Curso PMP Integracion

Universidad Peruana Unin
Gestin de la Integracin
Visin Integral del Proyecto
Porqu?
EDT
Objetivos
Alcance
Qu?
Asignar
Responsabilidades
Quien?
Organigrama
Como?
Cuanto?
Cuando?
Programacin
PRESUPUESTO
Personal
Material
Equipos
Subtareas
Criterios
Tcnicos
PLAN DE
PROYECTO
Tomado de: Director profesional de proyectos- Pabllo Lledo - Pag. 72
Entender en que consiste la integracin de la Gestin de Proyectos.

Entender en que consiste cada uno de los procesos de la Gestin de la
Integracin.

Proporcionar algunas preguntas y respuestas sobre la Certificacin
PMP para familiarizar al participante con el tipo y nivel del test de
certificacin.
Objetivos de la Sesin
El enfoque de Gerencia de Proyectos es
relativamente nuevo en nuestro medio, y ha
demostrado que es una herramienta sumamente
potente para planificar y ejecutar con precisin y
eficiencia, proyectos de diversos tipos...
Nuestros planes se descarrian debido a que no tienen objetivos
claros. Cuando un hombre no sabe a que puerto debe llegar,
ningun viento sera el adecuado.
Seneca
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.
P
r
o
y
e
c
t
o

e
x
i
t
o
s
o

SEGUIMIENTO Y
CONTROL
Organizacin
Definiciones de Gestin de la
Integracin

02/11/2014 6
Control integrado de cambios
PLANIFICACION
INICIACION
EJECUCION
CIERRE
Desarrollar el Plan de Direccin del Proyecto
Desarrollar el Acta
de constitucin del
proyecto
Dirigir y gestionar la ejecucin del
proyecto
Cerrar
Proyecto
7
Gestin del
alcance
Gestin de
calidad
Gestin del
tiempo
Gestin del
costo
Gestin de
Comunicac.
Gestin de
la procura
Gestin de
RRHH
Gestin del
riesgo
Planeamiento Iniciacin Control Ejecucin
Proyecto
Exitoso
Cierre

Integracin de Procesos

Diagrama de flujo de la Gestin de la
Integracin del Proyecto
Integracin
Definicin
Alcance
Cap. 5.2.
Desarrollo
del PGP
Cap. 5 - 12
Admin. Del
Contrato
Cap. 12.5.
Cierre Del
Contrato
Cap. 12.6.
Desarrollar el
Acta de
constitucin del
proyecto
4.1. (3.2.1.1.)
Desarrollar el Plan
de Direccin del
Proyecto
4.3. (3.2.2.1.)
Dirigir y
Gestionar 4.4.
(3.2.3.1.)
Supervisar y
Controlar 4.5.
(3.2.4.1.)
Control de
Cambios 4.6.
(3.2.4.2.)
Cerrar Proyecto
4.7. (3.2.5.1.)
Factores
Ambientales
Activos
Procesos
Cliente
9
1. Desarrollar Acta de constitucin del Proyecto:
Autoriza formalmente el proyecto.
2. Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
Establece cmo se realizar el trabajo, documentando todo lo necesario para definir,
preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
3. Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Ejecutar el trabajo definido en el Plan
4. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Seguimiento, revisin y regulacin del progreso de los procesos requeridos para el
logro de los objetivos definidos en el Plan.
5. Realizar el Control integrado de cambios
Revisar las solicitudes de cambio, aprobar y controlar los cambios en los productos
entregables y en los activos de proceso de la organiz.
6. Cerrar el proyecto o fase
Finalizar las actividades en todos los grupos de proceso de Direccin de Proyectos
para cerrar formalmente el proceso o una parte del mismo.
Procesos-Gestin de la Integracin
TIEMPO
CALIDAD
INTEGRACIN
RIESGOS
COMUNICACIN
RECURSOS
HUMANOS
CONTRATO /
PROCURA
COSTO
GERENCIA DE
INTEGRACION
Objetivos de
costos,
restricciones
Impacto del
Riesgo
Ideas, Directivas, Precisin
en el intercambio
WBS
Objetivos de tiempos,
restricciones
Servicios, Infraestructura,
Materiales: Performance
Disponibilidad
Productividad
Requerimientos
Estndares
Integracin de reas/Procesos
1. Pregunta de Certificacin Project
Management Professional (PMP)

