Importancia Procesos en La Empresa

GERENCIA DE PROCESOS
Lewis Charles Quintero Beltrn

Ingeniero de Productividad y Calidad
CALIDAD
SEGN LOS EXPERTOS

LA CALIDAD DEPENDE DE
TODOS LOS FACTORES
INVOLUCRADOS.
INFRAESTRUCTURA,
ORGANIZACIN,
RECURSOS HUMANOS,
EQUIPO, INSUMOS,
GERENCIA, SISTEMAS DE
APOYO, FINANZAS.


Ser integral.
Ser de Calidad!!!!!
Piensa
Hace
Dice
Siente

Qu es un proceso?
Una
serie de tareas
de valor agregado que
se vinculan entre s para
transformar un insumo en un
producto. (Bien o Servicio)
Antecedentes de su
empresa..
Cmo es la estructura organizacional

en su empresa?...........
Cmo se form esa estructura?........

Ser que es esta?......
Ejercito

Estructura organizacional
por procesos

Por qu por procesos?

Porque las empresas y/o
organizaciones son tan eficientes
como lo son sus procesos. La
mayora de organizaciones que
han tomado conciencia de esto
han reaccionado ante la
ineficiencia.

por procesos

Empresas funcionales vs
Empresas por procesos
Funcionales
Procesos
Los empleados son el problema
El proceso es el problema
Hacer mi trabajo
Ayudar que se hagan las cosas
Comprender mi trabajo
Saber que lugar ocupa mi trabajo

en el proceso
Evaluar a los individuos
Evaluar el proceso
Control de los empleados
Desarrollo de las personas
Quin cometi el error?
Qu permiti el error?
Corregir errores
Reducir la variacin
por procesos

Ciclo Deming PHVA
ACTUAR
PLANEAR
SATISFACCION
DEL CLIENTE
VERIFICAR
HACER

Se habla realmente de proceso

si cumple las siguientes
caractersticas o condiciones

Se habla realmente de proceso

si cumple las siguientes
caractersticas o condiciones

Entonces, Qu es un
proceso?

Elementos de un proceso

El modelo de la
transformacin
Toda operacin produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de
transformacin.
Transformacin: es el uso de recursos para modificar un estado o condicin de algo para
obtener un servicio o producto
Materiales
Informacin
Recursos
Clientes
Transformados
INPUT
Empleados
Equipos / Facilidades
Recursos que ayudan a
la
transformacin
OUTPUT
Proceso Productivo
Productos
y servicios
Transformacin fsica
Cambio de Dueo
Cambio de Lugar
Lewis Charles Quintero Beltrn Acomodacin/Almacenamiento
Hay que entender los

procesos
Macroproceso
Procesos
Actividades
Tareas

PRODUCTOS
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
INPUT
Proceso 4
OUTPUT
RECURSOS
MACROPROCESO
Mapear y entender el macroproceso
Dividir el macroproceso en procesos
Definir el inicio y fin de cada proceso
Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso

Ejemplos de macroprocesos
MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES
Despresado
Pollo
Vivo
Recepcin
Faenamiento
Empaque

Despacho
Productos
Macroproceso de
comercializacin elctrica
Pedido del Servicio
Proceso de Conexin
Facturacin

Recaudaciones
Actividades dentro del

proceso

COMUNICACIONES
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
COMUNICACIONES
Planeacin Estratgica
Planificacin del S. G. C
Revisin por la Direccin
P-H-V-A
P-H-V-A
C
L
I
Procesos Operativos
E
C
E
S
T
GESTIN COMERCIAL
Ventas
Servicio al Cliente
Cotizaciones
Pedidos
Facturacin
GESTION PLANEACIN
DEL PRODUCTO
BODEGA
PRODUCTO TERMINADO
DISTRIBUCIN
Programacin
Cocina
E
S
I
GESTION
FINANCIERA
Cartera
Contabilidad
Facturacin
Costos
Esta Gestin no es Auditable
P-H-V-A
GESTION
HUMANA
GESTIN DE MEJORAMIENTO
GESTION LOGISTICA
Seleccin del Personal

