Controlling

Gestin de Datos Maestros

CO-010
El mundo no es de la
gente que sabe, sino de la
gente que aprende
Carol Dweck
La Actitud del xito
Agenda
Objetivo
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Descripcin del Mdulo
Datos Maestros
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
Agenda
Objetivo
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Descripcin del Mdulo
Datos Maestros
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
El objetivo de este taller es proporcionar
informacin y herramientas que le permitan
al participante unificar criterios, desarrollar
habilidades y destrezas en materia de datos
maestros del mdulo de Controlling, sus
diferentes agrupaciones y la integracin de
los mismos en los campos que los
componen y la utilidad de los datos
maestros en las funcionalidades del
mdulo.


Objetivo
Agenda
Objetivo
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Descripcin del Mdulo
Datos Maestros
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
Mdulos SAP (Implementacin)




ERP
Controlling



Finanzas



Ventas y Distribucin



Materiales



Recursos Humanos

Produccin



Calidad



Mantenimiento



Proyectos


Tesorera



Workflow


Soluciones Industriales
-Finanzas y Servicios Pblicos: Banca, Seguros, Salud,
Educacin e Investigacin, Defensa y Seguridad, Public
Sector
- Manufactura: Oil & Gas, Automovilstica, etc.
- Servicios: Retail, Telecomunicaciones, Transporte y
Logstica, Utilities, Servicios Profesionales, etc.

Integracin Gestin Financiera y Controlling




La Contabilidad General se divide en
dos (2) reas principales:
Contabilidad Externa (FI):
Se rige por normas jurdicas y
estrictos principios contables, al igual
que sus destinatarios (personas e
instituciones externas a la empresa).
Contabilidad Interna (CO):
Se organiza libremente y se orienta a
destinatarios, costos y responsables
de resultados pertenecientes a la
empresa.



Naturaleza de las cuentas




DEBE (+)
(Deudor)
HABER (-)
(Acreedor)
ACTIVO PASIVO
EGRESOS
(COSTOS Y GASTOS)
CAPITAL
INGRESOS
Finanzas y Controlling
FI (Finanzas) CO (Controlling)
ACTIVO
X
PASIVO
X
CAPITAL
X
INGRESOS INGRESOS
EGRESOS
(COSTOS Y GASTOS)
EGRESOS
(COSTOS Y GASTOS)
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Cualquier dato relativo a costes
pasa automticamente de
Gestin Financiera (FI) a
Contabilidad Interna (CO). Los
costes e ingresos estn
asignados a diferentes objetos de
imputacin CO como centros de
coste, rdenes internas CO,
entre otros. Estas cuentas de
Gestin Financiera se
administran en Contabilidad
interna como clases de coste o
de ingreso primaria.


Integracin Gestin Financiera y Controlling
Junta Directiva
Gerencia General
Gerentes
Analistas
Asesores Externos
Contabilidad Interna
(CO)
Contabilidad
Externa (FI)
Autoridades
Fiscales
Accionista
Seguros
Instituciones
Gubernamentales
Bancos
Alianzas
Socios
Clientes
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Contabilidad
Interna (CO)
Informe centros de costos
Informe de costos por Gcia.
Informe por clases de costos
Informe por operacin
Informe del comprometido
Informe centros de beneficios
Balance General Ganancias y Prdidas
Flujo de Caja
Capital de Trabajo
Contabilidad
Externa (FI)
Reportes
Agenda
Objetivo
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Descripcin del Mdulo
Datos Maestros
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
El mdulo de Controlling o Control Empresarial provee informacin para la
toma de decisiones por parte de la Gerencia. Facilita la coordinacin,
supervisin y optimizacin de todos los procesos de una empresa.

Entre sus caractersticas:


