ZAVALA RESENDIZ ERICK TLASECA VEGA RAFAEL ANTONIO ALQUISIRA ARTEAGA JOAQUIN PABLO JESUS FERNANDEZ FIGUEROA GUTIERREZ LORENA. SIGUENZA BELTRAN MARTHA IRIS
PROFESOR: DR. CORONEL TRUJILLO JOSE LUIS
NDICE: 1. Qu es un sistema ERP 2. Descripcin de los mdulos ERP 3.Definicin del sistema SAP R/3
4.Mdulos del sistema SAP R/3
5.-Demostracin del funcionamiento del sistema SAP R/3 1.-DEFINICION DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU Los sistemas de gestin ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las reas funcionales de una empresa: finanzas, produccin, compras, ventas, recursos humanos, etc.
REGRESAR A MENU 2 SISTEMAS ERP La presentacin de estos sistemas en los mercados, se sola utilizar un solo software independiente por cada departamento. Dando lugar a mltiples problemas derivados de la dispersin de datos y formatos, que dificultaban la integracin de la informacin.
Podemos definir al ERP como un sistema integrado de software de gestin empresarial, compuesto por un conjunto de mdulos funcionales ( logstica, finanzas, recursos humanos, etc.)
Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestin en uno solo, basndose en una nica base de datos centralizada. Esto permite garantizar la i integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento 1.-DEFINICION DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU Un sistemas de estas caractersticas debera estar adaptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestin de varios idiomas, monedas y sistemas de tributacin, generar informes y documentos adaptados ala legislacin vigente en cada pas.
Por otra parte ante la demanda por parte del mercado de soluciones especificas para diferentes sectores industriales los proveedores de sistemas ERP han creado productos especializados que incorporan aplicaciones y funcionalidades ala medida de un determinado sector, denominados soluciones VERICALES o SECTORIALES. SISTEMAS ERP 1.-DEFINICION DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU EL SISTEMA BASICO DE UN ERP
La mayora de los ERPs adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa: modulo de gestin, gestin de comprar, gestin de ventas, recursos humanos.
Todos estos mdulos estn interconectados y comparten una base de datos en comn, garantizando la coherencia e integracin de los datos generados.
El sistema bsico del ERP esta formado por la aplicaciones tcnicas y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto del los mdulos. Proporciona herramientas de administracin para contralar tanto el sistema en si (rendimiento, comunicacin con otras aplicaciones y otros sistemas.) 1.-DEFINICION DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU
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PROCESOS PRINCIPALES
MODULOS DE SAP R3
MODULOS DE LIBRA Gestin financiera y control Finanza Gestin econmica Control de empresa Inversin de gestion Libra financiera Aprovisionamiento y logstica interna Gestin de material Libra compras Libra almacenes Ventas y logstica externa Ventas y distribucin Libra ventas Produccin Planeacin de la produccin Libra produccin Gestin de medios tcnicos Mantenimiento de las plantas Libra gestin de medios tecnolgicos y mantenimiento Gestin de recursos humanos Recursos humanos REGRESAR A MENU MODULO DE APROVISIONAMIENTO El proceso de aprovisionamiento en una empresa comprende la gestin de materiales y la relacin con los proveedores
En el apartado de gestin de materiales el sistema debe dar soporte ala definicin de los datos necesarios para el tratamiento de los materiales a lo largo de toda la cadena logstica. Asi como la de transacciones realizadas con ellos, facilitando el control de los stocks, la generacin de nuevos pedidos, la valoracin de inventarios de acuerdo con distintos criterios.
As mismo, mediante distintas opciones de anlisis, el sistema puede realizar una valoracin de los proveedores: cumplimientos de plazo de entrega, estado de materiales, fiabilidad etc. 2.-MODULOS DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU ESTE MODULO SE APOYA EN DOS BASES DE DATOS FUNDAMENTALES: LA BASE DE DATOS DE MATERIALES: permite registrar para cada referencia su cdigo, descripcin, peso, dimensiones, calidad, cantidad en stock, etc.
LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES: almacena los datos sobre cada uno de los proveedores seleccionados: nombre, personas de contacto, direccin de pedido, datos fiscales para facturacin, etc.., as como precios y condiciones de entrega de los productos que ofrece.
El modulo de aprovisionamiento facilita la planificacin de los pedidos a proveedores a partir de las necesidades de compra de la empresa, que pueden venir determinadas por la demanda de productos terminados o por el control de unos stocks mnimos de produccin 2-MODULOS DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU MDULO DE PRODUCCIN
El mdulo de produccin se encarga de gestionar los materiales y servicios empleados en la cadena de produccin de una empresa, as como los recursos (mquinas, utillaje, personal) utilizados en sta. Este mdulo facilita la planificacin de los materiales y de las capacidades de los recursos, lanzando las rdenes de montaje o de fabricacin y adaptndose a las caractersticas especficas de los distintos sistemas de fabricacin: fabricacin contra stock, fabricacin a medida contra pedido (build to order) o montaje (nicamente se realiza el ensamblaje final de las distintas piezas que componen el producto). 2.-MODULOS DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU Para contribuir a una adecuada gestin de los stocks de materiales, este mdulo debe estar totalmente integrado con el mdulo de aprovisionamientos. Adems, este mdulo puede incorporar diferentes funcionalidades adicionales como la planificacin a capacidad finita, la captura de datos en planta, la gestin de subcontrataciones, etc. 2.--MODULOS DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU MDULO DE VENTAS
El mdulo de ventas se ocupa de la relacin de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales preventa (contactos, presupuestos...) y posventa (entrega, factura, devoluciones...). Asimismo, facilita la gestin y configuracin de los pedidos, la logstica de distribucin, la preparacin de entregas, la expedicin y el transporte. Para un conecto funcionamiento, el mdulo de ventas deber estar integrado con los mdulos de almacn, logstica, mdulo financiero, etc. Asimismo, cada vez se exige un mayor nivel de integracin entre ventas y compras, reflejo de una progresiva orientacin a una operativa bajo pedido. 2.-MODULOS DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU
MDULO DE FINANZAS
El mdulo de finanzas se encarga de la contabilidad y de la gestin financiera de la empresa. Se trata de un mdulo esencial dentro del sistema ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes mdulos. Por este motivo, resulta fundamental para la correcta implantacin del ERP. Este mdulo proporciona herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la contabilidad financiera, como a la contabilidad analtica o de costes. Entre sus mltiples funciones relacionadas con la operativa financiera y contable podemos destacar las siguientes: 2-MODULOS DE UN SISTEMA ERP. REGRESAR A MENU 3.-Definicin
de
SAP r3 REGRESAR A MENU SAP R/3 La tecnologa de SAP permite un hito fundamental en el papel de los sistemas de gestin de las empresas como es el de la rpida adaptacin a los constantes cambios de organizacin, de estructura o de objetivos en las empresas. Esta caracterstica, aparentemente secundaria, es la que ha convertido a SAP en el sistema lder, sobre todo despus de que la direccin de las empresas comprendiera la unin inherente que debe existir entre los procesos de negocio y los sistemas de informacin que los soportan, esta unin era imposible en los antiguos sistemas de informacin de las empresas, siempre solucionando problemas del pasado, en lugar de prever las necesidades futuras. SAP R/3 es un software abierto, basado en la tecnologa cliente- servidor, diseado para manejar las necesidades de informacin de una empresa. Es un conjunto de sistemas completamente integrado que soporta la gama completa de aplicaciones de gestin en su arquitectura cliente-servidor multinivel e integra sus aplicaciones con aplicaciones de PC. Sus procesos de negocios se basan en las mejores practicas de negocios. 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3. REGRESAR A MENU 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 La fuerza y ventajas de SAP es que todas sus aplicaciones son robustas e integradas, as como tambin lo es el flujo de datos que solo debe ser introducido una sola vez y actualizados por el propio sistema. SAP R/3 ah sido uno de los temas mas candentes en la industria de la informtica, adems va dirigido hacia las industrias de todos tipos. Todos los principales fabricantes de hardware y todas las grandes firmas consultoras mundiales estn firmemente comprometidos en alianzas con SAP. REGRESAR A MENU
SAP es una solucin estratgica, pero para administrar las complejas necesidades de informacin y automatizacin de la gestin empresarial ofrece las siguientes caractersticas: Sistema cliente-servidor multinivel. Tecnologa de sistemas abiertos. Business Framework: total integracin con otros componentes o aplicaciones (Internet) mediante el uso de BAPI. CARACTERISTICAS DE R/3 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Interfaz de usuario homognea entre aplicaciones.
Completo entorno de desarrollo.
Total integracin de las aplicaciones.
Mtodos y herramientas para la configuracin del sistema.
Extenso conjunto de servicios de soporte, formacin, consultora e implantacin.
3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Sistemas SAP R/3 Presentacin Aplicacin Base de Datos Sistema Central Presentacin Distribuida Cliente/Servidor Dos niveles Cliente/Servidor Multinivel Cooperativo Cliente/Servidor Tres niveles 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Servidor de base de datos Servidores de Aplicacin Servidores de Presentacin PCs, X- terminals 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R/3 REGRESAR A MENU La interfaz de usuario (GUI) de R/3 ha sido diseada para la facilidad y la simplicidad de manejo para todo tipo de empleados de una empresa. La interfaz grafica de usuario de SAP, denominada SAPGUI, acta como cliente de los servidores de aplicacin y esta disponible en multitud de entornos tales como Windows 95, Windows 98, Windows NT, Motif, OS/2,Presentacin Manager y Macintosh. Todos tienen una apariencia idntica sea cual el sistema operativo o entorno en el que funcionan. El SAPGUI incluye todas las posibilidades graficas de interfaces modernas orientadas a ventanas tales como botones, iconos, barras de mens, barras de herramientas, hipertexto, descripciones activas, opciones adicionales al pulsar el botn derecho del ratn, etc. Los clientes SAP tienen la oportunidad de disear y configurar sus propias pantallas, o bien de crear otras nuevas mediante la ayuda del entorno de desarrollo ABAP.
3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los datos de las distintas aplicaciones funcionales de SAP se integran y se comparten, es un Workflow implcito.
Uno ms de los principales beneficios del conjunto de aplicaciones R/3 es su capacidad para integrar perfectamente los distintos procesos de negocio de una empresa. En esta integracin entre aplicaciones la que asegura que toda la informacin comercial y de gestin esta disponible a todas las reas de la compaa.
