Pe Ua GDC 03

GEST I ON DE CONT RAT OS
PLAN ESPECIAL
v 19
GESTION
DE
CONTRATOS
OCTUBRE 2012
3
PLAN ESPECIAL
v 19
PLAN ESPECIAL
v 19
MODULOS

1. CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACION
2. CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS
3. CONTROLES DE EJECUCION
4. ADMINISTRACION DE LOS CONTRATOS
5. CLAIMS
6. MARCO LEGAL
GESTION DE CONTRATOS
GESTI ON DE CONTRATOS
2
PLAN ESPECIAL
v 19

1 Tipos de Contratos
2 Etapas de la Generacin (Licitacin, Ejecucin, Recepcin Pagos)
3 Proveedores y Mercados
4 Estrategias
5 Adjudicacin
6 Riesgos y Vulnerabilidades del Proceso
7 Especificaciones
8 Evaluaciones
9 Influencias
10 Condiciones de Satisfaccin
11 Trmino del Contrato
12 Post Evaluacin
Modulo 2: CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS
3
PLAN ESPECIAL
v 19

ETAPAS DE LA GENERACION DE UN CONTRATO
1. Consideraciones Iniciales
Identificacin de la Necesidad
Definicin del equipo
Estudio de mercado
2. Proceso previo a la
Licitacin
Estrategia de licitacin
Anlisis de riesgos
Aseguramiento de Calidad
Preparacin de Bases de licitacin
3. Licitacin y firma del
Contrato
Licitacin
Negociacin y firma del Contrato
Planificacin del contrato
Aseguramiento de calidad
4. Monitoreo del Contrato
Actividades de evaluacin
Requisitos de informacin
Estudio de mercado
Renovacin de contratos
4
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
5
PLAN ESPECIAL
v 19

Fase inicial del ciclo de vida del contrato
Necesidad, Problema u oportunidad
Beneficio
Mejora o ventaja de la condicin
existente
Solicitud de pedido
De la Solicitud de Pedido
Lo que se requiere para
Permite comprender lo que el cliente espera
Preparar una propuesta minuciosa
Que satisfar los requisitos
A un precio realista
6
PLAN ESPECIAL
v 19

Pautas de una SDP formal
o Proporcionar una descripcin del trabajo.
o Incluir los requisitos del cliente, que definan
las especificaciones y los atributos.
o Especificar las entregas que el mandante
espera que le proporcione el contratista.
o Relacionar cualesquiera artculos
suministrados por el mandante.
o Expresar las aprobaciones que requiere el
mandante.
o Mencionar el tipo de contrato que piensa usar
el mandante.
o Expresar las condiciones de pago
o Expresar el programa para el proyecto.
o Proporcionar instrucciones para el formato y el
contenido de las propuestas del contratista.
o Sealar la fecha para la cual se esperan las
propuestas.
o Criterios de evaluacin.
o Experiencia del contratista
o Enfoque tcnico propuesto
o Programa
o Costos
7
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
8
PLAN ESPECIAL
v 19
9
Equipo de trabajo Se requiere de especialidades diversas
Formar equipos multidisciplinarios
Involucrar a los que tengan relevancia en el
proceso
Evaluar conocimientos requeridos
Disponibles
Buscarlos externamente
Benchmark
Contratacin de asesores especialistas
En funcin
del monto involucrado
de la complejidad del proceso
de la disponibilidad de competencias al
interior de la organizacin
Comprador a cargo del proceso
Usuarios relevantes
Asesor presupuestario
Asesor jurdico
Especialista tcnico
Especialista en economa industrial y
competencia
Especialista en gestin de operaciones
Asesor de calidad
Asesor en gestin de riesgos

Posibles
miembros
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
10
PLAN ESPECIAL
v 19
Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
11
PLAN ESPECIAL
v 19
Una herramienta esencial para disear licitaciones
efectivas y eficientes

Tipos de contactos
Permanente
Conocer innovaciones y tendencias del mercado
Estudios pre-licitatorios
Analizar estrategias de licitacin
Durante proceso de licitacin
Contactos formales y pblicos (segn bases)
Durante la ejecucin de un contrato
Mejoramiento continuo

