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Universidade Federal do Amap

Pr-Reitoria de Planejamento

Projeto POP
Prof. MSc. Allan Jasper
Pr-Reitor de Planejamento

TODOS PELA UNIFAP...


Habituados a complexas questes jurdicas, algumas vezes
os membros da carreira de Procurador Federal se veem
encarregados de atividades gerenciais, comuns a todo o
servio pblico, mas nem sempre de simples execuo.
Mesmo aqueles que lidam basicamente com procedimentos
forenses, precisam desenvolver habilidades voltadas para o
planejamento das atividades e relacionamento interpessoal.
Do responsvel por um pequeno setor, ao ProcuradorChefe de uma Procuradoria Federal com dzias de
membros e outras dzias de colaboradores, todos so
responsveis pela gesto da unidade. (grifo nosso)
MANUAL DE GESTO E ORIENTAO DA PROCURADORIA-GERAL
FEDERAL (M.A.G.O.) Braslia, 2012.

Gesto Multicampi
Integrao

entre as Pr-Reitorias
Ateno urgente ao campus Oiapoque
Extenso do Projeto aos Campi

Instituies que j possuem


processos modelados
UFC (2014)
UFRR (2014)
UNICAMP (2013)
AGU DF (2012)
UnB (2012)
UFRJ (Apenas rea de Sade 2012)
NYC Department of Education (2009)
Iowa State University
United States Environmental Protection
Aggency (2007)

Misso da PROPLAN

Planejamento Estratgico
Desenvolvimento didtico, cientfico e administrativo
Modernizao institucional
Comunicao Interna
Fluxo de documentos e processos
Estudos de Racionalizao Administrativa
Estrutura Organizacional
Dados institucionais, estatsticas e indicadores de
desempenho
Projetos Institucionais
Matriz oramentria e de custos
Avaliao Institucional

O que um POP?
Trata-se

do Procedimento Operacional

Padro
Normalmente utilizado para execuo de
tarefas operacionais que no apresentam
mudanas. Ex: Procedimentos cirrgicos,
procedimentos de higiene, procedimentos de
segurana, procedimentos de abordagem
policial, manuteno de armamento, etc.
Foi adaptado para contemplar
procedimentos administrativos .
um trabalho de mudana cultural

O que um processo?
Um processo definido como uma
atividade organizada projetada para gerar
um resultado preestabelecido pelos
usurios identificados, iniciando-se a partir
das entradas necessrias
(PRADELLA,2012)

Resultados esperados
Facilitar

o treinamento e a capacitao dos


servidores recm-empossados. Em virtude
da alta rotatividade de servidores
(turnover), principalmente tcnicosadministrativos, necessrio que os
procedimentos a serem executados
estejam definidos, de fcil acesso e
didaticamente redigidos;
Economizar tempo, evitando o retrabalho;
Diminuio dos conflitos internos;

Resultados esperados (cont.)


Permitir

que as novas Unidades


Acadmicas Administrativas possam
exercer suas atividades de forma
descentralizada (accountability);
Viabilizar e dar suporte a descentralizao
oramentria
Identificar falhas processuais e promover
melhorias;
Facilitar a compreenso do gestor, na
execuo e controle dos procedimentos
inerentes ao seu setor.

Vdeo vantagens da gesto


por processos

Gesto por processos


x
Tecnologia da Informao
[...] a adoo de uma Tecnologia da
Informao (TI) adequada no promove a
disseminao do conhecimento sem um
projeto de mudana na cultura da
organizao. Essa uma das razes
para que, no modelo de gesto de
processos, sejam consideradas tanto a
participao das pessoas quanto a
cultura organizacional

PRADELLA,

Simone; FURTADO,
Joo; KIPPER,
Liane. Gesto de
Processos: da
teoria prtica. So
Paulo: Atlas, 2012.
Universidade

de
Santa Cruz do Sul UNISC

Projeto POP UNIFAP em 4 etapas


Mapear os processos (BPMN) de todos
os setores da UNIFAP.
2. Confeccionar os fluxogramas por meio
do software Bizagi
3. Reestruturar os sites dos
departamentos, envolvendo a identidade
visual.
4. Elaborar um manual por Pr-Reitoria e
Unidades vinculadas Reitoria.
1.