Otra de las caractersticas que distingue la integracin de aplicaciones es su capacidad de hacerlo en tiempo real. 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU SAP ha dispuesto un amplio conjunto de servicios de calidad para ayudar a sus clientes durante el proceso de implantacin y soporte de los sistemas R/3. estos servicios abarcan desde proporcionar informacin exhaustiva de las aplicaciones, formacin, servicios de instalacin y migracin de versiones, consultora, y muchos mas. SAP basa en gran medida los servicios en conexiones remotas con los clientes a travs de las redes de comunicacin internacional. 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Existe, adems, un conjunto de mdulos componentes, denominados CA (Cross Applications) o componentes vlidos para todas las aplicaciones, que se posicionan entre las reas tcnicas y funcionales del sistema, y cubren aspectos tales como Business Workflow, Integracin con sistemas CAD, gestin documental (DMS), SAPOffice, etc.
LOS MODULOS FUNCIONALES Las aplicaciones o mdulos funcionales de SAP R/3 se dividen en tres grandes reas: financieras, logstica y de recursos humanos. Adicionalmente, SAP desarrolla activamente otros componentes aplicativos especiales R/3 que interactan con los mdulos estndar destinados a determinados sectores empresariales. Estos componentes o paquetes se conocen como soluciones integrales IS (Industrial Solutions). 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los principales mdulos del sistema R/3 incluyen cientos de procesos de negocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de gestin e informacin.
Como ya se ha sealado en otras secciones, las aplicaciones R/3 funcionan de un modo integrado, de manera que existe una conexin implcita entre los procesos logsticos financieros, as como con los recursos humanos.
No obstante la cantidad de mdulos y submdulos funcionales dentro de las grandes rea, estas aplicaciones funcionan igual de bien aunque se empleen de manera independiente. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Por ejemplo, hay empresas que deciden utilizar nicamente algunos de los mdulos R/3.
Frecuentemente se comienza con la implantacin de mdulos financieros como la contabilidad general, cuentas a pagar, etctera y posteriormente se va parametrizando y usando otras partes del sistema.
A menudo tambin muchas empresas especialmente de los sectores industriales y la distribucin, comienzan con los mdulos logsticos, como la gestin de aprovisionamiento, inventario, almacenes, compras, ventas, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Teniendo en cuenta que SAP R/3 es un producto vivo y con un ritmo continuo en el desarrollo de nuevas funcionalidades y versiones, existen muchos procesos y caractersticas que no quedarn lo suficientemente descritas en los apartados siguientes. El presente captulo incluye breves descripciones de los principales mdulos o aplicativos del sistema R/3. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los mdulos de rea financiera o, brevemente, mdulos FI, de SAP R/3 proporcionan a los clientes una visin completa de sus funciones contables y financieras e incluyen un amplio sistema de informacin y de generacin de informes para facilitar a los directivos la toma de decisiones rpidas.
Las aplicaciones del rea financiera estn diseadas para que puedan ser utilizadas tanto por empresas de tamao pequeo y mediano, hasta en corporaciones multinacionales con subsidiarias en distintos pases, dado que el sistema incluye soporte total para admitir trabajar con varias divisas a la vez, como por los usuarios que pueden trabajar a la vez cada uno en su propio idioma en el sistema SAP. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El rea financiera contiene los siguientes mdulos principales:
Gestin Financiera o Contabilidad General, genricamente conocido modo mdulo FI Controlling o mdulo CO, que realiza la denominada contabilidad de costes o contabilidad analtica. Controlling corporativo, mdulo EC. Gestin de Inversiones, mdulo IM. Tesorera, mdulo TR. Fig. 2.1 Men con los Mdulos Financieros. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Las aplicaciones del mdulo FI proporcionan las funciones que controlan el aspecto operativo de la contabilidad general y de la informacin financiera de la empresa.
Son aplicaciones que se conectan y se integran con otros mdulos financieros como la tesorera y la contabilidad de costes, as como con diversas partes de las aplicaciones de recursos humanos como, por ejemplo, la nmina o los gastos de viajes. El mdulo FI se compone de una serie de componentes, partes o submdulos. Son los siguientes:
FI-AA, del ingls Asset Accounting, o conocido a veces tambin como AM, Asset Managment, es el componente encargado de la gestin de activos fijos, o gestin de inmovilizados.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU FI-AP, del ingls Accounts Payable, es el componente de la contabilidad que gestiona las cuentas a pagar, o sea los deudores.
FI-AR, del ingls Accounts Receivable, se encarga de la administracin de los acreedores, o sea de las cuentas a cobrar.
FI-AG, General Ledger o contabilidad general. Tambin conocido como Libro Mayor, es el componente central, encargado de la denominada contabilidad externa, o sea, la que hay que presentar a las autoridades responsables de los impuestos y finanzas de cada pas.
FI-LC, del ingls Legal Consolidation, proporciona consolidacin legal a nivel compaa.
FI-SL, del ingls Special Ledger, o contabilidades especiales, con el objetivo de agrupar o distinguir varios grupos de cuentas o divisas distintos, y ofrecer opciones especiales de realizacin de informes detallados.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Cada una de las aplicaciones o componentes anteriores contienen una gran cantidad de procesos de negocio y funciones relacionadas. En cuanto a su relacin con otros mdulos, se puede destacar, por ejemplo, las funciones y transacciones de las aplicaciones de cuentas a cobrar (AR) y cuentas a pagar (AP), que estn directamente integrados con los mdulos de ventas y distribucin (SD) y el mdulo de compras (PUR). Un aspecto importante de la contabilidad financiera es su capacidad para generar en tiempo real el balance actual as como la hoja de prdidas y ganancias. Fig. 2.2 Aplicaciones de Gestin Financiera 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El mdulo CO se utiliza para representar las estructuras de costes de las empresas y los factores que tienen influencia en los mismos, lo que genricamente se conoce como contabilidad interna de las corporaciones.
Las funciones o procesos de negocio de este mdulo incluyen reas tales como el control y monitorizacin de costes, tales como los costes internos, los costes de productos y de la produccin, y anlisis de rentabilidad o cuenta de resultados.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El mdulo CO est pensado para responder a preguntas claves de gestin tales como, qu cuesta un producto o servicio? Para responder a este tipo de preguntas el sistema CO de control de costes o productos utiliza distintas estrategias de valoracin y estructuras de cuantificacin, permitiendo planificar el coste de los bienes producidos de la manera ms exacta posible.
Con la ayuda de comparativas entre los datos planificados y los datos reales, el sistema permite reconocer rpidamente los puntos dbiles del proceso de produccin.
El mdulo de Controlling consta de una serie de componentes o submdulos, segn se describe en la siguiente lista:
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
CO-ABC, Activity Based Costing, o control de costes basado en Actividades y cuyas funciones permiten determinar mejor los costes entre distintos procesos de negocio, en productos u otros objetos de costes.
CO-OM Overhead Cost Control o mdulo de gestin de gastos o costes operativos, que sirve para monitorizar, controlar y planificar los gastos, que pueden estar asociados a centros de costes (reas organizativas de distribucin y planificacin de costes).
CO-PA, Profitability Analisis, mdulo de anlisis de rentabilidad. Mediante estas funciones se determinan mejor los mrgenes de beneficios por distintos elementos, como mercados, productos, clientes, etc., con los que se convierte en una gran herramienta cuya informacin puede ser clave para la toma de decisiones importantes como precios, condiciones, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU CO-PC, Product Costing, control de costes de productos, cuyo objetivo es determinar los costes de fabricar productos, de prestar servicios, etc. Contienen funciones que permiten simular cambios en los mtodos de produccin y determinar los mrgenes en los que son rentables los productos.
Fig. 2.3 Opciones del Modulo CO. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
SAP proporciona el mdulo EC como una importante herramienta para la toma de decisiones, cuya valor aparece integrando los datos proporcionados por el resto de las aplicaciones R/3, en especial las aplicaciones financieras. El mdulo de controlling corporativo se encarga de monitorizar los factores crticos del funcionamiento de una corporacin, as como las cifras clave de la empresa desde el punto de vista del controller. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Consta de cuatro componentes principales:
EC-EIS, Executive Information System. El EIS o sistema de informacin ejecutivo es bsicamente una coleccin de herramientas que ayudan a filtrar y analizar rpidamente los datos ms importantes de la empresa y obtener la informacin ms actualizada e importante del estado del negocio, bien en forma de informes grficos o diseados a medida. Una de sus caractersticas principales es la capacidad para la navegacin interactiva por los datos (funciones del tipo drill-down).
EC-CS, Management Consolidation. Con el sistema de consolidacin, los datos de las distintas subsidiarias, incluso de diferentes pases y con normativas legales diferentes, pasan directamente al sistema EC-CS, que se realiza automticamente el trabajo necesario para obtener informes financieros consolidados.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU EC-PCA, Profit Center Accounting. El componente de contabilidad de centros benficos, permite el anlisis de los resultados y la rentabilidad para las distintas divisiones de una empresa. El sistema se encarga de extraer y agrupar automticamente la informacin necesaria para llevar a cabo este proceso, dado que proviene del resto de aplicaciones operativas.
EC-BP, Business Planning and Budgeting o planificacin y presupuestacin. Este componente sirve para apoyar las decisiones sobre inversiones en la corporacin, para la cual proporciona funciones de planificacin de objetivos de beneficios, de resultados, planes de inversin y simulaciones.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El mdulo de gestin de inversiones fue introducido por SAP en la versin 3.0 de R/3 y est diseado para planificar y gestionar los presupuestos y proyectos de inversin de capital. Tambin se utiliza para monitorizar las funciones de registro asociadas con los inmovilizados en curso tanto en rdenes como en proyectos de inversin. Al igual que en muchos otros componentes del sistema, la aplicacin de gestin de inversiones permite la realizacin de una planificacin detallada que puede monitorizarse continuamente para seguir la evolucin de las inversiones: costes planificados, cifras reales, recursos disponibles, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El mdulo IM consta de dos componentes principales ntimamente relacionados:
El componente superior para gestin de inversiones son los programas de inversin que se definen en forma de estructura jerrquica y que sirven para asignar y distribuir presupuestos en toda una organizacin. El otro componente lo forman las medidas de inversin, que son componentes individuales los cuales se enlazan con proyectos (del mdulo PS) o bien con rdenes (elementos de costes). Estos enlaces permiten conocer en todo momento el estado de las inversiones segn los costes asignados. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU As mismo, se puede establecer una ntima unin entre las medidas de una inversin con la contabilidad de los activos fijos, incluyendo diferentes reglas para la capitalizacin de los activos o los activos en curso, as como para la prevencin de amortizaciones, de esta manera se obtiene en todo momento un estado real de los programas de inversin. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los componentes del mdulo de tesorera SAP R/3 realizan funciones encargadas de integrar las prevenciones y gestin de cursos de caja con las aplicaciones financieras y logsticas. Proporcionan las herramientas necesarias para analizar la presupuestacin , el proceso de asientos electrnicos, anlisis del mercado de divisas, etc. Los principales componentes del mdulo de tesorera son: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU TR-CM, Cash Management o gestin de caja, es el componente que se encarga del flujo de caja y de analizar la liquidez. Igualmente contiene funciones para analizar transacciones financieras y ayudas a la presupuestacin.
