE BARRAS
Un cdigo de barras es la representacin de una determinada informacin
alfanumrica mediante un conjunto de lneas paralelas verticales de diferente grosor y
espaciado, capaz de ser reconocido a travs de un lector especifico (ptico, lser,
etc.).
La cantidad de caracteres del cdigo depende del tipo de cdigo utilizado; as en el
cado de:
UPCA: 12 caracteres numricos.
EAN13: 13 caracteres numricos.
EAN8: 8 caracteres numricos.
CODIGO 39: Alfanumrico de longitud variable.
Estos cdigos tienen seales para identificar el principio y el final del cdigo o bien zonas
mudas que le permiten al lector del cdigo saber donde comienza y termina el mismo.
Tambin estn dotados de un digito de validacin para comprobar que el cdigo se ha
ledo correctamente.
La utilizacin de un tipo de cdigo u otro depende fundamentalmente del sector al cual se
aplique, siendo el EAN13 el mas utilizado para el comercio a nivel mundial.
La utilizacin del cdigo de barras se considera unas 10,000 veces mas rpido y 5,000
veces mas eficaz que el sistema manual tradicional.
Su desarrollo se inicio en E.E.U.U. En el ao de 1970, y tenia como objetivo principal la
industria farmacutica, debido a la cantidad tan grande de artculos y sus peculiaridades
de comercializacin; sin embargo hasta el ao de 1973 no se desarrollaron las primeras
normas de standard con los denominados sistemas de UPC (universal product Coding).

EL CODIGO DE BARRAS
En 1977 representantes de la industria y el comercio de doce pases europeos
tomaron la decisin de formar una organizacin denominada EAN (European
Articles Numbering Association), cuyo objetivo fue el de administrar y difundir
el cdigo de barras entre las empresas asociadas as como promover la
utilizacin del sistema EDI.
La incorporacin de pases no europeo, hizo posteriormente que cambiase el
nombre por el de EAN INTERNATIONAL.
En el ao de 1978 se desarrolla el primer sistema de lectura laser del cdigo
de barras, que esta tan generalizado actualmente en el mundo occidental. El
sistema EAN, utilizado en mas de 70 pases, ofrece grandes posibilidades para
maximizar la eficiencia en la gestin de bases de datos relacionados con los
flujos logsticos de productos e informacin.
El cdigo EAN utiliza un lenguaje comn compatible con cualquier sistema
interno de una empresa, de manera que permite identificar de forma nica e
inequvoca cualquier articulo, con independencia de su formato o presentacin
comercial.





ENTRE LOS BENEFICIOS FUNDAMENTALES QUE PODEMOS ATRIBUIR A LA UTILIZACIN DEL
CDIGO DE BARRAS CABEN DESTACAR LOS SIGUIENTES:


Utilizacin de una codificacin comn entre fabricantes, mayoristas y minoristas, lo que
supone un sistema inequvoco de identificacin de productos.
Reduccin drstica de errores en facturacin.
Captura Rpida y eficaz de datos para el tratamiento de la informacin.
Mejora en los sistemas de automatizacin y gestin de los stocks.
Mejora en los sistemas de planificacin y aprovisionamiento.
Captura de datos de venta de forma rpida y segura.
Ahorro de tiempo en tareas de facturacin, cobro y errores de caja.
En ventas al detalle, rapidez en el paso por caja ( mejora del servicio)

El principio bsico del sistema de codificacin se basa en que toda modificacin de un producto
que pueda ser percibida por el consumidor final del mismo o cualquiera de los diferentes
agentes que intervienen en la cadena logstica debe tener un cdigo nico que lo identifique.
El cdigo EAN debe modificarse ante cualquiera de los siguientes acontecimientos:
Cambio a variacin de cualquier atributo de un determinado articulo (color, tamao, modelo,
etc.) y que debe ser aceptado como producto diferente por cada uno de los agentes de la
cadena logstica.
Cambio de peso o dimensiones de los productos.
Cuando se incluye en el producto algn aadido que modifique sus caractersticas
comerciales.