Descrio

Prazo/Data

Enviar lista de servidores que participaro do curso (POP)

At dia 09/12/2014

Participar do treinamento sobre POP e Fluxograma

Dia 18/12/2014

Enviar a relao de procedimentos conforme Anexo VI

At dia 30/12/2014

Concluir e remeter 50% dos POPs e Fluxogramas

At dia 25/03/2015

Concluir e remeter 100% dos POPs e Fluxogramas

At dia 23/06/2015

Enviar relao de servidores que participaro do curso


sobre o lanamento dos dados no site da UNIFAP

At dia 24/06/2015

Participar do treinamento sobre o lanamento dos dados


Dia 01/07/2015
no site da UNIFAP
Concluso do lanamento dos POPs e Fluxogramas no site

At dia 31/07/2015

Definir o grupo de trabalho responsvel pela elaborao


do Manual da Pr-Reitoria (Sugesto de 5 servidores por
Pr-Reitoria)

At dia 03/08/2015

Remeter o Manual da Pr-Reitoria por meio eletrnico


PROPLAN

At dia 01/12/2015

Como ser realizado ?

Diferena entre macroprocesso,


processo e atividade.

Macro processo

Macro processo
Conjunto

de processos que envolvem


mais de uma Pr-Reitoria
No caso das unidades vinculadas
Reitoria, quando envolve, alm de si
mesma, outro setor.
Ex:
a)
b)
c)

Macro processo de compras


Crdito de disciplina
Processo seletivo para professor efetivo

Processo
Conjunto

de atividades que acontecem


dentro de uma mesma Pr-Reitoria ou
unidade vinculada Reitoria
Ex:
a)
b)

c)

Cotao de preos
Confeco de parecer para concesso de
crdito de disciplina
Elaborao de edital para concurso
pblico

Atividade
Normalmente

executada por apenas

uma pessoa.
Trata-se da descrio detalhada de
tarefas.
Ex:
a)
b)

c)

Redigir mapa de cotao de preos


Verificar a compatibilidade da carga
horria entre as disciplinas
Publicar a lista de isentos da taxa de
inscrio

Orientaes Gerais para a


modelagem de processos
Eliminar

etapas desnecessrias ou
redundantes e encurtar os caminhos
Construir indicadores
Criar um grupo de trabalho que, no
mnimo, consulte todos os envolvidos
no processo
Tenha pacincia, comece pequeno e v
adicionando
Divida e conquista, evite megamodelos

Orientaes Gerais para a


modelagem de processos (cont.)
Deve-se

expor os detalhes do processo


Ter conciso e preciso na descrio
do processo
Focar a ateno nas interfaces do
processo
Fornecer uma anlise de processos
poderosa e consistente
Reduzir o tempo e o nmero de
contatos com o pblico alvo

Orientaes Gerais para a


modelagem de processos (cont.)
Unir

atividades paralelas, por meio de


compartilhamento de dados e
teleconferncias
Utilizar uma linguagem simples e didtica

Erros mais comuns para a


modelagem de processos
Mapear

todos os detalhes e esquecer o


objetivo final
Mapear todos os processos sem
determinar, especificamente, como
sero medidos os resultados
Usar as mesmas informaes e
fluxogramas de um processo bem
sucedido de outra instituio

CONFECO DO POP

Videos
Tony Melendez e Seu Antnio

Cabealho
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRO POP
MINISTRIO DA EDUCAO
FUNDAO UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAP
PR-REITORIA XXXXXXXX
DEPARTAMENTO XXXXX
DIVISO XXXXXXXXX
Proprietrio Chefe da Diviso XXXXX ou Diretor XXXX, etc
Ttulo

Macro Processo de compras ou Processo de Cotao


de Preos

N x.xx.xx.xxx

Verso N

1.0

Data da
Reviso

15/10/2014

Data de
Aprovao

15/10/2014

Data de
Publicao

15/10/2014

Data da ltima
Reviso

15/10/2014

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRO POP

Nmero do POP (Classificao)


Reitoria ou Pr-Reitoria.........................
Departamento ou Unidade da Reitoria..
Nmero do Macro Processo.................
Nmero do Processo.............................

