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CALIDAD Y TCNICAS DE EVALUACIN DE LOS

SISTEMAS

GESTIN DE
PROYECTOS
(PMBOK)
PIERRE SERGEI ZUPPA AZA

GESTIN DE PROYECTOS
Es la disciplina que gua e integra los
procesos de planificar, captar,
dinamizar, organizar talentos y
administrar recursos, con el fin de
culminar todo el trabajo, pero
sobretodo cumplir con el alcance,
dentro de lmites de tiempo, y costo
definidos: sin estrs y con buen clima
interpersonal.
Tambin requiere liderar los talentos,
evaluar y regular continuamente las
acciones necesarias y suficientes.

ENFOQUES DE PROYECTO
Ejemplos:
lean (produccin esbelta)
Reiterativo
Incremental
fase
Sin importar la metodologa
utilizada,
se
deben
considerar los objetivos
totales del proyecto, los
tiempos, los costos, los roles
y responsabilidades de cada
participante (Interesados o
stakeholders).

Project Management
Knowledge

Body

of

Desarrollada por el PMI formada por


el conjunto de conocimientos en
Direccin/ Gestin/ Administracin
de
Proyectos
generalmente
reconocidos
como
buenas
prcticas, y que se constituye
como estndar de Administracin de
proyectos.
Esta gua comprende:
1. Los procesos y contextos de un
proyecto.
2. Las reas de conocimientos
especficos para la gestin de un
proyecto.

PMBOK

POR QU USAR PMBOK?


La ventaja de utilizar es que
es de aplicacin general, es
decir que las practicas y
conocimientos descritos en
l pueden ser, en su mayora,
adaptados a muchas
realidades organizacionales.
Adems, puede decirse que
existe una conciencia global
acerca de su valor y utilidad.

Procesos bsicos

reas del
conocimiento

MARCO DE REFERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Se desarrolla a partir de aspectos


tericos, conceptuales,
legales, geogrficos e institucionale
s del objeto a investigar.

FUNCIONES DEL MARCO DE REFERENCIA

1.

Ayuda a prevenir errores que se han cometido en otros estudios.

2. Nos permite dar cuenta de cmo ha sido tratado un problema (qu


tipos de estudios se han efectuado, con qu tipo de sujetos, cmo se han
recolectado los datos, en qu lugares se han llevado a cabo, qu diseos
se han utilizado).
3. Nos permite centrarnos en el problema evitando desviaciones del
planteamiento original.

4. Conduce al establecimiento de hiptesis o afirmaciones que ms tarde


habrn de someterse a prueba en la realidad.

DISCUSIONES ACERCA DE LAS FALLAS Y EL XITO


El xito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener
y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.
Recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.
La planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin
de.
Hay que distinguir entre requisitos del proyecto y requisitos del producto.
Proyecto: pueden incluir los requisitos de la empresa, de direccin de
proyectos, de entrega, etc.

Producto: pueden incluir la informacin sobre requisitos tcnicos,


requisitos de seguridad, de desempeo, etc.

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Entrevistas,
cuestionarios,
encuestas y observacin: A travs de
estas tcnicas, se obtiene informacin
de los interesados, ya sea de manera
formal o informal.
Grupos de opinin: Se rene a los
interesados claves del proyecto junto
con un moderador que guiar al grupo.
Talleres facilitados: Se trata de
sesiones en las que los interesados
interfuncionales, se renen para definir
los requisitos del producto. Estos
talleres proporcionan una definicin
rpida
de
los
requisitos
de
funcionabilidad y ayudan a conciliar las
diferencias entres los interesados.

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Tcnicas grupales de creatividad: ayudan
a identificar los requisitos del proyecto y/o del
producto:

Tormenta de ideas (Brainstorm) y tcnicas


de grupo nominal
Tcnica Delphi
Mapa conceptual
Diagrama de afinidad
Etc.

Tcnicas grupales de toma de decisiones:


Es un proceso de evaluacin de mltiples
alternativas con relacin a un resultado
esperado. (Unanimidad, Mayora, Pluralidad,
Dictadura)
Prototipos: Elaboracin de una versin
preliminar del producto final, para obtener
una retroalimentacin sobre los requisitos del
producto, antes de construirlo

SALIDAS
Documentacin de requisitos: Describe el
modo en que los requisitos individuales
cumplen con las necesidades del Proyecto.

Justificacin del Proyecto (necesidad


comercial u oportunidad)
Objetivos de la organizacin y el Proyecto
Requisitos de funcionabilidad del producto
o servicio
Requisitos no funcionales (nivel de
servicio, desempeo, seguridad, ect.)
Requisitos de calidad
Criterios de aceptacin
Supuestos
Restricciones
Impactos del Proyecto en otras reas o
entidades
Etc.