En definitiva se trata de
conseguir una relacin
biunvoca entre producto y
cdigo del articulo, de tal
manera que nunca dos
productos distintos puedan
identificarse con el mismo
cdigo.

SISTEMA EDI
E.D.I. ( Electronic Data Interchange),que permite la transferencia de datos por medios
electrnicos entre empresas, a travs de un formato estndar de comunicacin,
eliminando as la necesidad de crear documentos tales como Pedidos, Albaranes, etc.
El sistema toma cartas de naturaleza en el ao 1977 como consecuencia de la
creacin de la sociedad EAN INTERNATIONAL. Las ventajas del sistema E.D.I. son
mltiples, ya que permite una respuesta inmediata entre los diferentes sistemas de
informacin de las empresas que lo utilizan con la siguiente reduccin de lead-times
y eliminacin de errores.

SUS PRINCIPALES BENEFICIOS SON:
Reduccin del nivel de inventarios de un 30 al 50%.
Reduccin drstica de fletes urgentes ( hasta un 90%).
Reduccin de costes burocrticos y aumento de productividad.
Aumenta la rotacin de capital.
Disminucin del coste de Errores.
Incremento de Ventas.
Se estrecha la relacin entre proveedores y compradores.
Mejora del grado de servicio en general.



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Disponer de un equipo informtico sencillo.

Disponer de un software de conexin con el servicio
AECOM, tambin llamado estacin de usuario que se
encarga de gestionar las comunicaciones y traducir los
documentos permitiendo una utilizacin manual o
automtica.
Hay que distinguir entre EDI y el comercio electrnico ya
que este no es un correo electronico de formato libre sino
que contiene los datos perfectamente estructurados que
pueden ser procesados por los ordenadores de una forma
eficaz e inequvoca. EDI es el lenguaje e Internet el
medio por el cual viaja el mensaje.
LA UTILIZACION DEL FORECAST
En trminos amplios forecast significa todo sistema de previsin de un hecho futuro
que por su naturaleza es incierto y aleatorio, y de una forma muy especifica se habla
de forecast de ventas para referirnos a un sistema de provisin de la demanda
independientemente del mecanismo que hayamos empleado para el calculo de la
misma.
Podemos agrupar los diversos mtodos existentes para la previsin de la demanda o
previsin de ventas en dos grupos principales:

Mtodos
subjetivos
Mtodos
Objetivos

METODOS SUBJETIVOS:
Estn basados en la experiencia del personal y conocimiento del mercado o en todo
caso en un juicio, a priori, sobre el comportamiento de la demanda, estos mtodos
son los mas populares dentro de la empresa, caracterizndose porque sigue un
proceso que va de lo particular o lo general ( pronostica la venta a nivel producto
rea geogrfica la cual despus se ira totalizando nivel familia de producto, para
llegar al final a una cifra global de ventas de la totalidad de la empresa.

Entre los mtodos subjetivos se incluyen tambin diferentes tcnicas como:
Investigacin del comportamiento de compras (va cuestionarios)
Opinin de detallistas.
Opinin de Vendedores.
Tcnicas Delphi.

METODOS OBJETIVOS:
o de Extrapolacin no se basan en lo que se dice sino en lo que se ha hecho, y
como su nombre indica son el resultado de una proyeccin matemticamente corregida
de datos histricos de la venta.