TR-FM, Funds Management, es el componente encargado de la gestin presupuestaria, desde su proceso de elaboracin y aprobacin a la liberacin y seguimiento.
TR-TM, Treasury Management, o gestin de tesorera, utilizado para gestionar acuerdos financieros y comerciales, transferir datos a las aplicaciones de gestin financiera, etc. Sus funciones, que permiten operara y simular transacciones en divisas extranjeras, eliminan el riesgo de operaciones de este tipo.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU TR-RM, Risk Management, o gestin de riesgos, es el componente encargado de recolectar y analizar datos que permitan simular situaciones y tomar medidas para evitar los riesgos financieros. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Las aplicaciones de logstica forman la mayor rea y concentracin de aplicaciones R/3 y contienen el mayor nmero de mdulos. Las aplicaciones logsticas gestionan todo el proceso que supone la cadena de suministros de una compaa: desde la adquisicin de la materia prima hasta su entrega en el cliente y su facturacin. Contiene un extenso y completo nmero de procesos de negocio que incluyen herramientas necesarias para sistemas con fabricacin flexible, as como innumerables herramientas e informes predefinidos para la ayuda en la toma de decisiones.
Estas aplicaciones se integran perfectamente con prcticamente todas las dems aplicaciones R/3, desde los mdulos financieros y de controling hasta los procesos de recursos humanos.
Las aplicaciones logsticas se componen de los siguientes mdulos principales:
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 Los principales componentes del mdulo PP son los siguientes:
PP-ATO. rdenes de ensamblaje. PP-BD. datos bsicos de produccin. PP-CRP, planificacin de capacidad. PP-KAB, Kanban / Just-in-Time. PP-MP, planificacin maestra. PP-MRR planificacin de necesidades de material (MRP). PP-PDC, recoleccin de datos de planta. PP-PI, planificacin de la produccin para industrias por proceso. PP-REM, fabricacin repetitiva. PP-SFC, rdenes de produccin. PP-SOP, planificacin de operaciones y ventas. PP-lS, sistema de informacin de produccin.
En la Figura 2.6 se muestra el men principal donde aparecen algunos de los principales componentes del mdulo PP. REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Figura 2.8 se muestra el men principal de datos maestros de ventas.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Figura 2.9, muestra la pantalla inicial para la creacin d un pedido de cliente.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El sistema de proyectos consta de mdulos que dan soporte a la gestin del proyecto en cada una de las fases mencionadas anteriormente. Estos mdulos son: Datos bsicos. Estructuras operativas. Planificacin, Presupuesto, Realizacin, Sistemas de informacin. En el componente de PS de estructuras operativas se especifican todos los datos necesarios para describir completamente un proyecto y las necesidades que genera. El plan de estructura de proyecto (elemento PEP) es una estructuracin del proyecto en forma jerrquica. Esta compuesto por la definicin del proyecto, que contiene datos vinculantes para todos los objetos que lo componen y de la que dependen los elementos PEP. A su vez, cada uno de ellos puede descomponerse de nuevo en otros elementos PEP, hasta alcanzar el nivel de detalle deseado. Al realizar esta descomposicin es necesario tener en cuenta que esta estructura es la base para realizar, la planificacin y control de costes y fechas, y el presupuesto del proyecto. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los elementos PEP incorporan indicadores operativos que permiten especificar si se pueden planificar los costes, y si pueden recibir costes o ingresos. A los elementos PEP se les pueden asignar textos y documentos. El grafo es una estructura que consta de una cabecera, donde se guardaran datos vinculantes para todos los objetos que dependen de el, y de operaciones que a su vez se puedan descomponer en elementos de operacin. Entre las operaciones del grafo se pueden definir relaciones lgico-temporales. La principal ventaja del sistema de proyectos reside en la integracin existente entre este y el resto de las aplicaciones R/3. Los puntos siguientes incluyen brevemente algunas de estas posibilidades de integracin: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Integracin con MM.
Al crear un documento de compras y al hacer una reserva en el almacn se puede imputar contra un elemento PEP, de forma, que al efectuar la entrada de mercara en el primer caso, y la salida de mercanca en el segundo, los costes se contabilizan directamente al elemento PEP. Se puede mantener una integracin mas fuerte mas fuerte cuando las necesidades del proyecto de materiales o servicios se define en las operaciones del grafo. R/3 genera automticamente la solicitud de pedido y reservas correspondiente, que naturalmente se crean imputadas al grafo. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Integracin con IM.
Un programa de inversin es una estructura jerrquica. El ultimo nivel de esta estructura son las medidas de inversin. Las medidas de inversin elementos PEP de nivel 1 y ordenes del modulo CO. Por tanto, cuando se gestionan proyectos de inversin la integracin con IM se realiza de forma natural, ya que estos proyectos son las medidas de inversin que componen el programa. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Integracin con SD.
En este caso tambin existen dos posibles formas de integracin. Un pedido o una posicin de pedido se puede imputar a un elemento PEP de forma que podemos analizar los costes que recibe el proyecto con respecto a los ingresos correspondientes a la venta del proyecto. La integracin puede ser mas estrecha si utilizamos la definicin automtica de proyectos desde pedidos de venta, asignando el material que vamos a vender a un grafo estndar. Adems, si se utilizan materiales configurables se puede definir el proyecto en funcin de las caractersticas del material, utilizando la configuracin variante. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Integracin con PM.
Las ordenes de mantenimiento se pueden asignar a un elemento PEP.
Por ejemplo, en el caso de un proyecto con garanta durante un tiempo despus de la entrega, si se asignan las ordenes de mantenimiento correspondientes a un elemento PEP del proyecto, se pueden analizar los costes de mantenimiento conjuntamente con el resto de los costes del proyecto. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Integracin con PP.
Una orden de produccin se puede asignar a un elemento PEP. Por ejemplo, un proyecto que incluye fabricacin interna.
Integracin con FI. Desde PS se puede crear planificacin financiera para los flujos de los fondos de un elemento PEP. Adems, existe la integracin indirecta de costes reales a travs de la integracin de PS con MM. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Integracin con CO.
el sistema de proyectos recibe los costes internos a travs de la facturacin de actividades, recargo, distribucin y sub-reparto. Adems, una orden CO puede asignar a un elemento PEP.
Integracin con AM. Se pueden definir los proyectos de forma que a los elementos PEP creados se les asocie un inmovilizado en curso, aunque tambin se puede optar por la liquidacin directa de los costes del proyecto en un activo fijo. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El modulo HR de SAP R/3 incluye todos los procesos de negocio necesarios para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de la empresa: desde la gestin de candidatos a puestos de trabajo a la elaboracin de nominas o al desarrollo de personal, as como el control de tiempos. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Con el resto de aplicaciones R/3, el objetivo del modulo HR es que los usuarios introduzcan los datos una nica vez, con lo que estar disponible de manera inmediata para cualquier otra aplicacin relacionada como la contabilidad, el mantenimiento de la planta, el sistema de proyectos o el workflow. Los componentes del modulo HR incluyen soporte total para la administracin de salarios y nominas, modelos de turnos, planificacin de trabajo, gestin de gastos viajes, etc. La siguiente figura muestra el men principal de los distintos componentes del modulo de recursos humanos. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Es bastante habitual escuchar que el modulo de HR y todos los procesos de negocio asociados estn en relacin directa con los pases especficos, dado que el software debe ser compatible con las leyes especificas de cada pas en materia laboral, impuestos, beneficios sociales, etc. Por este motivo el SAP incluye procedimientos, transacciones y variables que varan para los distintos pases. Dentro del rea de HR se distinguen 2 componentes o mdulos principales: HR-PA: reclutamiento gestin de candidatos. HR-PD: modulo de desarrollo y planificacin personal. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Dentro de estos 2 mdulos principales existen los siguientes componentes: PA-APP, Reclutamiento gestin de candidatos. PA-BEN, Beneficios. PA-INW, Incentivos. PA-PAD, Administracin del personal. PA-PAY, Contabilidad de salarios nomina. PA-SAD, Administracin de compensacin. PA-TIM, Gestin de tiempos. PA-TRV, Gestin y gastos de viajes. PD-OM, Gestin de la organizacin. PD-PD, Desarrollo personal. PD-RPL, Planificacin y reserva de salas. PD-SCM, Formacin y gestin de eventos. PD-WFP, Planificacin del trabajo, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU CONEXIN Y DESCONEXIN DEL SISTEMA
Para acceder al sistema SAP R/3 se necesita tener instalado en el PC el software de presentacin, denominado SAPGUI y, adems, disponer de una cuenta de usuario y una palabra clave vlidos.
