September 14

CONTROL DOCUMENTARIO DEL

SISTEMA DE CALIDAD DE ELSA
Julio 2002
September 14
Estructura de la Documentacin
Documentos Externos
POEs e Instrucciones
Objetivos de Calidad
Polticas de Calidad y
Ambiente
Manual de Calidad
Precisin o
Detalle
September 14
Control Documentario
Control de
Documentos
Externos
Control de
Documentos
Internos
Control de
Documentos
Obsoletos
Documentos
Internos
Documentos
Externos
Controlados,
disponibles y
actualizados
Registros de
Calidad
Legibles,
identificables y
recuperables
Mantenimiento
de Registros
de Calidad
Requerimiento de
documentacin
del Sistema de
Calidad de ELSA

Nuevo documento
externo
September 14
Control Documentos Internos
Coordina
creacin/modif de
documento
Inicio
Dueo y Actores Champion Jefe de Area Gerente de Area
Identifica normas
y req. aplicables
Entrega normas y
plantillas
Crean/Modif.
documentos
Identifica
necesidad de
registros
Solicita
Asignacin de
Cdigos
Asigna Cdigos a
nuevo documento
Ok.?
S
No
Firma y enva
para revisin de
jefe de rea
Revisa
borradores
Ok.?
S
No
Firma y enva
para aprobacin
1
1
Revisa
borradores
Ok.?
S
No
Firma y devuelve
para distribucin
1
Archiva orig. y
distrib. copias
controladas
Fin
Anexo N 1
Tipos de
Documentos
Plantillas de Docs.
de Calidad
(Archivo PC)
EL-QS-AD-P-0001
3.4 Control de
Registros
EL-QS-AD-I-0001
Inst. para la codif.
documentos
EL-QS-F-0002
Control de Distrib
de Documentos
Actualiza Lista
Maestra de Docs
Internos
EL-QS-F-0001
Lista Maestra de
Docs Internos
(Archivo PC)
Comunica al
Personal
Conserva y
Mantiene
Documento
1
Revisa
Borradores
EL-QS-F-0001
Lista Maestra de
Docs Internos
(Archivo PC)
Anexo N 2
Criterios de
Revisin de Docs
Anexo N 2
Criterios de
Revisin de Docs
September 14
Control Documentos Externos
Identifica
Documento
Externo
Inicio
Coordina/Define
Modalidad de
Distribucin
Actualiza Lista
Maestra de Doc.
Externos
EL-QS-F-0003
Lista Maestra de
Doc. Externos
(Archivo PC)
Inicio
Champion Dueo y Actores / C. Ambiental
Coordina con
Champion
Identifica
Documento
Externo
Distribuye Doc.
Externos y retira
edic. previas
Comunica al
personal de la
planta
Conserva y
mantiene
documentos ext.
EL-QS-F-0002
Control de Distrib
de Documentos
Fin
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Control de Documentos Obsoletos
Identifica
Documento
Obsoleto
Inicio
Identifica
Documento
Obsoleto
Retira doc obs y
elimina o cambia
por doc vigente
Coordina retiro de
Documento
Obsoleto
Fin
Inicio
Responsable de Area/ Dueo de Proceso Champion
Actualiza Lista
Maestra de Docs
Anexo N 1
Tipos de
Documentos
EL-QS-F-0001
Lista Maestra de
Docs Internos
(Archivo PC)
EL-QS-F-0003
Lista Maestra de
Doc. Externos
(Archivo PC)
EL-QS-F-0002
Control de Distrib
de Documentos
Destruye copias
e identifica y
archiva original
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Control de Registros
Ident necesidad
de crear / modif
registro
Inicio
Establece y
comunica
parmetros de
control del regis
Nec?
Anexo N 3
Parmetros de
Cont. De Regis
Dueo de Proceso Champion
Si
No
Verifica si registro
es necesario
EL-QS-F-0004
Lista Maestra de
Form de Registros
(Archivo PC)
Coordina
inclusin de form
de registro
Referencia
registro en POE
Fin
Descarta
y
comunica
Fin
Plantillas de
Registros de Cal.
(Archivo PC)
Disea y elabora
formato de
registro
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Documento desarrollado por el personal de ELSA, creado
para estandarizar las actividades de un proceso de la
compaa. Son documentos internos:
POE: Procedimiento de Operacin Estndar
Qu, Quin, Cmo (interrelacin de actividades y responsables), Por
qu, Cundo.
Procedimientos Analticos: Orientado al anlisis de laboratorio.
- Cmo se hace: paso a paso, con detalle
Procedimiento de Calibracin: Orientado a Calibracin.
- Cmo se hace: paso a paso, con detalle.
IT: Instruccin de Trabajo
Cmo se hace: paso a paso, con detalle...