El principal problema que se encuentra en la empresa al utilizar estos mtodos es el
rechazo generalizado por parte de sus ejecutivos de venta a la aceptacin de estas cifras,
basndose normalmente en argumentaciones del tipo de ;
nuestras ventas son suficientemente aleatorias e irregulares como para no poderse
extrapolar
Nunca la maquina puede sustituir nuestra experiencia
Eso es un problema tecnico y complejo que solo lo pueden manipular los expertos ..
Todo esto se trata del temor a lo desconocido.
COMPORTAMIENTO DEL FORECAST:
Se debe tener en cuenta que la probabilidad absoluta de acierto es cero, ya que toda
previsin se basa en un valor que estadsticamente se llama la mediana lo que significa
que tiene un 50% de probabilidad de cumplirse y otro 50% de no cumplirse; No obstante lo
importante de la prediccin no es la cifra mas probable sugerida, sino la banda de confianza
en torno a la cual se pronostican los datos: por ejemplo:

LA BONDAD DE UN SISTEMA DE PREVISION DEPENDERA
BASICAMENTE DE LOS SIGUIENTES FACTORES:
a) Modelo matemtico aplicado.
b) Datos histricos empleados.
c) Horizonte de la previsin.
d) Niveles de agregacin de los datos histricos.
El horizonte de la previsin se refiere al momento futuro sobre el que hacemos el
pronostico as: por ejemplo:
cuando decimos previsin de ventas anual o mensual, en el primer caso el horizonte
ser de 12 meses, mientras que en el segundo ser de un mes. A este respecto hay que
tener en cuenta la siguiente regla:
la banda de confianza de una previsin aumenta en la medida en que el horizonte
del forecast es mayor. O sea que siempre es mas fcil prever acontecimientos de un
futuro inmediato que acontecimientos a medio/largo plazo. Este fenmeno grficamente
se podra expresar de la siguiente forma:



QU ES LO QUE PEDIMOS A UN FORECAST?
Que nos de una prediccin dentro de un margen de confianza ( por ejemplo un 95%
de probabilidad de cumplimiento), para un determinado horizonte de planning
basndose en unos datos histricos de la demanda con un cierto nivel de
agregacin.
Para comprobar la efectividad del forecast, efectuaremos lo que tcnicamente se
conoce con el nombre de back- forecasting, que no es otra cosa que proyectar
los datos histricos sobre el ultimo ao conocido, lo cual nos permite comprobar el
grado de cumplimiento del mismo aplicando la siguiente formula:
%
Error= ((Previsin Realidad)/Previsin) X 100
COMO MONITORIZAR EL FORECAST?
El proceso de monitorizar se puede realizar tanto de forma grafica automtica
como veremos a continuacin. En principio diremos que un forecast esta bajo
control cuando las diferentes predicciones se sitan sistemticamente y en forma
aleatoria por encima y por debajo de la realidad; por el contrario diremos que el
forecast esta sesgado , cuando las referidas predicciones se sitan
sistemticamente por encima de la realidad (sesgo positivo) o por debajo (sesgo
negativo). Este fenmeno se puede ver en el grafico siguiente:

ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN
Uno de los principios fundamentales de la logstica integral se basa en
establecer un sistema de planificacin top-down, o sea desde lo general a
lo particular, y si adems consideramos los diferentes objetivos a cubrir con
el forecast, y el grado de fiabilidad necesario para cubrir dichos objetivos,
podramos establecer un criterio marco basado en las siguientes estrategias:
1. Centrar los esfuerzos en conseguir un forecast lo mas fiable posible.
2. Bajar un escaln a nivel de divisin industrial de tal manera que la suma de
los forecast de las referidas divisiones industriales debe de ser consistente
con el forecast del primer nivel de agregacin. ( coincide en un margen de
tolerancia aceptable con el forecast de nivel superior)

As sucesivamente iremos descendiendo en niveles de agregacin de una forma
estatificada y controlada hasta llegar al nivel de familia de productos.
Esta filosofa de aplicacin se esquematiza en el siguiente grafico:







Cada uno de estos pronsticos a diferentes niveles de agregacin tiene una aplicacin
especifica en la planificacin estratgica de la empresa.
INDICADORES DE LA GESTIN LOGSTICA
El proceso logstico comienza con la fijacin de objetivos para la totalidad de
la actividad empresarial, seguida por los correspondientes targets en
trminos logsticos. Los referidos targets o planes de accin se establecen
para conseguir una serie de mejoras en aspectos concretos, tales como:
Grado de servicio al cliente.
Flexibilidad industrial.
Reduccin de lead-times.
Fiabilidad de suministros.
Fiabilidad del plan de ventas.
Nivelacin y reduccin de stocks.
Rapidez de suministros a los clientes, etc.
Estos indicadores de gestin, consagrados en la terminologa anglosajona con el
nombre de performance indicators (P.I.) constituyen uno de los instrumentos mas
potentes para la consecucin de los referidos objetivos logsticos.