Cuando se finaliza el trabajo operativo en el sistema se debe salir o desconectar el mismo. Los administradores del sistema pueden desconectar a cualquier usuario,, as como desconectarlos automticamente si sus sesiones estn inacti- vas por un cierto perodo de tiempo. Para acceder al sistema R/3 hay que ejecutar el programa de presentacin, SAPGUI, y para ello, se selecciona o se hace doble clic sobre el icono correspondiente del grupo de programas del Frontend de SAP. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Figura 3.1, aparece la pantalla de entrada al sistema SAP R/3. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El siguiente campo es Usuarios, en el que se debe introducir el identificador de usuario SAP tal como haya sido creado por el administrador. En el campo Clave acceso, se introduce la contrasea o clave secreta que haya sido asignada. Si se trata de la primera vez que se accede al sistema, al pulsar la tecla intro, aparece una pequea ventana de dilogo en la que el sistema pide cambiar la clave. En el campo Mandante se debe introducir el nmero de mandante, o bien aceptar el nmero que aparece por defecto. El mandante define una entidad de negocio fiscal y financieramente independiente dentro de una corporacin. las cuentas de usuarios no estn definidos para todo el sistema, sino en cada mandante con cuenta vlida. Las claves de acceso se deben cambiar peridicamente para mejorar la seguridad del sistema y reducir los riesgos de accesos no autorizados. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El ltimo campo de la pantalla de acceso es el Idioma . Es el soporte de mltiples idiomas y juegos de caracteres en el mismo sistema. Al instalar SAP R/3 automticamente se cargan los idiomas ingls (cdigo E) y alemn (cdigo D). Cuando los campos estn completos pulsando la tecla intro conecta con el sistema R/3. Si se cometi cualquier equivocacin al teclear en cualquiera de los campos, aparecer un mensaje en la barra de estado. Si el administrador de SAP puso algn mensaje de sistema, aparecer en la ventana R/3. Si es el caso, pulsando la tecla intro o el botn Continuar cerrar la ventana de dilogo de mensajes del sistema. Aparece la pantalla del men principal, 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU CLAVE DE ACCESO: Una clave es una cadena de caracteres (letras y nmeros) conocida por un usuario. El sistema muestra una ventana de dilogo para cambiar la clave de acceso. Pero antes de explicar el procedimiento de cambio de clave, se exponen las reglas de SAP R/3 para establecer claves de acceso. REGLAS PARA LAS CLAVES DE ACCESO: Algunas de estas reglas son fijas y programadas en el cdigo de SAP, mientras que otras pueden ser establecidas por el administrador del sistema utilizando parmetros en los perfiles de configuracin de las instancias SAP, o bien prohibiendo algunos valores de claves. las reglas estndar para introducir claves de acceso en el sistema son: Las claves debe tener un mnimo de tres caracteres y un mximo de ocho. Las claves no distinguen entre maysculas y minsculas. Los caracteres alfanumricos vlidos incluyen todas las letras, de la A a la Z, los nmeros e incluso algunos signos de puntuacin, siempre y cuando la clave no comience con el signo de interrogacin (?), por un espacio en blanco, o por el signo de exclamacin (!). 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU No se puede utilizar como clave de acceso la cadena pass, ni puede comenzar con tres caracteres idnticos. La clave de acceso no puede comenzar con ninguna secuencia de tres caracteres que coincidan con la misma secuencia en cualquier parte de su identificacin de usuario. CAMBIAR LA CLAVE DE ACCESO: Pueden cambiarse por los propios usuarios, por los administradores del sistema. El sistema solicitar a los usuarios que se conectan por primera vez que cambien su clave de acceso. El procedimiento es el siguiente: Para cambiar la clave de acceso, se ha de teclear una nueva clave en el campo clave de acceso. Se hace clic con el ratn en el campo siguiente para posicionarse en el campo repetir clave de acceso nueva, y se escribe exactamente la misma clave. Por ltimo, se pulsa el botn de comandos tomar para enviar los datos al sistema. Se debe seguir exactamente el mismo procedimiento en caso de que la clave haya expirado o haya sido modificada por el administrador del sistema. Los usuarios pueden cambiar sus claves de acceso en el momento de conectarse al sistema. Para ello basta con pulsar el botn clave nueva. y simplemente debe seguir los mismos pasos que en el ejemplo anterior. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los usuarios no tienen permisos para cambiar sus contraseas ms de una vez al da. Deben recordar sus contraseas puesto que de otro modo no podrn conectarse con el sistema R/3. DESCONECTARSE DEL SISTEMA: Los usuarios pueden salir o desconectarse del sistema R/3 desde cualquier pantalla. Existen varios procedimientos: 1. Desde la barra de ments, se puede seleccionar la opcin Sistema -* Salir del Sistema; Aparecer una ventana, sta informa a los usuarios que se perdern los datos o transacciones que no hayan sido previamente salvados. 2. Otra manera es utilizando el cdigo de transaccin /NEX en el campo de comandos, aunque ste es un procedimiento ms peligroso dado que no pregunta a los usuarios si desean salvar sus datos. 3. Si se encuentra en la pantalla inicial de SAP R/3, al pulsar el botn Finalizar, mostrar la ventana de dilogo de salida del sistema. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU PRINCIPALES ELEMENTOS DE LAS VENTANAS R/3 El entorno Windows del SAPGUI incluye la mayora de los elementos de todas las aplicaciones desarrolladas para entornos Microsoft Windows, Segn la naturaleza y la funcionalidad de las pantallas mostrarn cuadros de verificacin, radio botones, ventanas de dilogo, iconos, botones de comandos, barras de ments, etc. Los elementos de las ventanas de R/3 se comportan exactamente igual que cualquier otra aplicacin estndar de Windows. La Figura 3.3 muestra un ejemplo de ventana R/3. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU De arriba abajo aparecen: La barra de menas.- Aparecen ocho opciones en el men: grafo, tratar, pasar a, operacin, detalle, detalles, sistema y ayuda, adems del men (de configuracin de pantalla).Van apareciendo segn las aplicaciones y transacciones en las que se est trabajando. Existen tres opciones de men que aparecen siempre en todas las ventanas de R/3: sistema, ayuda y (configuracin de pantalla). El men Sistema contiene un grupo de funciones y utilidades que estn disponibles en todo momento por ejemplo, imprimir, definir jobs, controlar la impresin, cambiar valores por defecto, ejecutar informes, etc. El men de ayuda contiene todas las opciones diferentes de obtener ayuda en lnea en el sistema. El men de configuracin de pantalla, contiene un grupo de utilidades que afectan principalmente a la apariencia y funcionamiento de los elementos de las ventanas R/3 como, por ejemplo, los colores, tipos de letras, apariencia de las lneas, tabulacin automtica, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU La barra de herramientas estndar, Consiste en una coleccin de iconos que realizan las funciones ms frecuentes disponibles en el sistema De izquierda a derecha encontramos los iconos: Intro, el campo de comandos, Guardar, Back (Atrs), Finalizar, Cancelar, Imprimir, Buscar, Buscar siguiente, Primera Pgina, Pgina Anterior, Pgina Siguiente, ltima pgina, y Ayuda. Dentro de la barra de herramientas estndar se encuentra El campo de comandos, sirve para enviar directivas al sistema mediante transacciones y moverse por las distintas aplicaciones utilizando cdigos de transacciones. tambin funciona como una "lista histrica" que recuerda los ltimos comandos que se han realizado. Se admiten la propiedad de "foco.- Esto es cuando se pasa con el puntero del ratn sobre un icono y se espera algunos segundos, el sistema muestra un pequeo recuadro con la funcin o la definicin del icono. En la Figura es la barra de herramientas de aplicacin est diseada para que el trabajo de los usuarios finales sea ms fcil y rpido. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU La barra de estado es la lnea inferior de la pantalla que generalmente muestra mensajes informativos, de advertencia o de error a los usuarios. La Figura muestra un ejemplo. La barra de estado tambin incluye otras informaciones tiles como son el identificador del sistema SAP (ejemplo P12), el nmero de sesin (1), el mandante (010), el nombre de nodo del servidor (osfsap), el modo de escritura (OVR, sobreescritura) y una indicacin temporal, en este caso el tiempo de respuesta (0.05). LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR: Est compuesta por un conjunto de iconos La Tabla 3.1 muestra estos iconos junto con una breve descripcin de la funcin que realizan. tambin incluye el campo de comandos, en el cual se pueden introducir cdigos de transacciones para pasar directamente a otras funciones o aplicaciones. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Tabla 3.1. Iconos en la barra de herramientas estndar. ICONO DESCRIPCIN Es el botn de OK. Realiza la misma funcin que pulsar la tecla intro. Es til para continuar la transaccin en curso y pasar a la pantalla siguiente. Botn Guardar. Esta funcin est disponible siempre que haya datos que salvar en la transaccin actual. Si no es ste el caso el botn aparece en gris. A veces este icono est disponible incluso si los datos ya haban sido guardados. Botn Atrs (Back). Lleva al usuario a la pantalla anterior de una transaccin. Botn Finalizar. Esta funcin termina la transaccin actual y pasa al usuario a la transaccin anterior. Botn Cancelar. La funcin Cancelar detiene la transaccin actual y vuelve al men anterior. Botn Imprimir. Lleva a cabo la funcin de impresin. Es equivalente a seleccionar Sistema -> Copiar -> Imprimir desde las opciones de men. Esta funcin slo est disponible cuando se imprimen listas u otros formatos como cdigo de programas, trazas y similares. Botn Buscar. Permite a los usuarios buscar una cadena de textos dentro de una lista, del cdigo fuente de un programa, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Botn Continuar bsqueda. Localiza la siguiente aparicin de la cadena de texto buscada previamente. Botn Primera pgina. Estos botones de SAP R/3 para realizar funciones de desplazamiento vertical son generalmente ms rpidos que las funciones estndar de Windows. Botn Pgina Anterior Botn Pgina Siguiente Botn ltima Pgina. Botn Ayuda. Equivale a pulsar la tecla de funcin F1. Tabla 3.1. Iconos en la barra de herramientas estndar. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU De izquierda a derecha encontramos las opciones siguientes: Objeto. Este men identifica el objeto con el que se est trabajando. Contiene tareas tpicas que afectan al objeto como un todo, como visualizar, modificar, borrar o imprimir. Tambin contiene una funcin de salida. Tratar. Este men contiene funciones como copiar, seleccionar, marcar, borrar, introducir lneas, etc. dispone de una funcin Cancelar para salir de las tareas sin realizar los cambios. Pasar a. (Vase Figura 3.3.) Las opciones incluidas en este men contienen funciones para pasar directamente a otras pantallas relacionadas con funciones adicionales a realizar sobre el objeto. . La opcin Pasar a - Back equivale a pulsar el botn Back, de la barra de herramientas estndar. Detalle. El men Detalle contiene funciones que son usadas cuando se necesita realizar algn proceso adicional. Detalles incluye algunas actividades relacionadas indirectamente con el objeto y que suelen ser opcionales. Entorno. El men Entorno incluye funciones que se utilizan habitualmente para mostrar informacin adicional sobre el objeto actual, pero que pertenecen a otras transacciones dentro de la misma aplicacin. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Utilidades. El men es muy similar en las transacciones del sistema bsico, al men Entorno en las aplicaciones R/3, que sirve para realizar funciones un tanto independientes del objeto. Como se muestra en la figura 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Se utiliza para parametrizar distintas opciones de la apariencia y funcionamiento de las pantallas de R/3. La Figura muestra las opciones de este men. EL MEN DE CONFIGURACIN DE PANTALLA: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Al seleccionar Options del men, el sistema mostrar la carpeta de opciones, como aparece en la Figura. Algunas de las funcionalidades para cambiar el comportamiento y la apariencia de las ventanas de R/3: Cambiar los tipos de letra de los textos. Seleccionando las opciones de la carpeta de men Fonts. Cambiar los colores de las ventanas R/3. Esta funcin est disponible bien seleccionando las carpetas Colors in Forms, para los colores de los elementos de las pantallas, o bien Colors in Lists, que sirve para modificar los colores. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Ocultar y mostrar las barras de herramientas o de estado. En la carpeta General de la ventana Options se encuentran los cuadros de seleccin mediante los cuales se puede decidir presentar u ocultar tanto la barra de herramientas estndar, como la de aplicacin o la barra de estado. En la Figura 3.10 aparecen estas opciones. Configuracin de la tabulacin automtica entre campos. Bajo la carpeta Cursor de la ventana Options se puede configurar el sistema para que el cursor se desplace automticamente al campo siguiente cuando el anterior ha sido totalmente completado, llegando al final del mismo. Mostrar u ocultar las rejillas en las listas. El sistema presenta frecuentemente el resultado de la ejecucin de informes o programas mediante listas. Para su mejor visualizacin, se pueden mostrar las listas con rejillas que pueden ser normales o tridimensionales Determinar la posicin del cursor al posicionarse en los campos. Esta funcin sirve para indicar al sistema cmo se debe comportar el cursor cuando se posiciona en un campo de entrada, por ejemplo, al principio del campo o en el mismo lugar donde se ha hecho che. Es una opcin que puede resultar til para usuarios que introducen muchos datos en pantallas en blanco. Las distintas opciones se encuentran en la carpeta Cursor de la ventana Options. Recuperar el tamao por defecto de la ventana. La opcin Default size del men de configuracin de pantalla (!X) ajusta, segn la resolucin de pantalla disponible, e! tamao de la ventana R/3 al tamao por defecto.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Cambiar la visualizacin de tiempo y hora en la barra de estado. A travs de las opciones Time/Responso Time bajo el men de configuracin, se puede elegir si se desea que el sistema muestre la hora local del servidor, o bien el tiempo de respuesta. Este tiempo de respuesta es el tiempo de interaccin del SAPGU1 con el servidor de aplicacin, ms tcnicamente lo que tarda el sistema en procesar un paso de dilogo y devolver la respuesta al usuario. Imprimir la pantalla actual por la impresora predeterminada. Mediante la opcin liardcopy del men de configuracin de pantalla, el servidor de presentacin enva a la impresora predeterminada del enlomo Windows, una imagen de la pantalla actual. Utilizar el portapapeles clipboard para transferir informacin entre las ventanas R/3 y otras aplicaciones Windows. Mediante las opciones del submen Clipboard el sistema permite realizar funciones estndar de Windows como marcar, copiar, cortar o pegar el contenido de las ventanas R/3 en otras aplicaciones Windows. Informacin de estado del SAPGUl. Seleccionando la opcin About del men de configuracin de pantalla, el sistema muestra informacin del SAPGUl tal como la memoria disponible, la cadena de conexin, versin de la aplicacin, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Ejecutar el Sesin Manager. Si se ha instalado previamente, seleccionando la opcin Sesin Manager el sistema ejecuta esta interfaz alternativa de presentacin, introducida brevemente en el Captulo 1 y con ms detalle en el Captulo 4. La Figura muestra un ejemplo de este programa.
