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MODULO II

ORGANIZACION

Mg. Adm. Jos Gonzalo Carhuajulca

1. CONCEPTO ORGANIZACION
Es el establecimiento
de una estructura
(forma en que se
dividen, agrupan y
coordinan las
actividades de una
empresa) resultante de
la combinacin
coordinada de los
medios humanos y
fsicos, que permite
llevar a cabo un plan.
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2. LOS TRES NIVELES DE LA ORGANIZACION


COBERTURA
NIVEL
INSTITUCIONAL
NIVEL
INTERMEDIO

NIVEL
OPERACIONAL

CLASE DE
DISEO

CONTENIDO

RESULTANTE

DISEO
ORGANIZACIONAL

LA EMPRESA COMO
SU TOTALIDAD

CLASE DE SISTEMA
ORGANIZACION

DISEO
DEPARTAMENTAL

CADA
DEPARTAMENTO
POR SEPARADO

ABORDA POR
SEPARADO CADA
DEPARTAMENTO

DISEO DE CARGO Y
TAREAS

CADA TAREA Y
OPERACION

ANALISISIS Y
DESCRIPCION DEL
CARGO

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3. ORGANIZACION FORMAL

Es un sistema de
actividades
coordinadas de
un grupo de
personas
que
cooperan
en
procuran de una
meta
comn
bajo la autoridad
de liderazgo.

COMPRAS
FINANZAS

PRODUCCION

E
S
T
R
U
C
T
U
R
A

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ALMACEN

VENTAS
4

3.1. ORGANIZACIN FORMAL VERSUS ORGANIZACIN INFORMAL


ORGANIZACIN FORMAL

Gerente de
divisin

Jefe de
Dpto..

Jefe de
Dpto.

Es una estructura que permite a las personas


laborar conjuntamente en una forma eficiente.

GERENTE

Gerente de
divisin

Jefe de
Dpto.

Jefe de
Dpto..

Supervisor

Operario

Jefe de
Dpto..

Supervisor

Operario

Gerente de
divisin

Jefe de
Dpto..

Supervisor

Operario

Jefe de
Dpto..

Jefe de
Dpto.

Jefe de
Dpto.

Supervisor

Operario

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Operario
5

3.2 ORGANIZACIN FORMAL VERSUS ORGANIZACIN INFORMAL


ORGANIZACIN INFORMAL

Gerente de
divisin

Jefe de
Dpto..

Jefe de
Dpto.

Estn integradas por pequeos grupos (camarillas)


formadas por amistad, proximidad, tipos de trabajo,
similitud de objetivos.

GERENTE

Gerente de
divisin

Jefe de
Dpto.

Jefe de
Dpto..

Supervisor

Operario

Jefe de
Dpto..

Supervisor

Operario

Gerente de
divisin

Jefe de
Dpto..

Supervisor

Operario

Jefe de
Dpto..

Jefe de
Dpto.

Jefe de
Dpto.

Supervisor

Operario

Operario

Relacin de dependencia formal


Relacin de dependencia informal
Canal de comunicacin informal

Grupo Informal

4. PROCESO DE LA ORGANIZACION

4.1. FUNCIONALIZACION
FUNCIONES DE LA EMPRESA

4.2. DEPARTAMENTALIZACION
DIVISION
DEPARTAMENTO
SECCION
UNIDAD

MEDIANA
PEQUEA EMPRESA
EMPRESA

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GRAN
EMPRESA

Cmo se organiza una empresa?


1er. Paso: Definir el tipo de actividad de la empresa
2do. Paso: Identificar las reas bsicas de la empresa
3er. Paso: Desagregar cada rea en subreas especificas

2.1.
FUNCIONALIZACION
Definir las funciones
de la empresa?

4to. Paso: Desagregar cada sub reas en sectores de actividad


5to. Paso: Desagregar cada sector de actividad hasta llegar a tareas especificas
6to. Paso: Las reas bsicas es el primer nivel organizativo de la empresa
.
7mo.Paso: Las sub reas es el segundo nivel organizativo
8vo. Paso: Graficar un organigrama con cargos para la definicin de funciones

2.2.

DEPARTAMENTALIZACION
Departamentalizar
las funciones
segn el tamao
de la empresa?

9no. Paso: Determina el nivel staff de la empresa.

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4.1. FUNCIONALIZACION (Funciones de la empresa)


1er. Paso:
Definir el tipo de actividad econmica de la empresa.
EMPRESA ABC (empresa industrial dedicada a la fabricacin de
productos electrodomsticos).

2do. Paso:
Identificar las reas bsicas de actividad de la empresa (sectores
funcionales).

AREA III
COMERCIAL

AREA II
PRODUCCION

AREA I
LOGISTICA
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AREA IV
FINANZAS

AREA V
PERSONAL
9

3er. Paso:
Desagregar cada rea en sub. reas especificas:
LOGISTICA

COMPRAS

ALMACEN

TRANSPORTES

PRODUCCION

PLANEAMIENTO Y CONTROL
DE LA PRODUCCION.

FABRICACION

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CONTROL DE CALIDAD
10

COMERCIAL

INVESTIGACION DE MERCADO

VENTAS

PUBLICIDAD/PROMOCION

FINANZAS

TESORERIA

CONTABILIDAD

CREDITOS/COBRANZAS

PERSONAL

ADMINISTRACION PERSONAL

BIENESTAR SOCIAL
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RELACIONES LABORALES
11

4to. Paso::
Desagregar cada sub., rea en sectores de actividad, solo si es necesario
mas funciones para la empresa.

