Cmo definir Criterios de Evaluacin

Pertinentes para los Procesos de

Compras y Contrataciones
Asistencia Tcnica PMG 2005
Julio de2005

Patricio Renner
Consultor

Ley de compras (Art. 6)

Las bases de licitacin
debern establecer las
condiciones que permitan
alcanzar la combinacin ms
ventajosa entre todos los
beneficios del bien o servicio
por adquirir y todos sus costos
asociados, presentes y futuros.
Estas condiciones no podrn
establecer diferencias
arbitrarias entre los
proponentes, ni slo atender
al precio de la oferta.

Combinacin ms
ventajosa de los
beneficios
Considera todos los
costos asociados,
presentes y futuros
No permite establecer
diferencias arbitrarias, ni
considerar slo el precio
de la oferta

Reglamento (Art. 22)

Las bases debern
contener:
7. Los criterios objetivos que
sern considerados para
decidir la adjudicacin,
atendido la naturaleza de
los bienes y servicios que
se licitan, la idoneidad y
calificacin de los
Oferentes y cualquier otro
antecedente que sea
relevante para efectos de
la Adjudicacin.

Criterios objetivos

Naturaleza de los bienes

y servicios
Idoneidad y calificacin
de los Oferentes
Cualquier otro
antecedente que sea
relevante

Elementos constitutivos de una

evaluacin
Objetivos
Qu se quiere obtener

Indicadores
Variables observables para medir cumplimiento de objetivos

Meta o estndar
Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su
tolerancia

Rangos de evaluacin
Valoracin de las diferencias en relacin a la meta

Mtodo de medicin
Instrumentos o metodologas
Evidencia aceptada

Ejemplo
Objetivo
Contar con implantadores
de software competentes

Indicador
Nmero de proyectos
similares al licitado
realizados

Meta o estndar
Jefe de proyecto: al menos
5 proyectos similares como
jefe de proyecto

Rangos de evaluacin
Jefe proyecto
Ms de 5: excelente
3 4: regular
2 o menos: insuficiente

Mtodo de medicin
Listado de proyectos
Certificado de los clientes

Pregunta para reflexionar

Cmo se objetiva cundo
un proyecto es similar al
licitado?

Comit evaluador
Criterios para la conformacin
La administracin de una licitacin compleja requiere de
especialidades diversas
Hay que formar equipos multidisciplinarios
Hay que involucrar a todas las reas de la organizacin
que tengan alguna relevancia para el proceso
Hay que evaluar cules de los conocimientos requeridos
no estn disponibles y buscarlos externamente:
Benchmark
Contratacin de asesores especialistas
La composicin del equipo debe definirse en funcin del
monto involucrado, de la complejidad del proceso y de la
disponibilidad de competencias al interior de la
organizacin

Comit evaluador
Roles en la evaluacin de licitaciones

Comprador a cargo del proceso (*)

Usuarios relevantes (*)
Asesor presupuestario (*)
Asesor jurdico (*)
Especialista tcnico
Especialista en economa industrial
Especialista en gestin de operaciones
Especialista en mtodos de negociacin
Asesor de calidad
Asesor en gestin de riesgos
(*) Siempre deberan estar presentes

Dos enfoques de evaluacin

Puntaje
Criterios de evaluacin se
agrupan en econmicos y
tcnicos
Se asignan puntajes en cada
factor y se evala sobre el
conjunto de factores
evaluados
La ponderacin puede variar
de un factor a otro, poniendo
nfasis en los que tienen ms
importancia para el proceso

Preclasificacin
Primero se evalan los
aspectos tcnicos
Propuestas insatisfactorias se
eliminan
Todos los oferentes que
pasan a la fase econmica
deben ser satisfactorios
Entonces, se evala slo por
aspectos econmicos (precio
+ costos asociados)
Recomendado por el Banco
Mundial en sus instructivos de
transparencia

Proceso de evaluacin
Administrativa
Oferentes
Tcnica
Econmica
Informe de evaluacin
Adjudicacin

Entrega informacin para

orientar la adjudicacin de la
compra
Busca identificar
tempranamente ofertas que no
satisfacen los requerimientos
Ayuda a comparar ofertas con
fortalezas en distintos mbitos

Evaluacin administrativa
Objetivo
Asegurar que se satisfagan
los requisitos administrativos
de la licitacin

Requerimientos deben reflejar

la naturaleza de la
contratacin
Riesgo y complejidad
Caractersticas del mercado

Simplificacin de trmites
No requerir informacin que
se pueda obtener
directamente de otros
organismos

