TCNICAS DE ARCHIVO

Reglas de clasificacin alfabticas

OBJETIVO ESPECIFICO
Adquirir los conocimientos tericos y

prcticos de las reglas de clasificacin

alfabtico a travs de la prctica,
para que se fortalezcan los
conocimientos ya presentes.

EN ARCHIVONOMA para cumplir con la

finalidad de localizar con rapidez expedientes y
documentos, es importante que los ttulos que
se escriben como encabezamiento de los
expedientes estn de acuerdo con las reglas de
clasificacin alfabtica.
Las reglas para clasificar utilizan dos trminos
con los que nos debemos familiarizar:
ALFABETIZAR Y UNIDAD.

ALFABETIZAR Y UNIDAD

ALFABETIZAR

UNIDAD

Es ordenar los
nombres de
acuerdo con la
secuencia
alfabtica de sus
letras: Ejemplo:
Lpez, Prez, Vega.
Roca, Rojas, Romero.

Se denomina cada palabra que

forma parte de un ttulo: inicial,

abreviatura, letra separada.
El nombre: Jorge R. Surez,
Contiene tres unidades:
1-Jorge 2-R 3-Surez.

Las reglas se dividen en tres

grandes grupos:
1-Nombres de

personas.
Nombres de
compaas
institucionales,
sociedades.
Nombres de
bancos, escuelas,
instituciones
gubernamentales.

REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES

DE INDIVIDUOS.
1-Los Nombres se

clasifican
alfabticamente
comparando la primera
unidad de cada nombre,
letra por letra. La
segunda unidad se
tiene en cuenta
solamente cuando la
primera unidad es
idntica a otra. La tercera
unidad se considera
cuando la primera como
la segunda son idnticas.

2- El nombre de cada persona se

divide en nombre de PILA Y

APELLIDOS.
Primero se escriben los apellidos y

despus el nombre, separndolos

con una COMA. A esto se le llama
TRANSPOSICIN. Cada parte del
nombre de una persona se le llama:
UNIDAD DE ARCHIVO.

3-Si antes del apellido aparece una inicial, se

toma como parte del nombre.
Ejemplo:
Jos L. Martnez

Adame.
Martnez Adame, Jos L.
4- Si el apellido es igual en
varios nombres, la
siguiente letra o palabras
nos servir de base para
ordenar. Ejemplo:
Guadalupe Ma. Corona
D.
Hilda Corona Daz

Manuela Corona Ramos.

ORDENNDOLOS
Corona D., Guadalupe Ma.
Corona Daz, Hilda
Corona Ramos, Manuela.

5-Si antes del apellido aparecen las partculas: de, del, de la, de los, etc., se principia la inversin desde el primer apellido, aun cuando las partculas aparezcan en maysculas. Ejemplo:

Ma. Del Carmen de la

Pea
Pea, Ma. Del Carmen
de la.
6-Si el nombre de pila y el
apellido son los mismos,
la letra o nombre
diferente nos servir de
clave para ordenar.
Ejemplo:
Pedro A. Cedeo.
Pedro J. Cedeo.
Pedro Cedeo Rojas.

Cedeo, Pedro A.
Cedeo, J. Cedeo.
Cedeo Rojas, Pedro.

6- La unidad representada por una inicial va antes

de un nombre o apellido que comienza con la misma
letra de esa inicial.

Ejemplo:

M. E, Cedeo.
M. Elsa Cedeo.
Mara E. Cedeo.
Mara Eugenia
Cedeo.

Cedeo, M.E.
Cedeo, M. Elsa
Cedeo, Mara E.
Cedeo, Mara Eugenia.

6b-Una unidad ms corta precede a una ms

larga, si su raz es igual.
Jos Amad.
ngel Amado.
Ral F. Amador.
Julia R. Franco.
Julin N. Franco.
Juliana Z. Franco.

Amad, Jos.
Amado, ngel.
Amador, Ral F.
Franco, Julia R.
Franco ,Julin N.
Franco, Juliana Z.