El anterior Project Manager que dirigi el proyecto que le
han asignado ahora a Ud., lo manej sin enfoque ni
organizacin de proyecto. Existe una gran deficiencia de
control y no hay entregables claramente definidos. Cual
de las siguientes es la mejor alternativa para lograr que su
proyecto se organice mejor? :

A. Adoptar un enfoque de ciclo de vida para el proyecto.
B. Desarrollar lecciones aprendidas para cada fase.
C. Desarrollar planes de trabajo especficos para cada fase.
D. Desarrollar una descripcin del producto del proyecto.
02/11/2014 11
Procesos de Gestin
de la Integracin

Procesos de la Gestin de Integracin

2. Pregunta de Certificacin PMP

Un project manager se entera de que un miembro del
equipo tomo una accin correctiva y que no la ha
documentado. Qu es lo que el project manager debera
hacer inmediatamente despus?:

A. Reportar el incumplimiento al gerente funcional.
B. Clarificar el razonamiento detrs de la accin del
miembro del equipo.
C. Adicionar la accin correctiva al registro histrico.
D. Encontrar que fue lo que causo el problema.

02/11/2014 14
Documenta los requisitos
que satisfagan las
necesidades y expectativas
Formalmente autoriza
al proyecto o fase
Proporciona una
descripcin del alcance
de alto nivel
Gerencia de Integracin del Proyecto
Procesos de Iniciacin

02/11/2014
Desarrollo
Acta de
Constitucin
15
Desarrollo
plan para la
Direccion del
proyecto
Definir, preparar,
integrar y
coordinar todos
los planes
subsidiarios
Dirigir y
gestionar
ejecucin
del proyecto
Supervisar y
controlar
trabajo del
proyecto
Ejecutar el trabajo
definido en el plan
de gestin
Monitorear y
controlar
procesos para
lograr objetivos
de rendimiento
Realizar el
Control Integrado
De cambios
Revisar
solicitudes,
aprobar y
controlar
cambios al
proyecto
Procesos de Planificacin, Ejecucin y Control

02/11/2014 16
Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control
Cerrar el
proyecto
o fase
Finalizar actividades
de gestin de
proyectos y cerrar
proyecto o fase.
Procesos de Cierre

02/11/2014 17
02/11/2014 18
Integracin
Procesos de Gestin de la
Integracin
Proceso 4.1 : Desarrollar el Acta
de Constitucin del Proyecto

Definicin
Alcance
Cap. 5.2.
Desarrollar el
Acta de
constitucin del
proyecto
4.1. (3.2.1.1.)
Desarrollar el Plan
de Direccin del
Proyecto
4.3. (3.2.2.1.)
Factores
Ambientales
Activos
Procesos

Cliente
Interno

Cliente
Externo
SOW
Contrato
Necesidad
Comercial
Plan Estratgico
Desc. Alcance
Producto
Caso de Negocio
Acta de
Constitucin
del Proyecto
Herramientas

Juicio Experto:
Se usa para evaluar las entradas.
Se aplica a cualquier detalle tcnico
y de gestin.
Es provisto por cualquier grupo o
individuo con conocimiento o
entrenamiento especializado.
Puede provenir de muchas fuentes:
Otras unidades de la
organizacin.
Consultores.
Involucrados, incluyendo
clientes y auspiciadores.
Asociaciones profesionales y
tcnicas.
Grupos industriales.
Integracin



El Acta es el documento que formalmente autoriza al
proyecto.
Provee al gestor del proyecto la autoridad para aplicar
los recursos al proyecto.
Se identifica y asigna un gestor de proyecto lo ms
tempranamente posible.
El gestor se debe asignar siempre antes de iniciar la
planificacin y preferiblemente durante el desarrollo
del Acta.
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Entradas:

El contrato por parte de la
organizacin compradora o cliente, es
una entrada si el proyecto se hace
para un cliente externo.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Factores ambientales de la Empresa
Statement of Work o SOW
Narracin descriptiva de los productos o servicios
que sern provistos por el proyecto.
En proyectos internos el auspiciador provee el
enunciado basado en las necesidades del negocio o
requerimientos de productos y servicios.
En proyectos externos el enunciado se recibe del
cliente como parte de un documento de procura o
contrato.
Entrada:
Enunciado del trabajo del proyecto

El enunciado indica:
Necesidad del negocio.
Descripcin del alcance del producto.
Plan estratgico.