LOGISTICA

ALMACEN

COMPRAS

RECEPCION
COMPRAS REGISTRO SEGUIMIENTO

TRANSPORTE

DESPACHO
ALMACENAJE
DISTRIBUCION
FISICA

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TRAFICO
Y ADUANA

MANT
12

5to.Paso:
Desagregar cada sector de la actividad hasta llegar a tareas especificas o
funciones mnimas solo si es necesario para la empresa.
LOGISTICA

COMPRAS

COMPRAS

REGISTRO

ALMACEN

SEGUIMIENTO

RECEPCION

MATERIAS PRIMAS

TRANSPORTE

DISTRIBUCION

ALMACENAJE

TRAFICO Y
ADUANAS

MANTENIMIEN

DESPACHO

PRODUCTOS
EN PROCESO
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PRODUCTOS
TERMINADOS
13

4.2. DEPARTAMENTALIZACION
6to. Paso:
Las reas bsicas es el primer nivel organizativo de la empresa,
departamentalizando las funciones de la empresa segn su tamao.
GERENCIA

DIVISION
COMERCIAL

DIVISION
PRODUCCION

DIVISION
LOGISTICA

DIVISION
FINNCIERA

DPTO.
COMPRAS

DPTO.
ALMACEN

DPTO.
TRANSPORTES

SECCION
RECEPCION

SECCION
ALMACENAJE

SECCION
TRANSPORTE

UNIDAD
MAT. PRIM.

UNIDAD
PROD. PROC

UNIDAD
PROD. TERM.

DIVISION
PERSONAL

AREAS
BASICAS

14

ORGANIGRAMA TIPICO DE UNA GRAN EMPRESA


GERENCIA

Dos o mas departamento conforman una divisin,


en caso que sea una gran empresa

DIVISION
FINANCIERA

DIVISION
OPERACIONES

DIVISION
LOGISTICA

DIVISION
COMERCIAL

DPTO.
COMPRAS

DPTO.
ALMACEN

DPTO..
TRANSPORTE

SECCION
RECEPCION

SECCION
ALMACENAJE

SECCION
TRANSPORTE

UNIDAD
MAT. PRIMA

UNIDAD
PROD. PROC.

UNIDAD
PROD. TERM.

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DIVISION
PERSONAL

AREAS
BASICAS

15

ORGANIGRAMA TIPICO DE UNA MEDIANA EMPRESA


GERENCIA

Dos o mas secciones conforman un departamento,


en caso que sea una mediana empresa.

DEPARTAMENTO
PRODUCCION

DEPARTAMENTO
COMERCIAL

SECCION
VENTAS
NACIONALES

UNIDAD
ALMACEN

DEPARTAMENTO
ADMINISTRAC.

AREAS
BASICAS

SECCION
EXPORTACION

UNIDAD
SERVICIOS
COMERCIALES

UNIDAD
MARKETING
INTERNAC.

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UNIDAD
CARTERA
CLIENTES
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ORGANIGRAMA TIPICO DE UNA PEQUEA EMPRESA

GERENCIA

Dos o unidades conforman una seccin,


en caso que sea una pequea empresa.

SECCION
PRODUCCION

UNIDAD
PLANIFICAC.

UNIDAD
CONT. CALID.

SECCION
VENTAS

UNIDAD
ALMACEN

UNIDAD
SERVICIOS
COMERCIALES

SECCION
ADMINISTRAC

UNIDAD
PERSONAL

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AREAS
BASICAS

UNIDAD
COMPRAS

17

7mo. Paso:
Las sub reas especificas, es el segundo nivel organizativo de la empresa.
GERENCIA

DIVISION
COMERCIAL

DIVISION
PRODUCCION

DIVISION
LOGISTICA

DIVISION
FINANCIERA

DPTO.
COMPRAS

DPTO..
ALMACEN

DPTO..
TRANSPORTE

SECCION
RECEPCION

SECCION
ALMACENAJE

SECCION
TRANSPORTE

UNIDAD
MAT. PRIMA

UNIDAD
PROD. PROC.

UNIDAD
PROD. TERM.

DIVISION
PERSONAL

SUB-AREAS
ESPECIFICAS

18

8vo. Paso:
Departamentalizado las funciones de la empresa en gerencias, divisiones,
departamentos, secciones y unidades graficamos un organigrama
llamadas cargos para la definicin de funciones de cada cargo.
GERENTE
LOGISTICA

JEFE DPTO.
TRANSPORT

JEFE DPTO.
COMPRAS

JEFE SECC.
COMPRAS

JEFE SECC.
REGISTROS

JEFE SECC
SEGUIMIEN

JEFE DPTO.
ALMACEN

JEFE SECC.
DIST. FISICA

JEFE SECC.
RECEPCION

JEFE SECC.
ALMACENAJE

JEFE SECC.
DESPACHO

JEFE UNIDAD
MAT. PRIMA

JEFE UNIDAD
ALMACENAJE

JEFE UNIDAD
PROD. TERM

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JEFE SECC.
TRAF. ADUA.

JEFE SECC.
MANTENI

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2. LAS UNIDADES DE ASESORAMIENTO:

Van graficado al lado derecho superior del organigrama ya sea a nivel:


de la empresa o de rea funcional de la empresa.

GERENCIA
PRODUCCION

UNIDADES
APOYO O
SERVICIOS

OFICINA
INNOVACION
EMPREDIMIENTO

UNIDAD
SEGURIDAD

DEPARTAMENTO
P.C.P.