Generar grficos. Mediante la opcin Generate Graphics del men de configuracin de pantalla, el sistema permite generar grficos en base a los datos presentados en la pantalla actual de R/3.
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En todas las pantallas de SAP R/3 est disponible la opcin de mostrar informacin muy importante sobre el sistema, sobre el usuario, la transaccin y otros datos que pueden ser de gran utilidad en numerosas ocasiones. Se trata de la ventana de estado a la cual se accede desde cualquier pantalla de R/3 seleccionando las opciones Sistema Status.
LA OPCIN STATUS 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los usuarios del sistema R/3 pueden trabajar en mas de una tarea a la vez abriendo nuevas sesiones, a los que SAP denomina modos. Los modos o sesiones se comportan como ventanas independientes de R/3 en los cuales se pueden realizar distintas tareas. Por defecto, un usuario puede abrir hasta nueve sesiones y trabajar o moverse entre todas las sesiones abiertas a la vez, sin que ello interrumpa la actividad que se est realizando en otras sesiones. Por ejemplo, un usuario puede tener una sesin abierta para controlar el estado de los jobs de fondo o de impresin, mientras que realizan sus tareas habituales (por ejemplo, realizar apuntes contables) en otras sesiones. Las sesiones se pueden cerrar en cualquier momento, sin que ello signifique desconectarse del sistema. Sin embargo, si un usuario cierra su ltima sesin, esto provocar el mismo efecto que salir o desconectarse del sistema.
LAS SESIONES DE R/3: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los administradores del sistema pueden decidir limitar el nmero de sesiones abiertas permitidas a menos de nueve, dado que la carga que supone cada una de las sesiones para el sistema es prcticamente la misma que tener un usuario conectado al sistema. Los usuarios pueden crear sesiones nuevas desde cualquier pantalla, dado que la funcin de nueva sesin se realiza desde el men Sistema, disponible en todas las ventanas R/3. Para crear una sesin nueva, desde la barra de men seleccione las opciones Sistema - > Crear modo. El sistema abrir una nueva ventana R/3 con una sesin nueva y la colocar en primer plano como sesin activa. La barra de estado en la parte inferior de las ventanas R/3 muestra el nmero de sesin entre parntesis, al lado del nombre de sistema SAP (SID). En la nueva sesin aparecer la ventana inicial de SAP R/3 o bien el men inicial que haya sido asignado al usuario en su registro maestro.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Existe, adems, un mtodo ms rpido para crear una nueva sesin y una tarea (transaccin) al mismo tiempo. Esto se realiza utilizando cdigos de transacciones en el campo de comandos, para lo cual se necesita conocer el cdigo de transaccin necesario.
El sistema R/3 incluye varias utilidades que ayudan a los usuarios a encontrar y conocer los cdigos de transaccin ms habituales en su trabajo. Cuando se crea una nueva sesin con un cdigo de transaccin. el sistema muestra la pantalla inicial de la transaccin en la nueva sesin.
El procedimiento para crear una nueva sesin con una transaccin especfica es teclear en el campo de comandos: /0<cod.transaccin>. o sea, una barra inclinada (/). la letra O, y <cod.transaccin> equivale al cdigo de transaccin. que en SAP es de cuatro letras. Por ejemplo, al teclear /OS001 en el campo de comandos y pulsar la tecla intro, el sistema abrir una nueva sesin cuya pantalla inicial corresponder a la transaccin S001 (ABAP/4 Workbench). La Figura 3.13 muestra el campo de comandos con el ejemplo descrito. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Pasar de una sesin a otra en el entorno R/3 es como moverse entre las ventanas del entorno Windows: simplemente haciendo clic con el ratn en cualquier parte de la ventana, sta pasa a ser la sesin activa. Tambin se puede utilizarla conocida combinacin de teclas alt-tab. Igualmente se puede maximizar o minimizar las ventanas R/3 como cualquier otra aplicacin. Cuando se trabaja en sesiones distintas no se pierde ningn dato, siempre y cuando no se desconecte completamente del sistema sin haber guardado los datos. Finalizar las sesiones es un proceso fcil; sin embargo, los usuarios deben tener cuidado antes de terminar las sesiones, dado que el sistema no sacar el indicador de salvar los datos, a menos que se encuentre en la ltima sesin abierta, en cuyo caso el proceso es el mismo que desconectarse. Hay varias formas de finalizar sesiones; a) Seleccionando la opcin Sistema -- Borrar modo desde la barra de mens. b) Pulsando el botn Finalizar ( ) en la barra de herramientas estndar cuando est situado en la primera tarea a la que accedi a la sesin, o en el men principal de R/3. c) Saliendo totalmente del sistema, en cuyo caso se cerrarn todas las sesiones abiertas del usuario.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Para realizar el trabajo operativo habitual, los usuarios de R/3 necesitan aprender a moverse entre las distintas pantallas y opciones del sistema. Para ello cuentan con diferentes opciones. El modo ms habitual de realizar tareas en el sistema es seleccionando las opciones correspondientes de los mens de aplicacin. De este modo se puede navegar y seleccionar las funciones disponibles en los mens para llevar a cabo el trabajo sin necesidad de memorizar combinaciones de teclas o cdigos de transacciones. Se puede navegar por los mens de aplicacin con el ratn, que es lo habitual, o bien con el teclado. Seleccionar opciones de los mens de SAP se hace como en cualquier aplicacin Windows: simplemente se van desplegando opciones del men y se hace clic con el ratn en la funcin que se quiera seleccionar. Aunque no es habitual, tambin se pueden seleccionar opciones de men con el teclado. Para ello se pulsa la tecla fio que posiciona el cursor en la barra de mens. A partir de ah, se puede navegar con las teclas de desplazamiento: derecha, izquierda, arriba y abajo. Una vez situado en la opcin necesaria, simplemente pulse la tecla INTRO.
APRENDIENDO A MOVERSE POR EL SISTEMA R/3 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Para cancelar una seleccin se pulsa la tecla esc. Para cancelar la seleccin de la barra de mens se vuelve a pulsar la tecla fio. Para moverse por el rea de trabajo de R/3, se pulsa la tecla de tabulacin para pasar de campo en campo, o bien may tab para moverse hacia atrs. Dentro de cada pantalla especfica de una aplicacin, generalmente las funciones ms comunes estn accesibles directamente en los botones que se encuentran en la barra de herramientas estndar y la barra de herramientas de aplicacin. Adems, pulsando y manteniendo el botn derecho del ratn (en las personas diestras) aparece una ventana modal con esas funciones habituales y la combinacin equivalente de teclas. Esta caja se conoce como men de teclas de funcin. Las opciones disponibles en los mens de teclas de funcin son distintas segn las tareas que se estn realizando. La Figura 3.14 muestra un ejemplo de men de teclas de funcin. Por ltimo, otro mtodo de moverse por el sistema, usado por usuarios con ms experiencia, es introduciendo cdigos de transacciones en el campo de comandos. Con este mtodo se puede pasar directamente a una tarea sin tener que navegar entre los mens.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Como se ha indicado en la seccin anterior, R/3 proporciona un modo alternativo de moverse por las tareas y funciones del sistema SAP mediante cdigos de transaccin en el campo de comandos. El uso de los cdigos de transaccin tiene la ventaja de que puede pasar mucho mas rpido a otras transacciones y que. adems, se pueden crear a la vez nuevas sesiones y tareas. Cuando se usan transacciones se puede pasar a cualquier parte del sistema R/3. no nicamente a otras partes de la aplicacin en la que se trabaja. Por supuesto, para ello se necesita la necesaria autorizacin para ejecutar esas tareas.
