Universidad de Quintana

Roo
Administracin
LILA GARCIA ALVAREZ
Miembros del grupo
Aguilar M. Yujagli Cano P. Nallely Chi M. Cristopher
Jurez O. Daniel Lpez I. Guadalupe Martnez M. Mara
Prado G. Marina Pedraza V. Ana Andrea

Manual de Organizacin
Concepto

El manual de organizacin es el documento que expone

con detalle la estructura administrativa de una
organizacin seala los puestos, las unidades
administrativas y la relacin existente entre ellos explica
las jerarquas, la funciones, obligaciones, los grados de
autoridad y de responsabilidad, y las actividades que ha
de desempear cada unidad administrativa.
Que sea fcil de entender
tanto para un directivo,
como para los empleados
y aun para la gente ajena
a la organizacin.

Para que nos sirve un manual de

organizacin?
Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y
actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y
actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a
travs de los manuales de organizacin.
Para el rea de administracin de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de
descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin,
seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativo

Objetivo
Presentar una visin de conjunto de la organizacin
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para
destinar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. en la ejecucin del
trabajo, evitando la repeticin de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.
Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin a las distintas unidades orgnicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
matriciales.

Clasificacin segn su rea de aplicacin

Puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el rea
de ampliacin, el contenido, el grado de detalle, personal al que
va dirigido, etc.

De acuerdo al rea de ampliacin se puede dividir en manuales

generales de organizacin (abarcan toda la empresa. Se incluye
una parte de antecedentes histricos de la empresa) y manuales
especficos de organizacin (se ocupan de una funcin
operacional, un departamento en particular o una seccin).

Qu contiene un manual de organizacin?

Los manuales contienen tambin la base legal de la organizacin,
su estructura, fecha de creacin de la empresa o de la unidad
administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades
principales, las funciones de las unidades y de los cargos las
responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo,
describen las actividades especficas que se enumeran y que son
un conjunto de tareas y labores.

Elementos que integran el

manual de organizacin.
A continuacin se describen los apartados que debe contener.

El Manual de Organizacin Especfico es el principal insumo de planeacin e

informacin de las reas porque en l se presenta su razn de ser y el quehacer
sustantivo de los puestos que la integran.

Cubierta o portada
ndice
Introduccin
Antecedentes
Sustento Jurdico
Objeto y atribuciones
Estructura orgnica
Organigrama
Objetivo y funciones por Unidad Administrativa

CUBIERTA O PORTADA
Esta parte debe incluir los
siguientes datos:
Imagen institucional del
municipio que se trate.
Ttulo y extensin del manual de
organizacin, sealando si es
general o especfico (En este caso
se trata slo de la Tesorera).
Fecha de elaboracin.

Ejemplo:

NDICE

En este apartado se deben

sealar los captulos o apartados
que constituyen la estructura de
documento, usando una sola
relacin numrica para todo el
documento.

Ejemplo:

INTRODUCCIN

Consiste bsicamente en una

explicacin de lo que es el
documento,
cules
son
sus
propsitos, a quines se dirige, as
como su mbito de aplicacin. Por
lo general, la introduccin no
deber exceder de una cuartilla y
su redaccin deber ser sencilla y
clara.
Ejemplo:

ANTECEDENTES

En este apartado se debe

describir brevemente el origen
de la organizacin, a fin de
conocer el desarrollo histrico
que ha tenido la empresa.
Asimismo, se mencionarn los
ordenamientos jurdicos que
crearon
o
modificaron
su
naturaleza jurdica y orgnica.
Ejemplo:

Sustento Jurdico
Listado de ordenamientos vigentes que justifican la
creacin y gestin del rea. Se deben citar de acuerdo a la
jerarqua de la disposicin jurdica y en sucesin
cronolgica.
Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos
Leyes
Cdigos
Decretos
Convenios
Reglamentos
Acuerdos
Actas Constitutivas
Circulares
Otros

Ejemplo:

OBJETO Y ATRIBUCIONES

En este apartado se deben anotar, de

manera textual:
Las facultades, atribuciones, objetivo y
finalidades
conferidas
a
la
dependencia, de acuerdo con las
disposiciones jurdicas que dan sustento
a su organizacin y funcionamiento. En
este sentido, debe sealarse el ttulo
completo de los ordenamientos, el
captulo, los artculos y el texto
correspondiente.

Ejemplo:

ESTRUCTURA ORGNICA

En este apartado se describir a cada

una de las unidades administrativas
que conforman a la dependencia u
empresa, en funcin de sus
relaciones de autoridad.
Es conveniente codificar y presentar
cada parte de la estructura, de tal
forma que sea posible visualizar las
relaciones de jerarqua de las
unidades administrativas que estas
integran.

Ejemplo:

ORGANIGRAMA

Se considera la representacin grfica de

la estructura orgnica y debe representar
claramente las unidades administrativas
que integran la unidad administrativa u
organizacin, as como sus relaciones,
niveles jerrquicos, canales formales de
comunicacin y lneas de autoridad.

Ejemplo:

OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD

ADMINISTRATIVA (Descripcin de puestos)
Esta parte del manual es la ms importante, debe incluir el objetivo y
las funciones especficas que cada unidad administrativa realizar
para el cumplimiento de los fines establecidos.
El objetivo deber englobar la razn de ser de la unidad
administrativa, su redaccin se iniciar con un verbo en modo
infinitivo y se buscar que sea medible y congruente con las
actividades que se realizan.
Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines y
relacionadas entre s, necesarias para lograr los objetivos
institucionales, y de cuya ejecucin es responsable alguna rea
sustantiva, adjetiva o de asesora que integra la dependencia.

Ejemplo:

ELABORACIN, REVISIN, AUTORIZACIN,

EMISIN Y CONTROL DE UN
MANUAL DE ORGANIZACIN

Contenido de soporte

Las revisiones y anlisis que se efecten a los manuales de

organizacin especficos se debern sustentar en la presente
Gua Tcnica.
Se asignar a cada Manual de Organizacin Especfico una clave
de identificacin y control

 Se integrar a pie de pgina en cada una de las hojas del Manual

de Organizacin el recuadro de control de emisin, el cual se
compone de los siguientes apartados:
(a) Elabor: Ser la persona del rea que haya elaborado el
documento.
(b) Revis: Ser el titular del rea de que se trate.
(c) Autoriz: Ser el Director General.

Bibliografa
Educacin, I. N. (2007). GUlA TECNICA PARA ELABORAR Y
ACTUALIZAR MANUALES DE ORGANIZACION ESPECIFICOS.
Mxico, I. H. (2003). SERIE GUAS TCNICAS PARA LAS
TESORERAS MUNICIPALES. Estado de Mxico: Comit Editorial
de la Administracin Pblica Estatal.