Descripcin del Mdulo
Proporciona la informacin interna necesaria a los responsables de gestin y control
de operaciones de la empresa.
Registrar las contabilizaciones reales y plan.
Permite planificar, siendo sta una funcin clave de Controlling, comparando data
real con la planificada, cualquier desviacin puede ser determinada. De esta manera
analizar los procesos de negocio para realizar los ajustes necesarios.
Proporciona todas las funcionalidades de Controlling y no est restringido por
requisitos legales.
Mdulos y Sub-Mdulos de Controlling
SAP-CO
Sub-Mdulos de Controlling
Sub-Mdulos
a implantar
Modelo de informacin CO
Estructura de
Centros de Costos
CO-CCA
Modelo de Costeo por
Actividades
CO-ABC
Estructura de P&L por
Dimensiones de Anlisis
CO-PA
Estructura de Centros
de Beneficios
EC-PCA
La estructura de centros de costos
representa el corazn del Modelo de
Costos. A travs de CO-CCA se
ejecuta la departamentalizacin de los
gastos por centros de responsabilidad
Funcionalidades orientadas a
apoyar el establecimiento de un
modelo de costeo basado en el
enfoque ABC, a partir de la
estructura CCA
Los centros de beneficios en
PCA agrupan centros de costos
de CCA y permiten Medir
Rentabilidad (P&L) a partir de
estructuras internas de la
organizacin
Anlisis de Rentabilidad PA permite
Medir Rentabilidad (P&L) a partir de
estructuras como (Productos,
Servicios, Clientes, Actividades, otros)
Sociedad CO
Representan unidades cerradas
que sirven para calcular los
costes. Es la unidad organizativa
dentro de una empresa en la que
se puede realizar supervisin
completa y cerrada de los costes.
Puede contener varias sociedades
que, a su vez, pueden incluir
varias monedas. Las sociedades
asignadas a una sociedad CO
deben utilizar el mismo plan de
cuentas operativo y variante del
ejercicio.
Ejemplo: 1000 tx: OKKS



Agenda
Objetivo
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Descripcin del Mdulo
Datos Maestros
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
Datos Maestros
Clase de coste
Centro de coste
Valores estadsticos
Centro de beneficio
Clases de Coste (ClCo)
Representan los tipos de
erogaciones asociados al
uso de recursos especficos
que pueden realizarse
dentro de un determinado
objeto de costo. Las clases
de coste identifican el
origen de los costes e
ingresos. Se definen dos (2)
tipos de clases de coste:

Primarias
Secundarias
Clases de Coste Primarias
Las clases de coste primarios
solamente se crean cuando existe la
cuenta contable respectiva en el Plan
de Cuentas (PUCV). Es necesario
disponer de un objeto de contabilidad
interna (como un centro de coste,
orden interna CO). Las cuentas
contables (FI) y las clases de coste e
ingresos primarias (CO) son espejos.

Ejemplos:

Cdigo Descripcin
5105030100 SALARIOS
5105060100 SUELDOS
5195450100 TAXIS Y BUSES
Clases de Coste Primarias
Cuenta
Clase de Coste
Primaria
ESPEJO
5105030100
Salarios
5105030100
Salarios
OBJETO DE COSTOS
(Centro de coste)
Clases de Coste Secundarias
Las clases de coste secundarias, se
utilizan slo en Contabilidad Interna
para identificar flujos de costes internos,
tales como: subrepartos, facturacin de
actividades, liquidaciones, entre otros.
No disponen de cuentas de mayor
correspondientes en Gestin Financiera
(Plan de Cuentas Operativo) y se
definen solamente en Controlling.

Ejemplos:
Cdigo Descripcin
9000000001 OPERARIOS
9000000002 CONTROL DE CALIDAD
9000000003 MANTENIMIENTO
Objetos de coste
Definicin
Es una entidad en la cual se tiene una
medicin de costos por separado.
Permite registrar, almacenar y controlar
costos directos e indirectos.

Tipos
En SAP los tipos de objetos de costos
son :
o Centros de Coste
o rdenes Internas
o Elementos PEP
o Grafos
o Objeto PA (segmentos)
o Colector de Coste



Objetos de coste
E
g
r
e
s
o
s


















(
C
o
s
t
o
s

y

G
a
s
t
o
s
)
Centros
de coste
(CO-CCA)
rdenes
internas
(CO-OPA)
I
n
g
r
e
s
o
s

y

E
g
r
e
s
o
s

(
C
o
s
t
o
s

y

G
a
s
t
o
s
)
Centros
de
Beneficio
(EC-PCA)
Es una entidad en la cual se tiene una medicin de costos por
separado. Permite registrar, almacenar y controlar costos directos e
indirectos.
Centro de Coste (CeCo)
Es la ubicacin donde se
producen los costes. Se puede
establecer segn los requisitos
funcionales, los criterios de
imputacin, las actividades o
servicios proporcionados, la
ubicacin geogrfica y/o reas
de responsabilidad.