Riesgos
Descalificar ofertas atractivas

Enfoques alternativos
Registro de proveedores
Repositorio central con
informacin actualizada
Proveedores registrados no
necesitan presentar
antecedentes

Declaracin representante
legal
Oferta se presenta con
declaracin jurada + boleta
de garanta de seriedad de la
oferta
Antecedentes se entregan a
la firma de contrato
En caso de incumplimiento se
ejecuta la garanta

Evaluacin de oferentes
Revisa si el oferente satisface
condiciones crticas para el
xito de la contratacin

Respaldo financiero
Experiencia
Competencias tcnicas
Infraestructura y recursos

Se utiliza cuando:
Puede haber gran cantidad de
ofertas
Caractersticas del oferente
son indispensables para el
xito del contrato
Evaluacin de las ofertas
tcnicas es muy compleja

En la mayora de los casos, se

incluye dentro de la evaluacin
administrativa
En ocasiones, se realiza como
un proceso previo a la
licitacin, con el objeto de
preseleccionar un nmero
manejable de oferentes
calificados (3 6)
Se recomienda que esta
evaluacin tenga carcter
precalificatorio
Descalificar a los proveedores
que no satisfacen requisitos
mnimos

Evaluacin tcnica
Objetivos
Asegurar que se contrate una
solucin adecuada a las
necesidades de la institucin
Descalificar ofertas
insatisfactorias
Establecer un criterio objetivo
de comparacin para ofertas
satisfactorias

Aspectos a considerar
Calidad de producto
Calidad de servicio
Idoneidad y calificacin de los
oferentes (*)

Estrategias
Evaluacin directa
Los oferentes participan del
proceso completo

Precalificacin
Etapas sucesivas que van
filtrando las mejores ofertas
para evaluarlas con ms
profundidad

Consideraciones de diseo
Es ms importante cuando:
Hay heterogeneidad de los
bienes o servicios
No hay un mercado maduro
para el bien o servicio

(*) A veces este proceso forma parte de la evaluacin de oferentes

Evaluacin tcnica
Calidad de producto
Factores posibles de evaluar
Directos
Experiencia previa
Certificacin de productos
Pruebas de uso del producto
(muestras)
Pruebas de laboratorio
Reportes de terceros

Indirectos
Certificaciones de calidad
Referencias de clientes
Experiencia y trayectoria del
fabricante

Factores directos
Dan mayor confiabilidad a la
evaluacin
Tienen un mayor costo para
ambas partes
Se recomiendan para
suministros crticos, asociados
a funciones de produccin

Factores indirectos
Son menos confiables
Tienen un bajo costo
Resultan apropiados en
mercados maduros, con
informacin transparente

Evaluacin tcnica
Calidad de servicio
Problema
El proveedor puede prometer
en el papel niveles de servicio
que no es capaz de entregar

Metodologa
Identificar variables de
servicio
Definir niveles de servicio
deseados
Definir las condiciones que
debe cumplir el proveedor
para satisfacer los niveles de
servicio definidos
Asignar puntaje a los
requerimientos

Cmo evaluar
Verificar que el proveedor
cuenta con infraestructura,
recursos y procesos que
aseguren que es capaz de
cumplir con el servicio
requerido

Ejemplo
Horario de atencin
5x12

Tiempo de inicio de
reparaciones
24 h

Tiempo de resolucin de
problemas
48 h

Evaluacin tcnica
Idoneidad y calificacin de oferentes
Frecuentemente, la evaluacin
de oferentes se queda en
aspectos formales que no
necesariamente garantizan
una buena contratacin
Ej:
Nivel de estudios de los
profesionales
Trayectoria del proveedor
Prestigio de marca
Cantidad de proyectos
realizados
Metodologas genricas

Para hacer una buena

evaluacin de oferentes es
necesario
Concentrarse en las
experiencias relevantes para
el xito del contrato
Privilegiar experiencia
especfica por sobre la
general
No quedarse slo con la
presentacin escrita
Pedir referencias de clientes
Pedir demostraciones
Entrevistar a los principales
profesionales

Evaluacin econmica
Objetivo
Asegurar que se contrate la
solucin ms eficiente para
satisfacer las necesidades de
la institucin

Dificultades comunes
Normalizar las ofertas con una
escala comn, que permita
comparar con la evaluacin
tcnica
Homologar diferencias en la
forma de entrega del bien o
servicio que afectan los costos
para la institucin
Homologar diferencias en los
aspectos financieros de las
ofertas

Debe considerar todos los

costos asociados, presentes y
futuros
Costos logsticos
Transporte, importacin e
internacin, seguros
Inventarios en consignacin,
Just in Time, distribucin al
usuario

Costos administrativos
Procesos internos asociados
a la administracin del
contrato

Costos financieros
Plazos de pago

Costos de operacin
Combustibles, suministros,
mantencin, etc.

Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir escala
(Ej. 0 100)
Definir criterio para
fijar puntaje mximo
Definir criterio para
fijar puntaje mximo
Establecer frmula
de clculo

Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir criterio para fijar el puntaje mximo
Criterio

Fortalezas

Debilidades

Cuando aplica

Menor precio
ofertado

No requiere
estudios previos

Puede distorsionar
la evaluacin frente
a errores en el
costeo (maldicin
del ganador)

Mercados
competitivos

Precio meta
(ej.- estimacin
del costo
eficiente)

Comprador define
un estndar de
precios en base a
criterios tcnicos

Requiere de
estudios previos.
Genera distorsin si
hay error en la
estimacin.

1. Cuando hay
imperfecciones de
mercado
2. Cuando hay
restricciones
presupuestarias

Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir criterio para fijar el puntaje mnimo
Criterio

Fortalezas

Debilidades

Mayor precio
ofertado

No requiere estudios
previos

Exagera diferencias
cuando hay poca
dispersin de precios

Diferencia porcentual
(ej.- 50% de
diferencia con el
menor precio)

Comprador define un
estndar de precios en
base a criterios tcnicos o
econmicos

Falla si hay
desconocimiento del
marcado, o si se presenta
una oferta mal costeada.

Mxima disposicin a Se adecua al presupuesto

pagar
y da seales claras a los
proveedores

Falla cuando la mxima

disposicin a pagar est
por debajo del mercado

Evaluacin econmica
Ejemplo 2: Camioneta diesel v/s bencinera
Problema
Cmo se define la solucin ms conveniente cuando
un bien es ms caro que otro, pero tiene costos de
operacin menores

Solucin
Emplear un modelo que sume los costos relevantes a
lo largo de la vida til del bien (TCO)

Ejemplo
Ver archivo adjunto

Evaluacin econmica
Ejemplo 3: compras de importacin
Problema
Cmo evaluar compras que se presentan en modalidades
logsticas distintas (ej.- FOB, CIF, en dependencias del cliente)

Solucin
Homologar precio a una condicin logstica equivalente,
sumando los costos que el SSPP incurrira para llegar a dicha
condicin

Ejemplo
Condicin equivalente: despacho en bodegas del SSPP
Si la oferta es FOB, el precio equivalente es:
[Precio ofertado] + [Flete internacional] + [Internacin] + [Flete
interno] + [Costo administracin]
La idea es fijar un valor para cada concepto, que puede ser un
monto fijo, o un porcentaje del precio ofertado

Informe de evaluacin
Entrega informacin clara y precisa a la persona o
comisin responsable por la adjudicacin
Mantiene un registro formal y ordenado de todos los
antecedentes considerados en el proceso de
observacin
Asegura el fiel cumplimiento del proceso de evaluacin
establecido en las bases
Entrega los fundamentos para defender a la institucin
en caso de cuestionamientos al proceso de adjudicacin
Transparenta el procedimiento de evaluacin

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico
Necesidad
Adquisicin de un sistema informtico para llevar seguimiento de los
procesos de compra y contratacin

Intereses del cliente

Disponer de una solucin operativa en el corto plazo
Solucin empaquetada

Minimizar los riesgos de la implantacin

Maximizar el valor del presupuesto
Ms que la solucin ms barata, se busca comprar la mejor solucin posible
por el presupuesto disponible

Dejar espacios de libertad para que el proponente contribuya a la

definicin de la funcionalidad

Comit de evaluacin

Usuarios
Especialista funcional (consultor externo)
Especialista tcnico (unidad de informtica)
Asesor jurdico

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico (2)
Criterios de evaluacin
Criterio
Oferta tcnica

Ponderacin
70%

Experiencia de la empresa

15%

Experiencia del equipo consultor

15%

Calidad de la solucin

50%

Referencias de clientes

20%

Oferta Econmica

30%

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico (3)
Evaluacin tcnica
Criterio

Indicador

Experiencia de la empresa

Nmero de proyectos realizados por la

empresa, con la misma solucin ofertada, en
temas similares al tema de la propuesta.