Manual de Calidad: Poltica, objetivos, responsabilidades y relacin entre
los POEs ELSA con los requisitos de la norma ISO 9001:2000
Control de Documentos Internos
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DOCUMENTO OBSOLETOS

El documento obsoleto es un documento
externo o interno del sistema de Calidad ELSA
que ha sido reemplazado por una nueva versin
actualizada o ha sido retirado porque la
actividad que lo origin se ha suspendido o es
controlada por otro documento.
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Control de Documentos Externos
El documento externo es aquel documento que no ha
sido desarrollado por el personal de ELSA, cuya
informacin esta relacionada con la calidad de las
operaciones de la planta y se deben de controlar para
garantizarlas:
Los requisitos de las normas ISO 9001:2000
Todas las Especificaciones entregadas por Coca-Cola,
relativos a la calidad (Corporativos)
Todas las Especificaciones entregadas por CCSP,
relativas a la calidad
Manuales del Fabricante de equipos y/o procesos que
tengan relacin con la calidad del proceso o del producto
Informacin de Proveedores y Clientes.
Normas legales y Normas Tcnicas
September 14
Control de Documentos (complemento)
Coordinador de rea del Sistema de Calidad:
Controla los documentos en borrador que recibe o emite el rea.
Coordina con la jefatura de rea y dispone accesibilidad de la
documentacin aprobada. a todo el personal del rea.
Realiza mantenimiento a los manuales del rea aplicando los POEs
ELSA.
Apoya al jefe de rea en validar los documentos con la aplicacin
real.
Crea los files de documentos del Sistema de Calidad necesarios y
controla las copias controladas.
Dueo del Proceso:
Capacita al personal en la aplicacin del documento
estandarizado.
Registra la capacitacin del personal capacitado.
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
DE UN DOCUMENTO DE
CALIDAD
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FORMATO DE PROCESOS
Instrucciones de Trabajo.
Procedimiento de Operacin Estndar.
Procedimientos Analticos o de Calibracin.
Control de Distribucin de Documentos.
A continuacin se presentan los siguientes
formatos de los procesos mencionados:
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Formato para Instrucciones de Trabajo
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
INSTRUCCIN PARA. . . . .(COMPLETE EL TTULO)
1. DESCRIPCIN
Indica brevemente quin y cundo aplica la presente Instruccin de Trabajo.
2. INSTRUCCIN
Indica como primer paso las medidas de seguridad a tomar previas al inicio de la
operacin y describe mediante texto, diagramas, fotografas, tablas, etc., paso a paso,
cmo se realiza la tarea incluyendo los implementos y medidas de seguridad necesarios.
3. REFERENCIAS
3.1 Manual del Proveedor del Equipo
3.2
3.3
Preparado por: Jefe de Area:
Revisin:
Champion:
Revisin:
Aprobado por:
Aprobacin:
Sistema de Calidad ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 1 de 3
September 14
Formato para Procedimiento de
Operacin Estndar ( POE) 1era pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE. . . . . {COMPLETE EL TTULO}
1. PROPSITO
Plantea la razn de ser del POE. Se debe definir para qu es creado el documento.
La redaccin siempre inicia con un verbo tal como Sistematizar, Reglamentar, etc.
2. ALCANCE
Define el mbito de aplicacin del documento. Debe especificar desde dnde
hasta dnde ( como parte de un proceso) se aplica el documento.
3. PROCEDIMIENTO
El dueo del proceso, en coordinacin con el Champion, decidir entre utilizar un
flujograma matricial, la redaccin en la tcnica de PlayScript o ambos, para
describir las actividades de cada uno de los procedimientos que pueden componer
el POE.
Tenga en cuenta que:
Cuando el POE tenga ms de un procedimiento, en esta pgina debe insertar
primero el flujograma del proceso ( punto 11 de MAP) para describir las
actividades que componen el proceso.
Para describir cada procedimiento siempre inicie en una nueva pgina.
Preparado por: Jefe de Area:
Revisin:
Champion:
Revisin:
Aprobado por:
Aprobacin:
Sistema de Calidad ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 1 de 3
September 14
Formato para Procedimiento de
Operacin Estndar ( POE) 2nda pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO)
3.1 PROCEDIMIENTO DE { P.EJM. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS}
Actor 1 1. Coordina.
2.
Actor 1(0 2) 3. Identifica
4. Entrega.
5. Fin de POE
Sistema de Calidad de ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 2 de 3
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Formato para Procedimiento de
Operacin Estndar ( POE) 3era pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO)
3.2 PROCEDIMIENTO DE { P.EJM. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS}
Actor 1 1. Coordina.
2.