La desventaja de este mtodo es que se necesita memorizar cdigos de transacciones bastante crpticos. Un cdigo de transaccin es un cdigo de cuatro caracteres asociado a las tareas SAP. Al teclear este cdigo en el campo de comandos y pulsar la tecla intro, el sistema pasa directamente a la pantalla inicial correspondiente a esa transaccin.
Todas las funciones del sistema R/3 tienen asociado un cdigo de transaccin. Hay dos modos de encontrar cdigos de transaccin.
El primer modo es navegar primero utilizando opciones de men y al llegar a la pantalla o ventana deseada seleccionar la opcin Sistema Status. El sistema mostrar la ventana de estado que contiene el cdigo de transaccin.
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USO DE CDIGOS DE TRANSACCIONES: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Otra manera de encontrar un cdigo de transaccin es usando el Men dinmico situado en la barra de herramientas de aplicaciones de la pantalla principal del sistema R/3. Pulsando el botn del men dinmico aparece una lista de las reas de aplicacin de R/3, con un signo "+" a la izquierda de cada funcin que tiene funciones adicionales por debajo. Haciendo doble clic en los nombres de las funciones, o bien pulsando el signo "+" se puede navegar por las funciones hasta que se llega a las tareas que no tienen signo, y contienen el cdigo de transaccin en el lado derecho. As, puede navegar hasta que localiza la tarea que est buscando. Una vez localizada, se puede ejecutar la funcin haciendo doble clic sobre la tarea. Este mtodo presenta una oportunidad de conocer el cdigo de transaccin para el caso de que necesite utilizarla directamente en el campo de comandos Un modo tambin rpido de encontrar un cdigo de transaccin en el men dinmico es situando el ratn en la lnea superior de las reas de aplicacin y pulsando el botn de los iconos Buscar y Continuar Bsqueda. Para moverse por el sistema utilizando cdigos de transacciones, posicione el cursor en el campo de comandos. A continuacin se introduce /N seguido del cdigo de transaccin, por ejemplo /NSOOO, donde /N significa finalizar la tarea actual, y SOOO es el cdigo de transaccin, en este caso, la pantalla inicial de SAP. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Cuando un usuario se encuentra en la pantalla inicial, no es necesario indicar /N, dado que no hay que acabar ninguna tarea. Al pulsar la tecla intro, el sistema pasar automticamente a la tarea indicada. Otra manera de trabajar con cdigos de transacciones es creando una nueva sesin y una nueva tarea a la vez, para ello se utiliza /O delante del cdigo de transaccin, como se indic en la seccin anterior. El campo de comandos tiene una flecha correspondiente a una lista de entradas que contiene una historia de los cdigos de transacciones introducidos con anterioridad. Se puede pulsar la flecha y seleccionar cualquier transaccin de esa lista. Una vez seleccionada, pulsando la tecla intro har que el sistema pase a la pantalla inicial de la transaccin. Cuando se utiliza la funcin Sistema > Status para buscar el cdigo de transaccin de la tarea actual, se debe tener en cuenta que muchas transacciones tienen varias pantallas. Por ello, al usar cdigos de transacciones, slo se llega a la pantalla inicial de la transaccin.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El trabajo que los usuarios realizan con el sistema R/3 generalmente supone introducir datos en el sistema o mostrar informacin del mismo. Para llevar a cabo este trabajo, se seleccionan opciones de los mens, se introducen datos en los campos de entrada, se envan listados a la impresora y se interacta con el sistema a travs de ventanas de dilogo. Un campo es una unidad simple de informacin como, por ejemplo, un cdigo postal, un apellido, una cantidad, una fecha, etc. Los campos tienen un nombre de campo (descriptivo) y los datos del campo (los datos reales). Por ejemplo, en la Figura 3.15 aparece un ejemplo con un campo de una ventana R/3, en la que "Objeto" es el nombre descriptivo del campo, y *TOOO" es l dato real. LA INTERACCIN DE LOS USUARIOS CON LA INFORMACIN 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Existen dos tipos de campos en las ventanas R/3: Campos de. visualizacin y Campos de entrada. Los primeros son campos que muestran informacin a los usuarios. Los campos de entrada son campos en los que se pueden introducir datos. Los campos tienen distintas longitudes que limitan la cantidad de caracteres permitidos que pueden introducirse en ellos. En las ventanas R/3 la longitud del campo est determinada por la longitud que aparece en la pantalla.
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R/3 proporciona diversos tipos de herramientas y atajos para ayudar a los usuarios a introducir datos en los campos. Es muy frecuente ver campos con la flecha de entradas o valores posibles, lo que indica que el sistema puede mostrar un conjunto de valores, del cual los usuarios nicamente tienen que seleccionar uno de la lista, para que sea transferido automticamente al campo. Otro mtodo de encontrar datos vlidos para un campo es mediante matchcodes. Un matchcode es una ayuda a la bsqueda de valores posibles utilizando para ello varios criterios de bsqueda, o sea, se basa en encontrar valores utilizando campos relacionados que pueden ser ms fciles de conocer e identificar. No todos los campos de entrada disponen de listas de valores posibles. De hecho, no se sabe si tienen esta lista excepto en el caso de los matchcodes que van indicados con un pequeo tringulo en el ngulo superior derecho de los campos que aparece al pulsar sobre la flecha de valores posibles.
ENTRADAS POSIBLES EN CAMPOS DE ENTRADA: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Para saber si un campo tiene lista de valores, se coloca el cursor sobre el campo y si aparece la flecha a la derecha, entonces puede tener lista de valores. Para mostrar esta lista se pulsa sobre la flecha, y aparecer una caja de dilogo u otra ventana similar. Las listas de valores pueden ser muy extensas, en cuyo caso el sistema las limita y presenta el botn de funcin Ms entradas o bien Lista completa. Tambin suele incluir otros botones para realizar funciones como clasificar la lista o para encontrar un determinado valor. Para seleccionar una entrada de una lista, se hace doble clic sobre la misma, o bien se selecciona con el ratn haciendo clic una vez y se pulsa la tecla intro. El valor ser transferido al campo. Para cambiar los datos de un campo de entrada, normalmente basta con sobre escribir en el mismo. S el campo slo se puede visualizar, no se puede modificar a menos que la tarea incluya una funcin para pasar del modo visualizar al de actualizacin. Por lo general, los campos de slo visualizacin tienen el mismo color de fondo que el fondo del rea de trabajo. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Al trabajar en el sistema R/3, a menudo aparecen campos de entrada que tienen un signo de interrogacin (?), lo que significa que son campos obligatorios. Si una pantalla determinada contiene campos obligatorios, para poder pasar a la siguiente pantalla hay que introducir datos en los mismos, de lo contrario el sistema mostrar una indicacin en la barra de estado y no seguir adelante. A veces aparecen pantallas que no tienen campos obligatorios. En estos casos se puede continuar sin necesidad de introducir datos en ninguno de los campos, Sin embargo tambin puede darse el caso de que si se introducen dalos en algunos campos no obligatorios puede tener asociados otros obligatorios. Si se intenta pasar a la siguiente pantalla de una transaccin sin haber introducido datos en un campo obligatorio, el sistema mostrar un mensaje de error en la barra de estado y posicionar el cursor automticamente en el campo requerido.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El sistema proporciona utilidades para evitar tener que introducir repetidamente los mismos datos, por ejemplo, cuando se rellenan facturas o pedidos del mismo cliente o proveedor. Estas utilidades se utilizan con las funciones Fijar datos y Retener datos del men Sistema Valores Prefijados. Con la funcin Retener datos, los usuarios pueden modificar los datos una vez transferidos a los campos de entrada. Sin embargo con Fijar datos, no se pueden modificar. Esto significa que la opcin Retener datos es til en ocasiones donde hay algunas pequeas diferencias en los campos. Fijar datos tiene la ventaja de que el cursor salta los campos de entrada ya completos con los datos copiados, de manera que no es necesario pasar de campo a campo. Los datos copiados permanecen en la pantalla hasta que el usuario los borra o cuando se desconecta del sistema. Estas funciones no estn disponibles en todas las pantallas.
REPETICIN AUTOMTICA DE DATOS: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los parmetros de usuario son otra de las facilidades que proporciona R/3 para introducir datos de manera eficiente. Los parmetros de usuario estn asociados con algunos campos comunes del sistema, aunque no con todos. Por ejemplo, existen campos muy habituales en muchas aplicaciones R/3 como "cdigo de compaa", "centro", "grupo de compras", etc. Si se define el valor de un parmetro de usuario para un campo, siempre y en cada pantalla que aparezca ese mismo campo, el sistema introducir el valor especificado. Para poder definir valores de estos parmetros es necesario conocer algunos detalles tcnicos de los campos. Estos detalles aparecen pulsando la tecla de funcin F1 sobre el campo que se necesita. A continuacin, en la pantalla de ayuda se selecciona el botn o la carpeta de ayuda Info tcnica. El sistema presenta la informacin tcnica del campo, entre la cual se puede ver el ID Parmetro que corresponde al nombre tcnico del parmetro de usuario. En la Figura 3.16 se muestra un ejemplo en el que aparece el parmetro VKO que corresponde a la organizacin de ventas.
PARMETROS DE USUARIO: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los valores de los parmetros de usuario se introducen mediante las opciones de men Sistema - > Valores Prefijados -> Parmetros Usuario. El sistema presenta una pantalla para indicar el parmetro y el valor por defecto que aparecer en las pantallas del usuario. Para saber la descripcin de los parmetros basta pulsar la tecla intro.
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Tcnicamente un matchcode es un objeto especial del diccionario de datos, y funcionalmente es una herramienta que ayuda a los usuarios a buscar valores que necesitan para completar campos. Los matchcodes son una coleccin de trminos o criterios de bsqueda. Cuando un campo de entrada presenta un pequeo tringulo en el borde superior derecho se sabe que tiene asociado un matchcode. En este caso, al posicionar el cursor en ese campo, el sistema mostrar la flecha de valores posibles. Por ejemplo, cuando se busca un cdigo especfico de un material, es posible que no se conozca el nmero de material, sin embargo, es ms fcil recordar el proveedor, el tipo de material, el nombre antiguo, la descripcin, etc. El caso de los materiales tiene un gran nmero de campos asociados. Los matchcodes proporcionan un mtodo para simplificar la bsqueda, de manera que se pueda encontrar el valor necesario utilizando el mtodo de bsqueda que conozcan mejor. Por ejemplo, para buscar un material, se puede utilizar cualquiera de los trminos de bsqueda asociados al mismo. Para ello se coloca el cursor dentro del campo de entrada y se pulsa la tecla de funcin F4 o bien la flecha de valores posibles. De este modo aparece una lista de los mtodos de bsqueda (criterios) de ese matchcode. EL USO DE LOS MATCHCODES: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Si se trata de la primera vez que se utiliza este matchcode y no hay definido ningn criterio estndar, por defecto, aparece una ventana similar a la que se muestra en la Figura 3.17.