DEPARTAMENTO
FABRICACION
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UNIDADES
ASESORAMIENTO

DEPARTAMENTO
CONTROL CAL
21

5. DEFINICION DE FUNCIONES
Consiste en definir la forma mas clara y precisa el contenido de funciones que
corresponde a cada cargo, de forma tal que cada empleado o funcionario pueda
comprender el alcance de sus obligaciones y responsabilidades.
TITULO DEL PUESTO :
DIVISION
:
DEPARTAMENTO
:
SECCION
:
UNIDAD
:
JEFE INMEDIATO
:
OBJETIVO:

FUNCIONES:

RESPONSABILIDAD:
22

TITULO DEL PUESTO: Gerente de Logstica


DIVISION
: Logstica
DEPARTAMENTO
:
SECCION
:
UNIDAD
:
JEFE INMEDIATO
: Gerente General

FUNCIONES:
- Planear y programar las compras a un costo logstico razonable y oportuno para el
abastecimiento de las operaciones de la empresa.
- Organizar y normar las compras as como las funciones y actividades de los almacenes.
- Dirigir las actividades logsticas a travs de la delegacin, autoridad y supervisin para el
abastecimiento oportuno para las operaciones de la empresa.
- Controlar las actividades logsticas para medir, evaluar y corregir las desviaciones que se
presentan en el sistema logstico de la empresa.

OBJETIVO:
Programar el abastecimiento oportuno a un costo razonable y calidad de los materiales en el
sistema de la empresa.
RESPONSABILIDAD:
- Es responsable por el abastecimiento oportuno del sistema de la empresa.
-.Es responsable por el inventario, cuidado y mantenimiento de los materiales
- Es responsable por el control calidad y el cuidado de los materiales.
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23

6. SISTEMAS DE ORGANIZACION

1. ORGANIZACIN LINEAL
2. ORGANIZACIN LINEAL CON ASESORES.
3. ORGANIZACIN FUNCIONAL
4. ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL
5. ORGANIZACIN POR COMITES
6. ORGANIZACIN MATRICIAL
Estas organizaciones de empresa se puede disear en las diferentes forma de
organigramas.

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24

ORGANIZACIN LINEAL
Se concentra la autoridad en una sola persona , ya
sea propietario, gerente o director, el jefe toma las
funciones y todas las responsabilidades del mando

El Jefe, proyecta y distribuye el trabajo y los


subalternos deben de ejecutarlos siguiendo las
instrucciones dadas.

GERENCIA
GENERAL

Ayuda a la cooperacin de jefes, subalternos y


aprovecha su orden jerrquico en la cual va
delegando al inmediato superior las atribuciones y
deberes.

Ejemplo:
- El ejercito,
- El propietario o jefes dotados de facultades
excepcionales y pueden centralizar el
mando absoluto
- Pequeas empresas.

LOGISTICA

PRODUCCION

COMERCIAL

FINANZAS

PERSONAL

ALMACENES

FABRICACION

VENTAS

TESORERIA

REMUNERACIONES

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25

ORGANIZACIN LINEAL CON ASESORES


Cada uno de los trabajadores, empleados,
vendedores,
etc. que rinden cuentas a un solo jefe
correspondiente a un solo caso,
Existen especialistas que hacen las veces de
asesores de la direccin.

Los asesores ayudan con sus consejos


u opiniones y no pueden dar ordenes.

GERENCIA
GENERAL

La autoridad de lnea recibe asesoramiento y


servicios tcnicos de un cuerpo de
especialistas para cada funcin.
DPTO.
LEGAL

GERENCIA DIV.
PERSONAL

OFICINA
RR. PP.

GERENCIA DIV.
LOGISTICA

OFICINA
RR. PP.

GERENCIA DIV.
COMERCIAL

DPTO.
VENTAS

DPTO.
POST
VENTAS

GERENCIA DIV.
PRODUCCION

DPTO.
P.C.P.

DPTO.
FABRICACION

GERENCIA DIV.
FINANCIERA

DPTO.
CONTROL CALIDAD

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DPTO.
TESORERIA

DPTO.
CONTABILIDAD

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ORGANIZACIN FUNCIONAL
DIRECCION
GENERAL

Se organiza especficamente por departamentos


o secciones basndose en los principios de la
divisin de trabajo (la especializacin de tareas y
de las personas para aumentar la eficiencia) en las
labores de la empresa.

GERENCIA DIV.
LOGISTICA

DPTO
COMPRAS

DPTO.
ALMACEN

SECCION
RECEPCION

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA DIV.
PRODUCCION

DPTO.
P.C.P.

SECCION
DESPACHO

DPTO.
FABRICAC

Aprovecha la preparacin y la actitud profesional


de las personas en donde pueden rendir mejor.

GERENCIA DIV.
COMERCIAL

DPTO.
MARKTI

SECCION
INV. MERC

DPTO.
VENTAS

GERENCIA DIV.
FINANCIERA

DPTO.
TESORERIA

SECCION
PUBLIDAD
PROMOCION

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GERENCIA DIV.
PERSONAL

DPTO.
CONTAB

DPTO.
DPTO.
ADM. PERS BIENESTAR

SECCION
REMUNERA
CIONES

SECCION
RELACIONES
LABORALES
27

ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL
Es
aquella
basada
en
los
principios
establecidos por la organizacin lineal y la
organizacin funcional donde cada departamento
o rea funcional tiene una funcin asesora de tal
manera que el gerente de cada departamento o
jefe tenga que consultar con sus asesores.

GERENCIA DIV.
LOGISTICA

GERENCIA DIV
PRODUCCION

ASESORIA

DPTO.
COMPRAS

DPTO.
ALMACEN

SECCION
RECEPCION

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA DIV.
COMERCIAL

ASESORIA

DPTO.
P.C.P.