Actor 1(0 2) 3. Identifica
4. Entrega.
5. Fin de POE
Sistema de Calidad de ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 3 de 6
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Formato para Procedimiento de
Operacin Estndar ( POE) 4ta pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO}
4. REFERENCIAS
4.1. Manual del Sistema de Calidad y Gestin Ambiental de ELSA
4.2. {cdigos y ttulos de otros documentos a los que hace referencia el POE)
5. INDICADORES DE EFICIENCIA
5.1. Indicador N 1: Formula y descripcin de trminos del primer indicador.
5.2. Indicador N2 : Formula y descripcin de trminos del segundo indicador.
6. DEFINICIONES
6.1. Definicin 1:
6.2. Definicin 2:
6.3. Definicin 3
7. ANEXOS
7.1. Anexo N 1 {Ttulo del primer anexo}
7.2. Anexo N 2 {Ttulo del segundo anexo}
8. REGISTROS
Cdigo Nombre Responsable Tiempo de
Retencin
Lugar Disposicin
Final
9. CONTROL DE CAMBIOS
9.1. Control de Cambios (Incluida al final de este documento)
Manual del Sistema de Calidad de ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 4 de 6
September 14
Formato para Procedimiento de
Operacin Estndar ( POE) 5ta pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO
ANEXO N 1
{TTULO DEL PRIMER ANEXO}
Manual del Sistema de Calidad de ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 5 de 6
September 14
Formato para Procedimiento de
Operacin Estandar ( POE) 6ta pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO
Manual del Sistema de Calidad de ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 6 de 6
CONTROL DE CAMBIOS
Ttulo del Documento
Cdigo AA-BB-CC-P-000n
N
Edicin
Detalle de la Modificacin
Revisado
por
Aprobado
por
Fecha
Edicin
1.
2.
3.
1.
2.
3.
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Formato para Procedimientos
Analtico o de Calibracin
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
PROCEDIMIENTO {ANALTICO O DE CALIBRACIN}....{COMPLETE EL TTULO}
1. DESCRIPCIN
Indica brevemente quin y cuando aplica la presente Instruccin de Trabajo { Este
documento es aplicado por los Supervisores u Operarios CERTIFICADOS para evaluar la
alcalinidad de una muestra de agua}
2. MATERIALES, EQUIPOS E IMPLEMENTOS
2.1. Vaso de precipitado de 500 mL
2.2. Bureta de 10 mL
2.3. Probeta de vidrio 100 mL
3. PROCEDIMIENTO
3.1 Tome una muestra de agua despus del cualquier filtro de arena.
3.2 Mida 100 mL de la muestra en una probeta de vidrio y depostela deposita en
una cpsula de porcelana.
3.3
4. REFERENCIAS
4.1. Standard Methods:Physical/Chemical SM-PR-040; Alkalinity of Water..
4.2.
4.3.
Preparado por: Jefe de Area:
Revisin:
Champion:
Revisin:
Aprobado por:
Aprobacin:
Sistema de Calidad ELSA Confidencial AA-BB-CC-P-000n
Editado: {fecha} Edicin N Pgina 1 de 1
September 14
Control de Distribucin de Documentos
EL-QS-F-0002
Edicin N 3
Embotelladora Latinoamericana S.A. - ELSA
08/07/02
CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Cdigo Nombre del Documento
Fecha
Edicin
N
Edicin
Requisito
LISTA DE DISTRIBUCION
Destinatario
(Org. / rea)
Asignado a Fecha Firma
Destinatario
(Org. / rea)
Asignado a Fecha Firma
Confidencial Pgina 1 de 2
September 14
Control de Documentos
Definiciones
Actor del Proceso: Persona que pertenece a ELSA y que
participa en la ejecucin del Proceso
Copia Controlada: Copia de un documento interno o externo del
Sistema de Calidad de ELSA a la que se le hace seguimiento
formal. Las copias controladas tienen un sello rojo caracterstico
del Sistema de Calidad de ELSA en cada una de sus pginas. Las
copias controladas no deben de ser alteradas, sobrescritas o
modificadas para evitar su obsolescencia. Las copias no
controladas no deben de ser tomadas en cuenta por ningn
proceso formal de ELSA.
Plantilla de Documentos: Tipo de formato electrnico en el cual
se han incluido todas las Especificaciones Tcnicas para cada tipo
especfico de Documento del Sistema de Calidad a crear. Estas
plantillas son administradas por los Champions Divisionales.
September 14
Control de Documentos
Definiciones
Registro del Sistema de Calidad: Documento que presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas
Dueo del Proceso: Responsable del proceso cuya
documentacin se pretende crear o documentar
Champion: Persona cuya funcin es facilitar y asesorar en la
implantacin del Sistema de Calidad.
Control de Cambios: Se mantendr slo para Procedimientos
de Operacin Estndar. En esta hoja de control se mantendr
informacin de los cambios realizados sobre las tres(3) ltimas
ediciones de los documentos.