Entrada:
Enunciado del trabajo del proyecto

Incluyen pero no se limitan a:
Cultura y estructura organizacional.
Estndares del gobierno o la industria.
Infraestructura.
Recursos humanos existentes.
Administracin de personal.
Sistema de autorizacin de trabajo.
Condiciones del mercado.
Tolerancias al riesgo de los interesados.
Bases de datos comerciales.
Sistemas de informacin de gestin de proyectos.
Entrada:
Factores ambientales de la empresa

Se usan para desarrollar el acta y otra documentacin,
y as influenciar el xito del proyecto.
Las organizaciones involucradas pueden tener polticas,
procedimientos, planes, y guas
Representan el aprendizaje y el conocimiento obtenido
de la ejecucin de proyectos previos.
Se pueden organizar de diferentes maneras
dependiendo de la industria, organizacin, y rea de
aplicacin.
Entrada:
Activos de los procesos de la organizacin

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto


Ud. ha sido asignado como project manager a un proyecto
que se encuentra en la mitad de su ejecucin. El proyecto
esta dentro de las tolerancias para las lneas base, pero el
cliente no esta contento con la perfomance del proyecto.
Que es lo primero que debe hacer? :

A. Discutirlo con el equipo de proyecto.
B. Recalcular las lneas base.
C. Renegociar el contrato.
D. Reunirse con el cliente.

02/11/2014 31
Se usa para evaluar las entradas.
Se aplica a cualquier detalle tcnico y de gestin.
Es provisto por cualquier grupo o individuo con
conocimiento o entrenamiento especializado.
Puede provenir de muchas fuentes:
Otras unidades de la organizacin.
Consultores.
Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores.
Asociaciones profesionales y tcnicas.
Grupos industriales.
Herramientas y Tcnicas:
Juicio Experto

El Acta debe contener:
Requerimientos que satisfacen las necesidades,
deseos, y expectativas de los interesados.
Necesidades del negocio, descripcin de alto
nivel del proyecto, requerimientos del producto.
Propsito o justificacin del proyecto.
Gestor de proyecto asignado y nivel de
autoridad.
Cronograma de hitos resumido.
Influencias de los interesados.
Salida:
Acta de Constitucin del Proyecto

Organizaciones funcionales y su participacin.
Supuestos organizacionales, ambientales, y
externos.
Restricciones organizacionales, ambientales, y
externas.
Justificacin del proyecto incluyendo retorno
sobre la inversin.
Presupuesto resumido.
Salida:


Un cliente demanda cambios a la especificacin del
producto que aadir dos semanas al camino critico. El
project manager debe :

A. Hacer un crashing al proyecto para recuperar las dos
semanas.
B. Hacer fast track al proyecto para recuperar las dos
semanas.
C. Consultar a la gerencia antes de proceder.
D. Avisar al cliente el impacto del cambio.

02/11/2014 35
Integracin
Proceso 4.2 : Desarrollar el Plan
de Direccin del Proyecto

Integracin
Definicin
Alcance
Cap. 5.2.
Desarrollo
del PGP
Cap. 5 - 12
Desarrollar el
Acta de
constitucin del
proyecto
4.1. (3.2.1.1.)
Desarrollar el Plan
de Direccin del
Proyecto
4.3. (3.2.2.1.)
Dirigir y Gestionar
4.4. (3.2.3.1.)
Desarrollo Plan para la Direccin del Proyecto

Define, integra, y coordina planes subsidiarios.
Contenido vara dependiendo del rea de aplicacin y
complejidad del proyecto.
Emite plan de gestin de proyecto que se revisa y
actualiza en Control Integrado de Cambios.
Plan de gestin define como se ejecuta, supervisa,
controla, y cierra el proyecto.
Desarrollo Plan de Gestin del Proyecto

Salidas del Proceso de Planificacin
Entradas:

Factores ambientales de la empresa.
Activos de los Procesos de la Organizacin.

