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SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS II
CLASE 1
Administracin de Proyectos
CONCEPTOS BSICOS
contenido
Conceptos Bsicos
III.
Administracin de Proyectos
IV.
Qu es un Proyecto?
Caractersticas de un Proyecto
Qu es la Administracin de Proyectos?
Componentes de la Administracin de Proyectos
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto
Etapas de la Administracin de Proyectos
reas de conocimiento
Involucrados en el Proyecto
Organizacin para el Proyecto
PROYECTO
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos
Tiempo
PROYECTO
INICIO
Resultados
FIN
Conceptos Bsicos
Qu es un Proyecto?
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos
INICIO
PROYECTO
Tiempo
O SERVICIO en particular o
UNICO.
Resultados
FIN
Caractersticas de un Proyecto
Temporal:
Elaboracin Gradual:
Qu es la Administracin de Proyectos?
La aplicacin racional de
conocimientos,
habilidades,
de
interrelacionadas.
actividades
2.
Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3.
Herramientas
4.
Tcnicas
1.Conceptos Bsicos
Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo
BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS
NIVEL DE ACTIVIDAD
3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto
2. Planeacin*
5. Cierre*
1. Inicio*
4. Control*
INICIO
TIEMPO
TERMINO
Instalacin
completa
100%
$, HH
Operacin
completa
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes
Fase 1
Inicio
Fase 2
Planeacin
Diseo
Fase 3
Ejecucin
Fase 4
Pruebas y
Arranque
Alcance
Costos
Recursos
Presupuesto y su control.
Tiempo
Definicin
de
cronogramas,
actividades
interrelacionadas
Calidad
Comunicaciones
Definicin de la distribucin de
proyecto.
informacin del
Planes y administracin.
Riesgos
Suministros
Planeacin de adquisiciones,
de proveedores
contrataciones, manejo
INICIO
carta
alcance
PLANEACIN
plan
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
entrega
avance
aceptacin
PRODUCTO
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
IV. Etapas de la AP
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
AVANCES
TECNOLGICOS
REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS
LEGALES
NECESIDADES DE
LA INSTITUCIN
IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general
Qu?
Por qu?
Quin?
Para qu?
Cmo?
Cundo?
IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIN:
PRODUCTOS:
APROBACIN:
Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin
del Trabajo(EDT)
PLANEACIN
Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)
Definicin
de
(actividades)
actividades,
de
Secuencia de actividades
hitos
milestones
Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de:
tales como:
Competencias humanas
Bajo
Niveles operativos
Mandos medios
Niveles superiores
MATRICIAL
FUNCIONAL
El personal reporta
directamente al Mando
Superior
Varios responsables
Lder de proyecto de
tiempo completo
Actan por
especialidad
Autoridad y toma de
decisiones compartida
Enfoque fragmentado
Superior identificado
Organizacin
De las unidades de trabajo requeridos para desarrollar
productos PRODUCTO
1.1
1.2
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
1.3
Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto
IV. Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos
1.1
1.2
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
1.3
Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto
Grfica de Gantt
de
acuerdo
planeado.
con
lo
SEMANA 2
CONCEPTOS BSICOS
REVISAR TAREA DE TABLA DE
PRECEDENCIAS
Programacin de Proyecto
Tabla de precedencias
Clave de la actividad
Actividad
Duracin
Actividades precedentes
Responsable
Actividad
Inicio
Duracin
Actividades
precedentes
Responsable
----
--
------
4 meses
--
Director de Planificacin
2.5 meses
--
Director Jurdico
Estrategia definida
1 mes
1,2
1 mes
Director de Planificacin
Plan instrumentado
1 mes
Director de Planificacin
Edicin realizada
2 meses
Director Administrativo
Pblico consultado
2.5 meses
Director de Control
Proyecto definido
1.5 meses
5,6,7
0.5 meses
Subsecretario
10
0.5 meses
Director Administrativo
11
Fin
----
------
Subsecretario
Director de Planificacin
Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse
retrasos al proyecto
Es
Ef
(Ls - Es)
Actividad
(Lf - Ef)
Ls
Lf
2.