Cada una de las lneas de la ventana es un mtodo diferente para buscar lo mismo. La primera columna muestra el ID del Matchcode, que identifica el mtodo de bsqueda.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Haciendo doble clic sobre una de las lneas hace que el sistema muestre otro cuadro de dilogo en el que los usuarios pueden indicar los trminos de bsqueda. Por ejemplo, seleccionando el ID "B", el sistema mostrar una ventana como la de la Figura 3.18, con los campos de entrada para realizar la bsqueda.
Se introducen los criterios de bsqueda en los campos, o bien informacin en los campos de los que se conoce alguna informacin, permitindose el uso de caracteres polivalentes, como el asterisco (*). De los campos de los que no se conoce informacin simplemente se dejan en blanco.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU El sistema R/3 incluye muchos matchcodes predefinidos, pero los desarrolladores o los administradores del diccionario de datos pueden crear matchcodes adicionales si se considera necesario para facilitar entrada de datos en algn campo.
Existen dos maneras de utilizar matchcodes:
El mtodo simple, es la manera normal y consiste en encontrar los valores para un campo cuando los usuarios no saben qu identificador de matchcode utilizar.
El mtodo rpido para usuarios ms experimentados consiste en utilizar identificadores de matchcodes y campos ya conocidos. Ms informacin sobre el uso de matchcodes se puede encontrar en la ayuda en lnea de SAP R/3.
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R/3 incluye muchas posibilidades para obtener ayuda en lnea prcticamente en todos los elementos del sistema. Se puede obtener ayuda de una aplicacin completa, de una funcin especfica, de un campo, de un programa, de un trmino de glosario, etc. Uno de los mens estndar de todas las ventanas R/3 es el de Ayuda, que contiene varias opciones. Otras formas de obtener ayuda son pulsar la tecla de funcin F1 o bien el icono. Tambin se puede obtener ayuda para introducir datos en los campos mediante las flechas de valores posibles o de los matchcodes, segn se ha descrito en la anterior seccin. EL SISTEMA DE AYUDA EN R/3 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
En la Figura se muestra el men de Ayuda. Las opciones son:
Ayuda ampliada, que enlaza directamente con instrucciones detalladas para las tareas que se realizan y que estn enlazadas con la documentacin en lnea. Biblioteca R/3, incluye un enlace con la pantalla principal de la documentacin en lnea de todo el sistema. Glosario, contiene definiciones de trminos de SAP relacionados con la tarea o funcin actual. Infos relase, incluyen las notas de los cambios entre versiones de R/3. Introduccin al R/3, que tiene un enlace con la seccin Getting started with R/3 de la documentacin en lnea. Opciones permite definir el modo de presentacin de la ayuda, bien en ventanas modales (la manera tradicional antes de la versin 3.1) o a travs de un visualizador de ayuda. Cmo utilizar Ayuda, describe las caractersticas del sistema de ayuda y de cmo se utilizan las distintas opciones. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU En la documentacin en lnea siempre se puede buscar ayuda para una aplicacin concreta de R/3, algn componente del Sistema Bsico o incluso sobre las tareas y herramientas de los proyectos de implantacin.
La documentacin en lnea viene en un CDROM junto con el kit de SAP y lo debe instalar el administrador de manera que todos los usuarios puedan acceder a la misma.
Otra manera en que el sistema R/3 proporciona ayuda es cuando aparecen mensajes de advertencia, informativos o de error en la barra de estado. Haciendo doble clic sobre la barra el sistema muestra informacin adicional sobre ese mensaje. A veces, esta ayuda adicional en estos mensajes incluye enlaces de hipertexto que llevan directamente a la transaccin necesaria para resolver el problema. Para ver ayuda sobre mensajes de la barra de estado tambin se puede posicionar el cursor sobre la misma y pulsar la tecla F1. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Los informes (reports) del sistema R/3 son programas ABAP/4 cuya funcin es buscar informacin en la base de datos y mostrarla o imprimirla.
Cuando se realizan las tareas operativas habituales del sistema R/3, a menudo es necesario buscar informacin para su anlisis, para comprobar la tendencia del negocio, para tomar decisiones, o simplemente para poder realizar la siguiente tarea. Este tipo de extraccin, coleccin y formateo de los datos que se encuentran en la base de datos se realiza mediante reports de SAP.
SAP distingue dos trminos en este entorno: un report es el programa mismo, y una lista es el resultado de la ejecucin de ese report. EJECUCIN DE PROGRAMAS E INFORMES 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los usuarios finales no se encargan de programar esos informes dado que los sistemas SAP incluyen cientos ya programados y listos para utilizar. Estos informes pueden ser el resultado de las selecciones normales de los mens, con lo que a veces los usuarios ni siquiera se dan cuenta de que los estn ejecutando, excepto porque su ejecucin muestra unos resultados en la pantalla o bien los enva a una impresora.
En estos casos, los datos que se introducen en los campos de la pantalla actan como los criterios de bsqueda para la ejecucin de estos informes.
No obstante, hay ocasiones en que los usuarios o los administradores del sistema necesitan ejecutar manualmente un informe o programa utilizando para ello las funciones y facilidades que proporciona el sistema R/3.
La facilidad genrica del sistema R/3 para ejecutar informes se encuentra en el men Sistema Servicios Reporting. Mediante esta funcin se pueden ejecutar informes o programas si se conocen los nombres de los mismos. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Para ejecutar un informe o programa (report), se introduce el nombre en el campo Programa y se pulsa sobre el botn Ejecutar. Muchos programas tienen criterios de seleccin que sirven para delimitar el mbito de la bsqueda y de los resultados que se esperan. Algunos, no obstante, no tienen criterios de seleccin por lo que al ejecutarlos los resultados aparecen inmediatamente.
En el caso de que un programa incluya criterios de seleccin aparece una pantalla adicional para que se introduzcan los criterios que se quieran utilizar segn el objetivo y resultados esperados. Los criterios son trminos de bsqueda en los cuales se pueden utilizar caracteres polivalentes como el asterisco (*).
Una vez introducidos los criterios, hay que pulsar de nuevo el botn Ejecutar, o bien seleccionar la opcin Programa Fondo para ejecutar el programa como job de fondo.
Una manera de introducir criterios de seleccin de forma automtica es mediante el uso de variantes. Una variante es una coleccin de criterios predefinidos que se guarda con un nombre y que se pueden utilizar repetidamente al ejecutar programas. Cuando se usan variantes se pueden ejecutar los programas con cualquiera de las variantes que hayan sido definidas para los mismos, en cuyo caso, no es necesario introducir manualmente criterios de seleccin. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Se ha indicado anteriormente que para poder ejecutar programas manualmente es necesario conocer su nombre. En los sistemas SAP previos a la versin 4.0 todos los nombres de los programas estndar tienen ocho caracteres y comienzan con la letra R. Sin embargo, los programas desarrollados por los clientes deben comenzar con las letras Y o Z. Los reports se agrupan en clases, por ejemplo, informes de ventas, movimientos de mercancas, proyectos, etc. Las clases de informes son muy tiles para localizar nombres de programas. Para averiguar nombres de programas, desde la pantalla inicial de ejecucin de programas se puede seleccionar Utilidades Buscar Programa desde el men. El sistema muestra la pantalla de bsqueda de programas, llamada Catlogo de Programas ABAP/4. LOCALIZAR PROGRAMAS: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU En el campo Programa se introduce la parte del nombre del programa que se quiere buscar, incluyendo caracteres polivalentes (* o signo +). El asterisco, *, sustituye a varios caracteres contiguos, mientras que el signo + reemplaza a un nico carcter. Por ejemplo, si se introduce RSM*, el sistema localizar todos los programas que comiencen con RSM, y si se introduce RSPA++00, el sistema localizar todos los programas que comienzan con RSPA y acaban con 00.
Los caracteres polivalentes se pueden utilizar en cualquier parte de los campos y tantos como sean necesarios. Por ejemplo, si se introduce Z*PS* encontrar todos los programas que comienzan por Z (desarrollados por el cliente) y que tengan PS en alguna parte de la cadena de caracteres del medio. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Los criterios de seleccin o de bsqueda son campos de entrada que permiten a los usuarios delimitar el tipo y la cantidad de informacin que desean visualizar o procesar. Si no se especifica ningn criterio de bsqueda el resultado de la ejecucin de un programa puede ser una larga lista que quiz contenga datos irrelevantes o sin inters para el usuario que lo ejecuta. Por ejemplo, si un usuario desea analizar los movimientos de material del almacn del que es responsable, se puede introducir el cdigo del almacn como criterio de seleccin, de este modo el programa procesar y mostrar nicamente una lista con datos correspondientes a dicho almacn. Los criterios de seleccin no se limitan a introducir valores especficos en los campos de entrada. En algunos de estos campos se puede introducir rangos de valores o incluso varios rangos de valores. Por ejemplo, se puede visualizar una lista de los clientes a los que se les ha facturado entre 10 y 20 millones de euros que pertenezcan a Portugal. Inglaterra y Marruecos, y adems a Uruguay. USO DE LOS CRITERIOS DE SELECCIN: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU A medida que se introducen ms valores en los criterios de seleccin, se restringe y disminuye la lista resultante. Si el sistema no puede procesar los datos debido a que se excede el tiempo para el proceso interactivo, mostrar un mensaje en la barra de estado. En estos casos se debe lanzar el informe en un job de fondo. A menudo se encuentran dos tipos de criterios de seleccin en los programas: Selecciones de base de datos, que determinan qu registros son seleccionados de la base de datos. Selecciones de programas, que son filtros adicionales que indican al sistema cul de los campos de los registros se mostrarn en la lista. Se pueden obtener opciones de seleccin adicionales posicionando el cursor en el campo de entrada y pulsando el botn Opciones de seleccin en la barra de herramientas de aplicacin. Utilizando estas opciones de seleccin y las flechas de seleccin mltiple, pueden llegar a especificarse criterios complejos de seleccin, incluyendo mltiples rangos de valores, condiciones lgicas AND, OR, etc. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Una variante es un conjunto de valores que se utiliza como criterio de seleccin o bien como parmetros cuando se ejecuta un programa del tipo informe, u otro tipo de programa ABAP/4. Las variantes van enlazadas con los programas, lo que significa que una variante nicamente se puede utilizar para el programa para el que fue creada. El grupo de valores para los criterios de seleccin se guarda y se le asigna un nombre de variante, de manera que cada vez que se llame a un informe o programa en lugar de especificar los criterios de seleccin, se puede simplemente llamar a una variante previamente salvada, evitando as tener que teclear nuevamente los criterios de bsqueda. De hecho, cuando se utilizan variantes el sistema no mostrar la pantalla para introducir estos criterios de seleccin. Las variantes sirven de gran ayuda para simplificar la entrada de datos cuando se ejecutan programas y, adems, asegura que los programas tengan algunos criterios de seleccin que limiten los resultados de su ejecucin. LAS VARIANTES DE PROGRAMAS: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Se pueden tener tantas variantes para un programa como se desee. Cada una de ellas se utilizar para obtener distintos tipos o cantidades de informacin. Por ejemplo, el mismo informe que detalla el inventario mensual de los almacenes fsicos podran tener una variante indicando el cdigo del almacn o el tipo de material, de manera que cada responsable utilice la variante segn su situacin geogrfica. En la pantalla inicial de ejecucin de programas, cuando an no se conoce qu variantes estn disponibles, se puede mostrar una lista de las mismas y ver qu valores tienen asignados en los criterios de seleccin. Para ello, basta con introducir el nombre del programa y pulsar con el ratn sobre el botn Resumen var. de la barra de herramientas de aplicacin. El sistema muestra las variantes disponibles para ese programa. Para ver el contenido, basta con seleccionar la variante y pulsar el icono visualizar, o bien se selecciona la variante haciendo doble clic sobre la misma. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Para ejecutar un programa con una variante, una vez en la funcin de reporting y especificado el nombre del programa, nicamente es necesario pulsar sobre el botn Ejecutar con variante (observe el icono de ejecucin). El sistema muestra un cuadro de dilogo para que se especifique el nombre de la variante. En este cuadro se introduce el nombre de la variante o bien se pulsa sobre la flecha de valores posibles para averiguar las variantes disponibles y seleccionar una.
