HERRAMIENTAS BASICAS

3.1.1 IMPRIMIR UNA TABLA : Despus de haber

elaborado una tabla y de darle una presentacin
adecuada a todos los registros que forman la base de
datos, podemos mandar imprimir nuestro archivo que
a continuacin explicaremos :
Iniciaremos con el Grupo: Diseo de pgina, en
donde mencionaremos las caractersticas del
documento que se va a imprimir :
TAMAO: las opciones que se manejan son carta ,
oficio , A4 y B5
VERTICAL : se cambia el documento a Orientacin
vertical
HORIZONTAL : se cambia el documento a
Orientacin horizontal
MRGENES: se define el tipo de margen que se va a
aplicar : Normal , ancho y estrecho.
CONFIGURAR PGINA: aqu se captura
Las bases de datos elaboradas en cualquier software
tienen el mismo principio de estructura: Registros,
campos, fila de encabezado, etc., solo cambia en la
sintaxis o en la forma de crearse y manipularse, esto
hace que los archivos creados en diferentes software de
base de datos sean compatibles entre ellos.
Para realizar la accin de exportar una Tabla de Access
2007,se emplea la Cinta de opciones: Datos
externos y el Grupo : Exportar, el archivo creado
tendr una extensin .xlsx, en donde el nombre y la
ubicacin del archivo se deja a consideracin del
usuario.
Se abre la base de datos que se desea exportar, despus
se abre la Tabla en el rea de Documentos y se da clic
en el botn de comando : Excel del Grupo :
Exportar. Aparecer la ventana Exportar : Hoja de
clculo de Excel, si damos clic en Examinar, podemos
colocar el nombre y la ubicacin de la base de datos
que vamos a exportar a Excel.
Despus de dar un clic en el botn : Guardar,
aparecer otra ventana en donde se definir si se desea
guardar los pasos de exportacin. Para determinar se
da clic en el botn : Cerrar
Para realizar la accin de importar una Tabla de Access
2007 a Excel 2007, se emplea la Cinta de opciones:
Datos externos y el Grupo : Importar , el archivo
creado tendr una extensin .xlsx, en donde el nombre
y la ubicacin del archivo se deja a consideracin del
usuario
Los registros que forman una Tabla o una Consulta en una
base de datos se pueden Ordenar en forma Ascendente o
Descendente segn sea el caso de los datos que formen el
campo, adems si es necesario podemos desactivar el
ordenamiento de registros que se haya activado. Lo anterior
lo realizaremos con la Cinta de opciones : Inicio, el Grupo:
Ordenar y filtrar y con los Botones de Comando :
Ascendente , Descendente y Borrar todos los criterios
de ordenacin.
Los filtros se emplean para observar una cantidad limitada
de registros que cumplan con una condicin dada, de una
base de datos que es muy extensa y que contiene una gran
cantidad de registros. Lo anterior lo realizaremos con la
Cinta de Opciones : Inicio , el grupo : Ordenar y filtrar
y con los Botn de Comando : Filtro . A continuacin
explicaremos varias formas de realizar un filtro.
Para efectuar un filtro por el Botn: Filtro, de la Tabla
se selecciona un campo de la base de datos, por
ejemplo seleccionamos la columna factura y le damos
clic al Botn de comando : Filtro, de ah se despliega
un men de opciones y se escoge la opcin : Filtros de
nmeros. Se despliega otro men de opciones y
tomamos por ejemplo Menor que . . Y capturamos un
valor. Aparecer en la tabla los registros que cumplan
con la condicin.
Par a desactivar un Filtro en la Tabla de una base de
datos, se da clic en el icono de Filtro que aparece del
lado derecho del nombre de campo, del men de
opciones se activa con un clic la opcin: Seleccionar
todos y se da clic en Aceptar.

A) Tabla Dinmica : Se da clic en el botn Vista tabla
dinmica que se encuentra en los botones de vistas de
objetos, en ella aparecern los nombres de los campos
en forma de filtros, en donde se podrn activar o
desactivar las diferentes categoras del campo, ah se
podrn arrastrar con el mouse la columna de campos al
lugar deseado.
B Grfico dinmico
Se da clic en el botn Vista grfico dinmico que se
encuentra en los botones de vistas de objetos, en ella
aparecern los nombres de los campos en forma de
filtros, en donde se podrn activar o desactivar las
diferentes categoras del campo.
La clave principal servir como identificador de un campo
de una tabla que agrupan relaciones con otros campos de
otras tablas.
El procedimiento para efectuar es muy sencillo, se abre la
tabla de la base de datos, se cambia del tipo de Vista hoja de
datos a Vista Diseo, se activar la Cinta de Opciones :
Diseo y del Grupo: Herramientas, se coloca o se
selecciona en el campo apropiado y se da clic en el Botn
de comando: Clave principal.
El procedimiento para desactivar la clave principal es
exactamente el mismo que el procedimiento para activar la
clave principal
En este unidad aprendimos a utilizar los botones de
mayor uso para configurar una pgina, as como las
opciones de imprimir , aplicar las opciones para
importar y exportar , ordenar los registros , activar la
opcin filtro para desplegar registros y ejecutar los
pasos necesarios para crear una tabla y un grfico
dinmico.