SECCION
DESPACHO

DPTO.
FABRICAC

ASESORIA

DPTO.
MARKETI

SECCION
INV. MERC.

DPTO.
VENTAS

GERENCIA DIV.
PERSONAL

GERENCIA DIV.
FINANCIERA

ASESORIA

DPTO.
TESORERIA

SECCION
PUBLICIDAD
PROMCION

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DPTO.
CONTABILIDAD

ASESORIA

DPTO.
ADMINIST.
PERSONAL

SECCION
REMUNERACIONES

DPTO.
BIENESTAR

SECCION
RELACIONES
LABORALES
28

ORGANIZACIN POR COMITES


Es el que somete las disposiciones que van a
dictarse, el acuerdo de comit cuyo cargo estn
en la direccin y la administracin de una
empresa,
estos
comits
comparten
responsabilidad de las ordenes, ya que estos se
dictan al acuerdo que se toma por mayora de
votos de sus miembros.
Lo designa
asamblea
inspeccionar
funcionarios
empresa.

un gerente o una
para
verificar
o
las labores de los
o empleados de una

Representan a los accionistas de una empresa


para estudiar y resolver los asuntos de la misma,
de acuerdo con sus estatutos.

COMIT
DIRECTIVO
COMIT EJECUTIVO
GERENCIA GENERAL

COMIT DE
VIGILANCIA

Lo nombra el comit directivo para que realice los


acuerdos para impulsar y cuidar de que lleve a
cabo alguna funcin.

COMIT
CONSULTIVO

Tcnicos especialistas que emite


dictmenes sobre asuntos que le
son
consultados
por
jefes,
autoridades o consejos directivos
o ejecutivos.

Lo nombra el comit directivo para que realice los acuerdos para impulsar y cuidar de que lleve a cabo alguna funcin
COMIT EJECUTIVO
GERENCIA DIV.
LOGISTICA

COMIT EJECUTIVO
GERENCIA DIV.
PRODUCCION

COMT EJECUTIVO
GERENCIA DIV.
COMERCIAL

COMIT EJECUTIVO
GERENCIA DIV.
FINANCIERA

COMIT EJECUTIVO
GERENCIA DIV.
PERSONAL

DEPARTAMENTO
COMPRAS

DEPARTAMENTO
P.C.P.

DEPARTAMENTO
INV. MERCADO

DEPARTAMENTO
TESORERIA

DEPARTAMENTO
ADM. PER.

DEPARTAMENTO
ALMACEN

DEPARTAMENTO
FABRICACION

DEPARTAMENTO
VENTAS

DEPARTAMENTO
CRED-COBR.

DEPARTAMENTO
RELAC. LAB.

DEPARTAMENTO
TRANSPORTE

DEPARTAMENTO
CONTROL CAL.

DEPARTAMENTO
PUBLIC- PROM.

DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO
BIENESTAR SOC.

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ORGANIZACIN MATRICIAL
Es un sistema de mando mltiple, que trata de combinar los
beneficios de 2 tipos de diseo al mismo tiempo.
Los empleados tiene 2 jefes donde trabajan con 2 cadenas de
mando de las reas funcionales y/o divisionales que es la
forma horizontal
del organigrama con las reas
funcionales del organigrama vertical.

JUNTA GENERAL
ACCIONISTAS

DIRECTORIO

Ejemplo:
Las grandes empresas como
las
multinacionales,
transnacionales
y
empresas
constructoras complejas utilizan
este sistema de organizacin.

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA DIV. GERENCIA DIV. GERENCIA DIV. GERENCIA DIV. GERENCIA DIV.
LOGISTICA
PRODUCCION
COMERCIAL
FINANCIERA
PERSONAL

FUNCIONES
CENTRALES

PAIS 1
PAIS 2
PAIS 3

PAIS 4

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7. TECNICAS DE LA ORGANIZACION

I. ORGANIGRAMAS
II. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
III. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

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I. FORMAS DE ORGANIGRAMAS
1. EN FORMA DE ESQUEMA DE ORGANIZACION
2. EN FORMA CIRCULAR
3. EN FORMA RADIAL
4. EN FORMA SEMICIRCULAR
5. EN FORMA DE BARRAS O ESCALAR
6. EN FORMA DE CUADRO SINOPTICO
7. EN FORMA LINEAL SIMPLIFICADA

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1. ORGANIGRAMA EN FORMA ESQUEMA DE


ORGANIZACION
GERENCIA
GENERAL

GERENCIA DIV.
LOGISTICA

GERENCIA DIV.
PRODUCCION

DEPARTAMENTO
COMPRAS

DEPARTAMENTO
P.C.P

DEPARTAMENTO
ALMACEN

DEPARTAMENTO
TRANSPORTES

GERENCIA DIV.
COMERCIAL

GERENCIA DIV.
FINANCIERA

GERENCIA DIV.
PERSONAL

DEPARTAMENTO
INV. MERCADO

DEPARTAMENTO
TESORERIA

DEPARTAMENTO
ADM. PERSONAL

DEPARTAMENTO
FABRICACION

DEPARTAMENTO
VENTAS

DEPARTAMENTO
CRED. COBRANZ

DEPARTAMENTO
REL. LABORALES

DEPARTAMENTO
CONTROL CAL.

DEPARTAMENTO
PUB. PROMOC.

DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO
BIENESTAR SOC.

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2. ORGANIGRAMA EN FORMA CIRCULAR


DPTO.
CONTROL
CALIDAD

DPTO.
COMPRAS

GERENCIA DIV.
LOGISTICA

DPTO.
FABRICAC
GERENCIA DIV.
PRODUCCION

DPTO.
P.C.P.