SALIDA
Plan de Gestin
de
requisitos : Documenta
cmo
se
analizarn,
documentarn
y
gestionarn los requisitos a
lo largo del Proyecto.
Matriz de trazabilidad de
requisitos:
Tabla
que
vincula los requisitos con el
objetivo que le dio origen,
que permite monitorizarlos a
lo largo del ciclo de vida del
Proyecto.

FASES DE INICIACIN
Consiste en
oportunidad.

entender

el

problema

la

En primer lugar se requiere diferenciar entre


necesidad y solucin.
Necesidad:

Describe el fin para cliente

Especifica metas y objetivos

Deja abierta la pregunta de cmo hacerlo

La respuesta al porque se esta haciendo debe


apuntar a una justificacin de negocio.
Solucin:

Describe los medios para el equipo

Especifica estrategias e ideas para conseguir


las metas y objetivos.

Especifica cmo hacerlo.

La respuesta al porque se esta haciendo debe


apuntar al requerimiento del cliente.

Preguntar para identificar la necesidad real


puede hacer sentir incomodo a terceros por
desconfiar de su criterio.

FASE INICIAL
Esta fase debe tener como output la generacin del
documento de requerimientos del proyecto, el cual no
ofrece una solucin sino que nicamente describe una
necesidad.
Este documento debe contener los siguientes apartados:

Descripcin del problema o oportunidad

Impacto o efecto del problema

Identificar quien o que se encuentra afectado por el


problema

Impacto de ignorar el problema

Situacin deseada

Beneficios asociados a conseguir la situacin deseada

Alineacin con la estrategia de la organizacin

Conflicto de compatibilidades con otras reas de la


organizacin

Incertidumbres

Suposiciones clave

Limitaciones de la solucin

Consideraciones del entorno

Informacin histrica de soporte

A partir de la recopilacin de toda esta informacin, se


requiere valorar nuevamente si merece la pena resolver
el problema y determinar si existe una solucin
potencial.

Coste del proyecto y nivel de personal tpicos a lo


largo del ciclo de vida del proyecto

ARTEFACTOS DE LA FASE DE INICIO


Visin del negocio: Describe los objetivos y
restricciones a alto nivel.
Modelo de casos de uso.
Especificacin
funcionales.

adicional:

requisitos

no

Glosario: Terminologa clave del dominio.


Lista de riesgos y planes de contingencia.
El caso de negocio (business case).
Prototipos
exploratorios
conceptos o la arquitectura.

para

probar

Plan de iteracin para la primera iteracin de


la fase de elaboracin.
Plan de fases.

CONCLUSIONES DE LA FASE DE INICIO

Se deben comprobar los criterios de evaluacin


para continuar.
Todos los interesados en el proyecto coinciden en la
definicin del mbito del sistema y las estimaciones
de agenda, tambin deben quedar bien
establecidos algunos elementos claves para el
correcto desarrollo del proyecto en cuestin, como
por ejemplo:

Entendimiento de los requisitos, evidenciado


por la fidelidad de los casos de uso principales.
Las estimaciones de tiempo, coste y riesgo
deben ser crebles.
Comprensin total de cualquier prototipo de la
arquitectura desarrollado.
Los gastos hasta el momento se asemejan a
los planeados.
Si el proyecto no pasa estos criterios hay que
plantearse
abandonarlo
o
repensarlo
profundamente.

FASES DE PLANIFICACIN
Consiste en Identificar la solucin ms
ptima

Influencia de la estructura de la
organizacin en los proyectos

Con objeto de identificar soluciones que


cubran la necesidad establecida se puede
seguir el siguiente procedimiento:
1.
Brainstorming grupal con miembros del
futuro
equipo
de
trabajo
o
stakeholders.
2.
Comprobar en que grado satisfacen
los planteamientos del documento de
requerimientos del proyecto.
3.
Seleccionar entre 2 y 5 soluciones.
4.
Realizar un anlisis detallado para
identificar cual de ellas es la que mejor
se adapta a la necesidad a cubrir e
implica un coste asumible.

ANLISIS FINANCIERO
(COSTES VS BENEFICIOS)

Para validar la viabilidad


financiera del proyecto es
necesario identificar los flujos
de entrada de dinero que este
puede generar, por ejemplo
beneficios obtenidos por la
implementacin del proyecto
(incremento
en
ventas,
reduccin en costes, etc) y
los gastos que representa la
puesta en marcha y gestin
del proyecto.

Influencia de los interesados a lo largo


del tiempo

CASH FLOWS
Para identificar que proyecto nos aporta una
mayor rentabilidad financiera.

Net Present Value (NPV). Determina


cuanto dinero va a generar el proyecto
teniendo en cuenta el valor del dinero en
el tiempo.

