PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

NORMA TECNICA NTCGP 1000:2004
MECI 1000:2005

POLTICA Y OBJETIVOS
(Punto de referencia de la
entidad)

NIVEL 1

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

Y DE OPERACIONES (Qu hace la entidad:

PL
A

NIVEL 2

Mapa de procesos,
caracterizacin de procesos)

NE
S

DE

CA

LID
AD

JERARQUIA PARA LA DOCUMENTACIN

PROCEDIMIENTOS
REQUERIDOS POR LA NORMA
(Qu ?, quin ?, dnde?)
DOCUMENTOS PARA LA
PLANIFICACIN, OPERACIN Y CONTROL
REGISTROS

NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5

MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES

Establecer

Mantener

MANUAL
DE
CALIDAD

Alcance,
exclusiones

Incluye, o
referencia

Descripcin,
interaccin

SGC

Procesos del SGC

ENTRADAS

Etapa 1

Etapa 2

Etapa X

SALIDAS

Procedimientos

MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES

Mapa de Riesgos
Direccionamiento Estratgico
Cdigo de tica y de Buen Gobierno
Matriz de aplicacin de los requisitos de

las normas NTCGP 1000:2004

Matriz de cumplimiento de elementos que
componen el MECI

CAPTULO 4
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Implementar

Documentar

Identificar y
Establecer

Mantener

Mejorar
continuamente

CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIN

Satisfacer las necesidades reales de la organizacin.

Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin
Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas
Redaccin simple, corta y comprensible
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios
Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin
Facilitar, a travs del diseo, su uso, conservacin y actualizacin
Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.

GUIA PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS FGN-14100-G-01

PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
Control de documentos
Control de registros (Gua)
Auditorias internas
Control del producto o servicios no

conforme (CTI)
Accin Correctiva y Accin Preventiva

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS

FGN-14100-P-01 versin 03

Requisito 4.2.3 Control de los

Documentos
Controlar los documentos del Sistema de Gestin de la calidad

Aprobar los
documentos

Identificar los
cambios y el
estado de
revisin actual

Revisar y
actualizar los
documentos

Disponer de los
documentos en
los puntos de
uso

Procedimiento
documentado
para:

Documentos
legibles e
identificables

Identificacin de
documentos externos y
control a su distribucin

Prevenir uso de
documentos
obsoletos

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Control de distribucin de copias controladas FGN14100-F18

Solicitud de cambio de los documentos internos FGN14100-F02
Trazabilidad de la aprobacin y/u oficializacin de
documentos FGN-14100-F-19 (CTI)
Control de documentos externos FGN-14100-F03
Gua para la elaboracin de documentos FGN-14100-G01

GUA PARA EL CONTROL DE

REGISTROS

FGN-14100-G-02 versin 02

4.2.4 Control de los Registros

Los registros son un tipo especial de documento y deben
controlarse

ESTABLECERSE

Conformidad
con los
requisitos

MANTENERSE

Operacin
eficz

Procedimiento documentado para

definir controles objetivo:

LEY 594 DE 200

RESOLUCIN No.
0-649 de 2000

Identificacin

Registros legibles,
fcilmente identificables y
recuperables
Almacenamiento
Recuperacin

Proteccin

Establecer
tiempos de
retencin

Disposicin de
los registros

GUIA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Establece tres tipos de registros:

Registros fsicos son los registros sustantivos (esenciales para la

entidad) o facilitativos (aquello que apoyan la gestin del proceso o
subproceso) resultantes de la implementacin del SGC.

Registros Electrnicos son aquellos elaborados y almacenados en

dispositivos electrnicos generados mediante procesadores de palabras,
hojas de clculo u otros medios electrnicos adoptados por la entidad.

Registros Tcnicos: Se generan del cmulo de datos e informacin

resultante de la realizacin de los ensayos y/o calibraciones que indica si
se alcanza la calidad o los parmetros especificados en los procesos de
los grupos de Criminalstica que aplican la Norma Tcnica
ISOIEC/17025:2005

FORMATOS ASOCIADOS A LA GUIA PARA EL

CONTROL DE LOS REGISTROS

Matriz de control de registros facilitativos FGN14100-F-10

Tabla de retencin documental definida para

cada dependencia FGN-61100-F-10

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

MATRIZ DE REGISTROS FACILITATIVOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
INTERNAS

FGN-18000-P01 VERSIN 03

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

PLANIFICACIN

Programa de auditoria, asignacin auditor lder y

equipo, revisin de documentos, preparacin listas de
chequeo, elaboracin plan de auditoria.

EJECUCIN

Reunin de apertura, bsqueda de informacin,

identificacin de hallazgos de no conformidades,
reunin de cierre, entrega de informe final.

SEGUIMIENTO

Planes de mejora, definir responsables,

fechas de ejecucin, cierre de no
conformidades.

EVALUACIN Y
MEJORA

Ajuste del programa de auditoria,

evaluacin de desempeo de
auditores.

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

DE AUDITORIAS INTERNAS

FGN-18000-F01 PROGRAMA DE AUDITORIA

FGN-18000-F-02 LISTA DE VERIFICACIN
FGN-18000-F-03 PLAN DE AUDITORIA
FGN-18000-F-04 ACTA DE REUNIN
FGN-18000-F-05 SOLICITUD DE ACCIN DE MEJORA
FGN-18000-F-06 INFORME DE AUDITORIA
FGN-18000-F-07 RETROALIMENTACIN DE
AUDITORIAS

PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

FGN-14100-P02 VERSIN 03

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS

Y PREVENTIVAS
NO
CONFORMIDAD

PROCEDIMIENTO

REVISAR
DETERMINAR
CAUSAS
EVALUAR
DETERMINAR E
IMPLEMENTAR
ACCIONES
REGISTRAR
REVISAR ACCIONES
TOMADAS

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

1.Solicitud accin de mejora FGN-18000-F05

2. Plan de mejoramiento Individual FGN-14100F-11

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO

O PRODUCTO NO CONFORME

FGN-14100-P-03 VERSIN 03

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO

O PRODUCTO NO CONFORME
IDENTIFICAR
DEFINIR ACCIONES
PARA ELIMINAR
REGISTRO LA NO
CONFIRMIDAD
CONTROLAR
DEFINIR
RESPONSABLE
AUTORIZAR USO

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

Control de trabajos de ensayos no conforme

FGN-14100-F-13(CTI)
Consolidacin mensual de trabajo de ensayo
no conforme FGN-14100-F-14 (CTI)
Procedimiento para acciones correctivas y
preventivas FGN-14100-P02 versin 03

REGISTROS IMPORTANTES PARA EL

PROCESO O SUBPROCESO

Ficha Tcnica de Indicadores FGN14100-F-07

Mapa de riesgos por proceso

FICHA DE INDICADORES