Estrutura organizacional da
UNIFAP numerada
2- Pr-Reitoria de Administrao (PROAD):
Wilma Gomes Monteiro
2.1 - Gabinete da Pr-Reitoria de
Administrao e Planejamento (PROAP):
2.1.1 - Secretaria: Idenilda Nascimento Vales

2.2 - Departamento de Administrao Geral


(DEPAG): Alan da Silva Santos
2.2.1- Diviso de Materiais: Joo Augusto Costa
2.2.1.1- Setor de Compras: Ademir Souza Dias
2.2.1.1- Setor de Almoxarifado: Manoel Faustino
2.2.1.1- Setor de Patrimnio: Lourival H L dos Santos

Como identificar o proprietrio do


Macro Processo ou processo?

GERALMENTE UM LDER QUE:

Tem perfeito conhecimento do que est sendo


requerido e desejado pelos interessados
Tem o conhecimento adequado do processo para
identificar os impactos e as novas direes
Pode influenciar em mudanas de procedimentos e
polticas que afetam o processo

CRITRIOS DE IDENTIFICAO

Quem faz a maior parte do trabalho


Quem mais afetado
Quem influencia mais o processo
Quem mais cobrado pelos resultados do processo

Tabela de Processos e Macro


Processos
N Descrio

Departamento Responsvel Contato

Os 12 itens do POP

Viso geral do Modelo POP

1- Descrio
Descrever

de
forma resumida o
macro processo
ou processo.

Ex: O auxlio apoio financeiro mensal para auxiliar


os estudantes matriculados nos cursos de
graduao presencial, nas despesas dirias no
deslocamento em transporte coletivo entre sua
residncia e a Universidade

2- Objetivos

Apontar a finalidade da
descrio do processo, o
que ele pretende
alcanar, melhorar,
esclarecer, regular ou
instruir.
Ex:
Atender aos estudantes regularmente matriculados nos cursos de
graduao presencial da UNIFAP e que apresentem dificuldades
socioeconmicas;
Auxiliar nas despesas dirias dos estudantes com o deslocamento
em transportes coletivos entre a residncia e a Universidade.
Diminuir a taxa de evaso

3- Pblico-alvo
Identificar
Ex:

a quem se destina o POP.

Docentes, Discentes, Tcnicos


Administrativos, Comunidade Acadmica
e/ou Externa; Usurios do SIAFI,
COMPRASNET ou outro sistema;
Coordenadores de Curso, alunos do
PPGDAP, etc.

4- Pr-Requisitos
Informao

ou material necessrio
antes de executar o processo ou
atividade.
Ex:

formulrio, tabela, documento,


assinatura, termo de responsabilidade,
relatrio, etc.

5- Responsveis
Identificar

as pessoas que detm papel


primrio no POP, dentro da ordem em
que a atividade executada e descreva
na legenda como as suas atribuies
se relacionam este POP,
preferencialmente inclua formas de
contato como e-mail e telefone.

Lista de Contatos
N

Nome

Telefone

e-mail

Fulano (Titular)
1
Ciclano (Substituto)
2

Legenda:
1. Chefe da Diviso de Planejamento de Aquisies:
estabelece e divulga o calendrio de compras.
Rene as demandas por segmento para criao dos
processos de licitao, ou dispensa.
2. Chefe da Diviso de Materiais: realiza o oramento
dos materiais, redige o termo de referncia e
edital.

6- Atividades
Prover a descrio das atividades necessrias
para executar o processo.
Cada atividade dever ser descrita de maneira
didtica, com o maior nvel de detalhamento
possvel. Definir o tempo mdio, necessrio
para concluso da tarefa. Alm disso, dever
identificar o responsvel pela sua execuo
bem como seu substituto eventual.
A 3 coluna Resp dever utilizar a numerao
descrita no item 5.a do modelo
(Responsveis/Lista de Contatos)

N
1

Atividade/Descrio

Resp.

Tempo

Entrega da documentao no protocolo geral

2
3
4

Legenda:
1. Entrega da documentao no protocolo geral:
entregar o formulrio preenchido, juntamente com
o histrico escolar e a ementa da disciplina.
2. Chefe da Diviso de Materiais: realiza o oramento
dos materiais, redige o termo de referncia e
edital.