7-Si el nombre propio tiene, adems, la abreviatura de su profesin, grado militar o

eclesistico, o la expresin padre, hijo, junior (Jr.), se escribe esta abreviatura despus de la
inversin correcta y entre parntesis, ejemplo:

Lic. Manuel Romero

Gmez.
Gral. Manuel vila
Camacho
Romero Gmez, Manuel
(Lic.)
vila Camacho, Manuel
(Gral.)

Albert Fitz Maurice Kelly.

Fitz Maurice Kelly, Albert.

Joseph R. DAmil.
DAmil, Joseph R.
Jorge ONeil del Cid.

8-Si antes del primer apellido

aparecen vocablos
extranjeros como: Vo, Van,
Der, Fitz, D, Da, O, se
hace la inversin a partir de
dicho vocablo.

ONeil del Cid, Jorge.

-En los pases de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda

est compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de
la preposicin de o de la palabra viuda, (Vda.), y por ltimo el apellido
del esposo.

9-Para archivarlos

se invierte el
nombre, tomando
como base el
apellido de
soltera, porque
ste es el que
legalmente se
reconoce. Solo en
caso en que el
apellido de
soltera est
indicado con una

Lourdes de Silva viuda de

Domnguez.
Silva viuda de Domnguez,

Lourdes de.

Aurora Carrillo de De los Monteros.

Carrillo de De los monteros,

Aurora.

10-Cuando los nombres de individuos son totalmente

iguales se considerar entonces la direccin como base
para su ordenacin en el siguiente orden, ejemplo:
Pedro Ros

lvarez.
Calle Juan Pablo
2do. San Salvador.
Pedro Ros

lvarez.
Kilometro23
carretera
panamericana ,
Cuscatln.

Ros lvarez, Pedro (Cuscatln ).

Ros lvarez, Pedro (San

Salvador).

REFERENCIAS PARA NOMBRES DE

INDIVIDUOS

Los documentos pertenecientes a

un individuo pueden ser solicitados

de manera distinta a como estn
archivados. Hay que elaborar
referencias. se ordena el nombre de
manera diferente a la indicada en
las reglas.

La referencia se hace en tarjeta y

formar parte de un catlogo auxiliar.
Ejemplo: Monseor

Alfredo Muoz.
Sor Consuelo Vega.
Se archiva:
Muoz, Alfredo
(Monseor)
REFERENCIA
Monseor Muoz
x
Vase:
Muoz, Alfredo
(Monseor)

Ana Quinteros de Olmedo

Quinteros de Olmedo, Ana.( Se

archiva).
REFERENCIA
Olmedo, Ana Quintero.
Vase:
Quinteros de Olmedo Ana.

Reglas para clasificar nombres de empresas,

instituciones, compaas o sociedades.

Reglas generales
o 1-Cuando en el
ttulo aparece una
coma, el nombre
permanece igual.
No sufre ninguna
alteracin ni
trasposicin.
Ejemplo:
-Electricidad, S.A.
-Agrupacin Tropical,
S.A.

2-Cuando el ttulo es el nombre

completo de un individuo(nombre
de pila y apellido), se invierte el
nombre y el resto de la razn social
se escribe a continuacin.
-Debe hacerse tarjeta de referencia.
Ejemplos :

Mara B. Martnez, S. A.
3-Si en el ttulo
Filemn Martnez, Acabados.
aparecen las
Se archiva:
Martnez, Mara B.,S.A.
Martnez, Filemn Acabados.
-REFERENCIA
Mara B. Martnez, S.A.
Vase:
Martnez, Mara B. , S. A.
-REFERENCIA
Filemn Martnez, Acabados

Vase:
Martnez, Filemn,

Acabados

conjunciones Y o
E o el smbolo, &;
o bien
preposiciones
como: DE, SOBRE,
POR, CONTRA, o
bien artculos
como: LAS, EL,
LA, etc.,
permanece igual,
no sufre ninguna
trasposicin.

Almacn de ropa. Casa de los

ancianos.
4-Si aparece un

artculo al inicio del

ttulo(the en ingls y
EL, LA, LOS, LAS en
espaol), o tambin la
expresin compaa
o su abreviatura(Ca.
En espaol, Co. En
ingls), se coloca al
final del nombre entre
parntesis.
Ejemplos:

La Suiza.
Suiza (La)
The Start White
Start White (The)

Ca. Nacional de Fianzas.