DPTO.
TRANSPORT

DPTO.
INVESTIG.
MERCADO

GERENCIA
GENERAL

DPTO.
ADM.

PERSONAL

DPTO.
ALMACEN

GERENCIA DIV.
DPTO.
COMERCIAL
VENTAS

GERENCIA DIV.
PERSONAL

DPTO.
RELACIONES
LABORALES

DPTO.
BIENESTAR
SOCIAL

GERENCIA DIV.
FINANCIERA

DPTO.
PUB.-PROM

DPTO.
TESORERIA
34

3. ORGANIGRAMA EN FORMA RADIAL


DPTO.
COMPRAS

DPTO.
P.C.P.

DPTO.
ALMACEN

DPTO.
TRANSPORTES

DPTO.
FABRICACION

GERENCIA
DIVISION
LOGISTICA

DPTO.
ADM.
PERSONAL

DPTO.
RELACIONES
LABORALES

GERENCIA
DIVISION
PERSONAL

DPTO.
CONTROL
CALIDAD

GERENCIA
DIVISION
PRODUCCION

GERENCIA
GENERAL
GERENCIA
DIVISION
COMERCIAL
GERENCIA
DIVISION
FINANCIERA

DPTO.
BIENESTAR
SOCIAL

DPTO.
INVESTIGAC.
MERCADOS

DPTO.
VENTAS

DPTO.
PUBLICIDAD
PROMOCION
DPTO.
TESORERIA

DPTO.
DPTO.
CREDITOS Y CONTABILIDAD
COBRANZAS

35

4. ORGANIGRAMA EN FORMA SEMICIRCULAR

DPTO.
INV. MERC.
DPTO.
CONT. CALID.

DPTO.
FABRICAC.

DPTOP.C.P.

DPTO.
VENTAS

DPTO.
PROM/PUB

DPTO.
TESORERIA
DPTO.
CRED/COBR.

GERENCIA
COMERCIAL

GERENCIA
PRODUCCION

GERENCIA
FINANCIERA

DPTO.
COMPRAS
DPTO.
ALMACEN GERENCIA

LOGISTICA
DPTO.
TRANSP

DPTO.
CONTAB.
DPTO
ADM. PERS..
DPTO.

GERENCIA
GENERAL

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GERENCIA REL. LAB.


PERSONAL
DPTO.
BIENEST
SOCIAL.

36

5. ORGANIGRAMA EN FORMA DE BARRAS

GERENCIA GENERAL
GERENCIA DIV.
LOGISTICA

GERENCIA DIV.
PRODUCCION

DPTO. DPTO. DPTO. DPTO.


COMP ALM TRANS P.C.P.

GERENCIA DIV.
COMERCIAL

DPTO. DPTO.
DPTO.
DPTO. CONT.
DPTO.
INV.
PUB Y
FABR CALID MERC VENT PROM.

GERENCIA DIV.
FINANCIERA
DPTO.
DPTO.
CRED.
TESOR
COBR.

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GERENCIA DIV.
PERSONAL

DPTO.
DPTO. ADM.
CONT. PERS.

DPTO. DPTO.
REL. BIENEST
LAB. SOCIAL

37

6. ORGANIGRAMA EN FORMA DE CUADRO SINOPTICO


DPTO. COMPRAS

GERENCIA
DIVISION
LOGISTICA
GERENCIA
DIVISION
PRODUCCION

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA
DIVISION
COMERCIAL

GERENCIA
DIVISION
FINANCIERA
GERENCIA
DIVISION
PERSONAL

DPTO. ALMACEN
DPTO. TRANSPORTES
DPTO. P.C.P
DPTO. FABRICACION
DPTO. CONTROL CALIDAD
DPTO. INVESTIG. MERCADO
DPTO. VENTAS
DPTO. PUBLICIDAD Y PROM
DPTO. TESORERIA
DPTO. CRED. Y COBRANZA
DPTO. CONTABILIDAD
DPTO. ADM. PERSONAL
DPTO. RELACIONES LAB.
DPTO. BIENESTAR SOC.

38

7. ORGANIGRAMA EN FORMA LINEAL SIMPLIFICADA

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA
DIVISION
PRODUCCION

GERENCIA
DIVISION
LOGISTICA

DPTO.
DPTO.
COMPRAS ALMACEN

DPTO.
TRANSP.

DPTO.
P.C.P.

DPTO.
FABRIC.

GERENCIA
DIVISION
COMERCIAL

DPTO.
INVESTIG.
MERCADO

DPTO.
CONTOL
CALIDAD

DPTO.
VENTAS

GERENCIA
DIVISION
PERSONAL

GERENCIA
DIVISION
FINANCIERA

DPTO.
PUBLIC
PROM.

DPTO.
TESORE

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DPTO.
ADM.
PERS.

DPTO.
CRED.
COB.

DPTO.
DPTO.
RELAC. BIENESTAR
LAB.
SOCIAL

DPTO.
CONTAB.

39

II. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


SIMBOLOGIA PARA DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS
1. PROCEDIMIENTOS:
Es la secuencias de acciones concadenadas entre si, que ordenadas en
forma lgica permite
cumplir un objetivo administrativo
predeterminado.
2. DIAGRAMA DE BLOQUES:
Es una representacin grafica de un procedimiento que permite la
visualizacin y/o anlisis, principalmente de los elementos siguientes:

a) Documentos
b) Acciones
c) Recorrido y
d) Puesto de trabajo

El diagrama permite incluir elementos como: tiempo y distancia.