Cuando se tiene realizada la seleccin, simplemente se pulsa el botn Ejecutar en el mismo cuadro de dilogo. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Para crear variantes, desde la pantalla principal de ejecucin de programas (Sistema Servicios Reporting), se introduce el nombre del programa para el que se quieren crear variantes y se selecciona Pasar a Variantes desde el men. El sistema mostrar la pantalla inicial de variantes ABAP/4, segn se muestra en la Figura CREACIN DE VARIANTES: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Se introduce un nombre para la variante (mi variante en el ejemplo de la figura) y se pulsa en el botn Crear. En ese momento, el sistema R/3 muestra la pantalla de criterios de seleccin del programa especificado. Se introducen los criterios deseados en los campos de entrada y se pulsa el botn Continuar. El sistema mostrar la pantalla para guardar la variante con el nombre que se haba especificado anteriormente. En el campo Descripcin se puede indicar una breve descripcin de la variante de manera que pueda conocer el propsito de la misma y distinguirla de otras. La pantalla de variantes tiene otros cuadros de seleccin adicionales donde los usuarios pueden especificar opciones adicionales para la ejecucin con variantes como, por ejemplo: Seleccionando Slo fondo el sistema slo permitir ejecutar el programa con esa variante en un job en proceso de fondo. Con la opcin Proteger variante slo el usuario que ha creado la variante puede modificarla o borrarla. Mediante la seleccin No visualizar variante, se le indica al sistema que no muestre la lista resultante en la pantalla.
La parte inferior de la pantalla muestra atributos de campos adicionales que corresponden con el programa especfico para el que se crean las variantes.
Cuando se terminan de introducir todos los valores, se salva la variante al pulsar el botn Grabar de la barra de herramientas estndar. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Todos los listados y muchas pantallas del sistema R/3 incluyen la funcin de impresin. La manera ms habitual de invocar la funcin de impresin es pulsando el botn Imprimir de la barra de herramientas estndar o de la barra de herramientas de aplicacin, o bien seleccionando Sistema Lista Imprimir desde cualquier pantalla R/3. La impresin en el sistema R/3 es un proceso que tiene dos pasos. El primer paso consiste en seleccionar la funcin de impresin, la cual invoca a la pantalla de impresin. En esta pantalla se indican los datos adecuados para enviar la lista o informe al controlador de salida y a la impresora. Se trata de informacin que es necesaria para el sistema de spool de R/3: nombre de la impresora, pgina de cubierta, formato, etc. Una vez introducida esta informacin, el segundo paso es pulsar nuevamente el icono o botn Imprimir. Algunas aplicaciones requieren que se introduzca alguna informacin de impresin en pantallas especiales y no muestran la pantalla de impresin estndar. EL SISTEMA DE IMPRESIN DE R/3 PARA USUARIOS 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
La Figura muestra un ejemplo de la pantalla de impresin. En esta pantalla se especifica principalmente dos opciones: el nombre de la impresora, y se lanza la impresin de manera inmediata o bien si se retiene para imprimirla en otro momento LA PANTALLA DE IMPRESIN: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Los campos ms importantes que aparecen en la pantalla de impresin son los siguientes: Dispositivo de salida. En este campo se indica el nombre de la impresora. Se puede pulsar la flecha de valores posibles para seleccionar una entre la lista de impresoras definidas. Cantidad Ejemplares. Se indica el nmero de copias a imprimir. Nombre: En este campo se identifica la solicitud de impresin en el controlador de salidas de SAP. Este campo se define automticamente por el sistema, pero los usuarios pueden modificarlo a voluntad. Ttulo. Los usuarios pueden introducir en este campo una breve descripcin de la solicitud de impresin, de manera que pueda identificarse fcilmente. Autorizacin. Este campo puede contener un cdigo de autorizacin que haya sido definido previamente por el administrador del sistema. Se utiliza para proteger que otros usuarios puedan visualizar datos impresos que puedan ser confidenciales. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Adicionalmente, la pantalla de impresin incluye otros campos de control importantes, que indican al sistema R/3 cmo realizar la peticin de impresin. Salida inmediata. Cuando se selecciona esta opcin, el sistema enva el listado inmediatamente a la impresora. sta es una opcin clave dado que con frecuencia muchos usuarios olvidan seleccionarla, y de este modo, el listado no se enva a la impresora, sino que permanece en el controlador de salida para que se imprima a posteriori. Esta opcin puede ser configurada por defecto en el perfil de los usuarios dentro de sus valores por defecto. Para ello el sistema dispone de la funcin Sistema Valores prefijados Val. fijos usuario. Sin embargo, no seleccionar por defecto la opcin de impresin inmediata tiene la ventaja de que posteriormente se pueden enviar a imprimir un rango de pginas del listado, dado que esta opcin aparece en el controlador de salida, pero no en la pantalla de impresin. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Borrar tras salida. Cuando est seleccionada esta opcin, el sistema R/3 borra automticamente el listado una vez que ha sido impreso satisfactoriamente.
Portadas. Este campo se utiliza para imprimir una pgina de portada al principio del listado de impresin.
Formato edicin. En estos campos se introducen opciones de formato para la impresin del informe o listado. Estas opciones son introducidas automticamente por el sistema.
La pantalla de impresin incluye el icono Imprimir en la barra de herramientas de aplicacin. Al pulsar sobre el icono se crea una nueva Orden de SPOOL. En este caso, si est seleccionada la opcin Salida Inmediata el listado o informe es enviado automticamente a la impresora. 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU
Se puede comprobar y monitorizar el estado de los trabajos de impresin seleccionando la opcin Sistema Servicios Control impresin desde cualquier pantalla R/3. En esta pantalla, denominada SPOOL: Acceso se introducen los criterios para buscar los listados u rdenes de SPOOL que se quieran buscar. En situaciones normales basta con pulsar la tecla intro para ver los trabajos de impresin del usuario. El sistema muestra a continuacin las rdenes de spool enviadas al sistema segn los criterios introducidos. La informacin ms importante de esta pan- talla es la correspondiente a la columna Status, en la que aparece si el trabajo de impresin ha salido correctamente o si el sistema ha detectado algn problema. Algunos valores posibles del campo del estado de impresin son: - - - (Guiones). El listado u orden de spool ha sido creado pero an no se ha enviado a la impresora. Este es el caso normal cuando no se marca el cuadro de seleccin Salida inmediata. En estos casos se puede enviar a imprimir seleccionando el listado y pulsando sobre el icono Imprimir de la barra de herramientas de aplicacin.
MONITORIZAR EL ESTADO DE LAS PETICIONES DE IMPRESIN: 4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU Listo. El trabajo de impresin se ha completado con xito y ha salido por la impresora o dispositivo seleccionado.
Espere, Probl. u otro mensaje en color. Existe algn problema para poder completar la orden de salida de impresin. Para ver ms detalles sobre el problema hay que seleccionar la peticin marcando el cuadro a su izquierda, y pulsar sobre el botn Orden de Salida. En la pantalla siguiente hay que seleccionar el botn Visualizar log. Algunos problemas habituales relacionados con las funciones de impresin son que la impresora est desconectada o apagada, que haya un problema en la impresora a nivel de sistema operativo, que haya problemas de red o de los PC en caso de impresoras con impresin local. El controlador de rdenes de salida tambin permite que se puedan realizar funciones adicionales, adems de comprobar el estado de los listados y de los trabajos de impresin. Por ejemplo, se pueden borrar los trabajos del sistema pulsando sobre el icono Borrar, o bien se puede mostrar el listado en la pantalla pulsando sobre el icono Visualizar.
4.-MODULOS DE UN SISTEMA SAP R3 REGRESAR A MENU 5.- DEMOSTRACION DE SAPR3 TUTORIALES REGRESAR A MENU INTRODUCCIN A SAP /R3 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3. REGRESAR A MENU 3.-DEFINICION DE SAP R3
Es un software basado en la tecnologa cliente servidor diseado para manejar las bases de informacin de una empresa 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3. REGRESAR A MENU 3.-DEFINICION DE UN SISTEMA SAP R3. REGRESAR A MENU 5.- DEMOSTRACION DE SAPR3 TUTORIALES 1.- COTIZACIN DE UN ARTICULO. 2.- ORDEN DE FABRICACIn ESTNDAR. 3.-ORDEN DE PRODUCCIN ESPECIAL. 4.- FACTURA DE ARTICULO. 5.- NOTA CRDITO VENTA REGRESAR A MENU Con este sistema de informacin podemos ver la facilidad de hacer una compra con un sistema ERP(SAP / R3).