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Inventrio Fsico

Conceituao
O inventrio fsico uma contagem peridica dos materiais existentes para efeito de
comparao com os estoques registrados e contabilizados em controle da
empresa, a fim de comprovar sua existncia e exatido. Desse modo os
inventrios visam confrontar a realidade fsica dos estoques, em determinado
momento, com os registros contbeis correspondentes nesse mesmo momento.
Com sua realizao, fica vivel efetuar as conciliaes necessrias e identificar
as possveis falhas de rotina ou de sistema, corrigindo-as.

Periodicamente a empresa deve efetuar contagens de seus itens de estoque e produtos


em processo para verificar:
1.
Discrepncias em valor, entre o estoque fsico e o estoque contbil;
2.
Discrepncias entre registros (Kardex) e o fsico (quantidade real na prateleira);
3.
Apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou
balancetes. Neste caso o inventrio realizado prximo ao encerramento do ano
fiscal.

Os Inventrios nas Empresas podem ser:


Inventrios Gerais
Efetuados ao final do exerccio fiscal, eles abrangem todos os itens de estoque de
uma s vez. So operaes de durao relativamente prolongada, que, por
incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliaes, anlise
das causas de divergncias e conseqentemente ajustes na profundidade.
Inventrios Rotativos
Visando distribuir as contagens ao longo do ano, com maior freqncia, porm
concentrada a cada ms em menor quantidade de itens dever reduzir a
durao unitria da operao e dar melhores condies de anlise das causas
de ajustes visando ao melhor controle. Abranger atravs de contagens
programadas todos os itens de vrias categorias de estoque e matria-prima,
embalagens, suprimentos; produtos em processo e produtos acabados.

Categorias de Estoque e Matria-Prima


Grupo 1 neste caso sero enquadrados os itens mais
significativos, os quais sero inventariados trs vezes ao
ano; por representarem maior valor em estoque e serem
estratgicos e imprescindveis produo.
Grupo 2 ser constitudo de itens de importncia
intermediria quanto ao valor do estoque, estratgia e
manejo. Estes sero inventariados duas vezes ao ano.
Grupo 3 ser formado pelos demais itens.
Caracteristicamente, ser composto de muitos itens que
representam pequeno valor de estoque. Os materiais deste
grupo sero inventariados uma vez por ano.
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Preparao e Planejamento para o Inventrio


Um bom planejamento e preparao para inventrio so imprescindveis
para a obteno de bons resultados. Devero ser providenciados:
a)
Folhas de convocao e servios, definindo os convocados,
datas, horrios e locais de trabalho.
b)
Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade
adequada para uma correta contagem.
c)
Reanlise da arrumao fsica.
d)
Mtodo da tomada do inventrio e treinamento.
e) Atualizao e anlise dos registros.
f)
Parar a movimentao para documentao de materiais a serem
inventariados.
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Convocao
Organizao das equipes:
1 contagem (reconhecedores).
Organizao das equipes de 2 contagem
(revisores).
Com antecedncia de trs semanas distribuir
a lista de convocao para cada funcionrio,
com esclarecimentos e motivao para o
bom andamento dos trabalhos.
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Carto de Inventrio

Salvo poucas excees, o meio de registro ser carto
com partes descartveis para at trs contagens.

Se necessrio os cartes podero ser impressos em
cores distintas para identificar tipos de estoque a serem
contados.

Para as empresas que executam o controle de estoque
por processamento de dados, os cartes podero ser primpressos pelo computador.

Os cartes sero preenchidos antes da fixao nos lotes
a serem inventariados, nos espaos reservados aos trs
estgios: localizao, descrio do material, cdigo, unidade e
data do inventrio.
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Cdigo:
Descrio:
Local:

UN

Cdigo:
Descrio:
Local:
Quant.:

UN
Visto

Cdigo:
Descrio:
Local:
Quant.:

3 contagem

Conferido

UM
2 contagem
Visto

Cdigo:
Descrio:
Local:
Quant.:

Conferido
UN
1 Contagem

Visto
Modelo de ficha de inventrio

Conferido

Arrumao Fsica

As reas e os itens a serem inventariados devero ser arrumados da


melhor forma possvel:

Agrupando os produtos iguais;

Identificando todos os materiais com seus respectivos cartes;

Deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a


movimentao;

Isolar os produtos que no devem ser inventariados;


Dever tambm ser providenciado com antecedncia todo o
equipamento necessrio para a tomada do inventrio;
Balanas aferidas;
Balana contadora;
Equipamentos de movimentao, etc.
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Cut-Off (anlise das diferenas)


Consiste em um mapa com todos os detalhes dos
trs ltimos documentos emitidos antes da
contagem (notas fiscais, notas de entrada,
requisies de materiais, devolues de materiais).
um dos procedimentos mais importantes do
inventrio; se a sua organizao no for bem feita,
corre-se o risco de o inventrio no corresponder
realidade.
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Recomendaes e observaes antes do inventrio

No se recomenda que haja movimentao de materiais na data da


contagem;
O departamento de compras deve instruir os fornecedores para que
no sejam entregues materiais nesta data;
O Departamento de Produo dever requisitar com antecedncia os
suprimentos necessrios produo no dia do inventrio;
O Departamento de Produo dever transferir, em tempo hbil, os
produtos acabados para o almoxarifado.
A expedio dever tambm ser instruda para que os produtos
faturados e no entregues sejam isolados dos demais que sero
inventariados.

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CONTROLE DAS DIFERENAS DE INVENTRIO

CDIGO

DESCRI
O

Coord. Invent.;

UNIDADE

Conferido por:

VALOR
UNIT.

ESTOQUE
KARDEX

Auditoria
Externa

DATA ......./......../........

ESTOQUE
INVENTARI
ADO

Contabilidade

DIFERE
NA
(+) (-)

VALOR
DA
DIFERE
NA

OBSERVA
O

Aprovado por:

Controle das diferenas de inventrio

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Atualizao e registros de estoque

Todas as entradas e sadas e conseqentemente saldos dos itens devero estar


obrigatoriamente atualizados at a data do inventrio.
O responsvel pelo kardex, ou outra modalidade de controle de estoque ter a
incumbncia de assegurar que todos os tipos de documentos utilizados para
registrar o movimento foram considerados.
O almoxarifado ou os emitentes dos documentos que implicam movimentao
do estoque devero carimbar com Antes do Inventrio os documentos
emitidos 1 dia antes da data da contagem e da mesma forma sero
identificados com Depois do Inventrio; os documentos que registrarem o
movimento de itens emitidos no dia seguinte ao inventrio.
O saldo atualizado no kardex (relatrio de estoque) ser sublinhado indicando
a quantidade disponvel na data do inventrio.
Este saldo ser utilizado como estoque para fins de reconciliao com o
inventrio fsico e eventual reajuste.
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Procedimentos para Contagem do estoque


Todo o item do estoque, sujeito ao inventrio ser contado necessariamente duas
vezes.
A primeira contagem ser realizada pela 1 equipe, a qual poder efetua-la
imediatamente aps ter fixado ao lote o carto de inventrio.
Feitas as anotaes de contagem na 1 parte do carto, o executor da contagem o
entregar ao coordenador do inventrio.
A segunda equipe analogamente registrar o resultado de sua contagem na
segunda parte do carto, entregando-o tambm ao coordenador do inventrio.
Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventrio para este
item est correto.
No caso de no conferir, faz-se necessrio uma terceira contagem por outra
equipe, diferente das que contaram anteriormente.
A tala identificadora do lote permanecer afixada ao material como prova de
que ele foi contado. Esta poder ser retirada somente aps o trmino do
inventrio.
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Reconciliaes e Ajustes

Os setores envolvidos nos controles de estoque devero providenciar


justificativas para as variaes ocorridas entre o estoque contbil e o
inventariado.
O Departamento de Controle de Estoque providenciar a valorizao
do inventrio em um mapa chamado Controle das Diferenas de
Inventrio. Ser assim efetuada a somatria dos valores contbil,
fsico, diferenas a mais, diferenas a menos e diferena global.
Dentro da poltica da empresa, os porcentuais de diferenas podem ser
aceitos ou no.
Como regra geral para os itens classe A, no devem ser aceitos ajustes
de inventrios, procurando sempre justificar o motivo da diferena.
Aps aprovado o ajuste do inventrio, o Controle de Estoques emitir
relao autorizando os ajustes devidos.
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