El plan de gestin documenta e incluye salidas de los
procesos de planeamiento:
Procesos de gestin de proyectos seleccionados.
Nivel de implantacin de cada proceso.
Descripcin de tcnicas y herramientas a ser usadas.
Cmo se usarn los procesos seleccionados para
gestionar el proyecto especfico.
Cmo se ejecutar el trabajo para lograr los objetivos.
Cmo se supervisarn y controlarn los cambios.
Salida:
Plan de Gestin del Proyecto

Cmo se ejecutar la gestin de la configuracin.
Cmo se mantendr la integridad de la lnea base
y cmo se usar.
Necesidades y tcnicas de comunicacin entre
interesados.
Ciclo de vida del proyecto y fases del proyecto.
Revisiones de gestin en contenido, extensin, y
oportunidad para abordar polmicas y decisiones
pendientes.
Salida:
Plan de Gestin del Proyecto


Un Stakeholder en particular tiene una reputacin de
generar muchos cambios en los proyectos en que se
involucra. Cul es el enfoque que Ud. como Project
Manager tomara al inicio del proyecto, para afrontar esta
situacin? :

A. Decir no a lo que pida el Stakeholder para forzar el
cambio de conducta.
B. Involucrarlo en el proyecto lo mas pronto posible.
C. Negociar con el jefe del Stakeholder para encontrar
maneras de dirigir sus esfuerzos a otros proyectos.
D. Solicitar al Sponsor que el Stakeholder no sea incluido
en la lista de stakeholders.


02/11/2014 44
1. Una seora puede gestar y alumbrar a un bebe en
nueve meses, pero nueve seoras no pueden gestar y
alumbrar a un bebe en un mes
2. El mismo trabajo bajo las mismas condiciones ser
estimado en forma distinta por 10 estimadores
diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades
distintas
3. Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan
fcilmente, la promesa se recordar para siempre
Proverbios del Planeamiento del Project
Management

02/11/2014 45
Integracin
Proceso 4.3 : Dirigir y Gestionar
la Ejecucin del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Requiere que el gestor de proyecto y su equipo ejecuten
acciones tales como:
Actividades para lograr objetivos del proyecto.
Gastar esfuerzo y fondos para lograr objetivos.
Reclutar, entrenar, y gestionar a los miembros del
equipo asignados al proyecto.
Obtener cotizaciones, propuestas, ofertas, etc.
Seleccionar proveedores.

Obtener, gestionar, y usar recursos, incluyendo
materiales, herramientas, equipos, e instalaciones.
Implantar estndares y mtodos planeados.
Crear, controlar, verificar, y validar entregables.
Gestionar riesgos, e implantar respuestas.
Gestionar proveedores.
Adaptar cambios aprobados al alcance, planes, y
ambiente.

Establecer y gestionar los canales de comunicacin del
proyecto
Recolectar datos y reportar costos, cronogramas,
progreso y calidad tcnico, e informacin de estado
para pronsticos
Recolectar y documentar lecciones aprendidas, e
implantar las actividades aprobadas de mejora de
procesos

Plan de gestin del proyecto.
Solicitudes de cambio aprobadas.

Factores ambientales de la empresa.
Activos de los Procesos de la
Organizacin.

Entradas:

Juicio de Expertos
Sistema de informacin de gestin
de proyectos.

Entregables.
Solicitudes de cambio.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Documentos de requisitos
Registros del proyecto
Registro de riesgos
Registro de interesados

Salidas:


Ud. est en plena ejecucin de un proyecto de modificacin
para un producto muy importante de la empresa, cuando
se entera que los recursos que le fueron comprometidos y
asignados al proyecto, ya no estn disponibles. Cul es la
mejor alternativa que Ud. como Project Manager debe
Tomar? :

A. Demostrar como le fueron asignados los recursos a su
proyecto.
B. Replanificar el proyecto sin los recursos que ahora ya no
estn disponibles.
C. Explicar que pasara si los recursos no estn disponibles
como se planific.
D. Efectuar crash o fast tracking al proyecto.