Nacional de Fianzas(Ca.)

Cuando en el ttulo aparece una

palabra genrica como:
Zapatera, farmacia,
restaurante, etc.,
No sufre ninguna
transposicin,
siempre y cuando
se tengan uno o
dos expedientes
dentro de la
gaveta; pero si el
nmero de
expedientes
excede de los
cinco, la palabra

En esta caso se recomienda

establecer una gua secundaria con

el ttulo de la palabra genrica para
localizar con mayor rapidez la
documentacin. Tambin se
recomienda en estos casos hacer
una tarjeta de referencia.
EJEMPLO:

Zapatera La Rivera. Zapatera Seorial. Zapatera

Troya. Zapatera El Encanto. Zapatera La Sper Barata .

Troya
Sper Barata (La)
Seorial
Rivera (La)
Encanto (El)
Zapatera

SE ARCHIVA:
Rivera (La)
REFERENCIA:
Zapatera La Rivera
Vase: Zapateras
Rivera (La)

6-El nombre de sociedades, corporaciones e

instituciones o cualquier nombre raro o
extranjero que no sea ingls se escribe tal como
aparece y as se archiva.
Ejemplos:

La Petite
France.
II Faro Italiano,
S.A.
La Picola Casa.

7-Cuando una palabra termina en S

seguida o precedida de apstrofe (S
o S, posesivo en ingls )
permanece tal como est la razn
social.
EJEMPLO:
-Boys Club
-Byers Rug Cleaners

8-Cuando hay ttulos de empresas o instituciones con nombres

iguales, se considera la direccin para decidir el orden
alfabtico, en la forma siguiente:Ejemplos:

Bital, S.A.

Av. Independencia
San Salvador.
Bital, S.A.
Av. Los Prceres San
Salvador.

SE ARCHIVA:
o

Bital, S.A.

Av. Independencia
San Salvador.
o

Bital, S.A.

Av. Los Prceres

San Salvador

9-Cuando una firma o institucin utiliza siglas,

stas se consideran palabras escritas completas.

Cuando no son muy

usuales, para
mayor claridad se
recomienda
escribir el nombre
completo debajo
de la sigla entre
parntesis. Se
deben hacer
tarjetas de
referencia.

CEPAL

(Comisin Econmica para la Amrica

Latina).
REFERENCIA:
Comisin Econmica para la Amrica
Latina.
Vase:
CEPAL

10-Cuando en el nombre de una

firma o razn social aparecen dos o
ms letras,

cada una se
considera
como unidad
de archivo. Se
recomienda
hacer tarjeta
de referencia.
EJEMPLOS:

Radiodifusora XEW.

Almacenes S. y R., S.A.

SE ARCHIVA:
o

XEW, Radiodifusora.

REFERENCIA:
o

Radiodifusora XEW

Vease:
o

XEW, Radiodifusora.

Continuacin, regla No.10

SE ARCHIVA:
o S. Y R., S. A.,
Almacenes.
REFERENCIA:
o Almacenes S. y
R.,S. A.
Vase:
o S. Y R. , S. A. ,
Almacenes.

REFERENCIAS NECESARIAS EN
SASOS NO MENCIONADOS.
1-Cuando en una

razn social o masa

elocutiva la palabra
importante, la que
distingue a ese
negocio de los
dems (apellido o
nombre geogrfico)
no aparece al inicio
del nombre.

SE ARCHIVA:

Farmacia Gngora.
REFERENCIA:
Gngora ,Farmacia
Vase:
Farmacia Gngora.

2-Cuando una empresa cambia de nombre, se

archiva bajo el nuevo y se establece una
referencia con el nombre anterior.
NOMBRE

ANTERIOR:
Almacenes
Nacionales.
o NOMBRE ACTUAL:
Almacenes El Nuevo
Estilo.
SE ARCHIVA:
Almacenes El Nuevo
Estilo.

REFERENCIA:
Almacenes Nacionales

Vase:
Almacenes El Nuevo Estilo.

-3-Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, sndico o apoderado.

Nombre:

Agencia Asociada,
S.A
o Representante de:
Materiales
mundiales, S.A.
Se archiva:
Agencia Asociada,
S.A.
(Materiales
Mundiales, S.A.)