Capacitacin
Evaluacin de Gestin
de desempeo.
Competencias
Compras
Seleccin y evaluacin de
proveedores.
Almacenamiento
Mantenimiento
Transporte
Control de Documentos.
Control de los Registros
Audiotorias Internas
Control del Producto No
Conforme .
Acciones Correctiva y Prentivas
O
N
Procesos de Apoyo

P-H-V-A
Diagramacin de
procesos
Tcnicas de Diagramacin de Procesos
Diagrama de Bloques
Diagrama de Flujo de Procesos
Diagrama de Flujo Funcional
Diagrama de Recorrido o de Flujo Geogrfico

Cadena de valor (Michael Porter)
La metodologa del anlisis de la cadena de valor para crear y sostener la

ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter.
Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los
principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman
parte de la cadena de valor de la empresa.
El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los

procesos del negocio con el propsito de organizar y enfocar los programas de
mejoramiento.
Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente

en los productos y/o servicios que el cliente consume.
Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto
indirecto en los clientes.

Cadena de valor de una industria

Cadena de Valor:
Mercadeo
Desarrollo de
Productos y
Servicios
Produccin de
Productos y
Servicios
Administracin
De la
distribucin y la
logstica
Procesos de Soporte:
Mejoramiento de Procesos
Administracin Financiera
Administracin Ambiental
Administracin de los Recursos Humanos
Administracin de Relaciones Externas
Administracin de los servicios legales
Administracin de Servicios Corporativos
Compras
Planificacin
Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Ventas y
Servicio
al cliente
Cadena de valor de un banco

Cadena de Valor:
1. Prstamos /
Administracin de
Riesgo Crediticio
2. Administracin de
Inversiones y Activos
3. Mercados de Capitales
Generacin y Monitoreo
de Crditos (GC)
Mercadeo y
Venta
(MV)
Administracin de
Inversiones (AI)
Recuperaciones
(RP)
Mantenimiento
y
Procesesamiento
de Cuentas
(MP)
Servicios al
Cliente
(SC)
4. Servicios
Transaccionales y Pagos
(AR) Administracin de Riesgo / Anlisis de Portafolio
(RH)Administracin de Recursos Humanos
(MN) Mejoramiento Continuo del Negocio
(AL) Administracin de los Servicios Legales
(RE) Administracin de Relaciones Externas
(PD) Planificacin Estratgica
(AI) Administracin de las Instalaciones y Servicios Corporativos
(CP) Compras / Proveedura
(AF) Administracin Financiera
(ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnologa

Cadena de valor de una ong

Recepcin de
donaciones
REGALOS
Distribucin
de materiales,
donaciones,
regalos, etc.
ASISTENCIA
FAMILIAR
Compras
EDUCACIN
Elaboracin
y Aprobacin
del Workplan
Identificacin
de
Beneficiarios
Comunicacin
a C.I. y a
Padrinos
JVENES
Planificacin
de Actividades
SALUD
Planificacin
de Consultas
Realizacin
de Actividades
Atencin Mdica
/ Odontolgica
Atencin Mdica Especializada
Entrega de
medicinas
y vitaminas
Captacin de Nuevos Recursos
Contabilidad
Bodegas
Recursos Humanos
Sistemas
Actualizacin de Apadrinados
Mapa de procesos

Herramientas para el anlisis de procesos
Para el anlisis y mejoramiento de los procesos

actuales se deben de utilizar las siguientes
herramientas:
Eliminacin de la burocracia. Eliminar tareas
administrativas,
aprobaciones
y
papeleos
innecesarios.
Eliminacin de la duplicacin.
Evaluacin del valor agregado. Eliminar las
actividades que no agreguen valor y optimizar las
que agreguen valor
Simplificacin. Eliminacin de copias, datos,
manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

Herramientas para el anlisis de procesos
- Reduccin del tiempo de ciclo del proceso

- Prueba de errores
- Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas
- Lenguaje simple. Compresin sencilla en los
documentos
- Estandarizacin
- Alianzas con los proveedores
- Mejoramiento de situaciones importantes
- Automatizacin y/o mecanizacin
- Identificacin de los principales problemas y riesgos