Video:
Viso geral sobre gesto por
processos

7- Definies (opcional)

Caso seja necessrio, montar um glossrio


com os termos utilizados no POP. Neste
espao, coloque informaes necessrias ou
importantes para a adequada compreenso
do POP.

Obs: Apagar o item do POP, caso no exista


informao no campo.

8- Material de Suporte (caso


exista):
Listar

e informar onde obter, materiais


que podem auxiliar na execuo do
procedimento como: sites, links da
internet para download de documentos,
manuais, apostilas, outros POPs, etc.

Obs: Apagar o item do POP, caso no


exista informao no campo.

9- Referncias
Citar

as fontes utilizadas para redigir o


POP: Livros, Leis, Portarias, Instrues
Normativas, Acrdos do TCU,
Manuais, etc;
Dever ser respeitada as regras da
ABNT.

10- Participantes na
elaborao do documento
Listar

as pessoas que efetivamente


contriburam para a confeco do POP.
Nome

Fulano de Tal

Setor

Funo

Reitoria

Secretrio da Reitoria

11- Reviso, aprovao e


publicao
O POP dever ser revisado pela Direo do
Departamento ao qual o proprietrio do processo
est vinculado, aprovado pela respectiva PrReitoria e finalmente publicado com a chancela
da Vice-Reitoria.
Atividade

Data

Data da Reviso

15/10/2014

Data de Aprovao

15/10/2014

Data de publicao

15/10/2014

Data da ltima
reviso

15/10/2014

Nome

Funo
Gestor do processo X
Diretor do Departamento X
Pr-Reitor X
Chefe da Diviso X

12- Histrico de Revises

Listar na tabela abaixo as alteraes realizadas nas


revises, para compor um histrico de como o
processo modificou-se ao longo do tempo.
As alteraes nas casas decimais devero ser
empregadas para pequenas mudanas no POP, as
modificaes mais substanciais devero alterar a casa
das unidades.

Verso

Data

1.0

15/10/2014

1.1

15/10/2014

1.2

15/10/2014

2.0

15/10/2014

Descrio das mudanas

Requisitado
por:

Referncias
BIZMANUALZ. [2013?] How to Create an SOP Standard
Operating Procedure Template. Disponvel em: <
https://www.youtube.com/watch?v=0gaMlxplLas> Acesso em:
10 dez. 2014.
BOTT, Dawn; WALKER, Lisa. Five steps to creating Standard
Operating Procedures. Innovation Applied Research - Townson
University. Disponvel em: <
https://www.youtube.com/watch?v=9C_T5P_EUjM> Acesso em:
10 dez. 2014.
BRASIL; Poder Executivo; Advocacia-Geral da Unio;
Procuradoria Geral Federal. Manual de gesto e orientao
da procuradoria-geral (M.A.G.O.). Braslia, 2012.
______; ______; Ministrio da Educao; Fundao
Universidade Federal de Rondnia; Pr-Reitoria de
Planejamento. Manual de Procedimentos. Porto Velho, 2014.

BROCKE,

Jan vom;
ROSEMAN, Michael.
Manual de BPM:
gesto de processos
de negcio. Porto
Alegre: Bookman,
2013.

KANAANE,

Roberto;
FIEL, Alcio;
FERREIRA, Maria
(Org). Gesto
Pblica:
planejamento,
processos, sistemas
de informao e
pessoas. So Paulo:
Atlas, 2010.

OLIVEIRA,

Djalma.
Administrao de
Processos:
conceitos,
metodologias,
prticas. 5. ed. So
Paulo: Atlas, 2013.

PAIM,

Rafael et
al. Gesto de
Processos: pensar,
agir e aprender.
Porto Alegre:
Bookman, 2009.

PRADELLA,

Simone; FURTADO,
Joo; KIPPER,
Liane. Gesto de
Processos: da
teoria prtica. So
Paulo: Atlas, 2012.
Universidade

de
Santa Cruz do Sul UNISC

STADLER,

Ariano
(Org); et al. Gesto
de Processos com
suporte em
tecnologia da
informao. Curitiba:
Intersaberes, 2013.

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