3.
4.
5.
6.
EJEMPLO
ACTIVIDAD
PRECEDENCIAS TIEMPO
10
15
A,B,C,
12
D,E
D) Tiempo de
finalizacin
ms tardo
(C+B)
C) Tiempo
de inicio
mas tardo
B) Tiempo de
la Actividad
D) Tiempo de
finalizacin
ms tardo
(A+B)
C) Tiempo
de inicio
mas tardo
E) Tiempo
de inicio
mas
temprano
(F-B)
F) Tiempo
de
finalizacin
ms
temprano
B) Tiempo de
la Actividad
10
1
1
10
FIN
2
7
15
2
8
27
2
8
28
5
12
1
5
15
SE SUMAN EL TIEMPO DE
INICIO CON EL DE LA
ACTIVIDAD, SE ESCOGE LA
ACTIVIDAD MAS LARGA
0
5
10
1
1
27
10
26
1
E
10
FIN
0
15
2
7
27
15
15
2
8
27
27
28
2
8
28
28
28
5
12
1
5
15
0
0
15
SE RESTAN EL TIEMPO DE
FINALIZACION ANTERIOR CON
EL DE LA ACTIVIDAD , SE
ESCOGE LA ACTIVIDAD MAS
CORTA
HALLANDO HOLGURAS
A)Actividad
C) Tiempo
de inicio
mas tardo
E) Tiempo
de inicio mas
temprano
(F-B)
D) Tiempo de
finalizacin ms
tardo (A+B)
F) Tiempo de
finalizacin ms
temprano
B) Tiempo de la
Actividad
HOLGURA
C-E
O
D-F
0
5
10
H=5
1
1
27
10
26
H=1
6
E
10
FIN
0
15
15
2
8
27
2
7
27
15
27
2
8
28
28
28
28
H=10
H=
0
1
5
15
0
0
H=0
H=0
12
15
LAS HOLGURAS 0
CONSTITUYEN EL CAMINO
CRITICO C,E,F
H=0
Actividad
Tiempo de la
actividad
Predecesor
-------------
B
C
D
2
3
3
------------A
B
E
F
G
H
I
J
4
3
6
4
1
2
C
D
E
F
G.H
I
Actividad
PROSTERI
OR
Tiempo de
inicio mas
temprano
(F-B)
Tiempo de
finalizacin
ms
rpido(Tie
mpo mas
temprano tiempo de
la
actividad)
22
22
FIN
FIN
22
22-2
20
20
20- 1
19
19
19-4
15
19
19-6
13
15
15-3
12
13
13-4
12
12-3
9-3
9-2
Actividad
Predecesor
Tiempo de
inicio mas
tardo
(tiempo
mas
cercano)
Tiempo de
finalizacin
ms
tardo(Tiem
po mas
cercano +
tiempo de
la
actividad=
------------
------------
3+6=9
3+2=5
4+9=13
13
3+5=8
13
6+13=19
19
4+8=12
12
G.H
19
1+19=20
20
Activid
ad
Tie
mp
o
ma
s
tard
o
menos
(Tie
mpo
mas
temp
rano
(0
6)
(7
2)
(6
3)
(9
3)
13
(9
4)
(12
3)
19
(13
6)
12
(15
4)
20
(19
1)
22
(20
2)
+tie
mpo
de la
activi
dad
IV. Etapas de la AP
0-0
0-7
7 - 13
INICIO
14 - 21
6
8 - 14
0-8
8 - 16
8
8
6 - 10
G
6
21 - 24
24 - 24
FIN
3
0-6
0-0
0-7
7 - 13
INICIO
14 - 21
6
8 - 14
0-8
8 - 16
8
21 - 24
24 - 24
FIN
3
H
8
0-6
6 - 10
G
6
Procedimiento:
1. TIEMPO DE ACTIVIDAD
2. HOLGURAS
REUNIRSE EN GRUPOS Y
REALIZAR:
UTILIZANDO LA TABLA
DE PRECEDENCIAS:
DIAGRAMAR UNA RED
Lista de actividades
Tabla de precedencias
Matriz de tiempos
Red de actividades
EJERCICIO EN CLASE
EJERCICIO:
ELABORAR TABLA DE
PRECEDENCIAS PARA
EJERCICIOS
ACTIVIDAD PREDECESOR
A
B
C
D
E
ninguno
A
A
A
B, C
DURACION
(Semanas)
4
2
3
1
5
CASO A RESOLVER
El Gerente del Hospital MIsalud ha identificado 10 actividades para un
proyecto de inversin. Se presenta una tabla de actividades y los tiempos