12 GESTION DE CONTRATOS
El contacto con los proveedores
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivo
Convertirse en compradores informados
Ayudar a definir la estrategia de licitacin y los temas que
debern ser abordados

Beneficios
Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o servicio
Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el mercado
Entrega antecedentes para evaluar el monto del contrato.
Ayuda a especificar mejor las necesidades
Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y de las
tendencias del mercado
Ayuda a determinar la estrategia de licitacin
Genera inters en los proveedores por participar de la licitacin

Peligros

El contacto con los proveedores - Fundamentos
PLAN ESPECIAL
v 19
Visin del mercado
Estructura organizacional del mercado
Nacional / Regional / Internacional
Oferta / Demanda
Unidades fsicas / monetarias
Precios
Condiciones actuales del mercado

Anlisis de la logstica
Tecnologas de produccin alternativas
Anlisis de costo-efectividad
Estructura de costos
Desagregacin de la cadena de servicios
Barreras de entrada / salida

14
El contacto con los proveedores - Contenidos
PLAN ESPECIAL
v 19
Fuentes alternativas de suministro
Anlisis de factibilidad

Perspectiva de los usuarios

Perspectiva de los proveedores
15
El contacto con los proveedores - Contenidos
PLAN ESPECIAL
v 19
Antes de la licitacin
Antes de comenzar, el estudio de mercado sirve para
detectar las alternativas de solucin disponibles
Durante la preparacin, sirve para revisar y mejorar la
especificacin del trabajo

Despus de la adjudicacin
Asegura que los acuerdos alcanzados siguen siendo
efectivos en trminos de precio, oportunidad y calidad
tcnica
16
Estudio de Mercado - Cuando
PLAN ESPECIAL
v 19
Determine qu informacin necesita y las
preguntas que debe hacer para averiguarla

Identifique las fuentes de informacin disponibles
(Internet, asociaciones gremiales, publicaciones
especializadas, ferias, etc.)

Genere otras fuentes de informacin a partir de
brainstorming (puede necesitar ms de una
sesin)

Priorice las fuentes de informacin, dejando las
ms relevantes y analizando en qu medida
satisfacen sus requerimientos.
17
Estudio de Mercado Elementos a considerar
PLAN ESPECIAL
v 19

Prepare el cuestionario a realizar. Analice en qu
medida contribuye a los objetivos del estudio.

Use el cuestionario como referencia para conducir la
entrevista. Complete un checklist para verificar la
informacin.

Registre las preguntas de los proveedores
contactados.
18
Estudio de Mercado Elementos a considerar
PLAN ESPECIAL
v 19
Revise estudios previos. Considere informacin
de otras instituciones.

Involucre a todos los actores relevantes en el
proceso de adquisicin.

Contacte a los especialistas en la materia, tanto
en el gobierno como en la industria. Analice
estrategias y mejores prcticas.
19
Estudio de Mercado Recomendaciones
PLAN ESPECIAL
v 19
Busque directorios de industria (pginas
amarillas, Internet, asociaciones gremiales,
directorios comerciales)

Publique RFI

Revise catlogos y publicaciones de los
proveedores.

Sostenga entrevistas.

Mantngase al da en sus reas de
especializacin, suscribindose a revistas,
asistiendo a seminarios, etc.

20
Estudio de Mercado Recomendaciones
PLAN ESPECIAL
v 19
continuar . . .
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
22
PLAN ESPECIAL
v 19
Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
23
PLAN ESPECIAL
v 19
Estrategia de Licitacin
PLAN ESPECIAL
v 19
Definicin del producto
Segmentacin / Agregacin
Integracin / desintegracin de la cadena
Mtodos de negociacin
Manejo poltico institucional de la licitacin
Planes de contingencia
Precio razonable
Modelo de operacin del contrato
Procedimientos administrativos
Procesos logsticos
Poltica de garantas y multas
Aspectos financieros
Forma de pago
Modelo de reajuste
Cambios de regulacin

Algunas definiciones en la
estrategia de una licitacin
PLAN ESPECIAL
v 19
Generar ms competencia
Existen otros proveedores que puedan integrarse a la
licitacin? (nacionales/internacionales)
Qu ha impedido que participen de licitaciones anteriores?
Existe la factibilidad de desarrollar nuevos
productores/oferentes