Anlisis del valor agregado

Actividad
Si
Necesaria para
generar el output?
No
No
Contribuye a los
requerimientos del
cliente?
Si
Valor
Agregado
real
Registrar la orden
Completar la pliza
Investigar los datos
Actividades que se deben

realizar para satisfacer los
requerimientos del cliente
Actividades
discrecionale
s
Si
Valor agregado para

la empresa
Registrar la fecha de recibo
Formato de pedidos
Preparar informes financieros
Contribuye a las
funciones de la
empresa?
No
Sin valor
agregado
Revisin y aprobacin
Transporte y movimiento
Archivo y almacenamiento
Repeticin de trabajo
Demoras
Actividades que no contribuyen a satisfacer los

requerimientos del cliente. Estas actividades se podran
Lewis sin
Charles
Quintero Beltrn
eliminar
afectar
la funcionalidad del producto/servicio
Herramientas para reducir el tiempo
Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de

ciclo son:
Actividades en serie vs. actividades en paralelo
Cambiar la secuencia de las actividades
Reducir el nmero de interrupciones
Mejorar polticas de tiempo de procesamiento
Reducir el movimiento del output
Analizar la localizacin
Establecer prioridades

Anlisis de procesos
PROCESO DE COMPRAS
Requerimiento de
Materiales
Verificacion de
Material en Bodega
Aprobacion para
compra del Material
Compra de Material
Recepcion de
Materiales
Despacho del
Material
Caratersticas Generales del Proceso

Operaciones
Inspecciones
Transporte
Demora
Almacenamiento
Total de Actividades
Agregan Valor
No Agregan Valor
Cantidad Porcentaje
45
28,5%
17
10,8%
65
41,1%
22
13,9%
9
5,7%
158
100,0%
Cantidad Porcentaje
29
18,4%
129
81,6%
158
100%
Pago a Proveedores
Documentos originales que se generan

Copias que se generan
Total de Documentos
Personas que participan en el proceso
Sistemas Informticos que utilizan

Cantidad
15
20
35
27
3
Anlisis de procesos
Macroproceso de Crdito
Solicitud
de Crdito
Anlisis
de Riesgo
CARACTERSTICAS GENERALES DEL

PROCESO:
Cantidad Porcentaje
Operaciones
82
44.6%
Inspecciones
16
8.7%
Transporte
45
24.5%
Demora
34
18.5%
Almacenamiento
7
3.8%
184
100.0%
Agregan Valor
No Agregan Valor
59
125
184
32.1%
67.9%
100.0%
Aprobacin
de Crdito
Administracin
y Desembolso
Cantidad
Documentos originales que se generan
42
Copias que se generan
11
Total de Documentos
53
Personas que participan en el proceso
13
Sistemas Informticos que utilizan
3
Entes externos que participan en el proceso
10

La arquitectura de la
Gerencia de Procesos

Dentro de 20 aos la gran organizacin

tradicional no tendr ms de la mitad de
los niveles gerenciales que tiene hoy y
no mas de la tercera parte de los
gerentes.
.........Ser una organizacin basada en
Informacin
Requerir la modificacin de:
Sus procesos de toma de decisiones
Su estructura gerencial
Su manera de hace negocios
Peter Drucker

E-mail: lewis@une.net.co
Celular: 315 507 99 26


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Los empleados son el problema

Ayudar que se hagan las cosas

Saber que lugar ocupa mi trabajo

Evaluar a los individuos

Control de los empleados

Desarrollo de las personas

Quin cometi el error?

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Ciclo Deming PHVA

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Se habla realmente de proceso

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Se habla realmente de proceso

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Ingeniero de Productividad y Calidad

Hay que entender los

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Mapear y entender el macroproceso

Dividir el macroproceso en procesos

Definir el inicio y fin de cada proceso

Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso

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Pedido del Servicio

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Actividades dentro del

Lewis Charles Quintero Beltrn

Esta Gestin no es Auditable

Seleccin del Personal

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Diagrama de Flujo de Procesos

Diagrama de Flujo Funcional

Diagrama de Recorrido o de Flujo Geogrfico

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Cadena de valor (Michael Porter)

La metodologa del anlisis de la cadena de valor para crear y sostener la

El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los

Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente

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Cadena de valor de una industria

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Administracin de Relaciones Externas

Administracin de los servicios legales

Administracin de Servicios Corporativos

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Cadena de valor de un banco

(RH)Administracin de Recursos Humanos

(MN) Mejoramiento Continuo del Negocio