Mg. Adm. Jos Gonzalo Carhuajulca

40

3. DISPOSICION DEL DIAGRAMA DE BLOQUES:


El diseo del grafico comprende de 4 fases.
3.1. PRIMERA AREA:
Es la parte superior del papel, se utiliza para indicar la denominacin y el cdigo del
procedimiento, la entidad (Empresa) o unidad estructural y la situacin que
representa:

TITULO DE PROCEDIMIENTO:
COMPRA EN CONSIGNACION

CODIGO:
AS

SITUACION:
SITUACION
PROPUESTA

ENTIDAD
: EMPRESA ABC
UNIDAD ESTRUCTURAL: DPTO. FABRICACION

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41

3.2. SEGUNDA AREA:


Contendr los puestos de trabajo por los que fluye el procedimiento agrupados segn
el rgano al que pertenece.

DIVISION
OPERACIONES
Jefe Dpto. Fabricacin

DIVISION LOGISTICA
Jefe Dpto. Almacn

Jefe Dpto. Compras

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DIVISION
FINANCIERA
Jefe Dpto. Tesorera

42

3.3. TERCERA AREA:


Estar dividida en columnas, correspondiendo cada una de ellas respectivamente
a los rganos o puestos de trabajos que intervienen en el procedimiento.

Esta columnas estar en blanco y se ira aperturando de acuerdo a la intervencin


de cada rgano o puesto de trabajo conforme vaya describiendo el procedimiento,
a fin de colocar en ellas el circuito del procedimiento y los smbolos de descripcin
que son el lenguaje convencional de este tipo de diagrama.

C
O
L
U
M
N
A

C
O
L
U
M
N
A

C
O
L
U
M
N
A

Mg. Adm. Jos Gonzalo Carhuajulca

C
O
L
U
M
N
A

43

3.4. CUARTA AREA:


Cierra la parte inferior de la hoja que se utilizo el grafico. Sirve para colocar
cualquier observacin adicional.

Se podr colocar en rea, la relacin de documentos que conforman determinados


legajos que permanecen inalterables durante el desarrollo del procedimiento y
opcionalmente el nombre del tcnico que diseo el diagrama y la fecha del diseo.

1. DOCUMENTOS
:
2. NOMBRE DEL TECNICO: ..3. FECHA: ....
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4. ELEMENTOS QUE COMBINA EL DIAGRAMA DE BLOQUES:


Mediante smbolos adecuados se presentan:
4.1. Los Documentos:
Que indican o se van generando en el desarrollo del procedimiento.
4.2. Las Acciones:
O etapas que integran el procedimiento.
4.3. El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido.
4.4. Las unidades administrativas y/o puestos de trabajo:
donde se realiza cada accin.
Opcionalmente se har referencia a tiempos y distancias.

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45

5. SIMBOLOS DE REPRESENTACION:
5.1. DE ACCIONES:
Para presentar una accin se graficara un rectngulo dentro del cual se la
describa en forma breve.
Ejemplo:
Llena formulario
Orden de Compra

En el caso de que el espacio del rectngulo sea muy reducido para describir se
graficara 2 o mas rectngulos unidos por una flecha.
Ejemplo:
Llena formulario
Orden de Compra

Adjunta Cotizacin
De Proveedores

Si se considera conveniente en cada rectngulo se pondr colocar 2 acciones.


Prepare Informes
Gestiona Firmas
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46

5.2. DE FORMULARIOS O DOCUMENTOS:


Cuando se trata de representar formularios, correspondencias o cualquier
otro tipo de documentacin, se graficara se graficara un rectngulo con su
base cortada por una curva semisinusoidal,
anotando en su interior el tipo de documento.
Ejemplo:

REQUISICION

A fin de identificar el momento en que se emite un documento, esto


se representa negreando el extremo derecho inferior.
Ejemplo:

REQUISICION

Si el documento a representar tuviese copias, se graficara las copias


en la parte posterior izquierdo del original.
Ejemplo:
2
0

ORDEN DE TRABAJO
O CREDITO
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47

Cuando sea el caso de representar distintos documentos con sus respectivas copias en un
mismo grafico, se dibujara en la forma siguiente:

2
1

0
REQUISICION

3
2
1
0
ORDEN DE COMPRAS

2
1
0
CUADRO
COMPRATIVO
DE COTIZACION

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48

Cuando se trate de representar una gran cantidad de documentos variados que


conforman un legajo, a fin de evitar el dibujo reiterando e invariable del mismo, se podr
representar el conjunto de documentos en un solo grupo, indicando en la parte inferior
del diagrama de flujo, la relacin de los documentos que con forman un legajo.
Ejemplo:
LEGAJO
DE
PERSONAL

Se puede graficar opcionalmente:


File de documentos pudindose numerar y luego indicar en la parte inferior del diagrama
de flujo, la relacin de documentos que conforman el file.

LEGAJO
DE
PERSONAL
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49

5.3. DEL ARCHIVO:


Para representar el almacenamiento o archivamiento de un documento se graficara un
triangulo el que se indicara un archivo permanente del y/o los documentos.
Ejemplo:

Cuando se trata de archivos distintos se enumera los tringulos en orden secuencial.

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50

En el caso que se representen acciones de decisiones en forma escalonada, se


graficara un rombo a continuacin de otro.