Incrementar el poder de negociacin
Agregar demanda
Desagregar la cadena de servicios
Usar mtodos de negociacin ms agresivos
Delimitar cuidadosamente las reglas del juego
Estrategia: cmo enfrentar
monopolios y oligopolios
PLAN ESPECIAL
v 19
Por agregacin de productos servicios
Total global
Total por producto
Parcial por producto / zona

Por modalidad de evaluacin
Precio (unitario / total)
Puntaje (polinomio de evaluacin: precio, calidad, etc.)
Licitacin combinatorial
Ej. el menor precio posible en una lista de 200 productos,
adjudicados a no ms de 3 proveedores.
Licitacin por zonas con adjudicacin parcial y restricciones
interzona
Formas de evaluacin y
adjudicacin
PLAN ESPECIAL
v 19
Modelo de costeo
Costos directos
Costos asociados directamente a la prestacin de los servicios
contratados
Gastos generales y de administracin
Costos indirectos asociados a la administracin del contrato
Incluye la supervisin del contrato y los servicios
administrativos
Utilidad

Beneficios
Entrega mejor informacin para negociar eventuales
extensiones del contrato
Permite hacer exigibles los recursos destinados a la
administracin
Presentacin de ofertas Econmicas
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
29
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
30
PLAN ESPECIAL
v 19
Anlisis de riesgos
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivos
Definir en qu forma sern abordados los riesgos en el
proceso de licitacin y en la ejecucin del contrato

Mtodo
Identificar fuentes de riesgo
Evaluar sus posibles impactos/consecuencias
Definir medidas de mitigacin
Analizar responsabilidades
Mandante
Proveedor
Establecer los requerimientos al proveedor
Anlisis de riesgos
PLAN ESPECIAL
v 19
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivo
Evaluar en qu medida se estn satisfaciendo las
condiciones de la especificacin del trabajo

Plan de evaluacin de performance
Define la forma en que el personal de la institucin
evaluar y valorar la performance del proveedor o
contratista.
Es un documento dinmico, que debe ser revisado o
modificado cuando las condiciones lo ameriten.
Est basado en la premisa que el proveedor o contratista
es responsable por el control de calidad de los servicios
entregados.
La ejecucin de este plan nunca debe ser entregada al
contratista.

Evaluacin de performance:
Fundamentos (1/2)
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivo
Evaluar en qu medida se estn satisfaciendo las
condiciones de la especificacin del trabajo

Plan de control de calidad
Est orientado a controlar en forma permanente que los
servicios se estn entregando en forma adecuada.
Debe ser de responsabilidad del proveedor.

Fundamentos (2/2)
PLAN ESPECIAL
v 19
Muestreo aleatorio
Muestreo peridico
Anlisis de tendencias
Retroalimentacin de los clientes
Auditoras de calidad
Mtodos
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivos
Roles y responsabilidades
Procedimientos
Mtodos de evaluacin
Medidas correctivas
Certificacin de los servicios
Especificacin de los reportes de
discrepancias
Procedimientos de reclamos de clientes y plan
de entrenamiento

Contenidos del plan
PLAN ESPECIAL
v 19
Preparacin de las bases
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivo
Incorporar en las bases de licitacin las condiciones
relevantes del contrato a firmar

Beneficios
Permite administrar la parte central de la negociacin en
condiciones de competencia
Permite darse cuenta en qu medida los proveedores
pueden satisfacer las condiciones contractuales
relevantes para la empresa
Permite conocer en forma anticipada los elementos que
debern ser abordados en la negociacin del contrato
definitivo
Anlisis contractual:
Fundamentos
PLAN ESPECIAL
v 19
Regulaciones o restricciones legales

Niveles de servicio exigidos
Condiciones de prestacin del servicio
Mecanismos de evaluacin

Mecanismos de actualizacin de precios y/o
revisin de las condiciones contractuales
Elementos a considerar
PLAN ESPECIAL
v 19
Mecanismos de evaluacin del cumplimiento