Internal Rate of Return (IRR). Determina


la rentabilidad de la inversin.

Payback period. Determina cuando se


recuperar la inversin (NPV = 0).

Cash hole. Determina


inversin necesaria.

la

mxima

ANLISIS NO FINANCIERO (MODELO DE PUNTUACIN DE


FACTORES PONDERADOS DECISION MATRIX)

Se inicia mediante la
elaboracin
de
un
listado de atributos a
valorar. Para cada uno
de ellos se establece
una ponderacin y se
asignan puntuaciones
que denoten el nivel de
cumplimiento de cada
una de las soluciones.

Ventajas:
Permite el uso de diversos
datos,
incluidos
los
financieros.
Permite la implicacin de
gerencia y el anlisis de
sensibilidad.
Desventajas:
Proceso
altamente
subjetivo.
Muestra el atractivo del
proyecto
pero
no
representa una justificacin
de negocio.

OTRAS HERRAMIENTAS

Estudios de mercado
Pruebas piloto. Prueba en
rea limitada.
Prototyping. Construccin
de una pequea parte del
proyecto para validar las
correctas predicciones.
Simulacin por ordenador.

FASES DE CONTROL
Consiste en desarrollo de la solucin y
elaboracin de un plan
En esta fase se desarrollar en un mayor
detalle la solucin escogida mediante el uso
de un Logframe (esquema bsico de
definicin del proyecto).

Objetivo
Propsito
Resultados
Actividades

Para cada uno de estos niveles se debe


especificar:

Indicadores que permitan verificar la


evolucin.
Medios para obtener la informacin
necesaria para constituir los indicadores.
Supuestos clave y el riesgo asociado.

STAKEHOLDERS
El logframe permitir monitorizar y evaluar la
evolucin del mismo. Un logframe debe ser
conciso y fcilmente comprensible por
personas que se incorporan a mitad de
proyecto.
Paralelamente a la elaboracin del logframe,
se requiere realizar un anlisis de los
stakeholders del proyecto con el objetivo de
gestionar
las
relaciones
y
prever
oposiciones.
Se
considera
stakeholders
aquellos
individuos o instituciones que:

Pueden ganar o perder dependiendo del


xito del proyecto.
Proveen fondos econmicos
Proveen recursos al proyecto
Participa/trabaja en el proyecto
Se
encuentran
afectados
por
el
rendimiento del proyecto
Se encuentran afectados por el resultado
del proyecto

DOCUMENTO DE DEFINICIN DE PROYECTO


Se realiza con la finalidad de:
Identificar el trabajo a
realizar.
Durante la ejecucin, permite
identificar cuando se esta
sobrepasando los limites y
permite
renegociar
el
contrato original.
Establece el criterio para
considerar completado el
proyecto.
Establece los criterios para
considerar
exitoso
el
proyecto.
Permite llegar a acuerdos y
facilitar la comunicacin.

EL DOCUMENTO DEBE CONTENER

Breve descripcin del problema u


oportunidad
Breve descripcin de la solucin
propuesta
Descripcin del trabajo y la estrategia de
ejecucin. Identificar las diferentes
grandes tareas y sus interrelaciones. Parte
ms importante del documento. Ser la
base para el WBS.
Entregables acordados.
Criterios de finalizacin de proyecto.
Riesgos e incertidumbres.
Suposiciones.
Plan preeliminar de ejecucin.
Listado de los stakeholders involucrados.
Criterios de xito del proyecto.

FASE CIERRE
Se considerar que el proyecto
ha llegado a su fin cuando
todos los entregables hayan
sido enviados al cliente, todo
est documentado y el cierre
formal del proyecto haya sido
aceptado por l. En ese
momento
los
recursos
asignados al proyecto se
liberarn y entrar en juego el
servicio de Soporte PostVenta para resolver cualquier
duda o incidencia que pudiera
surgir.

CIERRE PMBOK

- La administracin y cierre de
contratos: Evaluando el proceso
y extrayendo de este las posibles
lecciones aprendidas.
- El cierre administrativo del
proyecto: este proceso consiste
en la revisin de todos los
reportes de avance generados
durante el proyecto, para
garantizar que se hay cumplido
con todas las actividades y se han
obtenido los entregables
esperados.

IMPORTANCIA DEL CIERRE DEL PROYECTO

Qu aprender despus del cierre?


Incorporar a prximos proyectos actividades que no se haban
visualizado.
Reconsiderar estimados en la duracin o en el costo de una actividad.
Identificar riesgos, previamente no considerados.
Incorporar nuevas clusulas o quitar trabas legales, para potenciar una
contratacin ms transparente.
Determinar mejores especificaciones de calidad.
Introducir novedosos incentivos al personal.
Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas
actividades, en las que no se tiene un know how de primer nivel.