NO

REUNE
CONDICIONES

SI

NO
APRUEBA EXAMEN

SI

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51

Cuando se trata de representar un archivo temporal. El mismo que se utiliza cuando un


documento se archiva temporalmente en espera de otro documento se archiva
temporalmente en espera de otro documento se archiva temporalmente en espera de
otro documento o accin, se graficara un rombo con una lnea vertical en el extremo
inferior cortado por dos lneas paralelas, en el interior del rombo se podr colocar la
razn de la espera y entre las lneas paralelas el tiempo que dura dicha accin.
2
ORDEN DE COMPRAR

Ejemplo:
ESPERA
DE
COMPRA
PARA
Copia
2

ESPERA
DE
COMPRA
PARA
Copia
2

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52

5.4. DE CINTA DE PAPEL:


Para representar cintas y/o winchas se graficara un rectngulo con la base cortada
por un semisinoide. En la cinta se pondr colocar una letra del alfabeto a fin de que
se informe el contenido de la cinta si esta formase parte de un expediente.
Wincha con resultados de operaciones del movimiento de caja.
En la parte inferior del diagrama de flujo se podr colocar cual es el
contenido de la Wincha, ya que por su grafico pequeo es difcil indicarlo
en la figura.
5.5. DE DECISION VERIFICACION:
Para representar una accin de decisin verificacin, se graficara un rombo el
cual se describir la accin a decidirse y en los ngulos se colocara las alternativas.

PROCEDE?

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53

5.6. DE TRASLADO O TRANSPORTE:


Para representar el desplazamiento del o los documentos, se graficara una flecha, la
cual indicara el sentido del circuito.

5.7. LINEAS DE REFERENCIA:


Las lneas de referencias se graficaran una flecha punteada, la cual indicara que el
documento, accin, file, legajo, decisin, verificacin sirve o se utiliza como referencia
para generar otros documentos, acciones, tomar decisiones, etc.

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5.8. CRUCE DE LINEAS SIN RELACION:


Cuando se trate de evitar el cruce de una o mas lneas de transporte y a fin de
facilitar su lectura se graficara de la siguiente manera:

5.9. DE DESTRUCCION DE DOCUMENTOS:


Para representar la destruccin de un documento se graficara un triangulo con una
BORRADOR
D en su interior.
C/C
3
2
1
0
CVC
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55

5.10. DEL CONECTOR:


Cuando se trate de unir un diagrama de flujo con uno que se encuentre en otra hoja, siendo este su
continuacin, se utiliza dos crculos pequeos, colocando dentro de ellos un numero de referencia que indique
que continua el grafico, asimismo se puede utilizar en la misma hoja donde se grafica el diagrama de flujo
cuando se quiere evitar el cruce de lneas de transporte y facilitar la lectura del mismo. Esto a veces es
necesario hacer por las limitaciones del formato utilizado, pero en lo posible hay que buscar la forma de evitarlo
ya que esto dificulta la impresin visual del flujo de informacin.

A
ALMACEN

CONTABILIDAD
A

0
GUIA DEREMISION

2
PARTE DIARIA
ALMACEN

0
GUIA DE REMISION

2
1
PARTE DIARIA
ALMACEN

A
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56

Los conectores son tiles cuando se trata de graficar la continuacin de un circuito sin cortar o
interrumpir las lneas o smbolos que necesariamente tiene que cruzar la flecha de traslado o
transporte.
Ejemplo:
En la figura se observa una lnea que cruza un smbolo de transporte y dos rectas que delimitan las
columnas (Grafico 1)

GRAFICO 1
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57

Mediante dos conectores (Grafico 2) evitamos la lnea mencionada en el Grafico.

GRAFICO 2

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58

5.11. DEL INICIO O TERMINO:


Para dar inicio o termino a un diagrama de flujo se podr emplear la siguiente
figura:
INICIO

TERMINO

5.12. DE TARJETAS O FICHAS:


Para representar tarjetas o fichas, se graficara un rectngulo con el ngulo
superior derecho cortado.

Cuando sea necesario representar un conjunto de tarjetas se graficara la siguiente


figura.

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5.13. REL ADJUNTE DE DOCUMENTOS:


Para representar el momento en que un documento se adjunta a otro se graficara
un cuadro cortado por una lnea diagonal que parte del extremo superior izquierdo.
Ejemplo:
A

0
OC

G2
1

0
G/C

5.14. DE LOS DOCUMENTOS VALORADOS:


Para representar documentos valorados tales como: cheques, letras de cambio,
valores. Pagares, dinero en efectivo.
$

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6. VENTAJAS DEL USO DE DIAGRAMA DE BLOQUES:


a) Facilita la impresin visual del circuito.
b) Permite ser ledo por el personal no tcnico.
c) Permite la participacin de los trabajadores que intervienen en la ejecucin del
procedimiento.
d) Construye como instrumento valioso en la etapa de recopilacin de informacin por
que posibilita evaluar la coherencia de los datos recibidos, evidencia la falta de
informacin y ello sirve para formular preguntas sobre posteriores aclaraciones.
e) Facilita la sustentacin de los procedimientos racionalizados
f) Facilita la comunicacin y coordinacin entre anlisis del sistema y otros
trabajadores.
g) Muestra objetivamente como funciones en la realidad, los componentes de un
sistema.
h) Reemplaza con ventaja los mtodos inactivos.
i) Revela y describe cualquier proceso, desde el mas simple al mas complejo.
j) Advierte mas fcilmente, las diferencias de un sistema.
k) Facilita la actuacin y correccin, mostrando con mayor claridad los cambios.
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TITULO DEL PROCEDIMIENTO: APROBACION DE COMPRA DE MATERIALES EMPRESA ABC


DIVISION PRODUCCION

DIVISION DE LO GISTICA

DPTO. FABRICACION

DPTO. ALMACEN

EVALUA Y
RECIBE

1
REQUISICION

REGISTRA
REQUISICION

1
0
SOL. COMPRAS
1

PROCEDE

RECIBE Y
EVALUA

0
REQUISION

0
PETICION DE
MATERIALES

DPTO. TESORERIA

DPTO. COMPRAS

RECIBE Y
EVALUA

INICIO

DIVISION FINANZAS

0
COTIZ. PROVEE.

1
2

REQUISICION

0
REQUISICION
ESPERE
ATENCION
ENVIA
REQUISICION

2 1

0
SOLICITUD DE
COMPRA

PROCEDE

0
COTIZ. PROV.
ORDEN DE
COMPRAS

$
TERMINO

1. DOCUMENTOS:
2. NOMBRE DEL TECNICO: . 3. FECHA:..

III. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


El Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
esta compuesto por:
1. EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
2. LA MISION DE LA EMPRESA.
3. LOS OBJETIVOS BASICOS DE CADA AREA DE LA EMPRESA.
4. FUNCIONES DE DISTINTOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA
EMPRESA.