de actividad que aparecen a continuacin:
ACTIVIDAD
A
B
C
D
E
F
G
H
I
a)
b)
c)
PREDECESORES
INMEDIATOS
C
A,B,D
E
E,F
G,H
TIEMPO
ESPERADO
(das)
12
2
8
2
1
8
1
2
1
Es de utilidad para:
Anlisis de alternativas
Optimizacin de calendarios
Actividad
Precedentes
Duracin
optimista
Duracin
( TIEMPO
DE LA
ACTIVIDAD
)
Duracin
pesimista
actividad
1.5
TIEMPO ESPERADO
Actividad
TIEMPO
OPTIMIST
A
Tiempo
de la
actividad
M
TIEMPO
PESIMIST
AP
TIEMPO
ESPERAD
O
6.17
1.5
DESVIACION ESTANDAR
Actividad
TIEMPO
OPTIMIST
A
Tiempo
de la
actividad
M
TIEMPO
PESIMIST
AP
DESVIACI
ON
ESTANDA
R
0.5
1.5
HALLAR DESVIACION
ESTANDAR
(P- O)
6
TIEMPO
OPTIMIST
A
Tiempo
de la
actividad
M
TIEMPO
PESIMIST
AP
1.5
J
2
2
3
Desviacin esperada del proyecto
DESVIACI
ON
ESTANDA
R
0.25
HALLAR
CASO A RESOLVER
El Gerente del Hospital MIsalud ha identificado 10 actividades para un
proyecto de inversin. Se presenta una tabla de actividades y los tiempos
de actividad que aparecen a continuacin:
ACTIVIDAD
A
B
C
D
E
F
G
H
I
a)
b)
c)
PREDECESORES
INMEDIATOS
C
A,B,D
E
E,F
G,H
TIEMPO
ESPERADO
(das)
12
2
8
2
1
8
1
2
1
IV. Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.
Es de utilidad para:
Anlisis de alternativas
Optimizacin de calendarios
IV. Etapas de la AP
(P+4M+O)
6
Desviacin estndar
(P-O)
6
(P-O) 2
6
Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin
Reportes de avance
EJECUCIN
Resultados del trabajo
Cambios requeridos
Mejora de calidad
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto
Productos de avance
Acciones implantadas
Aseguramiento de calidad
Cambios
Acciones correctivas
Distribucin de informacin
Manejo de proveedores
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en
tiempo y forma.
Generar informacin
Distribuir la informacin
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero
Caractersticas:
Tangibles
Medibles
Entregables
IV. Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Planeado
Recursos
Valor ganado
Real
Tiempo
Tcnicas y herramientas
CONTROL
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance
Procesos de control
Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,
Permite
evaluar
el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
Valor planeado
Valor ganado
Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas
Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura
CIERRE
INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN
CONTROL
CIERRE
Informes y reportes de
ejecucin
Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Lecciones aprendidas
Archivos
Plan de transicin
Lecciones aprendidas