September 14
Control de Documentos
Tipos
Manual: Documento que describe el Sistema de Calidad de ELSA
Procedimiento de Operacin Estndar (POE): Documento del
Sistema de Calidad que comunica y establece mtodos para
cumplir y administrar actividades de trabajo. Provee el quin hace
qu, cundo y dnde en un proceso de actividades (O)
Instruccin de Trabajo: Procedimiento escrito que, con pasos
ordenados, seguros y precisos indica el mejor camino para realizar
un proceso. Provee el cmo se hacen las cosas (I)
Procedimiento Analtico: Procedimiento escrito que indica paso a
paso la marcha analtica de las pruebas realizadas para el control
de variables y parmetros de proceso. (L)
Procedimiento de Calibracin: Procedimiento escrito que
describe paso a paso la rutina de calibracin de los equipos de
control de calidad y de los equipos de proceso y medicin (C)
September 14
Control de Documentos
Tipos
Formato de Registro: Formulario en blanco que se utiliza para
registrar los resultados de la ejecucin de los procesos y/o de su
control. Puede utilizarse tambin para resumir y comunicar
listas de especificaciones, listas de proveedores o materiales
aprobados, relaciones de personal, conjunto de datos y que
mantiene una frecuencia de actualizacin que impida incluirlos
directamente en un anexo de un POE. (F)
Nota 1: El tiempo de almacenamiento de los registros
ser definido por el Dueo del Proceso y el Champion,
quienes se asegurarn de cumplir con los requisitos
legales correspondientes.
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Parmetros de Control de Registros
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Control de Cambios
N
Edicin
Detalle de la Modificacin
2
1. Fusin del Programa de Control Documentario con los documentos POE
Para Crear, Aprobar, Controlar y Distribuir Documentos del Sistema de
Calidad, POE de Manejo de Documentos Obsoletos y POE de Manejo de
Documentos Externos al Sistema de Calidad en un solo documento llamado
POE de Control de Documentos y Registros.
2. Los documentos Instruccin de Trabajo Para Crear Documentos del Sistema
de Calidad e Instruccin de Trabajo Especificaciones Tcnicas de un
Documento del Sistema de Calidad han sido eliminados.
3. La Instruccin de Trabajo Para Codificar Documentos del Sistema de
Calidad, ha sido reemplazada por la Instruccin para Codificacin de
Documentos del Sistema de Calidad de ELSA. Los cdigos de rea y Tema
en la nueva versin estarn compartidos en una base de datos.
September 14
Criterios de Revisin de Documentos
Orden
Quin
Revisa?
Qu Revisa?
1 Champion
Cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema de
Calidad de ELSA
Cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas de un
Documento del Sistema de Calidad de ELSA (mediante la
entrega de las plantillas y la revisin de los borradores ante la
posibilidad de modificaciones no autorizadas)
2 Jefe de Area
Adecuacin de los nuevos documentos con los procedimientos
operativos del rea, con las polticas de la empresa y con las
especificaciones tcnicas de los procesos que estn bajo su
responsabilidad.
3 Gerente
Firma de la revisin del Jefe de Area.
Firma de la revisin del Champion.
Adecuacin de los nuevos documentos con los objetivos y
polticas de la Gerencia.
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CODIFICACIN
September 14
Los cdigos de los documentos del Sistema de Calidad de
ELSA tienen cinco (05) partes, a excepcin de los Formatos de
Registro que tienen slo 4 (para este tipo de documento no es
necesaria la identificacin del Tema).
EL-QS-AD-O-0019
TEMA
TIPO
NUMERACIN
CORRELATIVA
ORGANIZACIN
AREA
Codificacin de Documentos
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Los cdigos de Organizacin establecidos son:
EL ELSA Pas DC ELSA Divisin Centro
DN ELSA Divisin Norte DS ELSA Divisin Sur
DO ELSA Divisin Oriente PA ELSA Planta Arequipa
PC ELSA Planta Callao PE ELSA Planta Ica
PL ELSA Planta Lima PI ELSA Planta Iquitos
PT ELSA Planta Trujillo PQ ELSA Planta Cusco
Los cdigos de rea y Tema se definen en consenso por los
Champions Divisionales y estn disponibles en una base de datos
compartida en poder del Champion Nacional de ELSA.
Codificacin de Documentos
September 14
Codificacin de Documentos
M
Manual
P
Procedimiento de
Operacin Estndar
I
Instruccin
L
Procedimiento
Analtico
C
Procedimiento de
Calibracin
F
Formato de Registro
Los cdigos del Tipo de documento son:
La Numeracin Correlativa se estructura sobre la base de dos
criterios: organizacin y tipo de documento, a partir de los cuales se
asigna un nmero de cuatro dgitos por orden de aparicin. As, por
ejemplo, slo existir un POE 0001 para ELSA, no importando el
rea o el tema; podr, por tanto, existir slo un POE 0001 para la
organizacin Divisin Sur y as sucesivamente.