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1. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ABC


J.G.A.
DIRECTORIO

SECRETARIA

GERENTE
GENERAL

JEFE UNIDAD
SEGURIDAD

OFICINA
LEGAL
OFICINA
PLANIFICACION

JEFE UNIDAD
SERVICIOS

OFICINA
RR. PP.

GERENTE DIV.
LOGISTICA

GERENTE DIV.
PRODUCCION

GERENTE DIV.
COMERCIAL

GERENTE DIV.
FINANCIERA

GERENTE DIV.
PRSONAL

JEFE DPTO.
COMPRAS

JEFE DPTO.
P.C.P.

JEFE DPTO.
INV. MERCADO

JEFE DPTO.

JEFE DPTO.

CONTABILIDAD

REL. LABORALES

JEFE DPTO.
ALMACENES

JEFE DPTO.
FABRICACION

JEFE DPTO.
VENTAS

JEFE DPTO.
TESORERIA

ADM. PERSONAL

JEFE DPTO.
TRANSPORTE

JEFE DPTO.
CONTROL CALIDAD

JEFE DPTO.
PUBLIC. PROM.

JEFE DPTO.
CRED. COBR..

BIENESTAR SOCIAL

JEFE DPTO.

JEFE DPTO.

64

2. MISION

Empresa ABC, busca ser reconocida a


nivel nacional como una empresa de
produccin
y
comercializacin
de
productos de lneas blancas de calidad
que satisfacen a sus clientes y a la vez
genere empleos dignos que garanticen el
bienestar de sus empleados.
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65

3. OBJETIVOS BASICOS DE CADA AREA DE LAEMPRESA

Ejemplo del rea de Logstica de la Empresa ABC

Proporcionar oportunamente los materiales


necesarios para el funcionamiento de los
elementos que constituyen la empresa a un
costo adecuado y evitando las perdidas por
exceso de artculos.

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66

4. FUNCIONES DE DISTINTOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA EMPRESA

Ejemplo de los distintos puestos de trabajo de la divisin logstica de la


empresa ABC.
1. Misin:
rea funcional dedicada al abastecimiento y distribucin fsica de los
materiales a los usuarios finales.
2. Funciones:
2.1. Planear y programar las compras a un costo razonable y oportuno
para las operaciones de la empresa.
2.2. Organizar y normar las compras as como las funciones y actividades
de almacenes.
3. Organizacin:
- Divisin de Logstica
- Departamento de Compras
- Departamento de Almacn
- Departamento de Transportes
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3.1. Asignacin de Personal:


a) Gerente de Divisin de Personal
b) Jefe Departamento de Compras
c) Jefe Departamento de Almacn
d) Jefe Departamento de Transportes
3.2. Tareas:
a) Del Gerente de Divisin de Logstica:
- Coordinar las actividades de abastecimiento para las dems unidades orgnicas para
consolidar las necesidades del usuario.
- Preparar los planes de adquisicin, almacenaje, control y distribucin fsica.
- Elaborar las polticas de su divisin, de manera de proporcionarle la flexibilidad necesaria
que facilite la rpida y oportuna toma de decisiones.
- Organizar las actividades de logstica, as como la autoridad y responsabilidad que compone
su miembros.
- Dirigir, orientar, guiar y supervisar a los subordinados para que trabajen con eficiencia en el
abastecimiento.
- Controlar las actividades de su subordinados para evaluar la eficiencia de su rendimiento y
mantener la continuidad del abastecimiento.
b) Del Jefe del Departamento de Compras:
- Mantener la continuidad en el abastecimiento
- Realizar inversin minima compatible con la seguridad y provecho econmico
- Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los materiales
- Mantener niveles de calidad acorde con el uso al que se destinan los materiales
- Seleccionar las cotizaciones de los diferentes proveedores
68

c) Del Jefe del Departamento de Almacn:


- Realizar las operaciones necesarias y actividades para suministrar los materiales en
condiciones de uso y con oportunidad
- Evitar paralizaciones por falta de materiales o inmovilidad de capitales por sobre-existencias
- Recibir los materiales que enva el proveedor
- Descargar, desembalar, y verificar los materiales
- Preocuparse por el mantenimiento, evitando su deterioro o perdida.
- Controlar el estado y ubicacin de los materiales
- Entregar el movimiento fsico
- Procurar su renovacin a fin de mantener una cantidad definida
- Clasificar los materiales en existencias.
d) Del Jefe del Departamento de Transporte:
- Programar la manipulacin de materiales de los almacenes para su respectivo abastecimiento y
destino.
- Coordinar las gestiones respectivas para la determinacin de los traslado interno y externo de
los materiales
- Supervisar el trafico de los materiales
- Dirigir las actividades relacionados al trafico de transportes
- Organizar y coordinar la ruta comercial a que se va destinado la compra o venta de importacin
y exportacin de los materiales con su jefe inmediato.

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