REFERENCIA:

Materiales mundiales,
S.A.
Vase:
Agencia Asociada, S.A.

4-Si en los nombres de empresas

aparecen nombres con nmeros,
stos se ordenan

y archivan como
si los nmeros
estuviesen
escritos con
letra, y el
nmero completo
se considera
como una
unidad.

8th. Avenue Store.

SE ARCHIVA:
8TH. AVENUE STORE.
(Eight).
Refresquera 300.

SE ARCHIVA:
Refresquera 300
(Trescientos).

Reglas para clasificacin de instituciones

gubernamentales, bancos, escuelas, otros.
INSTITUCIONES
GUBERNAMENTALES.
REGLAS GENERALES
1-En los nombres de
institucio.
Gubernamentales se
toma como base para
archivar la palabra ms
importante. Se
recomienda hacer tarjeta
de referencia. Ejemplo:
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.

REFERENCIA:
Secretara de
Pblico.

x Hacienda y Crdito

Vase:
Hacienda y Crdito Pblico,Sra. de

2-En las instituciones gubernamentales, dentro de

los ttulos se pueden encontrar trminos como:
Ministro de
Seccin de
Comisin de
Junta de

Tambin frases en otro idioma, como:

o

Bureau of

Board of

Subdireccin de

Commission of

Service of

Director de

Sectin of

Direccin de

En estos casos las expresiones mencionadas

deben escribirse al final y entre parntesis.

Ejemplo:
Gobernador del
Estado de Jalisco.
SE ARCHIVA:
Jalisco, Estado de
(Gobernador del).

REFERENCIA:
Gobernador del Estado de X Jalisco.
Vase:
Jalisco, Estado de (Gobernador del).

INSTITUCIONES BANCARIAS
1-Los nombres de

los bancos se
archivan tal como
aparecen, de
acuerdo con las
reglas de empresas
comerciales,
agregando el
nombre del lugar
en el cual
funcionan, pues la
mayor parte tiene
sucursales en

Ejemplo:
Banco Agrcola Comercial.
Sucursal Soyapango.
Plaza

Se Archiva:
Agrcola Comercial (Banco)
Soyapango Plaza Sucursal.

Cuando la palabra Banco no aparece al

inicio de la razn social, es necesario
hacer un tarjeta de referencia.
Se archiva:
CityBank, S.A.
Referencia:
Banco CityBank,S.A
Vase:
CityBank, S.A.

3-Cuando en la gaveta hay un nmero

considerable de expedientes con
ttulos de bancos con sucursales en
diferentes lugares, es recomendable
tomar en cuenta el nombre
importante de la institucin o el
nombre de la ciudad, de la provincia
o pas, segn sea el caso.

secundaria que se rotule con la expresin

bancos y colocar las expedientes por
orden alfabtico.
Nombres de escuelas,
colegios y universidades.
1-El nombre de escuela,
colegio o universidad
privada, se archiva
como aparece, siguiendo
las reglas establecidas
para empresas
comerciales; se
recomienda hacer
tarjeta de referencia si el
nombre principal no
aparece al inicio.

SE ARCHIVA:
Universidad Tecnolgica.
Instituto Nacional San Bartolo.
Escuela de nias Gustavo

Marroqun.
Referencias:
Tecnolgica, Universidad. x
Vase:
Universidad Tecnolgica.

NOMBRE DE ASUNTOS
En algunas ocasiones es

necesario archivar los

documentos por el
asunto tratado en stos,
debido a la importancia
del mismo, o porque da
idea muy clara de lo
tratado en el documento
cuando la informacin
sobre un asunto o tema
debe conservarse
reunida en un mismo
sitio en la gavetas,

(solicitudes de empleo,

citatorios,
renuncia, compras, etc.). Se
recomienda establecer una
referencia bajo el nombre de la
empresa o individuo.

Ejemplos:
Carmen Lpez Figueroa, mecangrafa,
solicita empleo.

Se archiva:
Solicitud de empleo

Mecangrafa
Lpez Figueroa,
Carmen.
Referencia:
Lpez Figueroa,
Carmen x
Vase:
Solicitud de empleo
Mecangrafa.