permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, para la gestin de los productos o cargas en un barco, ...
Las tablas, los registros y los campos: El conjunto de informacin que se guarda es una base de datos esta organizada en tablas. Una tabla esta formada por filas y columnas. Las filas son equivalentes a los registros de un archivo y las columnas son los campos.
1. INTRODUCCIN
1.1 Creacin de una base de datos En el men Archivo: Nueva base de datos. Seleccionar base de datos en blanco. Seleccionar la carpeta en la que desea guardar la base de datos con el nombre que se elija. 2. Qu es una tabla?
En Access, una tabla es un objeto que almacena los datos en registros (filas) y campos (columnas).
Una tabla es un conjunto de registros que contienen un tipo determinado de informacin.
Los campos que forman parte de una tabla, caracterizados por el tipo de campo y la anchura, constituyen la estructura de la tabla. 2.1 Creacin de una Tabla
Seleccionar en vista de diseo Nueva tabla. La ventana que se presenta permitir definir las peculiaridades de los campos de las tablas:
1. El nombre del campo. 2. El tipo de campo y sus propiedades asociadas. 3. Una descripcin. 4. En los recuadros correspondientes a las propiedades del campo (en la parte inferior de la pantalla) y cambiar las propiedades que desee.
Almacenar la Estructura. Opcin guardar del men Archivo. Conviene crear una clave principal.
Edicin de una tabla:Access dispone de dos modos de visualizacin para las tablas: Vista de diseo: permite crear y modificar la estructura de una tabla. Vista de hoja de datos: muestra los registros en un formato de filas y columnas, permitindonos visualizar muchos registros a la vez y agregar o editar datos.
Definir un campo como clave principal: La clave principal impide que dos registros contengan los mismos datos en el campo y mantiene una ordenacin de los registros basada en la clave.
- Seleccionar el campo deseado en Vista de diseo.
- Pulsar el botn de la barra de herramientas.
Precauciones - Cuando se establece una relacin de uno a varios, el campo comn de la primera tabla debe estar definido como clave principal. - Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes deben ser iguales en ambas tablas.
Procedimiento para hacer las relaciones 1. Activar la ventana de Base de Datos. 2. Elegir la orden Relaciones del men Herramientas. 3. Seleccionar las tablas o consultas a relacionar y pulse el botn agregar. 4. Para crear una relacin, haga clic en el campo comn (clave principal) de la primera tabla y arrstrelo hacia el campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el botn del ratn se abrirn el cuadro de dilogo Relaciones. 2.2 Relaciones entre Tablas
Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar, organizar o editar los datos contenidos en tablas.
Las consultas admiten tres modos de presentacin:
Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura.
Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presntal el resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo registros.
Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL. 3. Qu es una Consulta?
Para crear una consulta nueva en vista de diseo: Active la ventana Base de datos, seleccione la ficha Consultas y pulse el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva Consulta, seleccione la opcin Vista Diseo y pulse el botn Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
3.1 Crear una consulta
Seleccionar la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea incluir. Incluir los campos en la cuadrcula QBE. Cumplimentar las casillas de la cuadrcula QBE estableciendo cualquier criterio de ordenacin o bsqueda a travs de las filas Orden y Criterios respectivamente. Tambin se puede aadir del men Ver la opcin Totales para hacer clculos. Criterios: >1000 (nmeros mayores que 1000) >=100 (nmeros mayores o iguales que 100)
M* (palabras que empiecen por M y con nmero indeterminado de caracteres) M?n (palabras de tres letras con un carcter desconocido)
Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un campo de poblaciones acces entiende que el criterio es poblacin=murcia. El texto tiene que estar entre y fechas entre #. Ejemplos: 100, Madrid, #25-12-96#.
Entre ... Y ... Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar grficos Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.
Para crearlos es til utilizar el asistente.
4. Qu es un formulario?
Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar grficos Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.
Para crearlos es til utilizar el asistente.
5. Qu es un informe?
Compactar: elimina la fragmentacin que presenta un archivo de bases de datos en el disco duro cuando se han realizado muchas modificaciones en l. 1. Cerrar la base de datos. 2. Del men Herramientas, eligir Utilidades de la base de datos y seleccione la orden Compactar base de datos. 3. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, seleccione el archivo.
Reparar: Es posible que una base de datos se dae, bien porque se interrumpe inesperadamente la ejecucin por un corte en el suministro de energa o por algn problema de hardware. Para ello utilizar el men de herramientas de forma similar al caso anterior. 6. Mantenimiento de una base de datos