Experiencia del equipo

consultor

Nmero de proyectos realizados por cada

consultor, con la misma solucin ofertada, en
temas similares al tema de la propuesta.

Calidad de la solucin

Varios mbitos evaluados (ver lmina)

Referencias de clientes

Calificacin de los servicios prestados, por al

menos tres clientes de proyectos con la misma
solucin ofertada, en temas similares al tema de
la propuesta. (Encuesta de evaluacin)

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico (4)
Experiencia
Puntaje
Criterio

Ponderacin

Experiencia de la empresa
(n proyectos calificados)

15%

Ms de 5

34

12

Experiencia del equipo

consultor Jefe proyecto
(n proyectos calificados en
calidad de jefe de proyecto)

10%

Ms de 3

Experiencia del equipo

consultor equipo proyecto
(n proyectos calificados
promedio por consultor)

5%

Ms de 3

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico (5)
Calidad de la solucin
Criterio

Indicador

Paquete software (25%)

Funcionalidad (33,3%)
Base instalada (33,3%)
Referencias tcnicas (33,3%)

Funcionalidad ofertada
(25%)

Cumplimiento requisitos mnimos (50%)

Valor agregado (50%)

Metodologa consultora
(25%)

Evaluacin experta (50%)

Experiencia demostrable (50%)

Riesgo del proyecto (25%)

Evaluacin experta (100%)

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico (6)
Encuesta clientes
Descripcin del proyecto
Evaluaciones (nota de 1 a 7, con fundamentacin)

Cumplimiento de objetivos
Cumplimiento de plazos
Cumplimiento del presupuesto
Calidad de los consultores
Percepcin general del proveedor

Otras preguntas
Consultores recomendados u objetados
Fortalezas y debilidades de la empresa

Ejemplo
Adquisicin sistema informtico (7)
Proceso de evaluacin
Evaluacin administrativa
Preseleccin tcnica
Un equipo revisor pone notas a las propuestas en distintos mbitos,
sobre la base de los antecedentes escritos, con el objeto de
descartar las propuestas que no satisfacen requisitos mnimos

Evaluacin en profundidad
Antecedentes complementarios
Evaluacin de referencias de clientes
Presentaciones de los proponentes
Investigacin de antecedentes del paquete de software

Comit de evaluacin en pleno analiza en profundidad la

informacin (propuesta + antecedentes complementarios)

Algunas recomendaciones para definir

los mtodos de evaluacin
Enfocarse en los factores
crticos de xito para la
licitacin
No quedarse slo con lo
escrito

Demostraciones de productos
Pruebas de laboratorio
Certificaciones de calidad
Referencias de clientes

Establecer claramente las

diferencias entre los oferentes

Privilegiar experiencias
especficas en la materia del
contrato
Evitar requerimientos que
dificultan la presentacin de
ofertas y no contribuyen a
tomar una mejor decisin
Emplear criterios objetivos y
demostrables
Considerar plazos suficientes
para realizar la evaluacin

Evaluacin econmica:
Camioneta Diesel vs Bencinera
Anexo presentacin
Cmo definir Criterios de Evaluacin
Pertinentes para los Procesos de
Compras y Contrataciones

Parmetros
Diesel
Inversin

Bencinero

11.000.000,00

8.000.000,00

15,00

10,00

400,00

600,00

100.000,00

100.000,00

15.000,00

20.000,00

50.000,00

50.000,00

5,00

5,00

[$]
Rendimiento
[KM/l]
Costo Combustible
[$]
Costo Mantencin

[$]
Frecuencia Mantencin
[KM]
Uso
[Km/ao]
Vida til
[aos]

Costos anuales de operacin

Diesel

Bencinero

Gasto combustible

1.333.333,33

3.000.000,00

Gasto mantencin

333.333,33

250.000,00

1.666.666,67

3.250.000,00

Costo operacin

Costo total de propiedad

(TCO)
Diesel

Inversin

Costos operacin
(VP, 5 aos, 5% anual)

TCO

Bencinero

11.000.000,00

8.000.000,00

7.117.140,79

13.878.424,55

18.117.140,79

21.878.424,55

Cmo definir Criterios de Evaluacin

Pertinentes para los Procesos de
Compras y Contrataciones
Asistencia Tcnica PMG 2005
Julio de2005

Patricio Renner
Consultor