Ejemplos:

Cdigo Descripcin
1121102 Salsa Ajo Macarena
1130001 Almacn Central
1200001 Gcia. Admn. y Finanzas
Caractersticas Centro de Costos
o Estn bajo la custodia de
un responsable

o Permite la planificacin y
control de costos de
manera directa

o Tienen carcter
permanente

o Facilita la toma de
decisiones
Tipos de Centros de Costos
9: Mercadeo
E: Desarrollo
F: Fabricacin
G: Logstica
H: CeCo auxiliar
L: Direccin
M: Material
S: Social
V: Comercial
W: Administracin
I: Sistema
Valores Estadsticos (SKF)
Son cifras relacionadas con
centros de coste, centros de
beneficios, rdenes CO.

Los valores estadsticos pueden
utilizarse como base para
operaciones peridicas como
distribucin, subreparto y
anlisis de ratios.

Ejemplos:
Cdigo Descripcin
UNIPRO Unidades Producidas
OPERHH Operarios Horas Hombre
Centro de Beneficio (CeBe)
Cuentas de Gestin Financiera utilizadas en
Controlling (Clases de Coste primarios e
ingresos).

Clases de Coste utilizados solo en Controlling
(ClCos Secundarias).


Ejemplos:

La Contabilidad de centro de
beneficios permite estructurar sus
centros de beneficio segn el
producto (lneas de producto,
sectores), los factores geogrficos
(regiones, oficinas o centros de
produccin) o la funcin
(produccin, ventas) y se basa en
el Plan de Cuentas asignado a la
Sociedad CO relevante. Algunas
de estas cuentas son:
Cdigo Descripcin
1121103 Salsa Inglesa Macarena
1121104 Salsa Soya Macarena
Grupos de Datos Maestros
Grupos de Clases de coste
Jerarqua Estndar CeCos
Grupos de Centros de coste
Grupos de Valores estadsticos
Jerarqua Estndar CeBes
Grupos de Centro de beneficio
Grupos de Cuentas
Jerarqua Estndar de Centros de Costes
Concepto: Se trata de la estructura
de rbol que representa todos los
centros de coste correspondientes a
una sociedad CO desde el punto de
vista del Controlling.
Utilizacin: Una jerarqua de centros
de coste comprende todos los
centros de coste de un perodo
concreto y, por lo tanto, representa a
toda la empresa.
Jerarqua Estndar de Centros de Costes
o Para poder crear centros de coste, primero debe definir una jerarqua estndar.

o La jerarqua estndar es una estructura a la que todos los centros de coste de una
Sociedad CO deben estar asignados.

o Es un tipo especial de grupos de centros de coste

o Cada nivel o nodo es un grupo de centros de coste

o Es recomendable que se defina una estructura que refleje las reas internas de
responsabilidad, control y toma de decisiones. Estas reas usualmente son las
mismas que las funciones organizacionales internas representadas en el organigrama
de la empresa.


Caractersticas
Jerarquas y Grupos de Centros de Coste
Las jerarquas (grupos de centros de coste) pueden ser:

o Estndar

o Alternas o grupos de centros de coste

La jerarqua estndar:

o Responde a la organizacin real de trabajo

o Asegura todos los costos de la organizacin

Las jerarquas alternas:

o Responden a otras visiones del negocio

o Oficiales para entes externos

Jerarqua Estndar de Centros de Beneficios
La jerarqua estndar es
una estructura de rbol
que contiene todos los
centros de beneficio de
una sociedad CO y refleja
la estructura organizativa
utilizada en la Contabilidad
de centros de beneficio.




Agenda
Objetivo
Integracin Gestin Financiera y Controlling
Descripcin del Mdulo
Datos Maestros
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
Subprocesos y Actividades
Crear
Datos Maestros y
Grupos de Datos
Maestros
Visualizar
Datos Maestros y Grupos
de Datos Maestros
Modificar
Datos Maestros y Grupos de
Datos Maestros
Solicitar
Datos Maestros y
Grupos de Datos
Maestros
Generar Reporte de
Datos Maestros y
Grupo de Datos
Maestros
Gestin de
Datos
Maestros y
Grupos
Agenda
Objetivo
Descripcin del Mdulo
Terminologa Clave
Subprocesos y Actividades
Transacciones
Preguntas y Respuestas
Preguntas y Respuestas
La duda es uno de los
nombres de la inteligencia
Jorge Lus Borges