CONSIDERACIONES PREVIAS
A la hora de concebir un indicador logstico de gestin hemos de tener en cuenta los
siguientes aspectos:
a) Definicin inequvoca y aceptabilidad:
Todo indicador debe estar perfectamente definido a su contenido y formula de calculo,
debiendo relacionarse con un objetivo concreto, perfectamente cuantificable.
b) Modo de expresin: Los indicadores de gestin deben expresarse en forma de
ratios o porcentajes, ya que estas cifras son mas estables que las absolutas,
fciles de interpretar y sobre todo nos permiten analizar la evolucin de las
magnitudes, as como la comparacin con otros indicadores similares de otros
sectores o departamentos.
c) Nivel de Agregacin: Convienen que los indicadores de gestin se instrumenten
en un determinado nivel de agregacin definido, como por ejemplo:
Familia de productos, sector de mercado, etc.
d). Simplicidad Operativa: Los datos deben ser sencillos de calcular e interpretar
empleando en lo posible instrumentos informticos que acten sobre bases de datos
fiables actualizadas.
e). Factibilidad: Los objetivos previstos deben ser realistas y realizables tomando
siempre como base la situacin actual que deber ser medida y comentada con los
responsables correspondientes antes de fijar cualquier objetivo futuro.
f). Presentacin: Es conveniente recordar que la presentacin deber siempre ser de
forma grafica. Comparando la evolucin con la relacin al target propuesto. Recordar
que el xito de un plan de indicadores de gestin no es proporcional al numero de
indicadores que se imponga, sino mas bien todo lo contrario siendo recomendable al
principio con unos pocos bien seleccionados.

REPRESENTACIN GRAFICA DE INDICADORES DE GESTIN
PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIN
LOGSTICA
1. Grado de servicio (G.S.)
2. Lead time de pedidos pendientes (L.P.P)
3. Tiempo de ciclo de suministros (T.C.S.)
4. Indicador de Nivel de stocks (I.N.S.)
5. Fiabilidad de entregas
6. Fiabilidad del planing de ventas.


El anlisis ABC, conocido tambin como la regla 80/20 o principio de Pareto,
constituye una de las tcnicas universalmente mas aplicada para seleccionar
aquellos tems mas importantes dentro de un colectivo determinado.
Su aplicacin sobre todo en el campo de la gestin de stock es evidente ya que
no va a permitir seleccionar aquellos artculos que representan mas inters para
la referida gestin.


ANLISIS ABC
CONSIDERACIONES PREVIAS

3 NIVELES DE IMPORTANCIA
Nivel A: Artculos muy importantes.
Nivel B: -Artculos moderadamente importantes.
Nivel C: Artculos poco importantes.
De tal manera que el esfuerzo y el coste de la gestin sea proporcional a la
importancia del producto.
QUE FACTORES AFECTAN A LA IMPORTANCIA DE UN PRODUCTO, DESDE EL
PUTO DE VISTA DE LA GESTION DE STOCK?
A. Venta anual en unidades monetarias.
B. Coste unitario del producto.
C. Escasez del material o dificultad de adquisicin.
D. Disponibilidad de recursos para fabricarlos.
E. Periodo de Aprovisionamiento y fiabilidad de suministros.
F. Condicionantes de almacenaje.
G. Riesgo de robo, obsolencia y caducidad del producto.
H. Costes de Stock-out.
I. Grado de servicio requerido.