02/11/2014 54
1. Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver
problemas, y la gran mayora de estas crea ms
problemas de los que puede resolver.
2. Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a
que acepte una fecha de entrega absurda, pero no
puedes obligarlos a que realmente la cumplan.
3. Puedes congelar las especificaciones que negociaste con
los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas.
Proverbios de la Ejecucin del Project
Management

02/11/2014 55
Integracin
Proceso 4.4 : Monitorear y Controlar
el trabajo del Proyecto

Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto

Este proceso se ejecuta para supervisar los procesos
asociados con iniciar, planificar, ejecutar, y cerrar el
proyecto.
Se toman acciones correctivas o preventivas.
Se ejecuta a travs de todo el proyecto.
Incluye recolectar, medir, y diseminar informacin de
rendimiento, y evaluar mediciones y tendencias para
mejorar los procesos.
Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto

Plan de direccin del proyecto. (4.2)
Informacin de desempeo del trabajo. (10.5)
Activos de los Procesos de la Organizacin
Entradas:

Juicio experto.
Salidas:

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Integracin
Proceso 4.5 : Realizar el Control
Integrado de Cambios

Realizar el
Control
Integrado
de Cambios
Incluye.
Identificar que se necesita o ha ocurrido un
cambio.
Influenciar los factores que evaden el control
integrado de cambios y asegurar que solo se
implanten los cambios aprobados.
Revisar y aprobar las solicitudes de cambio.
Gestionar los cambios aprobados cuando
ocurran.
Mantener la integridad de la lnea base.
Realizar Control Integrado de Cambios

Plan de gestin de proyecto.
Solicitudes de Cambio.
Acciones preventivas recomendadas.
Acciones correctivas recomendadas
Informacin de desempeo del trabajo.
Activos de los Procesos de la Organizacin.
Entradas:

Juicio experto.


Actualizaciones al estado de las Solicitudes de
cambio.
Plan de gestin del proyecto (actualizaciones).
Documentos del Proyecto (actualizaciones).
Salidas:


Poco antes de iniciar la fase de implementacin, el equipo
de proyecto recibe una solicitud de cambio de un
stakeholder importante, la cual no afecta el tiempo y es
fcil de realizar. Ud. como Project Manager que hara
Primero?:

A. Realizar el cambio a la brevedad.
B. Contactar al Sponsor del proyecto para solicitar permiso
y proceder a la ejecucin.
C. Elevar la solicitud al Comit de Control de Cambios.
D. Evaluar los otros componentes de la triple restriccin.


02/11/2014 67
1. Los proyectos progresan rpidamente hasta el 90% de
avance; luego permanecern en ese 90% de avance para
siempre.
2. Si se deja que el alcance de un proyecto cambie
libremente, el ratio de cambio exceder con creces el ratio
de progreso.
3. La palabra mas valiosa y menos usada del vocabulario de
un gerente de proyecto es NO.
Proverbios del Control Integrado de
Cambios del Project Management

02/11/2014 68
Integracin
Proceso 4.6 : Cerrar el Proyecto

Cerrar el Proyecto

Involucra ejecutar la parte del cierre del proyecto
del plan de gestin.
Finaliza todas las actividades de todos los grupos
de procesos para cerrar formalmente el proyecto o
fase.
Se desarrollan dos procedimientos para establecer
las interacciones necesarias y ejecutar las
actividades de cierre para el proyecto o fase.
Cerrar el Proyecto

Plan de gestin del proyecto.
Entregables aceptados.
Activos de los procesos de la organizacin.
Entradas:

Juicio de expertos.

Salidas:

Para que la Gerencia de Proyectos funcione en la
prctica se requiere un cambio de actitud y de
apreciacin del valor de esta nueva disciplina para lograr
el xito en nuestros proyectos cotidianos ...

Gerencia de la Integracin
Muchos son muy persistentes en proseguir
el camino que han escogido, muy pocos
en lograr la meta.
Friedrich Nietzsche

Gestin de Integracin
Gestin de Proyectos
Gua del PMBOK
(Respuesta a las preguntas)

02/11/2014 76

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