Multas y mecanismos de aplicacin

Incentivos

Condiciones de trmino del contrato

Garantas y seguros

En general, cualquier elemento que pueda incidir
en los costos o en el nivel de riesgo que va a
asumir el proponentes
Elementos a considerar
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivos
Producir un documento de sntesis, que exprese
claramente todas las condiciones relevantes que debern
ser satisfechas por el proveedor

Recomendaciones
Trabajar en equipos multidisciplinarios
Evitar trminos de referencia muy restrictivos
Privilegiar opciones que dejen espacios de libertad al
proveedor
Definir claramente el programa de actividades de la
licitacin
Manejar equipos revisores independientes de los
redactores
Redaccin de las bases
PLAN ESPECIAL
v 19
Objetivos
Asegurar que las bases de licitacin expresen
adecuadamente las condiciones de satisfaccin del
servicio, se adecuen a las regulaciones y normativas
vigentes, y hayan seguido los trmites de formalizacin
correspondientes

Recomendaciones
Someter a procesos de revisin exhaustivo los trminos de
referencia
Considerar una consulta pblica de las bases a los
proveedores (RFI) en las licitaciones de mayor
complejidad
Utilizar Checklist para revisar que todos los elementos
relevantes en la preparacin de la licitacin han sido
cubiertos
Realizar procedimientos internos de formalizacin de las
bases
Revisin y redaccin
PLAN ESPECIAL
v 19

Estudio de mercado
Licitacin
Anlisis de riesgos
Contrato
Licitacin
Estudio de mercado
44
PLAN ESPECIAL
v 19
continuar . . .
PLAN ESPECIAL
v 19
del griego monos 'uno' y polein 'vender
es una situacin de privilegio legal o fallo de mercado
existe un productor (monopolista) oferente que posee un
gran poder de mercado
el nico en una industria dada que posee un
producto, bien, recurso o servicio determinado y
diferenciado.
no existan productos sustitutos
no existe ningn otro bien que pueda reemplazar el
producto determinado
es la nica alternativa que tiene el consumidor para
comprar
MONOPOLIO
En un mercado competitivo, los
consumidores y los productores son
precio-aceptantes, ya que
el precio viene fijado nicamente por
la oferta y la demanda. En cambio, en
un monopolio, el oferente monopolista
puede fijar el precio utilizando
su poder de mercado.
PLAN ESPECIAL
v 19
PODER DE MERCADO DEL MONOPOLISTA
Se denomina poder de
mercado a la capacidad
de un vendedor o de un
comprador de influir en
el precio de un bien
En el caso de que el
poder de mercado
recaiga sobre un nico
comprador, se trata de
una estructura de
monopsonio
Cuando recae sobre un
nico vendedor, se habla
de una estructura de
monopolio.
GESTION DE CONTRATOS 47
El monopolio natural suele ser caracterstico de las industrias
que requieren de una gran inversin para entrar en el mercado,
donde los altos costos fijos existentes funcionan como barreras
de entrada.
PLAN ESPECIAL
v 19
del griego oligo=pocos, polio=vendedor
es un mercado dominado por un pequeo nmero de
vendedores o prestadores de servicio
cada oligoplico est al tanto de las acciones de los otros
las decisiones de una empresa afectan o causan
influencias en las decisiones de las otras
por medio de su posicin ejercen un poder de
mercado provocando que los precios sean ms altos y
la produccin sea inferior
Estas empresas mantienen dicho poder colaborando entre
ellas evitando as la competencia.
OLIGOPOLIO
El oligopolio supone la existencia de varias empresas que ofrecen un mismo producto,
pero de tal forma que ninguna de ellas puede imponerse totalmente en el mercado. Hay
por ello una constante lucha entre las mismas para poder llevarse la mayor parte de la
cuota del mercado en la que las empresas toman decisiones estratgicas
continuamente, teniendo en cuenta las fortalezas y debilidades de la estructura
empresarial de cada una. Lo trascendente por tanto, en el oligopolio, es la existencia de
importantes interacciones entre los productores y no en el nmero de empresas
existentes en el mercado.

Pe Ua GDC 03

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Pe Ua GDC 03

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

GEST I ON DE CONT RAT OS

Das könnte Ihnen auch gefallen